Prozessmanagement

Das Prozessmanagement ist in der heutigen Zeit ein häufig verwendeter Begriff in Unternehmen. Eine Definition, was genau darunter zu verstehen ist, und wie Sie es in Ihrem Unternehmen anwenden können, erfahren Sie in diesem ERP-Wiki-Beitrag.

Prozessmanagement – eine Definition

Prozessmanagement, auch als Geschäftsprozessmanagement bekannt, ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung der Effizienz und Wirksamkeit von Geschäftsabläufen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Es umfasst die Analyse, Gestaltung, Implementierung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dazu zählen primäre Prozesse, die Kernprozesse. Dies sind die wesentlichen Aktivitäten oder Abläufe in einer Organisation, die direkt zur Wertschöpfung beitragen. Sie sind grundlegend für das Erreichen der Hauptziele und Missionen des Unternehmens und stehen in direktem Zusammenhang mit dem Kerngeschäft. Kernprozesse haben einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Ziele des Prozessmanagements

Ziel des Prozessmanagements ist es, die Unternehmensleistung zu steigern und die Unternehmensziele effektiver zu erreichen. Im Kern des Prozessmanagements steht die Idee, dass Prozesse – also wiederholbare Abläufe von Aktivitäten, die Inputs in Outputs umwandeln – systematisch analysiert, dokumentiert, zu optimiert und gesteuert wird, um die Effizienz und Qualität der Unternehmensleistung kontinuierlich zu verbessern.. Durch eine genaue Analyse dieser Prozesse und Aufgaben können Ineffizienzen identifiziert, Kosten reduziert und die Qualität der Dienstleistungen oder Produkte verbessert werden. Vom Prozessmanagement spricht man laut Definition nicht nur im Rahmen der Prozessoptimierung, sondern auch in Bezug auf die Aufbau– und Ablauforganisation. Nahezu jeder Bereich des Unternehmens beschäftigt sich mit diesem Thema.Ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements ist die kontinuierliche Verbesserung. Organisationen und Unternehmen streben danach, ihre Prozesse ständig zu überwachen und anzupassen, um sich an veränderte Marktbedingungen, Technologien und Kundenanforderungen anzupassen. Moderne Prozessmanagement-Methoden integrieren oft Technologien, um Prozesse und deren Aufgaben zu automatisieren und Daten für eine bessere Entscheidungsfindung in Unternehmen bereitzustellen. Welche Methoden es sind, finden Sie weiter unten im Text im Kapitel “Die richtige Anwendung des Prozessmanagements”.

Exkurs: Woher kommt das Wort Prozessmanagement

Das Prozessmanagement setzt sich aus den Begriffen Prozess und Management zusammen. Unter einem Prozess versteht man das Zusammenwirken von Menschen, Maschinen und Materialien.
Durch die Kombination dieser drei Elemente zu unterschiedlichen Verfahren sollen bestimmte Produkte oder Dienstleistungen hergestellt beziehungsweise erbracht werden.

Der Begriff Management hingegen kommt vom lateinischen manus agere und bedeutet so viel wie „führen“. Demnach kann das Prozessmanagement als das Führen von Prozessen und Aufgaben verstanden werden. Prozesse aller Art werden so gelenkt, gesteuert und geführt, dass die beabsichtigten Ziele erreicht werden können. Die Manager im Prozessmanagement werden meist als Prozessverantwortliche oder Prozesseigner verstanden.

Wo findet das Prozessmanagement Anwendung?

Das Prozessmanagement findet in erster Linie in einer prozessorientierten Organisation Anwendung. Hier werden Prozesse durch planerische, organisatorische und kontrollierende Maßnahmen unterstützt und gelenkt. Neben den prozessbezogenen Zielen werden auch Parameter wie Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit berücksichtigt. In der prozessorientierten Organisation spielen Prozesse eine besondere Rolle für den Ablauf und die Führung des Unternehmens.

Prozesse finden dabei in jedem Bereich des Unternehmens statt. Somit werden im Rahmen des Prozessmanagements nicht nur Prozesse und Abläufe in der Produktion, sondern beispielsweise auch allgemeine Geschäftsprozesse in der Verwaltung gesteuert.

Doch nicht jeder Prozess eines Unternehmens fällt unter das Prozessmanagement. Einmalig anfallende Prozesse wie zum Beispiel Projekte werden nicht durch das Prozessmanagement gesteuert.

