Wie jedes Jahr ist auch heute wieder die Frage nach den Aufbewahrungsfristen ein wichtiges Thema für kleine und mittlere Unternehmen. Anfang 2017 wird es hier voraussichtlich eine kleine Veränderung geben.
Zweites Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II)
Das zweite Bürokratieentlastungsgesetz will vor allem kleine Unternehmen in ihren bürokratischen Pflichten entlasten. Es ist noch nicht verabschiedet – auch wenn die Verabschiedung im Herbst 2016 geplant war. Laut Entwurf sollte es bereits ab dem 01.01.2017 eine Änderung bei der Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen geben. Eine Entscheidung steht allerdings vonseiten des Gesetzgebers noch aus.
Lieferscheine als empfangene oder versendete Dokumente sind bisher grundsätzlich aufbewahrungspflichtig – auch, wenn die Angaben sich auf der Rechnung wiederholen bzw. sich aus der Rechnung ergeben. So müssen Lieferscheine bisher mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Gelten Sie als Buchungsbeleg, beträgt die Aufbewahrungspflicht sogar zehn Jahre.
Neue Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
Weil die Rechnung sowieso Aufschluss über Anzahl und Art der gelieferten Ware gibt und es gar keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Lieferscheinen gibt, soll die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine nun deutlich reduziert werden. Nach künftigem Recht soll für empfangene Lieferscheine die Aufbewahrungsfrist künftig mit dem Erhalt der Rechnung enden, bei verschickten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung.
Die Lieferscheine, die als Buchungsbeleg verwendet werden, sind allerdings von dieser Regelung nicht betroffen – sie sind weiterhin 10 Jahre aufzubewahren – wie bisher.
Die verkürzte Aufbewahrungspflicht gilt dann auch für jene Lieferscheine, deren Aufbewahrungspflicht nach der „alten“ Vorschrift noch nicht abgelaufen ist. Tritt das Gesetz Anfang 2017 in Kraft, können dann alle Lieferscheine entsorgt werden, die nicht als Buchungsbeleg dienen und für die eine Rechnung vorliegt.
Zu den allgemeinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird sich nach unserem Wissensstand sonst nichts ändern. Eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen der verschiedenen Dokumente und Buchungsbelege ist in unserem Blogbeitrag zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu finden.
Kleinunternehmer werden entlastet
Das zweite BEG II bringt allerdings vor allem für kleine Unternehmen noch weitere Erleichterungen und Entlastungen mit sich. Informationen zum BEG II, unter anderem den ausführlichen Entwurf, finden Sie hier.
Überblick über die wichtigsten zu erwartenden BEG II-Veränderungen:
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen über Kleinbeträge bis zu 150 Euro müssen nicht sämtliche Pflichtangaben für eine Rechnung enthalten. Die Adresse des Rechnungsausstellers, das Datum, die Auflistung der Ware oder Leistung sowie der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuersatz oder Steuerbetrag reichen auf Kleinbetragsrechnungen aus. Die bisherige Grenze von 150 Euro wird nun auf 200 Euro angehoben.
Lohnsteueranmeldung
Aktuell sind Lohnsteueranmeldungen quartalsweise abzugeben, wenn die abzuführende Lohnsteuer mehr als 1.080 EUR, aber nicht mehr als 4.000 EUR beträgt. Der letztgenannte Betrag soll ab 2017 auf 5.000 EUR erhöht werden.
Fälligkeitsregelung für Gesamtsozialversicherungsbeiträge
Beiträge, deren genauer Wert für den laufenden Monat noch nicht bekannt ist, können nach neuer Gesetzeslage entsprechend des Wertes für den Vormonat beziffert werden. Mit dieser sogenannten „vereinfachten Lösung“ entfällt die bisherige Schätzung der Werte. Die sich ergebenden Abweichungen zur tatsächlichen Beitragsschuld werden dann aber in der Entgeltabrechnung des Folgemonats verrechnet. Dieses Verfahren ist heute schon als „vereinfachtes Verfahren“ in der Entgeltabrechnung programmiert, wird ab 2017 aber von weit mehr Unternehmen genutzt werden können.
