Warenwirtschaftssysteme lassen sich nach drei Kriterien unterscheiden: nach Spezialisierungsgrad (Standard-, Branchen- oder Individualsoftware), nach Funktionsumfang (offen, geschlossen oder integriert) und nach Betriebsart (On-Premises oder Cloud). Welche Art die richtige ist, hängt von Größe, Branche und Prozessen eines Unternehmens ab.
Der Markt für Warenwirtschaftssysteme ist groß und unübersichtlich. Wer die grundlegende Systematik kennt, kann Angebote schneller einordnen und die Vorauswahl deutlich präziser treffen. Dieser Beitrag ordnet die Systemarten entlang der drei genannten Achsen.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Warenwirtschaftssysteme lassen sich nicht in eine einzige Kategorie pressen. Sinnvoller ist es, sie entlang von drei Achsen zu betrachten, die sich gegenseitig ergänzen:
- Spezialisierungsgrad: Wie stark ist die Software auf eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Betrieb zugeschnitten?
- Funktionsumfang: Deckt das System alle Kernprozesse selbst ab oder ist es auf angebundene Drittsysteme angewiesen?
- Betriebsart: Läuft die Software auf eigener Infrastruktur oder wird sie über das Internet bereitgestellt?
Ein konkretes System lässt sich meist auf allen drei Achsen einordnen.
Ein Beispiel: eine cloudbasierte Branchenlösung mit integriertem Funktionsumfang.
Einteilung nach Spezialisierungsgrad: Standard-, Branchen- und Individualsoftware
Die erste Achse betrifft den Spezialisierungsgrad: Wie stark ist die Software auf eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Betrieb zugeschnitten? Anbieter von Warenwirtschaftssystemen verfolgen hier unterschiedliche Ansätze. Ein Teil entwickelt Standard-Software, die branchenübergreifend einsetzbar und nur begrenzt anpassbar ist. Deutlich spezialisierter sind Branchenlösungen, die Funktionen für die Spezifika eines bestimmten Wirtschaftszweigs mitbringen. Den höchsten Individualisierungsgrad weist Individualsoftware auf, die eigens für einen Betrieb entwickelt wird.
| Kategorie | Vorteile | Nachteile |
| Standard-Software | Relativ geringe, kalkulierbare Kosten; oft modular erweiterbar, aber nur begrenzt individuell anpassbar; breiter Funktionsumfang; schnell verfügbar; große Zahl an Implementierungspartnern | Hoher Konfigurations- und Einführungsaufwand; Anpassungen nur begrenzt möglich; Veränderungen können die Release-Fähigkeit gefährden; Integration in bestehende Systeme teils schwierig |
| Branchensoftware | Deckt die meisten Anforderungen einer Branche ab; enthält oft Best Practices | Dünneres Vertriebsnetz, möglicherweise kein regionaler Partner vorhanden |
| Individualsoftware | Vollständige Passgenauigkeit; frei wählbare Architektur; reibungslose Integration in die vorhandene Systemlandschaft; Herstellerunabhängigkeit | Teurer in der Entwicklung; lange Entwicklungszeit; teils starr und schwer weiterzuentwickeln |
In der Praxis ist eine klare Trennung nicht immer möglich. So existiert Standard-Software, die sich über Branchenerweiterungen ausbauen lässt, oder Standard-Software mit den Möglichkeiten einer Individuallösung. Häufig handelt es sich dabei um Add-ons wie branchenspezifische Erweiterungen (z. B. Chargenverwaltung), zusätzliche Schnittstellen oder Module wie CRM und Kassensysteme – sie stammen von Systemhäusern, vom Software-Hersteller selbst oder von einem Partner.
Einteilung nach Funktionsumfang: offen, geschlossen, integriert
Die zweite Achse betrifft die Frage, wie viele der warenwirtschaftlichen Kernprozesse ein System aus eigener Kraft abbildet.
