Hochzeitsplanung mit der microtech ERP-Software

Von: Annika Süß |
Datum: 11.02.2019

Die microtech ERP-Software ist ein verlässlicher Partner in Sachen Ressource Planning für sämtliche Unternehmensbereiche. Sie ist branchenunabhängig einsetzbar und überzeugt seit Jahren unsere Kunden sowie Partner mit ihren zahlreichen Funktionen und Features. Wie vielseitig unsere ERP-Lösung ist, zeigte uns unser Kollege Valentin Neufeld. Er hat die microtech Software für seine Hochzeitsplanung genutzt. Wer braucht schon einen Hochzeitsplaner, wenn er unsere ERP-Software nutzen kann?

Wie plane ich meine Hochzeit mit einem ERP-System?

Eigentlich wollten Valentin und seine zukünftige Frau nur wissen, was ihre Hochzeit kosten würde. Aber wie das so ist mit dem ursprünglichen Plan und der Realität, verlief alles anders als geplant. Es ergaben sich immer mehr neue Anforderungen. Die komplette Hochzeitsplanung dauerte schließlich 13 Monate (also, lieber ein bisschen vorausschauend die Hochzeit planen). Bei einer Hochzeitsplanung den Überblick zu behalten, ist oft gar nicht so einfach. Der Bräutigam ist in aller Regel fein raus und die Braut stürzt sich in eine Flut aus Mustern für Einladungen, Blumenarrangements, Sitzplänen, Angeboten für Locations und Essen und und und. Die Planung der Hochzeit von Valentin verlief da um einiges organisierter.

Hochzeit planen mit der microtech ERP-Software
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Was wurde in welchem Bereich angelegt?

Stammdaten:

In den Stammdaten hat Valentin sämtliche Adressen angelegt. Hier hatte er alle Anschriften von Lieferanten, Familien, Freunden und Kollegen im Blick. Zu jeder Adresse wurden alle Familienmitglieder als Ansprechpartner angelegt. Nach Möglichkeit erfolgte eine vollständige Eingabe aller Daten inklusive E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum. Das Ergebnis waren 144 Adressen zu jeweils 237 Ansprechpartnern. Bei der Hochzeitsplanung ist auch immer die Anlage von Kostenstellen ganz entscheidend.

Projekte innerhalb der Hochzeitsplanung

Die Planung einer Hochzeit umfasst viele verschiedene Bereiche. Deswegen war es notwendig, diese als unterschiedliche Projekte mit dazugehörigen „Sachbearbeitern“ und deren Adressen anzulegen.

Die Umsetzung der Hochzeitsplanung im Detail

Damit das Brautpaar den Überblick behält, haben sie mit „Eingabemasken“, diversen Selektionen und Regeln gearbeitet. Zusätzlich wurden folgende Notizen festgehalten:

  • Wer bringt was mit? Dieser Punkt ist durchaus wichtig, denn niemand möchte bei seiner Hochzeit aus 40 Nudelsalaten wählen.
  • Wer übernachtet wo? (Zur Auswahl stehen Familie und Freunde aus der Umgebung oder ein Hotel)
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Hochzeitsplanung mit ERP-Software – Die Adressen

Ein wichtiger Faktor bei einer Hochzeit ist die Route zur Location für die Gäste, die nicht ortskundig sind. Für die Frage nach der genauen Adresse hatte Valentin vorgesorgt: Es wurden Regeln für die Routenplanung erstellt. Wenn also jemand nach dem Weg fragte, konnte demjenigen ganz einfach ein Link zugestellt werden oder detaillierte Wegbeschreibungen. Hinterlegt hatte das Brautpaar folgende Routen:

  • Der Weg vom Gast zum Haus des Brautpaares
  • Der Weg vom Gast zur Kirche
  • Der Weg vom Gast zum Veranstaltungsort
  • Der Weg zur Übernachtungsmöglichkeit

Bei 144 unterschiedlichen Adressen musste natürlich auch darauf geachtet werden, dass niemand vergessen wird. Unser ERP-System sorgte dafür, dass jeder Gast, beziehungsweise jede Adresse, sowohl mit einer Einladung als auch mit einer Danksagung versorgt wurde.

