Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern ein Muss für jedes Unternehmen, das zukunftsfähig bleiben will. Vor allem im Hinblick auf die ab 2025 verpflichtende E-Rechnung wird es zunehmend wichtig, eine gesetzeskonforme und effiziente Dokumentenverarbeitung sicherzustellen.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet hier die perfekte Lösung, da es den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten digital und rechtskonform abbilden kann.
In unserem Blog-Beitrag geben wir Ihnen einen Einblick über die gesetzliche Einordnung der E-Rechnung und stellen Ihnen Ihre Ziele vor und wie Sie in Ihrem Unternehmen optimal mit E-Rechnungen umgehen. Denn mit dem neuen microtech DMS sind Unternehmen optimal auf diese Anforderungen vorbereitet.
Die Relevanz eines Dokumentenmanagementsystems
Ein DMS dient nicht nur der digitalen Archivierung von Dokumenten, sondern optimiert auch die gesamten Arbeitsabläufe im Unternehmen. Insbesondere in Zeiten wachsender regulatorischer Anforderungen, wie der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung, ermöglicht ein DMS eine GoBD-konforme und revisionssichere Speicherung von Dokumenten. Die Vorteile eines solchen Systems sind vielfältig:
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Effizienzsteigerung durch automatisierte Workflows
- Schutz vor Steuerbetrug
Gehen wir im Folgenden auf die gesetzliche Einordnung ein, was eine E-Rechnung mit DMS zu tun hat.
Die gesetzliche Einordnung und die Rolle eines DMS
Im aktuellen B2B-Kontext gibt es für den Austausch von Rechnungen noch keine klare gesetzliche Regelung. Unternehmen können die Formate individuell festlegen und Rechnungen per Briefpost, E-Mail, PDF oder als elektronische XRechnung austauschen. Lediglich im B2G-Geschäft – also in Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern – gibt es bestimmte Anforderungen, wie etwa die Pflicht zur XRechnung.
Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, ergänzt durch den EU-Reformvorschlag vom Dezember 2022 und verankert im Wachstumschancengesetz von 2024, werden jedoch verbindliche Regelungen geschaffen, die Unternehmen künftig verpflichten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Entwicklung war auch der Startschuss für die intensiven Arbeiten von microtech an einem DMS, das Unternehmen in die Lage versetzt, die E-Rechnungspflicht und die damit verbundenen digitalen Arbeitsprozesse effizient zu erfüllen.
Die E-Rechnungspflicht im Detail
Für Unternehmen gibt es ab 2025 drei wichtige Meilensteine:
- 01.01.2025: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Der Versand elektronischer Rechnungen bleibt jedoch zunächst freiwillig. Wie die technische Umsetzung erfolgt – z. B. über ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware – ist den Unternehmen selbst überlassen.
- 01.01.2027: Unternehmen, die einen Jahresumsatz von über 800.000 Euro erzielen, müssen nun auch E-Rechnungen versenden.
- 01.01.2028: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen – unabhängig von ihrem Umsatz – elektronische Rechnungen empfangen und versenden können.
microtech legt bei der Entwicklung des DMS großen Wert darauf, dass Unternehmen nicht nur Rechnungen empfangen können, sondern sie auch jetzt schon direkt weiterverarbeiten können. Die digitale Weiterverarbeitung – etwa die Überführung in die Buchhaltung oder die Erstellung von Buchungssätzen – bringt Unternehmen nicht nur einen erheblichen Zeitvorteil, sondern auch Sicherheit und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Welche E-Rechnungsformate sind relevant?
Für die gesetzeskonforme elektronische Rechnungsstellung gibt es zwei relevante Formate:
XRechnung: Dieses Format wurde entwickelt, um eine standardisierte elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen und folgt der deutschen Auslegung der europäischen Norm EN-16931. Da XRechnungen ausschließlich strukturierte XML-Daten enthalten, sind sie maschinenlesbar und ermöglichen eine vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung.
ZUGFeRD: Dieses hybride Format ist im Vergleich zur XRechnung vielseitiger einsetzbar und wird in Deutschland branchenübergreifend unterstützt. Es bietet sowohl ein strukturiertes XML-Format als auch eine lesbare PDF-Komponente, sodass Rechnungen leicht gelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. ZUGFeRD eignet sich sowohl für B2B- als auch für B2C- und B2G-Geschäftsverkehre und entspricht ebenfalls den Anforderungen der EU-Richtlinie.
Damit ist klar, dass eine einfache PDF- oder gescannte Rechnung keine E-Rechnung im Sinne der Gesetzgebung darstellt. Ab dem 01.01.2025 muss der Rechnungsempfänger Rechnungen in elektronischer Form im Sinne der EU-Richtlinie annehmen können, das heißt in einem Format, das maschinenlesbar und weiter verarbeitbar ist.
