Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht nach HGB: Was muss ich wissen?

Von: Bettina Beck |
Datum: 22.01.2016

Jeder hat schon mal gehört, dass es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt, die für bestimmte Belege und Dokumente feste Aufbewahrungsfristen vorschreibt. Aber wer weiß schon genau, welche Fristen für die unterschiedlichen Belege gelten und was im Einzelnen zu beachten ist. Im Dickicht von Rechnungen, Lieferscheinen, Buchungsbelegen, Kontoauszügen und vielen weiteren Dokumenten ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten und zu wissen, welche steuerrechtlichen bzw. handelsrechtlichen Vorschriften gelten. Lesen Sie, für wen die Aufbewahrungspflicht gilt und welche Dokumente überhaupt aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungspflicht für Unternehmer

Abgeschlossene Geschäftsvorgänge sollen auch im Nachhinein dokumentiert und somit nachvollziehbar sein, um sie zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung dem Finanzamt vorlegen zu können. Die Nachvollziehbarkeit der Buchführung bzw. der Geschäftsvorgänge kann auch wichtig sein, wenn zum Beispiel Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind oder Streitigkeiten beispielsweise zur Gewährleistung oder Produkthaftung entstehen. Ohne Rechnungen, Geschäftsbriefe oder andere Belege zu den entsprechenden Geschäftsvorgängen kann gerichtlich nichts nachgewiesen werden.
In Deutschland sind die Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht am bekanntesten. Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungspflicht Sechs Jahre

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Empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgeschickter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflicht Zehn Jahre

Handelsbücher, Inventare, Personalakten, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach
§ 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB) werden zehn Jahre aufbewahrt. Das gilt auch für Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren (§ 14b Umsatzsteuergesetz). Hier finden Sie als PDF-Dokument eine alphabetische Übersicht mit den Aufbewahrungsfristen für Dokumente als kostenlosen Download im PDF-Format.

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Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Auch Nichtunternehmer, also Privatpersonen, sind verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang zu archivieren (§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG). Das gilt im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Schwarzarbeit insbesondere für Eigenheimbesitzer, die Arbeiten im Haus und am Grundstück ausführen lassen. Alle Rechnungen über Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten unterliegen – ebenso wie beispielsweise Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen am Eigenheim – einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Für Rechnungen über handwerkliche Leistungen mit Gewährleistungspflicht gelten Aufbewahrungsfristen von bis zu fünf Jahren.

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen worden ist und endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des Kalenderjahres.

Folgen von Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht

Wer sich nicht an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen hält, dem drohen zunächst steuerliche Nachteile. Die Beweislastgrundregel, die der Bundesfinanzhof 1989 aufgestellt hat, besagt: Wer Rechnungen, Unterlagen, Buchungsbelege oder andere Dokumente nicht vorweisen kann, obwohl ihn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft, kann sich nicht auf deren Inhalte berufen, wenn sie für ihn steuerliche Vorteile haben. Das Finanzamt kann dann die Besteuerungsgrundlage schätzen (§ 162 der Abgabenordnung), was zu einer deutlich höheren Steuerlast führen kann.
Geht es nicht mehr „nur“ um Nachlässigkeit oder Vergessen bei der Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen, sondern sind Falschangaben oder Steuerhinterziehung gegeben, muss mit Geldbußen, Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen gerechnet werden.

Bei Fragen zu Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

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