Die Einführungsphasen für Ihre neue kaufmännische Software laufen oder sind nahezu abgeschlossen? Jetzt gilt es, die passende Strategie für die Umschaltung der neuen Software auf den Echtbetrieb zu finden. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen alles auf einmal um – am Tag X? Oder wollen Sie Ihr System lieber nach und nach auf Echtbetrieb umstellen?
Hier finden Sie die Unterschiede in den Strategien der Echtzeitschaltung:
Der Go live als sukzessive Umstellung „Schritt für Schritt“
Die sukzessive ERP-Einführung steht für die stufenweise, schrittweise Einführung der ERP-Software, wobei die Module der Software, wie zum Beispiel Auftrag / Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung, zu unterschiedlichen Zeitpunkten nacheinander in den Echtbetrieb gehen und die bisher verwendeten Module nach und nach außer Betrieb genommen werden.
Diese Vorteile sprechen für das schrittweise Vorgehen:
- Lerneffekt: Die Erfahrungen, die bei der Einführung der ersten Module gemacht werden, können die Einführung der übrigen Module positiv beeinflussen. Gleiche Fehler können vermieden, Versäumnisse bei der Ersteinführung bei den nachfolgenden Modulen frühzeitig aufgearbeitet werden.
Nachteile und Risiken der schrittweisen Einführung:
- Dauer des Projektes: Die schrittweise Einführung einzelner Module nacheinander verschiebt deutlich den Zeitpunkt der vollständigen Software-Einführung nach hinten.
Die ERP Einführung zum Tag X – Big Bang: Umschaltung auf Echtbetrieb
Big Bang (englisch für Urknall, großer Knall), auch simultane ERP-Einführung steht für den Echtstart der ERP-Software zu einem definierten Zeitpunkt. Sämtliche Module einer Softwarelösung werden im Unternehmen zeitgleich auf das neue System umgeschaltet und damit das alte System außer Betrieb genommen.
Für diese Vorgehensweise sprechen folgende Vorteile:
- Dauer des Projektes: Die Projektdauer verkürzt sich wesentlich, weil schneller in allen Bereichen mit dem neuen System zu den neuen Bedingungen gearbeitet wird und der zeitintensive Parallelbetrieb wegfällt.
Nachteile und Risiken der Big Bang-Einführung:
- Projektteam: Das Projektmanagement ist aufwendiger und der Zeitbedarf für die Vorbereitungen größer, da sämtliche Planungen, Tests und Adaptionen zum Tag X erfolgreich abgeschlossen sein müssen.
Fazit zur ERP Einführung
Bei der Abwägung der Vor- und Nachteile der beiden Einführungsstrategien zeigt sich: Es gibt keine Lösung, die für alle Unternehmen das Optimum darstellt.
Unternehmen sind verschieden, sei es aufgrund ihrer Größe, wie zum Beispiel ihrem Geschäftsvolumen, ihren Mitarbeiterzahlen, der Anzahl ihrer Filialen, Niederlassungen, Produktionsstätten oder Lagern oder auch ihren branchen- und damit produktspezifischen Anforderungen. So sind auch ihre Ansprüche an die Software selbst, sowie ihre Schwerpunkte bei der Einführung sehr unterschiedlich.
Mittlere und Groß-Unternehmen (mehr als 50 Mitarbeiter) profitieren in der Regel mehr von der schrittweisen ERP-Einführung. Da das Projektvolumen sehr komplex sein kann, kann es wesentlich leichter sein, mit der Implementierung eines Moduls zu beginnen. Damit teilt sich das „Großprojekt“ in mehrere kleinere auf und begrenzt damit auch die Anforderungen und Planungen auf ein „machbares“ Volumen. Ebenso können die Lerneffekte bei der schrittweisen Einführung der Module sehr wertvoll sein.
Die Erfahrung, die man bei dieser Implementierung gesammelt hat, können die zukünftigen Integrationsprozesse wesentlich erleichtern und auch beschleunigen. Gleichzeitig minimiert sich das Risiko eines Unternehmensstillstandes deutlich. Immer nur ein Unternehmensbereich ist von der Umstellung betroffen. Nachteilig wirkt sich aus, dass die vollständige Umstellung auf die neue Software sehr lang dauern kann und der gewünschte Nutzen der rationalisierten und gestrafften Geschäftsprozesse und Kostenersparnisse sich erst später als erwartet einstellt.
Bei der Einführung von ERP-Software bei Kleinst- und Klein-Unternehmen (weniger als 50 Mitarbeiter) spricht einiges für die Big Bang-Strategie: Das Projektvolumen ist überschaubar, die Anzahl der Geschäftsvorfälle ist noch begrenzt, so auch die Anzahl der Softwareanwender. Der erwünschte Nutzen der Rationalisierung und Straffung der Geschäftsprozesse und die damit verbundenen Management- und Controlling-Ziele kommen schneller zum Tragen. Auch werden die Anwender nicht mit der Pflege eines Parallelsystems belastet. Die Gefahr, durch Fehler oder Versäumnisse das Unternehmen vorübergehend still zu legen, ist groß. Daher ist eine umfangreiche und korrekte Planung mit intensiven Tests bei dieser Strategie allerdings zwingend notwendig.
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es letztlich die Entscheidung des Unternehmens selbst, für welche Einführungsstrategie es sich entscheidet. Es ist Aufgabe der Entscheidungsträger, die einzelnen Kriterien wie Projektdauer, Kosten und Mitarbeiterbelastung für das Unternehmen zu gewichten und damit den richtigen Kurs anzusteuern. Der Softwarehersteller oder ERP-Berater ist hier nur beratend tätig. Unabhängig von der Echtzeit-Strategie ist das konsequente Projektmanagement der wichtigste Garant für eine erfolgreiche ERP-Softwareeinführung.
