Immer wieder scheitern ERP-Projekte. Warum diese erfolglos bleiben, kann verschiedene Ursachen haben. Damit Ihnen das nicht passiert und wie Sie Ihr ERP-Projekt erfolgreich umsetzen, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Was bedeutet ERP?
Enterprise Ressource Planning, kurz ERP genannt, ist ein System, das Unternehmen nutzen, um ihre Ressourcen zu planen und Geschäftsprozesse abzubilden. Die Aufgabe des ERP-Systems besteht darin, bereichsübergreifende Geschäftsanwendungen und -daten in Form von einer zentralen Datenbank zu integrieren. Dadurch lassen sich die Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette wesentlich beschleunigen, was konsequenterweise zur Steigerung der Gewinne führt. Ein ERP-Projekt kann jedoch auch hohe Verluste verursachen. Das sollten Sie natürlich vermeiden.
ERP-Projekte – Die richtigen Kompetenzen
Die Planung und Implementierung des ERP-Systems im Unternehmen erfordert die richtigen Kompetenzen auf der Management- und Projektebene. Gefragt werden nicht nur fachliche, sondern vor allem auch methodische und soziale Kompetenzen, welche die einzelnen Mitarbeiter, Teams und Abteilungen auf die bereichsübergreifende Prozessoptimierung erfolgreich vorbereiten können.
Bevor Sie mit Ihrem ERP-Projekt starten, erstellen Sie immer ein Lastenheft. Hier legen Sie fest, was Ihr ERP-System alles können soll.
Die Kompetenzen für die ERP-Einführung sind jedoch oft nicht vorhanden. Das kann zu Chaos im Unternehmen führen. Unnötige Verzögerungen sowie hohe Kosten sind die Folge. Deshalb empfiehlt es sich, für jedes ERP-Projekt die nötigen Kompetenzen zu schaffen, ein gutes Verständnis für die ERP-Lösungen zu vermitteln und eine gründliche Schulung der Mitarbeiter durchzuführen. microtech unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer ERP-Projekte und berät Sie bei der Einführung Ihres ERP-Systems.
Definieren Sie genau die Zielvorgaben für Ihr ERP-Projekt
Die Einführung des ERP-Systems bedeutet nicht nur eine neue IT-Software, die unternehmensinterne Prozesse vereinfachen und beschleunigen soll. Unabhängig vom Unternehmensprofil ziehen die ERP-Projekte weitgehende Auswirkungen nach sich. Sie erweisen sich erst dann als positiv, wenn das Unternehmen die richtigen Vorbereitungen trifft. Dazu gehört unter anderem die Definition von internen Zielvorgaben.
Obwohl die meisten Unternehmen dies als selbstverständlich ansehen, mangelt es oft an konkreten Maßnahmen, die auf die Zeit nach der ERP-Einführung vorbereiten. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern kommunizieren, dass die Umsetzung eines ERP-Projekts organisatorische Änderungen und die neuen Aufgaben ein Umdenken erfordert. Daher müssen Sie den passenden Zeitpunkt bestimmen. Indem Sie die ERP-Einführung nicht vorschnell umsetzen, sparen Sie sich teuere Nachbesserungen.
Ziehen Sie im Unternehmen an einem Strang
Das Konkurrenzdenken unter den einzelnen Teams und Abteilungen ist erwünscht, solange es den strategischen Unternehmenszielen dient. Eine hohe Motivation und Einsatzfreude helfen dabei, die Projekte nach vorne zu bringen. Und der persönliche Ehrgeiz der Mitarbeiter fördert neue Ideen und emotionale Bindung an das Unternehmen. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass die Teams der einzelnen Abteilungen ein gemeinsames Ziel bezüglich des ERP-Projekts teilen. Deshalb sollten Sie Konkurrenzdenken, das den wirtschaftlichen Erfolg hemmt, vermeiden. Um die sogenannten „Fürstentümer“ effektiv abzubauen, sind offene Kommunikation auf Vertrauensbasis sowie interne Transparenz ein Muss.