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Ziele der E-Rechnungspflicht und die Rolle eines DMS
Die Einführung der elektronischen Rechnungslegung dient nicht nur der Effizienzsteigerung in Unternehmen, sondern zielt auch darauf ab, das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren und Steuerbetrug einzudämmen. Allein im Jahr 2020 entgingen den EU-Staaten schätzungsweise 93 Milliarden Euro an Mehrwertsteuer. Die E-Rechnungspflicht und die zugehörigen Meldepflichten ab 2028 sollen diesen Missbrauch durch ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem minimieren und die Finanzflüsse transparenter machen.
Um Unternehmen optimal auf diese Anforderungen vorzubereiten, bietet das neue microtech DMS eine leistungsstarke Lösung: Es ermöglicht eine revisionssichere und GoBD-konforme Speicherung sowie die automatische Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Dank der nahtlosen Integration in das ERP-System werden Dokumente nicht nur effizient archiviert, sondern auch direkt in die Geschäftsprozesse eingebunden – von der Buchung bis zur Zahlung.
DMS und ERP-Systeme: Eine leistungsstarke Kombination
Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in ein ERP-System wie das von microtech ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse einzubinden. Diese Kombination bietet mehrere Vorteile:
1. Zentrale Verwaltung und schnelle Verfügbarkeit
Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen oder Verträge, können direkt den relevanten Geschäftsvorgängen im ERP-System zugeordnet werden. So stehen alle wichtigen Unterlagen für Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Auftragsabwicklung zentral zur Verfügung.
2. Automatisierte Datenübertragung
Ein integriertes DMS unterstützt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, etwa die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen oder die Prüfung auf Vollständigkeit. Insbesondere bei elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden die strukturierten XML-Daten direkt in das ERP-System übernommen, was die Weiterverarbeitung erleichtert und Fehler durch manuelle Eingaben reduziert.
3. Compliance und Sicherheit
Die Integration eines DMS in das ERP-System stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen an die Dokumentenspeicherung erfüllt werden. Eine durchgängige Protokollierung aller Bearbeitungsschritte ermöglicht eine revisionssichere Archivierung, sodass alle Änderungen lückenlos dokumentiert sind.
Weitere Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Neben der Integration in ERP-Systeme bietet ein DMS zusätzliche Vorteile, die für Unternehmen von Bedeutung sind:
1. Kosteneinsparungen
Durch den Wegfall papierbasierter Ablagen und die Reduzierung manueller Bearbeitungsschritte können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Ein DMS verringert den Bedarf an physischen Lagerflächen für Dokumente und reduziert gleichzeitig die Ausgaben für Druck- und Versandkosten.
2. Verbesserte Zusammenarbeit
Ein DMS fördert die Zusammenarbeit, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, Dokumente parallel zu bearbeiten und Kommentare oder Anmerkungen zu hinterlassen. Versionierungskontrollen stellen sicher, dass stets die aktuelle Dokumentenversion verwendet wird, und vermeiden Verwirrung durch veraltete Informationen.
3. Umweltfreundlichkeit
Ein digitalisiertes Dokumentenmanagement reduziert den Papierverbrauch und schont dadurch die Umwelt. Unternehmen können ihren ökologischen Fußabdruck verringern und gleichzeitig einen positiven Beitrag zu nachhaltigen Geschäftspraktiken leisten.
Konkrete Lösung – How it works bei microtech
Das microtech DMS wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Erfüllung der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025 zu unterstützen und gleichzeitig die digitale Dokumentenverarbeitung zu optimieren. Mit Funktionen wie der revisionssicheren Speicherung, GoBD-konformer Verwaltung und automatisierten Workflows ermöglicht das microtech DMS eine effiziente, transparente und gesetzeskonforme Arbeitsweise.
Nachfolgend stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und Anwendungsbereiche des microtech DMS vor.
Revisionssichere Dokumentenverarbeitung und GoBD-Konformität
Das microtech DMS gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben durch:
- Revisionssichere Speicherung von Dokumenten: Verarbeitete Dokumente werden unveränderbar archiviert, wobei sämtliche Bearbeitungsschritte lückenlos im Protokoll hinterlegt sind.
- GoBD-konforme Verwaltung: Alle Änderungen an Dokumenten werden durch automatische Protokolle nachverfolgbar dokumentiert. Auch gelöschte Dokumente bleiben im Protokoll vermerkt.
