Elektronische Rechnung per Email versenden: Was Sie beachten sollten

Von: Extern |
Datum: 31.08.2016

Immer mehr Unternehmen versenden heute ihre Rechnungen digital. Wer seine Forderungen als Elektronische Rechnung per E-Mail versenden möchte, hat jedoch bestimmte rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Was ist eine elektronische Rechnung (e-Rechnung)?

Eine elektronische Rechnung, ist eine Rechnung die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie muss dieselben Pflichtangaben enthalten, wie eine herkömmliche Rechnung in Papierform. Im Jahr 2011 wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz die elektronische Rechnung durch Änderung des §14 des Umsatzsteuergesetzes mit der klassischen Papierrechnung gleichgestellt, was dazu führte, dass die e-Rechnung der Papierrechnung in nichts mehr nachstand. Kurz zusammengefasst, sind die gängigsten Methoden eine elektronische Rechnung zu versenden:

  • Per Übertragung durch ein Faxgerät
  • Als Link zum Download über die Webseite
  • Als Anhang in einer E-Mail in Form einer PDF oder als DE-Mail

Aber auch anderer Möglichkeiten, wie der Versand über ein EDI-System (elektronischer Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten) sind möglich.

Ist die Rechnung per E-Mail rechtsgültig?

Bezugnehmend auf das im oben genannten Absatz erwähnte Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011, darf man seine PDF-Rechnung auch ohne Digitale Signatur per E-Mail versenden.

Zur Info: Die Digitale Signatur wir auch oft mit der Bezeichnung „elektronische Signatur“ oder „elektronische Unterschrift“ betitelt. Damit ist aber nicht gemeint, dass die eigene Unterschrift eingescannt wird und dann in digitaler Form vorliegt. Diese wäre nämlich sehr leicht zu fälschen was die Beweiskraft schmälern würde. Vielmehr wurde mit der Entwicklung der digitalen Signatur das Ziel verfolgt, eine der persönlichen Unterschrift äquivalente Sicherungsmethode zu entwickeln, die es einer Person ermöglicht auf elektronischem Wege Dokumente zu unterzeichnen. Gesichert wird die Unterschrift durch das Prinzip der Kryptographie. Durch verschlüsselte Hashwerte, kann die Integrität der Daten ermittelt und eventuelle Manipulation festgestellt werden. Zusammengefasst sollte die elektronische Signierung von allen einsehbar, aber nur vom Ersteller veränderbar sein. Somit ist die Digitale Signatur wie eine Unterschrift auf Papier rechtsgültig.

Einzige Voraussetzung ist, dass der Kunde oder Geschäftspartner dieser Form der Zustellung zugestimmt hat.

Diese Zustimmung muss nicht unbedingt immer ausdrücklich erfolgen: Sie gilt als erteilt, wenn der Empfänger die Rechnung, die er per Email erhalten hat, bezahlt.

Wer sichergehen will, dass ihm kein Ärger ins Haus steht, hält das Versenden der Rechnung per E-Mail in seinen AGB fest. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass das Unternehmen über das E-Mail Versenden einen formlosen Vertrag mit dem Empfänger abschließt. Diesen E-Invoicing-Vertrag darf man ebenfalls per E-Mail versenden.

Die Einwilligung des Rechnungsempfängers ist zwingend notwendig, wenn die E-Mail noch zusätzlich werbliche Informationen (Angebote etc.) enthält.

Welche Angaben Ihre elektronische Rechnung enthalten muss, erfahren Sie beispielsweise unter Pflichtangaben einer Rechnung. Wenn Sie Ihre Rechnung schreiben und dann per E-Mail verschicken, haben Sie dieselben Anforderungen zu erfüllen wie Absender von Papier-Rechnungen.

Elektronische Rechnungen sind in der Regel 10 Jahre lang im Original-Format elektronisch zu speichern, weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen und -pflichten finden Sie hier.

Vorteile der elektronischen Rechnung per E-Mail

Die PDF-Rechnung oder die mit einem Rechnungsprogramm erstellte E-Rechnung

  • lässt sich unkompliziert handhaben
  • vereinfacht innerbetriebliche Abläufe
  • spart Druckkosten
  • benötigt kein Porto
  • ist umweltfreundlich (kein Papier, Umschlag notwendig)
  • spart Buchhaltungs- und Archivierungskosten
  • erspart den Gang zur Post oder zum Briefkasten
  • benötigt keine Unterschrift
  • vereinfacht die Rechnungsprüfung (Kopieren und Laufzeiten entfallen)
  • ermöglicht schnelle Zustellung und damit baldigen Zahlungseingang
  • erleichtert den Zugang zu größeren Handelspartnern, die E-Rechnungen bevorzugen

Welche Anforderungen an die elektronische Rechnung müssen gegeben sein?

