ERP-Migration entschlüsselt: Erfolgsstrategien für den nahtlosen Übergang zu modernen ERP-Systemen

Inhaltsverzeichnis

Kommen bei Ihnen bereits ERP-Systeme zum Einsatz? Dann haben Sie vielleicht festgestellt, dass die Zeit auch bei den besten Systemen ihre Spuren hinterlässt. Veraltete ERP-Landschaften können zu Ineffizienzen, mangelnder Skalierbarkeit und Sicherheitsrisiken führen. In solchen Fällen ist eine ERP-Migration oft die einzige Möglichkeit, mit der Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und gleichzeitig seine digitale Transformation vorantreibt.

Egal, ob Sie sich für ein neues ERP-System entscheiden oder Sie Ihr altes umstellen wollen, es erwartet Sie eine Reihe von Herausforderungen bei der Implementierung, die u. a. sorgfältige Planung, ein durchdachtes Migrationskonzept und eine gründliche Qualitätssicherung erfordern. Dieser Blog-Beitrag beleuchtet die vielfältigen Aspekte einer ERP-Migration. Von den Herausforderungen, die gemeistert werden müssen, über das Datenhandling bis hin zur Qualitätssicherung erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihr durchaus komplexes Migrationsprojekt erfolgreich zu gestalten.

Kurzgefasst: Das kann ein ERP-System

Schauen wir uns zunächst an, was ein ERP-System eigentlich ist. ERP-Systeme sind umfassende Software-Lösungen, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen, seine internen Prozesse effizient zu verwalten. Diese Systeme integrieren eine Vielzahl von Geschäftsfunktionen in einer zentralen Datenbank, darunter beispielsweise Finanz- und Personalwesen, Produktion und Fertigung, Lagerhaltung, Vertrieb und Kundenservice. Anhand der Integration der Funktionen in einem ERP-System kann Ihr Unternehmen Daten nahtlos zwischen verschiedenen Abteilungen austauschen und dadurch die dazugehörigen Betriebsabläufe optimieren, Kosten senken und die Entscheidungsfindung verbessern.

ERP-Systeme bieten Ihnen oft eine Vielzahl von Funktionen und Module, die Sie je nach den spezifischen Anforderungen und Größe Ihres Unternehmens anpassen können. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung und spielen eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Agilität von Organisationen in einer zunehmend digitalen Welt.
Weitere Informationen zu ERP-Systemen haben wir Ihnen in unserem Wiki zusammengestellt.

ERP-Migration: Update oder Wechsel auf neues System?

Ist bei Ihnen im Unternehmen schon ein ERP-System im Einsatz, stellt sich irgendwann die Frage, ob dieses noch zeitgemäß ist und sämtliche Anforderungen an Ihre Geschäftsprozesse bedienen kann. Ist Ihr System veraltet? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie migrieren Ihr Altsystem auf eine aktuellere Version des bestehenden ERPs oder Sie wechseln auf ein komplett neues System von einem anderen Anbieter. Beide Varianten bringen unterschiedliche Herausforderungen, u. a. bei der Erstinstallation, mit sich. Schauen wir uns zunächst die ERP-Migration auf eine aktuellere Version genauer an.

ERP-System aktualisieren: Komplexes Vorhaben mit bestehenden Daten

Die Aktualisierung oder Migration eines bestehenden ERP-Systems auf eine neuere Version desselben Systems kann für Sie sinnvoll sein, wenn das Altsystem immer noch die grundlegenden Anforderungen erfüllt. Allerdings weist es möglicherweise veraltete Funktionen auf oder ist nicht mehr optimal auf Ihre aktuellen Geschäftsprozesse zugeschnitten.

Bei dieser Migration muss die Komplexität der bestehenden Systemversionen bewältigt werden. Denn auch wenn es sich um ein Update desselben Systems handelt, kann die neue Version eine Menge Neuerungen mit sich bringen. Häufig haben Unternehmen im Laufe der Zeit maßgeschneiderte Lösungen und Prozesse entwickelt, die in das alte ERP-System integriert sind. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Daten, Prozesse und Anpassungen nahtlos in die neue Version übertragen werden, ohne wichtige Informationen zu verlieren. Deshalb stellt das Vorgehen bei der Datenmigration generell einen wichtigen Punkt bei der ERP-Migration dar. Die Projektverantwortlichen müssen sicherstellen, dass die Daten sicher und sauber aus dem Altsystem in das neue System übertragen werden und gleichzeitig die Datenintegrität und -konsistenz gewahrt bleibt. Eine weitere Herausforderung bei der ERP-Integration: Während des Migrationsprozesses sollte Ihr Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt werden, um eventuelle finanzielle Verluste und einen Vertrauensverlust der Kunden zu vermeiden.

