2019 gaben gerade einmal 48 Prozent von über 500 der befragten Entscheider in deutschen Unternehmen in einer Studie an, dass Künstliche Intelligenz (KI) im ERP-System für sie (noch) nicht relevant sei. Nur fünf Jahre später – in einer aktuellen Studie aus dem Jahr 2024 berichten fast 73 Prozent der Unternehmen in Deutschland, dass sie inzwischen KI-Prozessautomatisierung nutzen. Dieser rasante Anstieg verdeutlicht: Es ist nur noch eine Frage der Zeit, wann KI im Zusammenhang mit Ihrem ERP-System interessant sein wird.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, welche Bedeutung die Künstliche Intelligenz bereits heute in unserer Gesellschaft und Industrie hat, welche Chancen damit einhergehen und wie Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen können.
Wie funktioniert KI?
Die Künstliche Intelligenz – oder englisch Artificial Intelligence (AI) – imitiert menschliche kognitive Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität, indem sie Informationen aus Eingabedaten erkennt und sortiert. Das Faszinierende an der KI ist ihre Fähigkeit, sich stetig weiterzuentwickeln.
Ihre Intelligenz basiert entweder auf programmierten Abläufen oder auf maschinellem Lernen (englisch: Machine Learning). Bei Letzterem lernt sie, Algorithmen, Muster und Korrelationen in großen Datensätzen zu erkennen und basierend auf dieser Analyse die besten Entscheidungen und Vorhersagen zu treffen. Je mehr Daten der KI zur Verfügung stehen, desto besser sind ihre Ergebnisse.
Welche Arten von KI gibt es?
Zwei Arten von KI begleiten uns bewusst oder unbewusst jeden Tag:
- KI-Softwares: z. B. virtuelle Assistenten, Bildanalysesoftwares, Sprach- und Gesichtserkennungssysteme
- Eingebettete KI: z. B. Roboter, Drohnen und Internet of Things (IoT)
Wie funktioniert KI in ERP-Systemen?
Die Künstliche Intelligenz kann aufgrund ihrer menschenähnlichen Fähigkeiten je nach Einsatzgebiet verschiedene Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens übernehmen.
KI kann beispielsweise
- selbständig Bestellungen auslösen (basierend auf Ihren Lagerbeständen, Bedarfsprognosen, Lieferzeiten und hinterlegten Lieferanteninformationen).
- Produktionspläne erstellen und dynamisch anpassen (basierend auf Ihren Auftragsdaten, Maschinenkapazitäten und der Materialverfügbarkeit).
- eingehende Dokumente automatisch analysieren, klassifizieren und ablegen (mithilfe von OCR: optical character recognition = optische Texterkennung).
Was bedeutet KI in der heutigen Zeit für unsere Gesellschaft und unsere Unternehmen?
Die Künstliche Intelligenz ist und bleibt vermutlich ein kontroverses Thema in unserer Gesellschaft. Die meisten Verbraucher freuen sich über den großflächigen Einsatz der KI. Sie kann uns schon jetzt bei der Bewältigung sämtlicher Herausforderungen unterstützen.
Beispiele für Künstliche Intelligenz im Alltag:
- Chatbots (z. B. Assistenten für die Terminplanung, automatische Textgeneration und Übersetzungen)
- Smart Home (z. B. intelligente Raumklimatisierung, Gesundheitsüberwachung und Energieeffizienzoptimierung)
- Fitness-Tracker (z. B. Messung von körperlichen Aktivitäten, Schlafmustern und Herzfrequenzen)
Einerseits sehen sämtliche Wissenschaftler in KI die Schlüsseltechnologie unserer Zeit und prognostizieren schon jetzt deren zukünftigen Einsatz in nahezu allen Gesellschaftsbereichen. Andererseits weisen Kritiker darauf hin, dass Menschen sich durch den vielfältigen Einsatz der Technologie zu sehr auf die KI verlassen und dadurch das eigenständige Denken verlernen könnten. Abgesehen davon müssten einige Fragen noch gänzlich geklärt werden: Dazu gehört die Frage nach dem geistigen Eigentumsrecht. Deshalb sei der vorausschauende und verantwortungsbewusste Umgang mit dieser gewaltigen Technologie entscheidend.