Die Säulen des Prozessmanagements

Das Prozessmanagement ist nicht nur der Überbegriff, sondern auch das Dach für einige Prozessmanagement-Säulen. In der Prozessentwicklung beschäftigen Sie sich mit dem Definieren einer Vision, Mission und Strategie. Zudem werden hier Prozessmodelle und Arbeitsanweisungen festgelegt. Im Rahmen der Prozessführung werden Prozesse gemessen sowie Rollen, Verantwortungen, Kennzahlen und Instrumente festgelegt und im Rahmen der Prozesskultur umgesetzt. Unterstützt wird das Prozessmanagement von zahlreichen Hilfsmitteln. Hierzu zählen neben der technischen Unterstützung auch Checklisten, Vorlagen und Coachings.

Welche Leitfragen spielen im Prozessmanagement eine wichtige Rolle?

Leitfragen des Prozessmanagements sind entscheidend, um die Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen zu bewerten und zu verbessern. Diese Fragen helfen Organisationen, ihre Prozesse und die zu erreichenden Ziele kritisch zu analysieren und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Hier sind einige Schlüsselfragen, die häufig im Rahmen des Prozessmanagements gestellt werden:

Was ist der Zweck des Prozesses?

Diese Frage zielt darauf ab, den grundlegenden Zweck und die Ziele des Prozesses zu verstehen. Es geht darum zu klären, was der Prozess erreichen soll und wie er zum Gesamtziel der Organisation beiträgt.

Wer sind die Stakeholder des Prozesses?

Hier wird gefragt, wer direkt oder indirekt von dem Prozess betroffen ist. Dazu gehören Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und andere Interessengruppen.

Welche Schritte umfasst der Prozess?

Diese Frage zielt darauf ab, eine klare Vorstellung von den einzelnen Schritten oder Aktivitäten des Prozesses zu erhalten. Das Verständnis jeder Phase ist entscheidend für die Analyse und Optimierung.

Wie werden die Leistung und Effizienz des Prozesses gemessen?

Hierbei wird untersucht, welche Metriken oder Key Performance Indicators (KPIs = Schlüsselkennzahlen) verwendet werden, um die Leistung des Prozesses zu bewerten. Entsprechende Ziele sollten für diesen Schritt bereits bekannt oder definiert worden sein.

Wo liegen Ineffizienzen oder Engpässe im Prozess?

Diese Frage zielt darauf ab, Bereiche zu identifizieren, in denen der Prozess verbessert werden kann – sei es durch Zeitverzögerungen, unnötige Schritte, Ressourcenverschwendung oder andere Probleme.

Welche Risiken sind mit dem Prozess verbunden?

Hierbei wird bewertet, welche potenziellen Risiken der Prozess birgt, einschließlich operativer, finanzieller und rechtlicher Risiken.

Wie flexibel und anpassungsfähig ist der Prozess?

Diese Frage untersucht, wie gut der Prozess auf Veränderungen in der Umwelt, auf Marktveränderungen oder neue Technologien, aber auch auf Mitarbeiter-Ressourcen im Unternehmen reagieren kann.

Wie wird der Prozess durch Technologie unterstützt?

Hierbei wird die Rolle der Technologie im Prozess bewertet, einschließlich der Nutzung von Automatisierung, Software-Tools oder anderen technologischen Lösungen.

Wie ist der Prozess mit anderen Prozessen verknüpft?

Diese Frage betrachtet die Interdependenzen und Wechselwirkungen mit anderen Prozessen innerhalb der Organisation.

Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es?

Schließlich geht es darum, potenzielle Verbesserungen zu identifizieren – sei es durch Prozessneugestaltung, Implementierung neuer Technologien oder Änderungen in den Abläufen.

Durch das Stellen und Beantworten dieser Leitfragen können Organisationen und Unternehmen ihre Prozesse tiefgreifend verstehen und gezielte Maßnahmen zur Optimierung ergreifen.

Die richtige Anwendung des Prozessmanagements

Der Begriff des Prozessmanagements ist, wie im oberen Abschnitt bereits beschrieben, lediglich ein Überbegriff. Unter diesen fallen eine Vielzahl verschiedener Methoden, welche zur Anwendung des Prozessmanagements herangezogen werden.

Zu diesen Methoden zählen:

• Business Process Reengineering
• Change Management
• KAIZEN
• Lean Management
• Prozesskostenrechnung
• Prozessmodellierung
• Prozessoptimierung
• Prozessorganisation
• Prozesssteuerung
• Six Sigma

Wichtige Prozesskennzahlen im Überblick

Um die Prozessleistung und -qualität quantifizierbar machen zu können, müssen Kennzahlen herangezogen werden. Die Kennzahlen bzw. KPIs im Prozessmanagement dienen der Überwachung der Zielerreichung und können als Frühindikatoren auch Hinweise auf Risiken in einem Prozess liefern. Der Fokus der Kennzahlenauswahl sollte besonders auf der Vergleichbarkeit von Soll- und Ist-Werten liegen.

