Reisekosten

Datum: 21.01.2019

Der deutsche Reisemarkt boomt. Doch nicht nur private Reisen haben ihren Anteil daran. Dienstreisen und Geschäftsreisen nehmen seit 2009 kontinuierlich zu. Im Jahr 2017 lag die Anzahl bei 187,5 Millionen Reisen in deutschen Unternehmen. Die Gesamtkosten beliefen sich auf 52,5 Millionen Euro. Doch was fällt eigentlich unter Reisekosten? Welchen Unterschied gibt es zwischen Angestellten und Selbständigen? Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.

Was sind Reisekosten?

Welche Ausgaben darunter fallen, regelt das Reisekostenrecht, das in seiner jetzigen Fassung seit dem 01. Januar 2014 gilt. Zuvor existierte kein gesetzliches Gesamtkonzept. Statt vieler paralleler Regelungen und Einzelfallentscheidungen sollte die Reform die Rechtsprechung vereinfachen und entbürokratisieren. Sie regelt unter anderem die Höhe der steuerfreuen Erstattung, den Freibetrag und die Berücksichtigung in der Einkommensteuererklärung.

Es gibt die folgenden Kostenarten:

  1. Transport-/Fahrtkosten
  2. Verpflegungsmehraufwand
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

1. Transport-/Fahrtkosten

Reisekosten | microtech.de
Reisekosten: Transportkosten

Unter diese Kosten fallen Ausgaben für die Nutzung eines Fahrzeuges, Mietwagens oder Taxis sowie für Tickets in öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn, Flugzeug oder Fähre. Daher sollten alle Belege sorgfältig aufbewahrt und am besten sofort digitalisiert werden.
Nutzt ein/e Reisende/r das eigene Privatfahrzeug, können die Fahrtkosten auf drei Arten berechnet werden:

1.1 Kilometerpauschale:

Unabhängig der Einzelkosten rund um das Fahrzeug wird ein pauschaler Betrag pro gefahrenen Kilometer angenommen:

  1. Mit dem Auto: 0,30 Euro
  2. Mit dem Motorrad/Motorroller: 0,20 Euro
  3. Mit dem Fahrrad: 0,00 Euro

1.2 Einzelnachweis:

Hierbei werden die Gesamtkosten (unter anderem Steuern, Haftpflicht, Versicherung, Reparaturen) rund um das Fahrzeug herangezogen. Diese müssen natürlich belegt sein. Sie werden dann auf die Kilometer, die laut Fahrtenbuch gefahren wurden, angewendet.

1.3 Individueller Kilometersatz:

Können diese Aufwendungen über einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten nachgewiesen werden, ist es möglich, einen individuellen Kilometersatz pro Fahrzeug zur Berechnung heranzuziehen. Das lohnt sich natürlich, wenn dieser errechnete Satz über der Standard-Kilometerpauschale von 0,30 Euro/km liegt. Auch hierfür ist ein Fahrtenbuch notwendig.
Die Fahrt zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte fällt übrigens nicht unter die Reisekosten. Arbeitnehmer können sie aber durchaus als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Falls der oder die Reisende einen Dienstwagen nutzt, handelt es sich um Betriebsausgaben des Arbeitgebers.

2. Verpflegungsmehraufwand

Für 2019 gelten als Verpflegungsmehraufwand die folgenden Pauschalen für Reisen im Inland:


Reisekosten: Verpflegungspauschale | microtech.de
Reisekosten: Verpflegungspauschale
Kleine PauschaleZwischen acht und 24 Stunden oder An-/Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise12,00 Euro
Große PauschaleMehr als 24 Stunden24,00 Euro

Kürzung der Verpflegungspauschale

Falls z.B. in der Hotelrechnung die Verpflegung ausgewiesen und vom Arbeitgeber beglichen wurde, werden diese Kosten von der großen Pauschale abgezogen:


