Die Abkürzung ERP bedeutet Enterprise-Resource-Planning und bezeichnet das Ziel, die Ressourcen, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, zu planen und zu steuern.
Aufgrund des hohen Datenvolumens und der, zum Teil auch gesetzlich vorgeschriebenen Art und Weise, wie diese Daten aufzubereiten, auszuwerten und eventuell zu veröffentlichen sind, ist das heutzutage nicht mehr ohne technische Unterstützung möglich. ERP-Systeme dienen dabei als Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen IT-Anwendungen und Programmen im Unternehmen. Die ERP-Software gewährleistet den Austausch zwischen den verschiedenen Datenbanken und Datenquellen, die ein Unternehmen nutzt, um seine Geschäftsprozesse zu lenken. Das ERP-System zentralisiert diese Prozesse und ermöglicht der Geschäftsleitung und den Fachabteilungen so stets einen Überblick über die Vorgänge im Unternehmen. Mit der Implementierung eines Enterprise-Resource-Planning Systems werden vor allem folgende Ziele verfolgt:
- die Verbesserung der organisatorischen Abläufe im Unternehmen,
- die Optimierung der Geschäftsprozesse sowie
- eine schnellere Anpassung an sich ändernde Umweltparameter
Die „Sechs-R-Regel“
Dabei auftretende Zielkonflikte werden mit Hilfe der sogenannten „Sechs-R-Regel“ thematisiert und gelöst. Die sechs R legen die wichtigsten Parameter des betrieblichen Herstellungsprozesses fest. So muss das richtige Produkt in der richtigen Qualität am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Dabei müssen die richtigen Faktoreinsatzmengen und die richtigen Kosten zum Tragen kommen.
Da ein Touristikunternehmen oder ein Online-Händler hier ganz andere Herausforderungen zu bewältigen haben, als ein Automobilhersteller und seine Zulieferer, gibt es mittlerweile branchenspezifische ERP-Systeme, die auch die Größe und die Komplexität der Geschäftsprozesse des Anwenders berücksichtigen.
Wo werden Enterprise-Resource-Planning Systeme eingesetzt?
Die Systeme finden mittlerweile in fast allen Unternehmensbereichen Anwendung. Das gilt für die Buchhaltung und das Controlling ebenso wie für die Logistik oder das Personalwesen.
Einsatz in der Produktion
Eine besonders wichtige Rolle übernehmen Enterprise-Resource-Planning Systeme aber in der Produktion. Dort wird mit Hilfe der ERP-Software der Lagerbestand der Produktionsfaktoren überwacht und automatische Bestellprozesse ausgelöst, so dass kritische Produktionsmittel stets in ausreichender Menge vorhanden sind und es nicht zu einem knappheitsbedingten Produktionsstillstand kommt. Sehr anschaulich geschieht das in der Automobilindustrie. Viele Hersteller bieten auf ihren Webseiten Fahrzeug-Konfiguratoren an. Die Kundinnen und Kunden können sich so online ihr Wunschfahrzeug zusammenstellen. Manchmal bastelt sich der Kunde sein Auto nur zum Spaß zusammen oder um herauszufinden, was sein Traum auf vier Rädern kosten würde. Sobald der Kunde aber im Anschluss an die Konfiguration eine verbindliche Bestellung tätigt, also einen Kaufvertrag abschließt, beginnt im Hintergrund ein ERP-System seine Arbeit.
ERP – Automatisierte Prozesse für einen reibungslosen Ablauf
Das ERP prüft dann selbständig, ob alle für den Bau des Pkw erforderlichen Produktionsfaktoren vorhanden sind und löst einen Bestellvorgang aus, sofern dies nicht der Fall ist. Diese Order wird oftmals direkt an ein ERP-System des Zulieferers kommuniziert, in dessen Betrieb dann ebenfalls sofort automatisch geprüft wird, ob alle Faktoren, die für die Erledigung des Auftrags benötigt werden, vorhanden sind. Gerade bei langen Lieferketten, die sehr eng miteinander verknüpft sind, wie das in der Automobilindustrie der Fall ist, steigern Enterprise-Resource-Planning Systeme die Effizienz der Geschäftsprozesse enorm.
Wichtig sind diese Systeme auch im Onlinehandel, wo die Kundin aus München auf die Entertaste drückt und damit im Verteilzentrum in Leipzig vollautomatisch einen Logistikprozess anstößt. Ähnlich funktionieren die Buchungsportale in der Touristik, wo meist ebenfalls Enterprise-Resource-Planning Systeme die Synchronisierung von Portalbetreibern, Reiseveranstaltern, Fluggesellschaft und Hotelbetrieb gewährleisten.
Sie haben Fragen oder denken selbst über den Einsatz eines ERP-Systems nach? Dann vereinbaren Sie ganz einfach einen Termin mit einem Experten oder rufen Sie uns an unter ✆ +49 671 79616-915. Wir beraten Sie gerne.
Einsatz im Rechnungswesen und der Buchhaltung
ERP-Systeme machen es außerdem möglich, die Daten aus Produktion und dem Vertrieb automatisch oder zumindest halbautomatisch in der Buchhaltung zu verarbeiten. Wird Material verbraucht, so entstehen dadurch Aufwendungen, die in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens abgebildet werden müssen. Das gleiche gilt am Ende des Jahres auch für den Bestand an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen und an fertigen sowie unfertigen Erzeugnissen. Werden Produkte verkauft, generiert dies Umsatz, der als Erlös in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließt. Große Unternehmen, die tausende, oder wie die Einzelhandelsketten, hunderttausende von Geschäftsvorfällen täglich buchhalterisch abbilden müssen, können das nur mit Hilfe von Enterprise-Resource-Planning Systemen bewältigen.
ERP – Kosten auf Knopfdruck auswerten
ERP unterstützt darüber hinaus den Vertrieb bei der Ermittlung der Faktoren, auf deren Basis die Verkaufspreise kalkuliert werden. Mit Hilfe dieser Systeme lassen sich außerdem alle Arten von Kosten über Jahre hinweg quasi auf Knopfdruck auswerten und vergleichen. Trends bei der Entwicklung der Einkaufspreise können so leicht erkannt und gesteuert werden. Für das betriebliche Rechnungswesen und das Controlling sind Enterprise-Resource-Planning Systeme mittlerweile unverzichtbar. Selbst dann, wenn die eine oder andere Kalkulation immer noch in Excel erfolgt, stammen die Daten dafür fast immer aus dem implementierten Enterprise-Resource-Planning System.
