Rechnungsprogramm oder Word und Excel?

Rechnungen schreiben Unternehmer oder Selbstständige oft mit Word, Excel oder vergleichbaren Computerprogrammen.
Bei einer geringen und überschaubaren Anzahl von Rechnungen sowie bei einfacher Waren- bzw. Dienstleistungsstruktur sind Word und Excel zum Erstellen der Rechnungen einfache und ausreichende Tools. Die Anschaffung eines Rechnungsprogramms wird oft gar nicht in Betracht gezogen oder auf „irgendwann später“ verschoben.

Mit zunehmender Komplexität der Abläufe im Rechnungswesen und der Waren- bzw. Dienstleistungsstruktur reicht es oft nicht mehr aus, die Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen, weshalb sich viele Unternehmer und Selbstständige dann für ein Rechnungsprogramm entscheiden.

Wir vergleichen beide Varianten und ihre Vor- und Nachteile nach den Kriterien:

1. Organisatorisch
2. Rechtlich
3. Wirtschaftlich
4. Image

Rechnungen schreiben mit Word und Excel: Vorteile

Organisatorische Vorteile

• Auf den meisten Computern vorhanden
• Anwendung ist bekannt – einfach
• Rechnungsvorlagen im Internet leicht erhältlich
• Excel kann auch Berechnungen (Formeleingabe) ausführen

Rechtliche Vorteile
Keine

Wirtschaftliche Vorteile
Keine bzw. geringe Anschaffungskosten

Imagevorteile
Nur mit großem Aufwand

Rechnungen schreiben mit Word und Excel: Die Nachteile

Organisatorische Nachteile
Viel manuelle Arbeit erforderlich: Der Anfang einer Rechnungserstellung ist oft das Kopieren einer „alten“ Rechnung. Dann die neue Adresse eintragen, die Rechnungsnummer einzeln vergeben, das Datum anpassen, Artikel und Dienstleistungen einzeln eintragen, Beträge errechnen und addieren, Mehrwertsteuersätze und -beträge errechnen bzw. prüfen. Nach der Fertigstellung einen Ausdruck bzw. ein PDF erstellen und per Post bzw. per E-Mail versenden. Dann noch den Zahlungseingang beobachten, ggf. mahnen, und schließlich den Zahlungseingang verbuchen.
Diese vielen kleinen händischen Schritte brauchen Zeit und erhöhen zugleich das Fehlerrisiko.

Rechtliche Nachteile
Die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung werden von Word bzw. Excel nicht geprüft bzw. berücksichtigt. So darf zum Beispiel eine Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden und die Rechnungsnummernvergabe muss im Ganzen nachvollziehbar sein. Diesen Anforderungen werden weder Word noch Excel gerecht. Weitere Informationen zu den Pflichtangaben einer Rechnung finden Sie in unserem Blogbeitrag.

Wirtschaftliche Nachteile
Langfristig gesehen werden immer wieder die gleichen Arbeitsschritte erledigt. Einfache Abläufe müssen von Hand immer wieder durchgeführt werden. Das bedeutet einen vergleichsweise hohen Aufwand von Arbeitszeit.

Imagenachteile
Word- und Excel-Rechnungen sind meistens schlicht und einfach in der Gestaltung, die Möglichkeiten für einheitliche Layouts und etwas anspruchsvolleres Design sind sehr begrenzt, ansprechende Gestaltung ist zwar möglich, aber nur mit erhöhtem Aufwand.
Da Ihre Rechnung auch ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen und Ihre Dienste ist, können Sie mit einer ansprechenderen Gestaltung Ihrer Rechnungen punkten. Die meisten Rechnungsprogramme enthalten schön gestaltete Vorlagen und die Möglichkeit zur individuellen, freien Gestaltung Ihrer Rechnungsformulare. Mit Word und Excel verschenken Sie vielleicht etwas „guten Eindruck“ beim Kunden.

Vorteile eines Rechnungsprogramms

Organisatorische Vorteile
Ein Rechnungsprogramm beziehungsweise eine kaufmännische Software bringt Ordnung in Ihre Abläufe. Ein großer Teil der immer wieder anfallenden Arbeiten wird durch ein Rechnungsprogramm automatisch abgearbeitet und schafft dem Selbstständigen neuen Freiraum. So vergibt beispielsweise eine Rechnungssoftware automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer und setzt das aktuelle Datum ein. Verwaltungsfunktionen im Hintergrund organisieren für Sie schnell und übersichtlich die Adressdaten und Artikel/Dienstleistungen, die Sie für ihre Rechnung benötigen und vieles mehr.

Eine kaufmännische Software bietet in der Regel über das bloße Erstellen einer Rechnung hinaus weitere administrative Tätigkeiten wie zum Beispiel

1. Führen einer Offenen-Postenliste
2. Erstellen einer Rechnungsliste zum Export für den Steuerberater bzw. das Finanzamt
3. Leichte Mahnungserstellung bzw. einfacher Mahnungsversand
4. Darstellung von Auswertungen und Statistiken zum Unternehmen auf Knopfdruck

Rechtliche Vorteile
Ein Rechnungsprogramm beachtet viele der rechtlichen Vorgaben im Bezug auf Rechnungsinhalte und Rechnungsstellung (mehr Info: Pflichtangaben einer Rechnung). So sorgt ein gutes Rechnungsprogramm dafür, dass Rechnungen im Nachhinein nicht mehr korrigiert werden können. Rechnungen, die einmal geschrieben wurden, dürfen nur storniert und dann wieder neu geschrieben werden. Darauf legt das Finanzamt bei einer Prüfung großen Wert.