Beispiel ZUGFeRD-Datei:
Eine hybride ZUGFeRD-Datei enthält sowohl ein lesbares PDF-Dokument als auch XML-Informationen, die automatisch verarbeitet werden können. Mit Drag & Drop wird die Datei in den Dokumenten-Eingang importiert. Die XML-Daten werden automatisch in die entsprechenden Felder wie Datum, Belegnummer, Kundennummer und Betrag übertragen. Vorbelegungen wie Kostenstellen oder Kontonummern können ebenfalls hinterlegt werden. Nach der Verarbeitung wird das Dokument in den Status „verarbeitet“ gesetzt und revisionssicher gespeichert.
Effizientes Arbeiten mit automatisierten Workflows
Workflows im microtech DMS sind flexibel und individuell anpassbar, sodass sie optimal an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden können.
Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen:
- ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokumente werden über Drag & Drop oder Verzeichnisse importiert.
- Die XML-Informationen der E-Rechnungen werden automatisch in Felder wie Auftragsnummer, Positionen und Preise übertragen.
Verarbeitung von nicht E-Rechnungs-konformen Dokumenten
Auch gescannte oder manuell hochgeladene Belege, wie Tankquittungen, können verarbeitet werden. Hierbei erfolgt die manuelle Erfassung von Beträgen und Zuordnungen. Dank Vorbelegungsoptionen und Workflow-Steuerung wird der Prozess effizient gestaltet, sodass diese Belege ebenfalls direkt in die Finanzbuchhaltung oder den DATEV-Export überführt werden können.
Flexibilität und Anpassbarkeit für individuelle Prozesse
Das microtech DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumenten- und Workflow-Prozesse individuell zu gestalten.
- Workflows anpassen: Dokumenten-Arten und Status können flexibel konfiguriert werden, um spezifische Unternehmensprozesse abzubilden.
- Berechtigungssteuerung: Berechtigungen für bestimmte Dokumenten-Arten oder -Status können so gesteuert werden, dass nur befugte Mitarbeitende Zugriff erhalten.
- Bearbeitung von Standard- und individuellen Dokumenten: Auch nicht E-Rechnungs-konforme Dokumente können in den Workflow integriert werden, indem Informationen wie Beträge oder Adressdaten manuell ergänzt werden.
Revisionssichere Speicherung von Ausgangsbelegen
Das microtech DMS bietet eine vollautomatische Speicherung von Ausgangsbelegen. Sobald eine Rechnung erstellt und per E-Mail versandt wird, wird der Beleg automatisiert im DMS revisionssicher abgelegt.
Dieser Prozess integriert sich nahtlos in Folgeprozesse:
- Der Beleg ist direkt in den offenen Posten sichtbar.
- In der Finanzbuchhaltung sind sämtliche Vorgänge und zugehörigen Dokumente über die Detailansicht einsehbar.
- In der Archiv-Buchung und den Kontenblättern ist der Beleg ebenfalls direkt verlinkt.
Integration in das ERP-System und Finanzbuchhaltung
Die nahtlose Integration des microtech DMS in das ERP-System ermöglicht eine einheitliche Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten:
- Transparente Darstellung: Dokumente sind direkt in den Modulen wie Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung verfügbar.
- Automatische Buchungssatzerfassung: Über das DMS erzeugte Buchungssätze sind sofort in der Auftragsbuchungsliste einsehbar und mit dem zugehörigen Dokument verknüpft.
- Detailansichten: Alle relevanten Informationen und Protokolle eines Dokuments stehen übersichtlich zur Verfügung.
Das microtech DMS ist veröffentlicht und in der Gen. 24 dazu buchbar und unterstützt den Versand und Empfang von E-Rechnungen sowie die Integration in bestehende ERP-Prozesse.
Fazit: Mit microtech DMS bestens gerüstet für die digitale Zukunft
Zusammenfassend kann man sagen, dass spätestens 2028 alle Unternehmen zum Thema E-Rechnungspflicht betroffen sein werden – egal, ob Kleinstbetreibe oder Großbetriebe oder welchen Umsatz sie haben: Das bedeutet unwiderruflich den Abschied vom Papier. Abrechnungsdokumente müssen in einem vorgegebenen strukturierten digitalen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden können sowie muss eine automatisierte digitale Verarbeitung und Archivierung gewährleistet werden.
So stellt die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 Unternehmen vor neue Herausforderungen – gleichzeitig bietet sie die Chance, Prozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten. Mit dem neuen microtech DMS sind Sie optimal auf diese Anforderungen vorbereitet:
Das microtech DMS bringt nicht nur gesetzliche Sicherheit, sondern schafft auch die Grundlage für eine moderne, papierlose Dokumentenverwaltung. So haben Sie jetzt die Möglichkeit, die digitale Transformation Ihres Unternehmens aktiv zu gestalten. Nutzen Sie diese Chance und machen Sie Ihr Unternehmen bereit für die Anforderungen von morgen!
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