Hochzeitsplanung mit der microtech ERP-Software
Hochzeitsplanung mit der microtech ERP-Software
Die microtech ERP-Software - Besser als jeder Wedding-Planner

Die microtech ERP-Software – Besser als jeder Wedding-Planner

Hochzeitsplanung – Die Einladungen

Ganz weit oben auf der Liste einer Hochzeitsplanung stehen die Einladungen. Diese sollen möglichst persönlich sein und ein individuelles Design haben. Über angepasste Layouts wurde dann auch der Innenteil der Einladungen ausgedruckt. Dabei wollte das Brautpaar den Text sowohl inhaltlich wie auch optisch personalisieren und jeden Gast namentlich ansprechen. Je nach Anzahl der angesprochenen Gäste wurde die Einladung im Singular oder Plural verfasst.

Hochzeitsplanung - Die Einladungen
Hochzeitsplanung – Die Einladungen
Hochzeitsplanung - Einladungen mit ERP
Hochzeitsplanung – Einladungen mit ERP

Die Gäste

Im Rahmen der Hochzeitsplanung wurden auch bezüglich der Gäste einige Regeln und Selektionen erstellt:

  • Welcher Gast sagt zu?
  • Wo soll der Gast sitzen?
  • Handelt es sich bei dem Gast um ein Kind oder einen Erwachsenen? (Um abzuschätzen, wie viel Essen bestellt werden muss)

Darüber hinaus wurden Layouts für die Sitzgruppen nach Gästen erstellt. Ebenso wie kleine Karten mit Vor- und Nachname für die Gastgeschenke. Hinzu kam außerdem eine Nacharbeits-Liste für die Gäste, die noch keine Rüchmeldung gegeben hatten.

Hochzeitsplanung - Sitzplan
Hochzeitsplanung – Sitzplan

Projekte im Rahmen der Hochzeitsplanung

Für die Hochzeitsplanung legte Valentin auf Basis der Ticketverwaltung aus dem Bereich Support Projekte, Kontakte und Dokumente an. Tatkräftig unterstützt wurde das Brautpaar von Familie und Freunden. Aus diesem Grund wurden aus den verschiedenen Aufgaben Projekte. Zur Planung einer Hochzeit gehört auch immer die Kommunikation mit dem Standesamt, der Kirche, Caterern, Lieferanten etc. Für den Informationsaustausch wurden die telefonischen Kontakte gepflegt. Wurden Projekte verteilt, wie zum Beispiel Angebote für Blumenschmuck einzuholen, gab es zunächst eine E-Mail mit einer Ticket-ID. Valentin hat darum gebeten, bei E-Mail-Kontakt stets die Ticket-ID anzugeben. So konnte er die E-Mail von Outlook ganz einfach per Drag&Drop in die Projekte ziehen und verwalten.

Hochzeitsplanung - Organisation ist alles
Hochzeitsplanung – Organisation ist alles

Zahlungsverkehr bei der Hochzeitsplanung mit ERP-Software

Bei einer Hochzeitsplanung sind offene Posten ein wichtiger Bereich. Hier wurde geprüft, wann welcher offene Posten fällig wird und wann das Brautpaar seinen Skonto nutzen kann. Dafür hat Valentin mit unserer ERP-Lösung einfache Eingangsrechnungen erstellt und offene Posten bilden lassen.

Rechnungen und Geschenke

Das Brautpaar hat sämtliche Eingangsrechnungen und Geldgeschenke in Form von Rechnungen gepflegt. Mit der microtech ERP-Software konnten dann nach der Planung auf Knopfdruck die Kosten für die Hochzeit ausgewertet werden. Über die genauen Ausgaben schweigt man allerdings 😉

Hochzeitsplanung mit positivem Nebeneffekt

Durch die Pflege der Ansprechpartner hat Valentin alle relevanten Daten exportiert und in Outlook importiert. Im Anschluss hat das Brautpaar alles mit den Smartphones und der hauseigenen Fritzbox synchronisiert. Dadurch wissen sie, wer von den Gästen anruft und wann der Gast Geburtstag hat.

Hochzeitsplanung mit ERP-Software – Ein Fazit

Mit der microtech ERP-Software hat Valentin seine komplette Hochzeitsplanung gemanagt. Von den Einladungen, über den Sitzplan, bis hin zu den offenen Posten hat er alles lückenlos eingepflegt und stets den Überblick behalten. So hatte das Brautpaar mehr Zeit, um Ideen umzusetzen und sich auf die Hochzeit selbst zu konzentrieren.

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