Vom Einsatz der KI in „Positionen mit Entscheidungsbefugnis“ sind wir aufgrund dieser kniffligen Fragen – nicht aufgrund von technologischen Fragen – noch meilenweit entfernt. Doch in sämtlichen anderen „Positionen“ ist die KI aus gutem Grund auch in den Unternehmen bereits angekommen. Hier kann Ihnen die KI bereits beratend und assistierend unter die Arme greifen.
Eine besonders große Rolle spielt die KI heutzutage in den Bereichen:
- Datenverarbeitung und Business Intelligence (= Geschäftsanalytik)
- Prozessautomatisierung
- Benutzererfahrung
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Welche Vorteile hat KI in ERP-Systemen und welche Ziele kannst du damit erreichen?
Die vielen Vorteile von Künstlicher Intelligenz in ERP-Systemen liegen auf der Hand. Unternehmen, die mit diesen Systemen arbeiten, haben einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil: Sie können schneller und zielgerichteter agieren.
- Vielfältige Einsatzgebiete: KI-Systeme können einfache, monotone Aufgaben übernehmen und komplexe Probleme für Sie lösen.
- Hohe Zugänglichkeit: KI ist je nach Anwendungsgebiet über Handys oder über ganze IT-Systeme inklusive Hardware (z. B. Terminals) zugänglich.
- Schnelligkeit: KI-Systeme analysieren und verarbeiten große Datenmengen in kürzester Zeit.
- Hoher Automatisierungsgrad: Die KI-basierte Automatisierung kann in Verbindung mit Industrie 4.0 (Vernetzung von Maschinen) ganze Unternehmensprozesse revolutionieren.
- Faktenbasierte Entscheidungsfindung: KI-Systeme erkennen frühzeitig Trends, bewerten Informationen nach Ihren definierten Kriterien und erstellen exakte Prognosen für Sie.
Jetzt liegt es an Ihnen, welche Ziele Sie mit dem Einsatz der KI verfolgen. In der Regel nutzen sie Unternehmen für folgende Zielsetzungen:
Monotone Aufgaben minimieren
Die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben ist in der Regel nicht schwierig, aber unglaublich zeitintensiv. Daher könnten Sie sich für ein ERP-System mit KI entscheiden, um Ihren Mitarbeitern abteilungsübergreifend mehr Zeit fürs Wesentliche zu geben. Die KI kann beispielsweise alle manuellen Dateneingaben ersetzen und so auch Übertragungsfehler minimieren.
Komplexe Probleme wie Betrugsversuche lösen
Die KI kann auch auf komplexe Fragen einfache Antworten finden. Sie kann viel größere Datenmengen überblicken und Anomalien sogar im Finanzbereich erkennen. Dadurch stechen ihr beispielsweise verdächtige Geschäftstransaktionen ins Auge.
Kundenerlebnis optimieren
Mit KI-gestützten Systemen können Sie schnell und effizient auf Kundenanfragen und Beschwerden reagieren. Chatbots mit natürlicher Sprachverarbeitung (Natural Language Processing) beantworten eingehende Nachrichten beispielsweise 24/7 mit personalisierten Nachrichten. Diese und andere KI-gestützte Self-Service-Tools können direkt in Ihr ERP-System integriert werden, wodurch all Ihre Routineanfragen automatisch bearbeitet werden. Ihr Kundenservice-Team braucht keinen Finger mehr für diese einfachen und langweiligen Aufgaben zu krümmen.