Bei der Auswahl der Prozesskennzahlen sollte jedoch nicht nur darauf geachtet werden, dass Soll- und Ist-Werte vergleichbar sind, sondern auch, dass die Kennzahlen die Zielerreichung unterstützen. Hierbei geht es in erster Linie nicht darum, möglichst viele Kennzahlen zu identifizieren, sondern darum, die relevantesten für die Prozesse zu finden.

Die KPIs dienen dazu, den Fortschritt zu verfolgen, Problembereiche zu identifizieren und die Leistung im Vergleich zu Zielen oder Standards zu bewerten. Beispiele für Prozesskennzahlen können Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Kosten pro Einheit, Kundenzufriedenheit und viele andere sein, je nach den spezifischen Zielen und Anforderungen des Prozesses.

Mitarbeiter und Prozessmanagement

Was wäre ein Unternehmen oder eine Organisation ohne seine Mitarbeiter? Auch im Prozessmanagement spielen sie eine zentrale Rolle, da sie sowohl Ausführende als auch Nutznießer der Prozesse sind. Ihre Beziehung zum Prozessmanagement ist vielschichtig und kann unter verschiedenen Aspekten betrachtet werden:

• Ausführung und Beteiligung: Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die die Geschäftsprozesse in der täglichen Praxis umsetzen. Ihre aktive Beteiligung und ihr Engagement sind entscheidend für den Erfolg des Prozessmanagements. Sie bringen wertvolle Einblicke und Erfahrungen in die Gestaltung und Verbesserung von Prozessen ein.
• Training und Kompetenzentwicklung: Für eine effektive Umsetzung von Prozessmanagement ist es wichtig, dass Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Dies umfasst das Verständnis für die zugrundeliegenden Prozesse, die Beherrschung der erforderlichen Tools und Techniken sowie die Entwicklung von Kompetenzen im Bereich Prozessoptimierung.
• Kommunikation und Feedback: Eine offene und transparente Kommunikation zwischen dem Management und den Mitarbeitern ist für das Prozessmanagement des Unternehmens unerlässlich. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge einzubringen, da sie oft am besten wissen, wo Prozesse ineffizient sind oder verbessert werden können.
• Motivation und Engagement: Die Einbeziehung von Mitarbeitern in den Prozess der Gestaltung und Verbesserung von Geschäftsabläufen kann ihre Motivation und ihr Engagement steigern. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Meinungen und Vorschläge wertgeschätzt werden, fühlen sie sich eher dem Erfolg der Prozesse verpflichtet.
• Veränderungsmanagement: Mitarbeiter sind oft direkt von Änderungen in Geschäftsprozessen betroffen. Daher ist es wichtig, sie im Rahmen des Veränderungsmanagements zu unterstützen. Dies kann Schulungen, Unterstützung bei der Anpassung an neue Abläufe und offene Diskussionen über Veränderungen und deren Auswirkungen umfassen.
• Kultur und Einstellung: Die Unternehmenskultur und die Einstellung der Mitarbeiter zum Prozessmanagement spielen eine entscheidende Rolle. Eine Kultur, die kontinuierliche Verbesserung, Eigeninitiative und Teamarbeit fördert, unterstützt die effektive Umsetzung von Prozessmanagement.

Mitarbeiter sind nicht nur Ausführende ihrer Aufgaben, sondern auch wichtige Stakeholder im Prozessmanagement. Ihre Beteiligung, ihr Wissen und ihre Einstellung sind entscheidend für die Entwicklung effizienter und effektiver Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen.

Fazit zum Prozessmanagement

Das Prozessmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Unternehmensalltags. Damit Prozesse effektiv ablaufen, ist eine kontinuierliche Überwachung unerlässlich. Hierbei sollte nicht nur der reibungslose Ablauf und das zuverlässige Erledigen der notwendigen Aufgaben, sondern auch die Erreichung der Ziele überwacht werden. Das Prozessmanagement liefert Ihnen hierfür zahlreiche Methoden und Kennzahlen, welche Sie bei diesem Vorhaben in Ihrem Unternehmen unterstützen.

Die ausgewählten Methoden und Kennzahlen sollten Sie regelmäßig überprüfen, um herauszufinden, ob diese für Ihre Prozesse noch geeignet sind.