Eine elektronische Rechnung wird nicht nur digital erstellt, sondern auch digital verschickt. Der Postweg wird hier nicht mehr benötigt, da der E-Mailversand die Übermittlung übernimmt. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind elektronische Rechnungen den klassischen Rechnungen gleichgestellt.
Das bedeutet auch, dass der Empfänger, falls er eine Zahlung verweigert, nicht darauf berufen kann, dass er keine klassische Invoice per Post, sondern „nur“ eine E-Mail erhalten hat. Der Kunde muss rechtlich gesehen zwar sein Okay geben, dass er mit einer Rechnung per E-Mail einverstanden ist, allerdings können Sie dies bereits in Ihren AGBs festhalten. Elektronische Rechnungen sind also ebenso zu begleichen wie die auf Papier. Qualifizierte elektronische Signaturen sind außerdem nicht mehr erforderlich.
Vor allem kleine oder mittelständische Unternehmen, Selbständige und Freelancer erstellen oft noch Rechnungen auf die „gute altmodische Art“. Doch Rechnungen in Papierform zu versenden, kostet Zeit und Geld. Davon abgesehen, sind die weiteren Vorteile, die Sie durch elektronische Rechnungen erhalten, nicht nur verachten.
Vorteile vs. Nachteile einer elektronischen Rechnung
Vor allem Großunternehmen bestehen bereits zunehmend auf digital invoicing, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Denn auch der Empfänger profitiert von einer per E-Mail zugestellten Rechnung. Er speichert Sie auf dem PC und hat sie immer abrufbereit. Von daher ist es nur eine Frage der Zeit, bis kleinere Unternehmen im Zuge der Digitalisierung ebenfalls eine elektronische Rechnungszusendung verlangen. Außerdem können Sie von der elektronischen Rechnung nur profitieren. Ob Sie als Unternehmer oder freiberuflich tätig sind, die Vorteile digitaler Fakturierung sind enorm:
- Sie sparen Kosten für Porto, Papier, Druckertinte, Ordner zur Ablage
- Sie sparen Arbeitszeit, da Vorgänge wie ausdrucken, frankieren und der Gang zur Post entfallen
- Aufbewahren und archivieren Ihrer elektronischen Rechnungen erfolgt digital
- Elektronische Rechnungen sind am PC abruf- und einsehbar
- Die Zustellung der Rechnung erfolgt quasi in Echtzeit an den Kunden, was im Optimalfall eine schnellere Begleichung bedeutet
- Die höhere Liquidität kann unter anderem für die Begleichung von Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung von Skonto verwendet werden
- Möglichkeit zu Zugang zu größeren Geschäftspartnern, weil diese meist auf vollständig digitalisierte Geschäftsprozesse bestehen
- Die Pflicht einer elektronischen Signatur, die zu hohen EDV-Kosten geführt hat, entfällt seit Mitte 2011
Wenn Sie kein Verfechter von „Retro“-Arbeitsabläufen sind, haben wir eine gute Nachricht: Ihnen entstehen keine wirklichen Nachteile durch eine elektronische Fakturierung. Wenn Sie auf digitalisierte Geschäftsprozesse setzen, können nicht nur Ihre elektronischen Rechnungen per E-Mail versenden. Außerdem können Sie Ihren Geschäftspartnern offerieren, Ihnen ihre Rechnungen ebenfalls als PDF-Datei oder Word-Dokument zu schicken.
Die negativen Aspekte halten sich also, wie gesagt, in Grenzen. Allerdings müssen Sie ein paar Punkte beachten, damit elektronische Rechnungen auch vom Finanzamt als korrekt anerkannt werden:
- Rechnungen müssen alle gesetzliche Bestandteile laut § 14 des Umsatzsteuergesetzes enthalten
- Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnung echt ist, dass der Inhalt also unversehrt ist
- Die Lesbarkeit muss gewährleistet sein; es muss also ein gängiges EDV-Format als Rechnungsmedium gewählt werden
- Zusätzlich muss ein Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren entwickeln, das sicherstellt, dass sich die Rechnung der Leistung entspricht bzw. dass ein Bezug zwischen beiden vorhanden ist
- Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre archiviert werden. Während des gesamten Zeitraums ist die Lesbarkeit zu gewährleisten
- Ihre Geschäftspartner müssen der Nutzung elektronischer Rechnungen zustimmen. Entweder müssen sie schriftlich explizit ihr Einverständnis erklären oder eine per E-Mail eingegangene Rechnung bezahlen.
- Versehen Sie Ihre elektronischen Rechnungen mit einer Lesebestätigung, um den Eingang zu überprüfen
Fazit – Oder: Warum nutzen Sie noch keine elektronischen Rechnungen?
Das Versenden von elektronischen Rechnungen bietet für Unternehmen nur Vorteile. Es gibt lediglich ein paar Faktoren, die es zu beachten gilt. Um Kosten, Zeit und Platz zu sparen, sollten Unternehmer die Implementierung und Nutzung elektronischer Rechnungen vorantreiben. Außerdem erleichtert die Digitalisierung den Zugriff auf bereits archivierte Rechnungen enorm. Die Umstellung auf diese digitalen Geschäftsprozesse ist bedeutend einfacher als Sie möglicherweise denken. Also, legen Sie los mit ihrer ersten elektronischen Rechnung.