KI-gestützte Dashboards analysieren laufend die verfügbaren Daten aus Ihrem ERP-System, wodurch Sie Veränderungen besonders schnell wahrnehmen. Außerdem kann die KI das Verhalten Ihrer Kunden analysieren und deren Muster erkennen. Mit diesen Informationen passen Sie anschließend Ihr Angebot und Ihre Kommunikation an: Ihr Kunde fühlt sich individuell betreut und kauft gerne bei Ihnen ein. Ihre Mitarbeiter können sich intensiv um strategische und komplexe Angelegenheiten kümmern, wenn KI-Tools ein Teil Ihres Kundenservice-Teams werden. Die digitalen Assistenten entlasten Ihre Mitarbeiter und steigern deren Produktivität.
Bessere Datenanalyse in Forschung und Entwicklung
Sie können Machine Learning (= Maschinelles Lernen) zur effizienteren Analyse Ihrer Daten einsetzen: Mit Vorhersagealgorithmen und Modellen zur Datenverarbeitung schätzen Sie mögliche Folgen von verschiedenen Szenarien ab. Das ist insbesondere für Ihre Datenanalyse-Spezialisten in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung hilfreich.
Weniger Maschinenausfälle und Ausschuss
Die KI ermöglicht eine intelligente Produktion und Wartung: Stichwort vorausschauende Instandhaltung bzw. Predictive Maintenance! Sie erkennt potenzielle Maschinenfehler frühzeitig, wodurch Sie Schlimmeres verhindern können. Zudem kann KI Ihr zuverlässiger Produktionsassistent sein, denn sie überwacht die Produktionsprozesse und schlägt ggf. konkrete Maßnahmen vor, mit denen Sie Ihren Ausschuss minimieren können.
Smartes und intelligentes ERP-System
Sie möchten Ihre komplette ERP-Landschaft smarter gestalten? Eine KI im ERP-System kann all Ihre Daten zusammenführen und analysieren, Muster identifizieren und abteilungsübergreifende Prognosen erstellen. Einerseits werden dabei Ihre bisherigen Unternehmensdaten analysiert, andererseits werden auch externe Faktoren wie Markttrends oder saisonale Schwankungen berücksichtigt.
Welchen Mehrwert kann KI im ERP-System Ihrem Unternehmen bieten?
Wenn Sie ein ERP-System mit KI in Ihrem Unternehmen einführen, kann sich das als absoluter Gamechanger herausstellen. Damit können Sie Ihre Unternehmenseffizienz steigern, komplett automatisierte KI-gestützte Prozesse integrieren und alle wichtigen Entscheidungen datenbasiert treffen.
In vielerlei Hinsicht stellt KI im ERP-System einen absoluten Mehrwert für Ihr Unternehmen dar. Dies ist nur ein Auszug:
- Sie geben bessere Prognosen ab.
- Ihre Produktions- und Wartungsplanung wird exakter.
- Sie reduzieren Ihre Betriebskosten.
- Sie erhöhen Ihre Kundenzufriedenheit.
- Sie erhöhen Ihre Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit.
- Ihr Risikomanagement und Ihre Betrugserkennung erzielen bessere Ergebnisse.
Wie lässt sich KI mit einem ERP-System kombinieren?
Grundsätzlich haben Sie drei Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz mit Ihrem ERP-System zu kombinieren:
Sie können
- eine eigenständige KI-Lösung Ihres ERP-Anbieters,
- ein ERP-System mit integrierten KI-Funktionen oder
- eine KI-Lösung eines Drittanbieters einsetzen
Vor- und Nachteile der Kombinationsmöglichkeiten
Alle drei Varianten haben Vor- und Nachteile. Es kommt vor allem darauf an, welche Anforderungen und Ziele Ihr Unternehmen verfolgt, welches Budget zur Verfügung steht und wie wichtig Ihnen innovative KI-Funktionen sind.
