Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – Wichtige Informationen für Kassenanwender

Seit dem 01.01.2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Wir informieren Sie in unserem Blogbeitrag, was Sie ab sofort beachten müssen.

Update Januar 2021:

Nach ausgiebiger Testphase steht mit dem Quartals-Release 21.1 nun allen unseren Kunden mit Aktualitäts-Service und dem Modul Kasse (PoS) per Update die Anbindung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zur Verfügung. Als Technische Sicherheitseinrichtung können TSE-Hardwarelösungen von Epson eingesetzt werden.

Welche Epson-Hardware kompatibel ist und wie Sie die Einrichtung einer TSE in wenigen Schritten durchführen, finden Sie ausführlich in der Hilfe dokumentiert.

Update August 2020:

Im Juli 2020 haben sämtliche Bundesländer – bis auf Bremen – per Erlass die ursprüngliche Nichtbeanstandungsregel der Kassensicherungsverordnung bis zum 30.09.2020 auf den 31.03.2021 aufgeschoben.

Die Bedingungen für die Nichtbeanstandung in diesen Bundesländern sind unter anderem:

1. Das Unternehmen muss die erforderliche Anzahl an TSE bei einem Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister bis Stichtag nachweislich verbindlich bestellen bzw. in Auftrag geben.
2. Der Einbau einer Cloud-basierten TSE ist vorgesehen und diese ist nachweislich noch nicht verfügbar. Die Nichtverfügbarkeit ist durch geeignete Dokumente nachzuweisen.

Da die Handhabung Landessache ist, gibt es mitunter leichte Abwandlungen in der Vorgehensweise. Die meisten Bundesländer haben sich dazu entschieden, dass es ausreichend ist, einen Nachweis über die Beauftragung einer Einrichtung/ Bestellung einer TSE der Verfahrensdokumentation beizufügen und auf Verlangen vorzulegen. Rheinland-Pfalz und Thüringen stellen einen Vordruck zur Fristverlängerung zur Verfügung. Bremen verlangt einen gesonderten Antrag auf Fristverlängerung.

Die entsprechenden Informationen der Länder haben wir – ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Rechtssicherheit – im Folgenden als Linksammlung zusammengestellt.

Schnellüberblick und Quellnachweis zur Fristverlängerung bis 31.03.2021 (Stand 30.08.2020):

Bundesland	Vorgehensweise
Baden-Württemberg	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Bayern	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Berlin	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.08.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Brandenburg	Bestellung/ Beauftragung bis zum 31.08.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Bremen	Antrag auf Fristverlängerung.
Hamburg	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Hessen	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Mecklenburg-Vorpommern	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Niedersachsen	Bestellung/ Beauftragung bis zum 31.08.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Nordrhein-Westfalen	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Rheinland-Pfalz	Bestellung/ Beauftragung bis zum 31.08.2020. Antragsformular der Behörde.
Saarland	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Sachsen	Bestellung/ Beauftragung bis zum 31.08.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Sachsen-Anhalt	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Schleswig-Holstein	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Nachweis der Verfahrensdokumentation beifügen.
Thüringen	Bestellung/ Beauftragung bis zum 30.09.2020. Antragsformular der Behörde.

Stand zur technischen Implementierung der EPSON TSE-Hardware bei microtech:

Nachfolgende Epson TSE-Hardware haben wir getestet und angebunden.

• Epson USB TSE
• Epson TSE-Server 3
• Epson TM-m30F

Neben diesen genannten Epson-Geräten gibt es auch noch weitere Hardware-Fiskal-Lösungen von Epson (TSE Server-8, Fiskal-Upgrade-Kit, microSD TSE, TM-T88VI-iHub-F), welche aufgrund der gleichen Technologie laut Hersteller ebenfalls kompatibel sind. Diese habe wir allerdings nicht explizit getestet. Wenn Sie bereits einen Epson TM-m30 Drucker im Einsatz haben, können Sie diesen mit Fiskal-Upgrade-Kit nachrüsten. Die Epson Lösung benötigt keine Internetverbindung und ist eine reine Offline-Lösung. Wir setzten exklusiv auf die Fiskal-Lösungen von Epson, andere TSE-Lösungen sind derzeit nicht geplant.

FAQs:

Eine Frage die uns bisher häufig erreicht hat, ist, ob für jede Kasse eine TSE benötigt wird: Gemäß KassenSichV ist es zulässig, dass mehrere Kassen auf eine TSE zugreifen. Nicht erlaubt ist es, mehrere TSE für eine Kasse zu verwenden. Wir bieten daher softwareseitig die Option an, einer Kasse eine TSE zuzuweisen.

Die Epson Fiskal-Hardware erhalten Sie im Fachhandel. Sie können diese bereits heute bestellen, um die Anforderungen zur Fristverlängerung zu erfüllen. Beachten Sie hierbei die Besonderheiten Ihres Bundeslandes.

