Bei einer Abschlagsrechnung handelt es sich um eine Teilrechnung. Diese wird auch gerne als A-Konto-Rechnung bezeichnet. In der Regel ergeht die Abschlagsrechnung unter Vorbehalt einer Schlussrechnung.
Was muss ich bei Abschlagsrechnung beachten?
Die Pflichtangaben für Rechnungen sind auch bei Abschlagsrechnungen einzuhalten. Zudem müssen die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
✓ Abschlussrechnungen müssen als solche formuliert werden und zu erkennen sein.
✓ Endrechnungen oder Schlussrechnungen gehören zur jeder Abschlagsrechnung
So behalten der Dienstleister und der Kunde den Überblick.
Was muss eine Abschlagsrechnung enthalten?
Wie bereits im vorherigen Absatz erwähnt gelten mindestens die Pflichtangaben für Rechnungen. Diese sind:
- Angabe Ihres Namens und Ihrer Anschrift
- Name und Anschrift Ihres Kunden
- Angabe Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Bezeichnung der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Unterschrift/Papierform
Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung sein?
Gesetzliche Vorschriften über die Höhe einer Abschlagsrechnung gibt es nicht. Das gilt ebenso für die Anzahl der Abschlagsrechnungen. Dienstleister und Kunden vereinbaren diese in der Regel direkt miteinander. Bei einigen Brachen haben sich bestimmte Mengen und Höhen bereits etabliert.
Das bringt Vorteile für die Unternehmen und den Endverbraucher. Letzterer muss höhere Beträge nicht in einer Summe bezahlen und die Unternehmen kommen schneller und geregelter an die Teilbeträge.
Unterschiede Abschlagsrechnung oder Teilrechnung
Wesentliche Unterschiede zwischen Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen existieren kaum. Dennoch gibt es Unterschiede in der praktischen Durchführung. Verschieden Branchen sind hiervon besonders betroffen, zum Beispiel die Bauindustrie und der Maschinen- und Anlagenbau.
Bei der Teilrechnung wird eine oder mehrere Leistungen, die bereits erbracht und abgenommen wurden, abgerechnet. Bei der Abschlagsrechnung wird hingegen erfahrungsgemäß lediglich ein bestimmter Anteil einer erbrachten Leistung anteilig abgerechnet.
Abschlagsrechnung mit oder ohne Umsatzsteuer
Abschlagsrechnungen werden dann gestellt, wenn Teilleistungen erbracht wurden. Bei Teilleistungen handelt es ich um wirtschaftlich abgrenzbare Elemente, für die der Rechnungsbetrag vereinbart wurde.
Bei der Sollversteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 1 UStG) entsteht die Steuer nach vereinbarten Entgelten.
Abschlagsrechnungen in SKR03 und SKR04 buchen
Die Buchungsfälle sind etwas komplexer. Kreditoren und Debitoren müssen richtig definiert werden. Die Unterschiede der Buchungskonten in SKR03 und SKR04 bestehen hauptsächlich in den unterschiedlichen Kontenklassen. Zu berücksichtigen ist auch der Tatbestand, ob eine Ist- oder Sollversteuerung vorliegt.
Eine Abschlagsrechnung einfach erstellen
Mit unserem Rechnungsprogramm erstellen Sie Abschlagsrechnungen denkbar einfach und buchen diese auch automatisch auf die richtigen Konten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SKR03 oder SKR04 handelt.
Beispiel einer Abschlagsrechnung
Nehmen wir an, Sie haben einen größeren Auftrag, der in mehreren Schritten abgerechnet werden soll. Dabei stehen die Anzahl und die Höhe der Abschlagszahlungen noch nicht fest. Legen Sie für den Auftrag einen neuen Vorgang an, zum Beispiel eine Auftragsbestätigung oder eine Bestellung vom Kunden über den Gesamtbetrag des Auftrages.
In der Abschlagsrechnung steht die Belegnummer des ursprünglichen Vorgangs, aus welchem gewandelt wurde. Es wird ebenfalls im Register: „Parameter“ des Vorgangs ein Kennzeichen mitgeführt, um die Anzahl der Teilzahlungen zu sehen. Nach dem Ausgleich des OPs ist in der Abschlagsrechnung auch der gezahlte Betrag hinterlegt.
Fazit zur Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnung bietet, wie bereits beschrieben, Vorteile für beide Seiten. Der Lieferant kann durch Teilzahlungen den laufenden Betrieb aufrechterhalten und seine Liquidität verbessern. Für den Auftraggeber gilt ähnliches, muss dieser doch nicht sofort den gesamten Investitionsbetrag begleiche. Gerade bei größeren und längerfristigen Projekten hat sich dieses Zahlungsmodell etabliert.
