Es ist kurz nach acht. Die erste Anfrage des Tages liegt im Posteingang, von einem Unternehmen, das Sie noch nicht kennen. Ein Artikel ist nicht auf Lager, der Einkaufspreis unklar. Irgendwo wartet ein Angebot auf die Freigabe der Geschäftsführung. Eine Lieferadresse hat einen Tippfehler. Und ein neuer Kunde möchte seine Artikelbezeichnungen auf Französisch.
Momente, die jeder kennt. Und bei denen die Kombination aus microtech GraphQL-Schnittstelle und KI kräftig mithilft – automatisch, im Hintergrund, ohne dass jemand aktiv eingreifen muss.
Die folgenden Use Cases zeigen, was heute möglich ist – vom ersten Blick auf einen neuen Geschäftspartner bis zum Angebot, das ohne Umwege rausgeht.
Neue Anfrage, unbekannte Firma: in Sekunden geprüft
Kommt eine Anfrage von einem Unternehmen, das Sie noch nicht kennen, beginnt oft die Recherche: Existiert die Firma wirklich? Ist sie im Handelsregister eingetragen? Läuft vielleicht ein Insolvenzverfahren? Das sind Fragen, die man eigentlich immer stellen sollte, in der Praxis aber oft erst dann stellt, wenn es zu spät ist.
Mit einer Anbindung an handelsregister.ai erledigt die KI diese Prüfung automatisch im Hintergrund – genau dann, wenn eine neue Adresse in microtech ERP angelegt wird. Sie müssen nichts anstoßen, nichts nachfragen. Die KI fragt handelsregister.ai ab, wertet das Ergebnis aus und trägt Handelsregisternummer, Adresse und Geschäftsführer direkt in den Datensatz ein. Kein manuelles Nachforschen, keine Fehler beim Abtippen.
Besonders wertvoll: Die UID-Prüfung im Handelsregister. Sie können sich ein Prüftool für UID mit Claude bauen und dabei eingeben: “Erstelle mir ein Prüftool für UIDs mit der API vom BZSt” und das über Regeln oder GraphQL in die Adressverwaltung einbinden.
microtech ERP
Neue Adresse wird angelegt
KI im Hintergrund
Prüft automatisch ab
handelsregister.ai
Ergebnis fließt zurück
Datensatz wird ergänzt
Der dargestellte Ablauf bezieht sich auf die Funktionsweise der Anbindung; Verfügbarkeit einzelner Prüfungen (z. B. UID) kann je nach Land variieren.
Die dargestellte Abbildung dient zur Veranschaulichung und zeigt kein reales System oder echte Daten.
Ebenfalls möglich: die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID). Gerade bei Geschäftspartnern aus dem EU-Ausland ist eine gültige UID Voraussetzung für die korrekte Rechnungsstellung und den Vorsteuerabzug. Auch das lässt sich automatisch prüfen und im Datensatz vermerken, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.
Sie wissen vom ersten Moment an, mit wem Sie es zu tun haben. Und Sie treffen Ihre Entscheidungen auf einer sauberen Datengrundlage – nicht auf Basis von Bauchgefühl oder halbfertiger Recherche.
Immer der aktuelle Preis ohne Anruf
Artikel nicht auf Lager, Einkaufspreis unbekannt – das ist im Handelsalltag keine Ausnahme, sondern Routine. Tagespreise schwanken, und die einzige Möglichkeit, den aktuellen Preis zu kennen, war bislang ein Anruf oder der Login im Händlerportal. Beides kostet Zeit. Zeit, die man nicht hat, wenn ein Kunde auf ein Angebot wartet.
Mit einer KI-gestützten Lieferantenanbindung fragt die KI täglich bei Ihrem Großhändler die aktuellen Einkaufspreise automatisch ab und schreibt das Ergebnis direkt in den Artikelstamm von microtech ERP. Kein manueller Eingriff, keine veralteten Preise, kein Anruf mehr. Wenn ein Kunde anfragt, ist der richtige Preis bereits da.
Das Gleiche gilt für neue Artikel: Listet Ihr Großhändler ein neues Produkt, erkennt Ihr System es automatisch und legt es in Ihrem System an. Gerade in der Elektronikbranche, wo der Erste, der ein neues Produkt anbietet, oft den Auftrag bekommt, kann das der entscheidende Vorsprung sein.
Ein Klick und das Angebot ist raus
Manche Angebote überschreiten den Freigaberahmen des Vertriebs. Bevor sie an den Kunden gehen, braucht es die Zustimmung der Führungsebene. Das klingt nach einem kleinen Schritt, ist in der Praxis zeitintensiver als gedacht. Die Führungskraft hat keinen ERP-Zugang, möchte ihn ehrlich gesagt auch nicht, und so beginnt das übliche Prozedere: Angebot zusammenfassen, E-Mail schreiben, warten. Nachfassen. Nochmal warten.