Legen Sie Zuständigkeiten bei der Planung fest
Die ERP-Projekte benötigen nicht nur eine sichere IT-Infrastruktur und die entsprechenden Kompetenzen, die in der Planungs- und Einführungsphase notwendig sind. Denn sie sind meist ein langfristiges Vorhaben, das die Unternehmensabläufe neu strukturiert und optimiert. Der Erfolg von ERP-Projekten hängt vorwiegend von genauen Zielvorgaben, straffen Zeitplänen und konsequenten Entscheidungen ab. Deshalb sollten Sie dafür sorgen, dass die Zuständigkeiten für die Organisation und die Entscheidungsfindung während Ihres ERP-Projekts klar definiert sind. Gerade bei flachen Hierarchien in Ihrem Unternehmen, müssen Sie hier trotzdem klare Strukturen schaffen. Ein beauftragter ERP-Koordinator kann diese Zuständigkeiten klären.
ERP-Projekt – Achten Sie auf die richtige Beratung
Wegen der fehlenden Kompetenzen und mangelnder Erfahrung mit dem ERP-Projekt entscheiden sich viele Unternehmen dafür, eine externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Diese gewährleistet, dass das ERP-System schnell in die Unternehmensstrukturen eingebaut wird. Nun stellt sich die Frage, ob eine schnelle ERP-Implementierung von Vorteil ist, wenn sie wichtige Besonderheiten des Unternehmens außer Acht lassen kann.
Aus diesem Grund lohnt es sich immer, den Bedarf an externen ERP-Beratern und deren Aufgaben gründlich zu überlegen. Alle Beratertätigkeiten sollen in enger Abstimmung mit dem Management und dem ERP-Koordinator geschehen. Der gemeinsame Austausch von relevanten Informationen und Feedback dürfen ebenfalls nicht fehlen. Nur so können Beratungen optimiert und eventuell entstehende Kosten minimiert werden.
ERP-Projekt – Augen auf bei der Softwareauswahl
Die ERP-Projekte werden mithilfe verschiedener IT-Lösungen implementiert. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der ERP-Software, die auf Bedürfnisse und tägliche Abläufe im Unternehmen abgestimmt sein sollte. Bei der Auswahl der ERP-Software müssen daher neben den Kosten auch andere für das Unternehmen wichtige Faktoren mitberücksichtigt werden. Denn sonst kann das ERP-Projekt die Aufgaben nicht mehr erfüllen.
Eine ERP-Software sollte immer das Optimum für Sie herausholen. Wertschöpfende Unternehmensprozesse werden durch die richtige Software stets beschleunigt. Ist sie zu komplex oder schwer bedienbar, kann sie die Mitarbeiter überfordern. Deswegen müssen jedem Erwerb von einer ERP-Software immer eine sorgfältige Prozessanalyse, Formulierung von unternehmensinternen Anforderungen sowie eine ausführliche Dokumentierung vorausgehen. Mit der microtech ERP-Software haben Sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite. Unsere Software ist einfach in der Handhabung und auch für Mitarbeiter, die keine Programmierkenntnisse besitzen, bedienbar.
Fazit zu ERP-Projekten
Die Einführung des ERP-Systems ist ein großer Schritt für Unternehmen, die bereichsübergreifend arbeiten und ihre Prozesse optimieren wollen. Sie stellt zugleich eine große Herausforderung dar. Dies gilt primär für jene Unternehmen, die zum ersten Mal ein ERP-Projekt managen. Achten Sie bei ERP-Projekten stets auf eine gute Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie ebenfalls, dass Sie für die involvierten Mitarbeiter klare Zuständigkeitsbereiche definieren. Bei der Planung sowie der Umsetzung Ihres ERP-Projekts helfen wir Ihnen gerne weiter.