Bei einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Kernprozesse (Einkauf, Lager und Verkauf) von einer zentralen Software abgedeckt. Dazu müssen unter anderem folgende Module vorhanden sein:
- Wareneingang und Warenausgang
- Disposition und Bestellwesen
- Dispositionshilfen und Bestellvorschläge
- Bestellabwicklung inklusive Bestellüberwachung
- Verkaufsabwicklung
- Managementinformationssystem
Fehlt einer dieser Bausteine, spricht man von einem offenen Warenwirtschaftssystem. Die fehlenden Funktionen werden dann häufig durch andere Anwendungen abgedeckt, die sich über Schnittstellen anbinden lassen.
Die dritte Kategorie sind integrierte Warenwirtschaftssysteme. Sie enthalten alle genannten Module, bieten darüber hinaus aber Verbindungsmöglichkeiten nach außen, etwa zum Online-Banking, zu E-Commerce-Lösungen, zu Steueranwendungen oder zur Finanzbuchhaltung.
Einteilung nach Betriebsart: On-Premises oder Cloud
Die dritte Achse betrifft die Frage, wo die Software betrieben wird. Hier haben sich zwei grundlegende Modelle etabliert, die sich in Kosten, Verantwortung und Flexibilität unterscheiden.
Bei einer On-Premises-Lösung wird die Software auf der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens installiert und betrieben. Sie wird in der Regel als Lizenz erworben. Wartung und Updates liegen nach der Installation in der Verantwortung des Unternehmens.
Bei einer Cloud-Lösung greifen Unternehmen über das Internet auf das System zu. Hier ist eine wichtige Unterscheidung nötig, die in der Praxis oft verwischt wird:
- In einer Private Cloud wird das System in einer dedizierten, dem Unternehmen zugeordneten Umgebung betrieben, häufig gehostet in einem Rechenzentrum. Das Unternehmen behält weitreichende Kontrolle und Individualisierungsmöglichkeiten, muss die Infrastruktur aber nicht selbst vorhalten.
- Bei Software as a Service (SaaS) nutzt das Unternehmen eine vom Anbieter zentral betriebene, standardisierte Anwendung und greift in der Regel über den Browser darauf zu. Wartung, Updates und Sicherheit liegen beim Anbieter, die Individualisierung ist meist geringer.
| Aspekt | On-Premises | Cloud |
| Betrieb | Auf eigener Infrastruktur | Beim Anbieter bzw. im Rechenzentrum |
| Kostenmodell | Meist einmaliger Lizenzkauf plus Wartung | Meist laufende Gebühr |
| IT-Aufwand im Haus | Hoch (Betrieb, Updates, Sicherheit vollständig im eigenen Haus) | Gering (SaaS) bis mittel (Private Cloud), da Betrieb, Updates und Sicherheit teilweise beim Anbieter liegen |
| Kontrolle über Daten | Vollständig im eigenen Haus | Je nach Modell (Private Cloud: hoch; SaaS: beim Anbieter) |
| Individualisierung | In der Regel hoch | Von hoch (Private Cloud) bis begrenzt (SaaS) |
| Verfügbarkeit | Auch ohne Internetverbindung | Stabile Internetverbindung erforderlich |
Welches Modell sinnvoll ist, hängt stark von den Anforderungen an Kontrolle, Datenschutz und internen IT-Ressourcen ab.
Beim Datenschutz gilt: Liegen die Server in Europa, greifen die Vorgaben der EU-DSGVO, und hochsichere Rechenzentren erreichen ein Sicherheitsniveau, das kleine und mittlere Betriebe in Eigenregie kaum realisieren können.
Wann passt welche Art?
Die passende Systemart ergibt sich aus dem Reifegrad und dem Setup eines Unternehmens. Einige grobe Orientierungspunkte:
- Kleine Betriebe und Start-ups mit überschaubaren Prozessen kommen häufig mit einer Standardlösung aus, die schnell verfügbar und kalkulierbar ist.
- Betriebe mit ausgeprägten Branchenspezifika (etwa im Einzelhandel für Fashion oder Lebensmittel) profitieren von einer Branchenlösung mit passenden Best Practices.