ERP-System wechseln: Die Qual der sorgfältigen Auswahl

Der Wechsel zu einem neuen ERP-System ist gleichzusetzen mit einem vollständigen Austausch des bestehenden Systems gegen ein neues System eines anderen Anbieters. Häufig gehen Unternehmen diesen Schritt, wenn das aktuelle System veraltet ist, die Geschäftsanforderungen nicht mehr erfüllt oder der Anbieter den Support einstellt.

Ein ERP-Systemwechsel bringt oft eine umfassende organisatorische Veränderung mit sich und erfordert Anpassungen in den Arbeitsabläufen, Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Eine klare Kommunikation, umfassende Schulungen und die Unterstützung durch Führungskräfte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Nutzen des neuen Systems verstehen und akzeptieren. Der Wechsel auf ein neues ERP-System erfordert oft auch die Überarbeitung oder Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um die Funktionalität des neuen Systems voll auszuschöpfen.

Unabhängig davon, ob Sie sich in Ihrem Unternehmen für eine ERP-Migration zu einer neuen Version oder einen kompletten ERP-Systemwechsel entscheiden, müssen Sie die Kosten sorgfältig planen und budgetieren. Dazu gehören Lizenzgebühren, Kosten für die Implementierung und Datenmigration, Wartung, Infrastruktur sowie Schulungen. Eine gründliche Kostenanalyse und Investitionsbewertung vor der Umsetzung Ihres Migrationsprojekts sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die langfristigen Vorteile des Wechsels auf ein neues ERP-System die Ausgaben rechtfertigen.

Infografik über die Vorteile der Aktualisierung und des Wechsels von ERP-Systemen ERP Aktualisierung oder Wechsel

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Migrationskonzept und Migrationsplan — Das sind die Unterschiede

Keine Migration ohne Plan oder Konzept. Schließlich muss solch ein Vorhaben bis ins letzte Detail durchdacht sein. Obwohl die Begriffe „Migrationskonzept“ und „Migrationsplan“ häufig synonym verwendet werden, gibt es deutliche Unterschiede:

Migrationskonzept:

  • Strategische Grundlage: Definiert Ziele, Anforderungen, Rahmenbedingungen und Erfolgskriterien der Migration
  • Fokus: „Was“ und „Warum“ der Migration
  • Inhalt:
    • Ziele der Migration
    • Technische und funktionale Anforderungen
    • Risiken und Herausforderungen
    • Rahmenbedingungen
    • Erfolgskriterien

Das Migrationskonzept bildet die strategische Grundlage, während der Migrationsplan die operative Umsetzung im Detail beschreibt. Beide Dokumente sind für eine erfolgreiche und gut durchdachte Migration notwendig.

So erstellen Sie ein Migrationskonzept: Ein Leitfaden

Die Erstellung eines Migrationskonzepts ist ein kritischer Schritt bei der Umstellung auf ein neues ERP-System oder eine aktuellere Version des bestehenden Systems. Ein gut durchdachtes Konzept stellt sicher, dass die Migration reibungslos verläuft und das neue System die gewünschten Verbesserungen bringt. Hier finden Sie die wesentlichen Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Migrationskonzepts:

So wichtig ist die ERP-Datenmigration für Ihr System

Der Plan für die Migration steht also, kommen wir nun zu dem Herzstück des Prozesses: der Datenmigration. Kein ERP-System funktioniert ohne eine saubere, gepflegte Datenbasis. Deshalb muss jedes Unternehmen bei der Implementierung eine reibungslose Übertragung und Verarbeitung der Daten von ERP-System zu ERP-System sicherstellen. Das gesamte Vorgehen bei der ERP-Datenmigration ist mit hohen Anforderungen an Datensicherheit, Vollständigkeit und Konsistenz verbunden. Mit einer sorgfältigen Planung und Umsetzung gewährleisten Sie die Integrität Ihrer Unternehmensdaten und ermöglichen einen reibungslosen Migrationsablauf. Beachten Sie deshalb beim Datenhandling diese zentralen Aspekte:

Vor der ERP-Datenmigration ist es wichtig, einen umfassenden Überblick über die vorhandenen Daten zu gewinnen. Identifizieren Sie Ihre Datenquellen und analysieren Sie die Datenqualität. Das hilft Ihnen, den Aufwand der ERP-Migration zu bewerten.

Ebenfalls vor der Migration auf das neue ERP-System müssen Ihre Daten bereinigt und transformiert werden. Dazu gehören die Korrektur von Fehlern, die Vereinheitlichung von Datenformaten und die Anpassung der Daten an die Anforderungen des neuen Systems.

Die eigentliche Migration der Daten erfolgt mithilfe spezieller Migrations-Tools, z. B. Astera, AWS Database Migration Service (DMS) oder Fivetran. Der Prozess muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste zu vermeiden.

Während der gesamten Migration ist es wichtig, umfassende Datensicherungen durchzuführen, damit Sie im Falle eines Systemfehlers die Daten wiederherstellen können.