Die Lösung ist so einfach wie wirkungsvoll. Mit der microtech GraphQL-Schnittstelle und KI lässt sich eine schlanke Weboberfläche bauen, die genau das zeigt, was die Führungskraft sehen muss: Kundenname, Angebotssumme, die relevanten Positionen. Die Führungskraft bekommt eine E-Mail, klickt auf den Link, sieht das Angebot und entscheidet per Klick. Gibt sie frei, geht das Angebot automatisch an den Kunden raus. Lehnt sie ab, landet ein Kommentar direkt im Vorgang im microtech ERP.
Angebotsfreigabe per Link – Prozessdarstellung
Angebotsfreigabe
Angebot Nr. A-2026-1847 · 17. Juni 2026
Angebot freigegeben
Automatisch versendet an hoffmann@technobau.de
Dargestellt ist ein vereinfachtes Beispiel und nicht interaktiv. Das Lesen des Angebots und Aktualisieren des Vorgangs erfolgen per GraphQL-Query und -Mutation; der E-Mail-Versand wird durch die Web-App oder einen Automatisierungsdienst ausgelöst. Freigaben setzen eine Authentifizierung des Freigebers voraus, z. B. per SSO.
Die dargestellte Abbildung dient zur Veranschaulichung und zeigt kein reales System oder echte Daten.
Ein Unternehmen mit komplexen internen Freigabeprozessen hat das bereits für sich umgesetzt. Und das Ergebnis: Angebote gehen schneller raus, die Führungsebene ist entlastet, und der Vertrieb muss nicht mehr als Bote zwischen System und Entscheidung pendeln.
Tippfehler abgefangen, bevor das Paket in die Wüste geht
Eine Ziffer zu viel hinter der Hausnummer. Eine Postleitzahl, die nicht zur Stadt passt. Ein Straßenname, der sich um einen Buchstaben unterscheidet. Tippfehler in Adressen passieren täglich – und fallen oft erst dann auf, wenn das Paket zurückkommt. Zu diesem Zeitpunkt hat man bereits bezahlt: für den Versand, für die Retoure, für die Neuzustellung. Und manchmal auch mit der Kundenzufriedenheit.
Mit einer Adressvalidierung lässt sich das verhindern – automatisch, bevor der Lieferschein erzeugt wird. Die KI prüft jede Adresse auf Plausibilität und schlägt an, wenn etwas nicht stimmt. Der Kunde kann korrigieren, bevor das Paket überhaupt auf den Weg geht.
Zwei Optionen stehen dafür zur Verfügung – je nach Bedarf und Budget:
- OpenStreetMap: kostenlos, funktioniert international, prüft die grundsätzliche Plausibilität der Adresse
- Adressfactory der Deutschen Post: kostenpflichtig, exakt, aktuell, nur Deutschland
Saubere Adressdaten sind kein Luxus. Sie sind die Grundlage dafür, dass das, was versprochen wird, auch ankommt.
Sprich Französisch, microtech ERP – Artikelübersetzung mit KI
Ein neuer Interessent meldet sich aus Lyon. Er möchte ein Angebot, auf Französisch. 120.000 Artikel im System, alle auf Deutsch angelegt. Früher bedeutete das: Übersetzungsbüro beauftragen, Wartezeit einplanen, Kosten kalkulieren. Oder sich durch die Artikelliste arbeiten und alles manuell umschreiben.
Heute gibt man der KI einen klaren Auftrag: „Hole die Artikelbezeichnungen, übersetze sie ins Französische – branchenspezifisch, professionell – und schreib sie zurück.” Kurze Zeit später sind alle Artikel übersetzt. Nicht in Alltagssprache, sondern in der Fachsprache, die ein Einkäufer in Lyon erwartet. Kein Übersetzer, kein Entwickler, keine Schulung.
DE
Schraubenzieher
FR
Tournevis
DE
Hammer
FR
Marteau
DE
Unterlegscheibe
FR
Rondelle
Übersetzungsqualität bezieht sich auf branchenübliche Fachbegriffe; Einzelfälle können abweichen. Bei wirklich spezialisierten Begriffen empfiehlt sich ein kurzer Gegencheck.
Die dargestellte Abbildung dient zur Veranschaulichung und zeigt kein reales System oder echte Daten.
Was dabei wichtig ist: Die KI leistet bei gängigen Fachbegriffen sehr gute Arbeit, bei wirklich spezialisierten Begriffen empfiehlt sich ein kurzer Gegencheck.
Das Prinzip lässt sich auf jede Sprache übertragen. Wer international wächst, muss nicht warten, bis alles übersetzt ist. Er fängt einfach an.
Was das bedeutet
Diese Use Cases sind keine Zukunftsvision. Sie sind das, was microtech-Kunden und –Partner heute schon umsetzen – mit der GraphQL-Schnittstelle als Grundlage und KI als Hebel.
Was sie verbindet: Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, Aufgaben abzunehmen, die niemand wirklich machen möchte – und gleichzeitig Fehler zu vermeiden, die im Alltag leicht passieren. Falsche Adressen, veraltete Preise, ungeprüfte Geschäftspartner: All das kostet Zeit, Geld und manchmal auch Vertrauen. Genau dort setzt microtech an, damit Entscheidungen auf einer sauberen Datengrundlage getroffen werden und mehr Zeit bleibt für das, was wirklich zählt.