- Unternehmen mit stark individuellen Prozessen oder gewachsener Systemlandschaft benötigen ein System mit hoher Anpassbarkeit, sei es flexible Standardsoftware oder eine Individuallösung.
- Beim Funktionsumfang gilt: Wer alle Kernprozesse aus einer Hand steuern will, ist mit einem geschlossenen oder integrierten System gut beraten. Wer bereits spezialisierte Drittsysteme im Einsatz hat, achtet auf ein offenes System mit den passenden Schnittstellen.
Welche konkreten Kriterien im Auswahlprozess zusätzlich eine Rolle spielen, etwa Geschäftsmodell, Schnittstellen und Anforderungskatalog, behandelt der Beitrag “Welches Warenwirtschaftssystem ist für mich geeignet?”.
Trends in der Warenwirtschaft
Warenwirtschaftssysteme entwickeln sich kontinuierlich weiter. Einige Entwicklungen prägen den Markt derzeit besonders:
- Automatisierung von Prozessen, etwa durch automatische Bestellverfahren und automatische Rechnungsprüfung.
- Vernetzung über Unternehmensgrenzen hinweg, unter anderem durch elektronischen Belegaustausch (z. B. EDI) und Anbindungen an Versanddienstleister.
- Echtzeitdaten und mobiles Arbeiten, insbesondere im E-Commerce, wo Bestände und Verfügbarkeiten kanalübergreifend jederzeit aktuell sein müssen.
- Papierlose Kommissionierung über Barcode-Scanner oder Smartphone-Apps.
Darüber hinaus wächst der Funktionsumfang vieler Systeme stetig. Die Grenzen zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System verschwimmen dadurch zunehmend, ein Aspekt, den der Beitrag zur Definition und Abgrenzung näher beleuchtet.
Fazit
Die Systematik der Warenwirtschaftssysteme lässt sich auf drei Erkenntnisse verdichten.
Erstens: Systeme lassen sich am sinnvollsten entlang von drei sich ergänzenden Achsen einordnen: Spezialisierungsgrad, Funktionsumfang und Betriebsart.
Zweitens: Innerhalb jeder Achse gibt es keine pauschal beste Ausprägung, da Standard-, Branchen- und Individualsoftware ebenso wie offene, geschlossene und integrierte Systeme jeweils für unterschiedliche Ausgangslagen ihre Stärken ausspielen.
Drittens, und am wichtigsten: Die passende Kombination ergibt sich erst im Zusammenspiel mit den eigenen Anforderungen – Größe, Branche und Prozesse entscheiden, welche Ausprägung auf jeder Achse tatsächlich sinnvoll ist.
Häufige Fragen zu den Arten von Warenwirtschaftssystemen
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Was ist der Unterschied zwischen einem offenen und einem geschlossenen WWS?
Ein geschlossenes System deckt alle warenwirtschaftlichen Kernprozesse selbst ab. Bei einem offenen System fehlen einzelne Module, die über Schnittstellen durch andere Anwendungen ergänzt werden.
On-Premises oder Cloud, was ist besser für KMU?
Das hängt von den Anforderungen ab. On-Premises bietet volle Kontrolle bei höherem IT-Aufwand im Haus. Cloud-Lösungen reduzieren den eigenen Aufwand, wobei zwischen Private Cloud (hohe Kontrolle) und SaaS (standardisiert, browserbasiert) zu unterscheiden ist.
Bei allen Modellen spielen die kosten eine essenzielle Rolle. Mehr zum Thema finden Sie in unserem Beitrag “Was kostet ein ERP-System?”.
Was ist der Unterschied zwischen Standard- und Branchensoftware?
Standardsoftware ist branchenübergreifend einsetzbar und begrenzt anpassbar. Branchensoftware ist auf einen bestimmten Wirtschaftszweig zugeschnitten und bringt dessen typische Anforderungen und Best Practices bereits mit.
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