Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht rückt das Thema Revisionssicherheit immer mehr in den Fokus. Doch was ist damit genau gemeint? Was das ist, welche gesetzlichen Anforderungen auf Sie zukommen und wie Sie diese umsetzen, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Mit Revisionssicherheit bzw. revisionssicherer Archivierung ist gemeint, dass Sie Ihre Daten sicher digital aufbewahren – aber nicht irgendwie, sondern unter Einhaltung all Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen in puncto
- Ordnungsmäßigkeit,
- Vollständigkeit,
- Sicherheit,
- Verfügbarkeit,
- Nachvollziehbarkeit,
- Unveränderlichkeit und
- Zugriffsschutz.
Hierfür wurden die sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – ins Leben gerufen.
ACHTUNG: Revisionssicher bezieht sich in Bezug auf die elektronische Archivierung nicht nur auf Ihre Hard- und Software. Zur revisionssicheren Archivierung gehört auch die Anpassung Ihrer Unternehmensprozesse an die GoBD.
Ist Revisionssicherheit das gleiche wie Datensicherheit?
Nein, Revisionssicherheit und Datensicherheit sind keine Synonyme. Aber sie gehören beide zur revisionssicheren Archivierung. Ersteres ist das Archivieren bzw. das Speichern von Originaldokumenten als Datei, die Sie nicht verändern können. Letzteres ist die Wiederherstellung von gelöschten oder überschriebenen Datensätzen (Backups).
Welche Anforderungen müssen Sie bei der revisionssicheren Archivierung erfüllen?
Die oben genannten Grundsätze (GoBD) stammen vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) und regeln, worauf Unternehmen hinsichtlich der elektronischen Buchhaltung achten müssen. Jeder Unternehmer muss sich an dieser revisionssicheren Archivierung orientieren:
- Freiberufler
- Einzelunternehmer
- Gesellschafter
- Geschäftsführer
Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auch auf steuerrechtliche Daten. In Kapitel drei der GoBD sind die „Allgemeinen Anforderungen“ für Revisionssicherheit gelistet.
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1. GoBD-Kapitel 3.1: Nachvollziehbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit
Sie müssen jedes Dokument protokollieren, das Sie revisionssicher archivieren. Auf welchem Wege das Dokument dort hingelangt, spielt keine Rolle. Sie müssen nachweisen können, wann und durch wen das Dokument (elektronisch oder physisch) im Archiv gelandet ist. Alle Veränderungen innerhalb der Dokumente müssen nachvollziehbar sein.
2. GoBD-Kapitel 3.2.1: Vollständigkeit
Das Kriterium Vollständigkeit ist nicht durchs bloße Archivieren Ihrer Rechnungen erfüllt. Dafür müssen Sie sämtliche steuerrechtlich relevante Datenobjekte ausnahmslos erfassen und Ihre Prozesse entsprechend abbilden, sodass wirklich alle Informationen im Archiv landen (z. B. der dazugehörige E-Mail-Verkehr).
3. GoBD-Kapitel 3.2.2: Richtigkeit
Das originale und das digitale Dokument müssen übereinstimmen. Wenn Sie Dokumente einscannen, sollten Sie die Lesbarkeit überprüfen. Angenommen, der Kontrast ist zu gering, wodurch das digitale Dokument nicht lesbar ist. Dann müssen Sie den Kontrast nach dem Scan nachbessern und diese Anpassung dokumentieren.
4. GoBD-Kapitel 3.2.3: Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen
Sie dürfen die zu scannenden Dokumente nicht ewig in einem Zwischenlager wie Schubladenboxen, Ordnern oder Fächermappen parken. Größere Unternehmen nutzen Scanning-Strecken, um ihre Dokumente unmittelbar nach Eingang digital zu archivieren.
5. GoBD-Kapitel 3.2.4: Ordnung
Achten Sie von Anfang an auf Ordnung und Struktur, denn jedes Dokument hat eine Aufbewahrungsfrist. Sobald diese abläuft, können Betroffene von ihrem Recht auf Löschung Gebrauch machen. Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darf ein entsprechendes Löschkonzept nicht fehlen.
6. GoBD-Kapitel 3.2.5: Unveränderbarkeit
Mit Unveränderbarkeit ist gemeint, dass Sie Dokumente auf einer Hardware sichern, die das nachträgliche Verändern oder Manipulieren unmöglich macht. Änderungen sind dadurch immer noch zulässig, allerdings werden sie entsprechend dokumentiert und auch das Original ist weiterhin einsehbar.
Was müssen, können und sollten Sie revisionssicher archivieren?
Einige Dokumente müssen Sie, andere können Sie revisionssicher archivieren. Als Unternehmer sollten beide Kategorien in Ihrem Interesse sein.
Was Sie revisionssicher archivieren müssen
Die Revisionssicherheit wird von Ihnen für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente mit steuerrechtlich relevanten Informationen gefordert. Dazu zählen unter anderem Geschäftsbücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Mails, Handels- und Geschäftsbriefe, Personalakten, Vertragsunterlagen, Compliance-Dokumente und Inventare sowie Jahresabschlüsse. Je nach Dokument gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren.
Was Sie revisionssicher archivieren können und sollten
Es ist sinnvoll, all Ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren.
- Einheitlichkeit: Das einheitliche System spart Ihnen manuellen Arbeitsaufwand und beugt Fehlern vor.
- Selbstschutz: Belegen Sie Ihre eigenen Aussagen mit den entsprechenden Dokumenten.
- Transparenz: Sie können Fragen schneller beantworten und vermeiden Datenredundanzen.
- Sicherheit: Sie können die Dokumente weder absichtlich noch versehentlich löschen.
Warum ist das Thema Revisionssicherheit in der heutigen Zeit so wichtig?
Dafür gibt es zwei Gründe: zum Schutz Ihrer Daten und weil es der Gesetzgeber so will. Die Revisionssicherheit sollte schon allein in Ihrem Interesse sein, um Fälschung oder Manipulation vorzubeugen und dies im Zweifel beweisen bzw. nachweisen zu können.
Zudem ist die Rechtssicherheit ein wichtiger Aspekt für alle Unternehmer: Laut dem Wachstumschancengesetz muss grundsätzlich jedes Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Spätestens jetzt sollten Sie sich also mit der digitalen Rechnungsverarbeitung und einem revisionssicheren Archiv auseinandersetzen. Die Details inklusive der geltenden Übergangsregelungen und Ausnahmen lesen Sie in unserem Blog-Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Alternativ laden Sie sich hier direkt unser umfangreiches Whitepaper zur E-Rechnungspflicht herunter. Es enthält unter anderem eine Checkliste für Ihre Umstellung und Optimierung.
Wie sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für Revisionssicherheit?
Elektronische Archivierungssysteme müssen in Deutschland einige Anforderungen erfüllen. Diese leiten sich unter anderem aus diesen Verordnungen und Regelungen ab:
- Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
- Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
- Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Fazit: Mit einem DMS wird die Sicherstellung der revisionssicheren Archivierung in Ihrem Unternehmen ein Klacks!
Die Zeiten, in denen Sie sich in puncto Archivierung nur mit den Aufbewahrungsfristen beschäftigen mussten, sind vorbei. Was zunächst nach Mehraufwand klingt, hat allerdings viele Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftspartner. Mit einem Dokumenten-Management-System erfüllen Sie alle Vorgaben des Gesetzgebers und ersparen Ihren Mitarbeitern vor allem wertvolle Zeit und Nerven.
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