Vom Grundsatz her gelten die gleichen Inhaltsvorgaben für die e-Rechnung wie für die schriftliche Rechnung. Gemäß §14 des Umsatzsteuergesetzes gilt daher:

  • Die Echtheit der Rechnungsherkunft der Rechnung
  • Die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und
  • die Lesbarkeit muss gewährleistet sein

Daher galt es bis zur Aufhebung der Pflicht für die e-Rechnung, die Digitale Signatur zu verwenden. Nichtsdestotrotz kann die Digitale Signatur weiterhin verwendet werden, um die Echtheit der e-Rechnung zu gewährleisten.
Fehlt die elektronische Signatur, dann muss jedes Unternehmen für sich selbst festlegen, durch welche Maßnahmen es die genannten Faktoren die für die elektronische Rechnung nötig sind, verifizieren kann. Dies kann zum Beispiel eine innerbetriebliche Prüfung sein. Bei dieser Prüfung geht es darum, dass die Inhalte der Rechnung richtig sind, sprich die richtige Anschrift, die richtige Leistung und der richtige Zahlungsempfänger angegeben sind. Stimmen die Angaben, kann man wahrscheinlich davon ausgehen, dass die Rechnung echt ist.

Wie man richtig die elektronische Rechnung verschickt

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Sie schreiben Ihre E-Rechnung mit Excel oder Word und speichern sie am besten im PDF-Format. Nach dem Erstellen der PDF-Rechnung schicken Sie sie als Dateianhang in einer E-Mail an den Kunden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die PDF-Rechnung unter einem in den E-Mail-Text eingefügten Link zu speichern, sodass der Empfänger die Rechnung als PDF downloaden kann. Außerdem lässt sich die E-Rechnung bequem in den Text-Teil der E-Mail integrieren.

Welche Variante für das Unternehmen sinnvoll ist, hängt von der Anzahl der zu verschickenden E-Rechnungen ab. Kleinere Betriebe senden sie als PDF-Rechnung im E-Mail-Anhang oder als Text in der E-Mail. Wer viele Forderungen hat, versendet in der Regel mithilfe der ERP-Software automatisch erstellte E-Rechnungen.

Einfache Rechnungsprogramme sind so konzipiert, dass man nach dem Erstellen der E-Rechnung einfach auf den Button “Senden” klickt und die E-Mail-Adresse des Empfängers eingibt.

Ist ein Rechnungsprogramm sinnvoll?

Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen mit Computerprogrammen wie Word und Excel. Diese Software ist für kleinere Betriebe mit wenigen E-Rechnungen und einer überschaubaren Warenwirtschaft völlig ausreichend.

Excel und Word erfordern viele einzelne Arbeitsschritte und sind daher zeit- und kostenintensiv. Außerdem ist das Risiko höher, dass das Erstellen der PDF-Rechnung fehlerhaft ist. Beide Standard-Programme lassen keine Kontrolle zu, ob die rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. So kann beispielsweise eine versehentlich doppelt vergebene Rechnungsnummer zu rechtlichen Schwierigkeiten führen.

Da die Arbeitsschritte per Hand erledigt werden, ist das Rechnungsschreiben zeit- und kostenintensiv.

Beim Einsatz professioneller Rechnungssoftware sind Fehler nahezu ausgeschlossen, da die gesetzlichen Vorgaben bereits integriert sind. Außerdem lässt sie sich mitunter sogar noch attraktiv gestalten. Sie erledigt alle routinemäßig anfallenden Arbeitsschritte automatisch (Vergabe von Rechnungsnummern, Einsetzen des Tagesdatums etc.) und bietet eine schnelle und unkomplizierte Verwaltung von Kundendaten und Produkten/Leistungen.

Man kann mit Hilfe der Software Offene-Posten-Listen und Statistiken führen und Mahnungen erstellen. Fehlerhafte Rechnungen werden storniert und einfach neu erstellt.

Modular aufgebaute Programme haben oft Schnittstellen, über die die Daten an andere Programme verschickt werden können. So lässt sich die Doppelt-Erfassung von Daten vermeiden.

Kunden, die behaupten, ihre E-Rechnung nicht erhalten zu haben, diesen sendet man sie einfach noch einmal zu und erwähnt dabei ausdrücklich, dass es sich lediglich um eine Kopie der E-Rechnung handelt. Auch eine In-Verzug-Setzung ist in diesem Fall möglich (und angebracht, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden).

Weitere Informationen über Rechnungsprogramme und ERP-Software finden Sie unter Rechnungsprogramm oder Word und Excel?

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