Nach der ERP-Datenmigration muss die Qualität der Daten im neuen System überprüft werden. Für diesen Schritt müssen Sie Fehler und Probleme identifizieren und korrigieren, anschließend steht die Validierung der Datenintegrität auf dem Plan.

Dokumentieren Sie den gesamten Verlauf des Migrationsprojekts umfassend. Dazu gehören die Beschreibung der Migrationsstrategie, die verwendeten Tools und die aufgetretenen Herausforderungen.
Die erfolgreiche Bewältigung des Datenhandlings bei der ERP-Migration ist entscheidend für den Gesamterfolg des Projekts. Mit einem strukturierten Vorgehen bei der ERP-Datenmigration, geeigneten Tools und einem hohen Maß an Sorgfalt können Unternehmen die Risiken minimieren und die Integrität ihrer Unternehmensdaten sicherstellen.

Qualitätssicherung als Garant für eine sichere Migration und reibungslose Nutzung

Bei der Implementierung Ihres neuen oder aktualisierten ERP-Systems spielt die Qualitätssicherung (QS) eine entscheidende Rolle. Sie stellt sicher, dass die Migration erfolgreich verläuft und das neue System reibungslos funktioniert. Grund für uns, die wichtigsten Aspekte genauer zu beleuchten:

Ein zentraler Aspekt der QS ist die Fehlererkennung und -behebung. Durch umfangreiche Tests während der gesamten Migration können potenzielle technische Fehler sowie Daten- oder Geschäftsprozessfehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies verhindert Störungen im Unternehmensbetrieb.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gewährleistung der Datenintegrität. Die Qualitätssicherung sorgt dafür, dass alle Daten korrekt, vollständig und konsistent übertragen und verarbeitet werden. Dies ist besonders wichtig bei der Migration großer Datenmengen, um den Verlust oder die Beschädigung wichtiger Informationen zu vermeiden.

Auch die Benutzerfreundlichkeit des neuen bzw. aktualisierten ERP-Systems wird durch die QS überprüft. Ein gut gestaltetes und benutzerfreundliches System fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter und steigert die Produktivität.

Die Qualitätssicherung stellt zudem sicher, dass das neue ERP-System den branchenspezifischen Standards, Best Practices und gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dazu gehört die Überprüfung der Konfigurationseinstellungen sowie die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, wie der General Data Protection Regulation (GDPR).

Schließlich wirkt sich eine umsichtige QS auch positiv auf die Zukunft Ihres ERP-Systems aus. Mechanismen zur kontinuierlichen Verbesserung werden implementiert, die Systemleistung wird überwacht und Nutzer-Feedback wird gesammelt, um regelmäßige Updates und Optimierungen durchzuführen. So bleibt das System effizient und effektiv.

microtech unterstützt Sie bei der erfolgreichen ERP-Migration

Damit auch Sie für die gesamte ERP-Migration gerüstet sind, bietet Ihnen microtech umfassende Unterstützung, um Ihr Unternehmen sicher und effizient zum Ziel zu führen.

Durch unsere langjährige Erfahrung in der Durchführung von ERP-Migrationen und -Integrationen kennen wir die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren genau. Unsere Erfahrungen lassen wir in unsere Planung bei jedem Vorgehen einfließen, damit der System-Wechsel oder das System-Upgrade ohne Probleme abläuft. Wir helfen Ihnen bei der Vorbereitung der Migration, indem wir Ihre Anforderungen analysieren, ein Konzept und einen Projektplan erstellen. Anschließend unterstützen wir Sie bei der Migration der Daten und konfigurieren das System. Nachdem die ERP-Migration abgeschlossen ist, stabilisieren wir den Systembetrieb, stellen den Support sicher und aktualisieren die Dokumentation.

Fazit: So gelingt eine erfolgreiche ERP-Migration

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind entscheidend für die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen in modernen Unternehmen. Veraltete ERP-Systeme führen zu Ineffizienzen, mangelnder Skalierbarkeit und Sicherheitsrisiken. Daher ist eine ERP-Migration oft notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die digitale Transformation voranzutreiben.

Die Entscheidung zwischen einer ERP-Migration und einem kompletten Wechsel zu einem neuen System erfordert sorgfältige Planung und Qualitätsprüfung. Dabei müssen die Komplexität bestehender Systeme und die nahtlose Übertragung von Daten und Prozessen berücksichtigt werden.

microtech bietet umfassende Unterstützung bei der ERP-Migration und -Integration. Mit langjähriger Erfahrung und Fachwissen unterstützt microtech Unternehmen bei der Vorbereitung, Durchführung und Stabilisierung des Migrationsprozesses, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Für Fragen oder eine persönliche Beratung zur ERP-Migration steht microtech gerne zur Verfügung.

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