Welche Epson Fiskal-Lösung passt zu welchem Einsatzzweck? Hier ein paar gängige Beispiel-Szenarien:

• Szenario 1:
  Eine Kasse an einem Kassenarbeitsplatz mit einer TSE: Sie nutzen nur eine Kasse an Ihrem Kassen-PC. Lösung ist hier z. B. der Einsatz des Epson TM-m30F Fiskal-Druckers mit integrierter TSE oder die Epson USB TSE (Stick).
• Szenario 2:
  Mehrere Kassen an einem Kassenarbeitsplatz und einer TSE: Sie nutzen die Kasse 1 und 2 in Ihrem Verlaufsraum an einem Kassen-PC. Beide Kassen sollen auf dieselbe TSE zugreifen. Lösung ist hier z. B. der Einsatz des Epson TM-m30F Fiskal-Druckers mit integrierter TSE.
• Szenario 3:
  Mehrere unabhängige Kassenarbeitsplatze mit einer TSE: Sie nutzen vier Kassen und haben diese in Ihrem Ladengeschäft an unterschiedlichen Standorten platziert. Alle diese Kassen sollen eine TSE gemeinsam nutzen. Die Lösung ist der Einsatz eines Epson TSE-Server in Verbindung mit einer Epson USB TSE. Alle Kassen greifen über das Netzwerk auf die im TSE-Server eingesteckte TSE zu.
• Szenario 4:
  Mehrere unabhängige Kassenarbeitsplatze mit mehreren TSE: Sie nutzen zehn Kassen und haben diese in Ihrem Geschäft an unterschiedlichen Standorten platziert. Drei Kassen sollen die TSE-1 benutzen, zwei Kassen die TSE-2 und fünf Kassen die TSE-3. Mit dem Einsatz eines Epson TSE-Server in Verbindung mit drei Epson USB TSE ist dies lösbar. Die Kassen greifen über das Netzwerk auf die jeweils zugeordnete TSE zu.

So geht es weiter:

Anfang Q4/2020 startet eine umfangreiche Testphase mit ausgewählten Kunden, um die Epson-Hardware im Praxiseinsatz in Verbindung mit microtech büro+ zu evaluieren und zu optimieren. Nach Abschluss der Testphase stellen wir allen unseren Kunden mit Aktualitäts-Service und dem Modul Kasse (PoS) per Update diese Funktionalität zur Verfügung.

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Update Juli 2020:

Mitterweile gibt es mehrere TSE-Anbieter. Derzeit sind nur TSE-Hardwarelösungen zertifiziert. Reine Software-(Cloud-)Lösungen sind noch nicht abgenommen worden. Wir haben uns daher für EPSON als TSE-Anbieter entschieden. EPSON ist ein etablierter Anbieter im Bereich der Kassenhardware und sicherlich bekannt. EPSON bietet mehrere Möglichkeiten der Nutzung einer TSE an. Zum Beispiel in Verbindung mit einem Bondrucker, einem USB-Stick oder in einem großen Kassenumfeld in Verbindung mit einem TSE-Server (3-port / 8-port). So kann eine bestehende Hardware ggf. aufgerüstet oder auch kostengünstig angeschafft werden. Einen Überblick über die EPSON-Hardware zur Fiskalisierung finden Sie auf der EPSON-Webseite. 

Derzeit befinden wir uns in der Umsetzung der Implementierung, welche wir im dritten Quartal 2020 abschließen werden. Sobald wir die Tests mit der EPSON-Hardware abgeschlossen haben, werden wir dies separat noch einmal kommunizieren.

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Das Finanzministerium schreibt durch die Kassensicherungsverordnung neue Standards vor, um Manipulationen von Registrierkassen zu verhindern.

Sie ist eine Verordnung des Finanzministeriums zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr. Ziel ist es, durch die Kassensicherungsverordnung alle digitalen Grundaufzeichnungen von Unternehmen vor einer Manipulation zu schützen.

Warum gibt es die Kassensicherungsverordnung?

Durch Manipulation elektronischer Kassen entstehen Umsatzsteuereinbußen in Milliardenhöhe. Um dem entgegenzuwirken, stellt der Gesetzgeber umfangreiche Anforderungen an die Manipulationssicherheit von Registrierkassen. Im Speziellen geht es dabei um die nahtlose Aufzeichnung aller Umsatzdaten sowie deren manipulationssichere Speicherung.

Mit der KassenSichV reagiert der Gesetzgeber darauf, dass im deutschen Einzelhandel immer mehr elektronische Kassensysteme benutzt werden. Die KassenSichV ist zwar zum 01.01.2020 in Kraft getreten, bis zum 30.09.2020 gilt allerdings die Nichtbeanstandungsregelung. Es besteht also noch kein sofortiger Handlungsbedarf, bis auf die Belegausgabepflicht. Das Gesetz der Kassensicherungsverordnung besteht bereits seit dem 22. Dezember 2016 und ist zum 01. Januar 2020 wirksam geworden. Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme) müssen nach dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Zusätzlich tritt die Bon-Pflicht/Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO in Kraft.

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und aus welchen Komponenten besteht sie?