Die folgende Übersicht kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Kombinationsmöglichkeit am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
| KI-Lösungen von Ihrem ERP-Anbieter | ERP-System mit integrierten KI-Funktionen | KI-Lösungen eines Drittanbieters | |
|---|---|---|---|
| Beschreibung | Sie verwenden KI-Tools und -Module, die der Software-Entwickler Ihres aktuellen ERP-Systems anbietet. | Sie implementieren ein ERP-System, das bereits KI-Funktionen enthält. | Sie verwenden unabhängige KI-Tools, die speziell für bestimmte Schwerpunkte entwickelt wurden. |
| Vorteile |
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| Nachteile |
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Fazit: Diese Entscheidung kann Ihnen leider niemand abnehmen
Keine Variante ist pauschal die beste oder schlechteste, deshalb kommen Sie nicht um eine individuelle Betrachtung und Abwägung herum. Bedenken Sie außerdem: Die KI ist nur so gut, wie die Daten, auf die sie zugreift. Deshalb sollten Sie bei der Wahl des Systems immer darauf achten, wie und wie viele Daten es sammelt und verarbeitet. Ist beispielsweise die Anzahl der Unternehmensprozesse, Aufträge und Transaktionen im (ERP-)System zu gering, führt auch die beste Technologie nicht zum Erfolg.
Als groben Richtwert kann man zusammenfassend sagen:
- KI-Lösungen vom gleichen ERP-Anbieter sind in der Regel leicht integrier- und implementierbar. Die Systeme können Sie allerdings in Ihrer Flexibilität einschränken.
- ERP-Systeme mit integrierten KI-Funktionen sind schnell einsatzbereit und überzeugen in der Regel mit einer guten Benutzererfahrung. Auch diese Systeme können Sie in Ihrer Flexibilität einschränken.
- KI-Lösungen von Drittanbietern sind in der Regel besonders anpassungsfähig und beinhalten aufgrund ihrer KI-Spezialisierung innovativere Funktionen. Dafür ist der Integrationsaufwand meist höher und Sie müssen zusätzliche Sicherheitsaspekte bedenken.
Dann lassen Sie sich unser Whitepaper nicht entgehen! Hierin teilen wir unsere langjährige Erfahrung und unsere Best Practices.
Welches ERP-System eignet sich für den Einsatz von KI in KMUs?
Die Kombi aus KI und ERP ist Ihr zukünftiges Projekt? Dann haben Sie nun die Qual der Wahl! Eine Option lautet microtech. Das ERP-System besteht aus verschiedenen anpassbaren Modulen. Dadurch können Sie Ihre Lösung ganz individuell zusammenstellen und bei Bedarf flexibel erweitern.
microtech deckt alle thematischen Schwerpunkte von kleinen und mittleren Unternehmen ab:
- Warenwirtschaft
- Lohnbuchhaltung
- Finanzbuchhaltung
- E-Commerce
- Logistik & Versand
- Produktion & Fertigung
- Dokumentenmanagement
Eine thematisch passende Besonderheit von microtech ist microtech GPT: Basierend auf Technologien, die Sie bereits von ChatGPT kennen, können Sie auf eine völlig neue Art mit Ihrem ERP-System interagieren und schnelle und unkomplizierte Lösungen für ihre täglichen Herausforderungen erhalten. Der kleine intelligente Helfer ist rund um die Uhr für Sie da und lernt Tag für Tag dazu.
Fazit: KI und ERP sind das Dreamteam des 21. Jahrhunderts
Auf KI können Sie in Ihrem ERP-System langfristig nicht verzichten, wenn Sie weiterhin wettbewerbsfähig bleiben wollen: automatisierte KI-basierte Prozesse, datenbasierte Einblicke, zufriedene Kunden und Mitarbeiter, sinkende Betriebskosten – um nur ein paar entscheidende Faktoren zu nennen.
Wie Sie KI und Ihr ERP-System am besten kombinieren, hängt ganz von Ihren konkreten Anforderungen und Zielen ab. Das Team von microtech berät Sie individuell und umfassend, damit Sie das passende ERP-System mit KI bzw. KI-Tauglichkeit für Ihr Unternehmen finden.