Wirtschaftliche Vorteile
Bei einer nachhaltigen Betrachtung bietet ein Rechnungsprogramm eine höhere Effektivität in der Buchhaltung und spart so Arbeitszeit. Auch wenn höhere Anschaffungskosten bzw. Mietkosten anfallen, als bei Word/Excel, ist die Arbeit mit einem Rechnungsprogramm in der Regel trotzdem günstiger für’s Unternehmen, da sich die Anschaffungskosten in der Regel nach wenigen Jahren amortisiert haben.
Hohe Anschaffungskosten können gegebenenfalls durch ein modulares Programm mit günstigem Einstiegspreis und mehreren Ausbaustufen entgegengewirkt werden. Viele Rechnungsprogramme bieten Schnittstellen für die Weitergabe der Daten an andere Programme. Dies spart dann auch die oft erforderliche und zeitraubende Doppelerfassung von Daten.

Imagevorteile
Ein Rechnungsprogramm bietet meistens komfortablere und einfachere Gestaltungs- und Layoutfunktionen für Ihre Rechnungsformulare, als Word und Excel das tun. Da Ihre Rechnungen und Belege auch eine Außenwirkung haben, ist es sinnvoll, hier mit guter Gestaltung einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Auch in der Kommunikation mit Kunden, bei Fragen zu Zahlungen oder Außenständen sind Sie einfach besser organisiert und aufgestellt, finden die Informationen schneller und sind so verbindlicher.

Nachteile eines Rechnungsprogramms

Organisatorische Nachteile
Ein gewisser Einrichtungsaufwand (Installation, Individuelles Einrichten, Dateneingabe etc.) ist einmal erforderlich.

Rechtliche Nachteile
Keine

Wirtschaftliche Nachteile
In der Regel sind mit einem Rechnungsprogramm höhere Anschaffungskosten im Vergleich zu Word/Excel verbunden.

Imagenachteile
Keine

 So, nun kennen Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile von Word und Excel im Vergleich zu einem Rechnungsprogramm. Jetzt müssen Sie nur noch überlegen:
Bin ich schon an dem Punkt, dass ich für mein Unternehmen oder meine Tätigkeit ein Rechnungsprogramm brauche – und wenn ja – wie finde ich das richtige Programm für mich und mein Unternehmen?

Ab wann ist der Einsatz eines Rechnungsprogrammes sinnvoll?

Eine Faustregel als Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Dennoch gilt: Je eher Sie ein Rechnungsprogramm einsetzen, umso besser.

Der administrative Teil Ihres Geschäfts sollte einen möglichst kleinen Teil Ihrer Arbeitszeit einnehmen, damit Sie für Ihr Kerngeschäft Zeit und den Kopf frei haben. Ein Rechnungsprogramm schafft Struktur und gibt Abläufe vor, davon profitiert bereits ein kleines Unternehmen, besonders, wenn es zu wachsen beginnt, denn dann ist Struktur und Ordnung wertvoll und zielführend.

Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie Ihre Kundendaten auch ganz einfach für Mailings nutzen. Oder Ihre Offenen Posten automatisch mit dem Bankkonto abgleichen und verbuchen. Sie können Ihrem Steuerberater Zugriff auf das Rechnungsprogramm einrichten, so gibt es weniger Schnittstellen und Kommunikationshürden. Es ergeben sich Möglichkeiten über das Schreiben von Rechnungen hinaus, die Ihnen Mühe und Arbeit einfach abnehmen und zukunftsweisend für Ihre Unternehmen sind.

Wie finde ich das richtige Rechnungsprogramm?

Um die richtige Software zu finden, ist es sinnvoll, die eigenen Abläufe zu betrachten und auch ein wenig in die Zukunft zu schauen.

Überlegen Sie:

• Welche Funktionen im Rechnungsprogramm brauche ich für mein Unternehmen?
• Welche manuellen Eingaben kann eine Rechnungssoftware für mich ersetzen?
• Wird eine komfortable und hochwertige Lösung für administrative und technische Rundum-Betreuung benötigt, die möglichst viele administrative Aufgaben übernimmt, oder soll zunächst nur die Rechnungsstellung an sich optimiert werden?
• Wie viele Rechnungen schreibe ich im Monat?
• Wie viele Personen schreiben Rechnungen/sollen Rechnungen schreiben?
• Können die Mitarbeiter die abzurechnenden Positionen selbst erfassen/eintragen?
• Welche weiteren Abläufe kann ich mir vorstellen, auch durch eine Software zu erledigen?
• Welchen Grad der Automatisierung kann ich mir für mein Unternehmen vorstellen?
• Kann das Programm mitwachsen? Ihr Rechnungsprogramm sollte Erweiterungsmöglichkeiten, beispielsweise durch weitere Ausbaustufen oder Module bieten.
• Bietet das Rechnungsprogramm Schnittstellen für die Bereitstellung der Daten für andere Programme?