Die TSE ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und besteht aus 3 Komponenten:

• Sicherheitsmodul, das ein Protokoll der Kasseneingaben schreibt
• Speichermedium, auf dem diese Daten gespeichert werden
• Einheitliche digitale Schnittstelle (EDS), mit der eine reibungslose Datenübertragung in andere Systeme gewährleistet werden soll

Die Kassensysteme selbst (Hard- bzw. Software) müssen nicht zertifiziert werden. Lediglich die TSE unterliegt der Zertifizierung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) übernimmt die Zertifizierung der TSE. Derzeit ist aber noch keine TSE offiziell zertifiziert, da kein TSE-Hersteller aktuell den gesamten Zertifizierungsprozess final durchlaufen hat. Vor allem dieser Umstand hat zur sogenannten „Nichtbeanstandungsregelung“ bis zum 30.09.2020 geführt. Diese legt fest, dass elektronische Aufzeichnungssysteme erst zu Ende September 2020 mit einer TSE ausgestattet sein müssen. Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) findet bis zur Implementierung der zertifizierten TSE, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, ebenfalls keine Anwendung. Diese ändert aber nichts an der Gültigkeit des Gesetzes zum 01.01.2020.

Was zeichnet die TSE auf?

Die TSE speichert und protokolliert unmittelbar die jeweiligen Kasseneingaben, sobald zum Beispiel ein Artikel boniert oder eine Rechnung erstellt wird.

Folgende Daten werden gemäß KassenSichV manipulationssicher erfasst:

• Vorgangsbeginn mit eindeutiger und fortlaufender Transaktionsnummer
• Daten und Art des Vorgangs
• Zahlungsarten bei bestimmten Vorgangsarten
• Vorgangsbeendigung oder Vorgangsabbruch
• Prüfwert und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der TSE

Was ist die Bon-Pflicht/Belegausgabepflicht?

Die Bon-Pflicht/Belegausgabepflicht schreibt vor, dass von jeder Kassenbewegung ein Beleg angefertigt und ausgegeben werden muss. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden und muss unmittelbar in zeitlichem Zusammenhang des Geschäftsvorgangs erfolgen. Bei einem Beleg in digitaler Form muss der Kunde seine Zustimmung dahingehend geben, dass ihm der Beleg digital (beispielsweise in Form einer E-Mail oder via App) übermittelt wird. Eine temporäre Sichtbarkeit auf dem Kassenbildschirm des Unternehmens ist hier nicht ausreichend, um die Belegausgabepflicht zu erfüllen. Ob Sie die Ausgabe elektronisch oder in Papierform anbieten, bleibt übrigens Ihnen überlassen.

Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten allerdings keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.

Ausnahmen bei der Belegausgabepflicht

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem dazu verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Sofern Sie eine offene Ladenkasse besitzen, sind Sie davon nicht betroffen.

Bei Ihrem zuständigen Finanzamt können Sie eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Einen Antrag hierfür können Sie allerdings nur stellen, sofern eine sachliche oder persönliche Härte besteht. Dies ist der Fall, wenn Sie an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen, also, beispielsweise in Bars oder an Straßenverkaufsständen.

Aktueller Stand zur Umsetzung der KassenSichV bei microtech:

Derzeit prüfen wir, in welcher Form wir eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Manipulationsschutz in büro+ / ERP-complete implementieren werden. Unsere Software-Lösung können Sie weiterhin wie gewohnt nutzen und profitieren nach wie vor von der hohen Anpassbarkeit sowie von der Stabilität und der Leistungsstärke.

Hinweis zur Bon-Pflicht/Belegausgabepflicht:

büro+ / ERP-complete unterstützt derzeit die Option, die Ausgabe frei wählen zu können, darunter die Möglichkeit „ohne Beleg“. Wir werden in Kürze das Update Build 6237 bereitstellen, welches die Option „ohne Beleg“ entfernt. In der Übergangszeit sind in den Kassendefinitionen unter den Vorgaben die Auswahl für den Ausgabebeleg vorsorglich auf einen druckbaren Beleg einzustellen. Zudem empfehlen wir, die Bediener/innen der Kassen in Bezug auf die Bon-Pflicht/Belegausgabepflicht zu sensibilisieren.

Die Vorgabeeinstellung für den Druck des Kassenbelegs finden Sie in den Kassendefinitionen:

• Wechsel in den Programmbereich PARAMETER – KASSE – KASSENDEFINITIONEN
• Öffnen der betroffenen Kasse, Wechsel in das Register „Vorgaben“
• Unter „Ausgabebeleg“ den korrekten Druck auswählen

Hinweis:

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass unser Informationsangebot weder eine Rechts- oder Steuerberatung darstellt, noch eine solche ersetzen kann. Wenden Sie sich bei weitergehenden Fragen an Ihr für Sie zuständiges Finanzamt oder Ihren Steuerberater.

Bei Neuigkeiten und Änderungen bezüglich der Kassensicherungsverordnung werden wir unseren Beitrag anpassen und Sie informieren.