Große Pauschale24,00 Euro
Frühstück– 20 Prozent– 4,80 Euro
Mittagessen– 40 Prozent– 9,60 Euro
Abendessen– 40 Prozent– 9,60 Euro

Rechenbeispiel für eine Reisekostenabrechnung

Die Marketingleiterin eines Unternehmens nimmt an einer Messe in Berlin teil. Sie fährt am Montagnachmittag um 15 Uhr mit dem Zug nach Berlin und übernachtet dort in einem Hotel. Das Frühstück am nächsten Morgen lässt sie aus, nimmt aber später das Abendessen ein, das auf der Hotelrechnung ausgewiesen wird. Am folgenden Tag fährt sie nach dem Frühstück und einigen Terminen wieder nach Hause. Dort kommt sie gegen 19:00 Uhr an.
Daraus ergibt sich die folgende Rechnung:


Tag 1 (Anreise)Kleine Pauschale12,00 Euro
Tag 2 (Messe)
Abendessen
Große Pauschale
abzgl. 40 Prozent
+ 24,00 Euro
– 9,60 Euro
Tag 3 (Abreise)
Frühstück
Kleine Pauschale
abzgl. 20 Prozent
+ 12,00 Euro
– 4,80 Euro
Endbetrag33,60 Euro

Verpflegungsmehraufwand für Reisen ins Ausland:

Da diesen Pauschalen die Lebenshaltungskosten zugrunde liegen und diese sich je nach Land unterscheiden, variieren die Pauschbeträge für Geschäfts- und Dienstreisen im Ausland. Für 2019 wurden diese Sätze bei 34 Ländern angepasst. Selbständige und Freiberufler können diese Pauschale übrigens nicht in Anspruch neben. Mehr dazu später.

Kostenloser Download der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Reisekosten: Pauschalbeträge für Auslandsreisen zum Download
Reisekosten: Pauschalbeträge für Auslandsreisen zum Download

3. Übernachtungskosten

Auf einer Dienst- oder Geschäftsreise übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Übernachtung. Entweder erfolgt dies über die tatsächlichen Belege oder über eine Pauschale. Falls die Übernachtung auch das Frühstück und eventuell das Mittag- und Abendessen beinhaltet, achten Sie darauf, dass diese Positionen auf der Rechnung einzeln ausgewiesen sind.

Reisekosten: Pauschalbeträge für Auslandsreisen zum Download
Reisekosten: Pauschalbeträge für Auslandsreisen zum Download
Übernachtungen unterliegen einem Umsatzsteuersatz von 7%, die Verpflegung und sonstige Leistungen 19%. Diese müssen jeweils nachweisbar sein. Bietet ein Hotel viele Einzelleistungen mit 19%iger Umsatzsteuer an, darf es aus Vereinfachungsgründen pauschal auf 20% der Gesamtsumme diesen Steuersatz anwenden. Durch diese „Service-Pauschale“ oder „Business Paket“ muss das Hotel nicht alle Leistungen einzeln aufführen. Dazu gehören zum Beispiel:
  • Die Nutzung des WLAN
  • Reinigungs- und Bügelservice
  • Transfer zum oder vom Hotel
  • Gepäcktransport
  • Die Nutzung von Fitnessgeräten
  • Parkplatzgebühren des Hotels

Die Kosten für die Verpflegung können mit der Verpflegungspauschale (siehe 2. Verpflegungsmehraufwand) herausgerechnet werden.

4. Reisenebenkosten

Natürlich fallen bei einer Reise nicht nur Transport-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten an. Sofern man sie glaubhaft belegen kann, können weitere Kosten abgerechnet werden, zum Beispiel:

  • Parkgebühren, Maut, Straßenkarten
  • Schadensersatz im Falle eines Verkehrsunfalls
  • Gebühren für eine berufliche Telefon-, Fax- oder Internetnutzung sowie Porto
  • Trinkgeld (auch über Eigenbeleg)
  • Stornierungs- oder Umbuchungskosten
  • Gepäckaufbewahrung und -beförderung
  • Wertverlust bei gestohlenem Gepäck (außer Geld und Schmuck)

Die Kosten für persönliche Gespräche oder für die Nutzung von hoteleigenen Angeboten wie Sauna, Massage oder Pay TV zählen nicht zu den Reisenebenkosten.

Reisenebenkosten | microtech.de
Reisekosten: Reisenebenkosten

Gibt es Unterschiede bei der Reisekostenabrechnung von Angestellten und Selbständigen?

Reisekosten als Angestellte

Besonders wichtig für Angestellte ist die „erste Tätigkeitsstätte“, die im Reisekostenrecht erstmals ausführlich definiert wurde. Damit ist der Betrieb des Arbeitgebers, ein damit verbundenes Unternehmen oder eine vom Arbeitgeber bestimmte dritte Partei (z.B. ein Kunde) gemeint. Kriterium ist eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu dieser Tätigkeitsstätte. Das bedeutet entweder für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, länger als 48 Monate oder unbefristet. Das Home Office gehört nicht dazu.

Pro Dienstverhältnis kann ein Arbeitnehmer maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Alle anderen gelten als auswärtige Tätigkeitsstätten. Sobald ein Arbeitnehmer außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte aus beruflichen oder betrieblichen Gründen tätig ist, liegt eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ vor, wodurch Kosten anfallen.

Der Arbeitgeber kann angefallene Reisekosten auf drei Wegen erstatten:

  • Der Arbeitgeber ersetzt die angefallenen Ausgaben, die als Werbungskosten abziehbar wären. Diese Zahlung unterliegt nicht der Sozialversicherung und muss nicht versteuert werden. Falls sie die tatsächlichen Ausgaben nicht deckt, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.
  • Zahlt der Arbeitgeber feste Sätze für Dienst- oder Geschäftsreisen, ist nur der Anteil steuerfrei, der auch als Werbungskosten gelten könnte. Falls der erstattete Betrag darüber hinaus geht, ist es möglich, dass Lohnsteuer auf die Differenz fällig wird.
  • Wenn der Arbeitgeber Reisekosten pauschal erstattet, bleibt der Betrag bis zur Höhe der Pauschbeträge steuerfrei. Eine Erstattung darüber hinaus (bis maximal zur doppelten Höhe der Pauschbeträge) wird mit 25% vom Arbeitgeber versteuert.

Reisekosten: Abrechnung | microtech.de
Reisekosten: Abrechnung

Wie rechnen Selbständige und Freiberufler Reisekosten ab?

Diese gelten bei Selbständigen, Freiberuflern und Freelancern als Betriebsausgaben in der EÜR oder in der Gewinn- und Verlustrechnung. Entsprechend kritisch betrachtet das Finanzamt dieses Thema. Dies beginnt bereits damit mit einem notwendigen Nachweis, dass die Reise tatsächlich beruflich und nicht privat veranlasst war. Dies kann zum Beispiel mittels einer Einladung durch einen Geschäftspartner oder einem Nachweis zur Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme erfolgen.
Ebenso wie bei Angestellten gelten bei Nicht-Angestellten die vier verschiedenen Kostenarten und ihre Definitionen (Ausnahme: Übernachtungskosten, siehe unten):

  1. Transport-/Fahrtkosten
  2. Verpflegungsmehraufwand
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

Im Unterschied zu Angestellten können allerdings Selbständige und Freiberufler Übernachtungskosten als volle Betriebsausgabe geltend machen. Sie unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7% und sind vorsteuerabzugsfähig. Dadurch gelten aber auch nicht die Pauschalen für Auslandsreisen. Es dürfen nur die tatsächlichen Ausgaben angegeben werden.

Hinweis: Dieser Artikel soll lediglich einen Überblick geben. Er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und obwohl er mit größter Sorgfalt recherchiert und geschrieben wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.

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