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Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Die komplette Übersicht

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Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Die komplette Übersicht

Mit einem Warenwirtschaftssystem (Wawi) steuern und optimieren Unternehmen sämtliche Prozesse, die mit der Verwaltung von Produkten und Warenbewegungen in Zusammenhang stehen. Im Wesentlichen sind dies die Abläufe in den Bereichen Beschaffung, Lagerhaltung und Absatz. Rund um das Thema Warenwirtschaftssysteme tauchen in der Praxis regelmäßig eine Reihe von Fragen auf. Diese beantworten wir auf dieser Seite vollständig und im Detail.


Definition – Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Bei einem Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi-System oder WWS) handelt es sich um eine Software, die den kompletten Warenfluss in einem Unternehmen abbildet und unterstützt. Dies beginnt bei der Beschaffung von Waren, erstreckt sich über die Lagerwirtschaft und reicht bis hin zum Verkauf.

Dreh- und Angelpunkt von WaWi-Systemen sind die Artikel (Produkte). Sie werden einmalig angelegt und dann für die Buchung verschiedener Belege und Warenbewegungen herangezogen. Darunter befinden sich Bestellungen ebenso wie der Wareneingang, lagerinterne Umbuchungen, Verkäufe und Rücknahmen. Die Artikelstammdaten stehen in den meisten WaWi-Systemen zudem für sämtliche Absatzkanäle zur Verfügung – sowohl online als auch offline (stationär).

Alle durchgeführten Aktionen werden im Warenwirtschaftssystem gespeichert und dokumentiert, sodass sie später für verschiedene Auswertungen und Statistiken herangezogen werden können. Auf dieser Grundlage ist es dann möglich, fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen.


Unterschiede und Gemeinsamkeiten zum ERP-System

Teilweise werden die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System synonym verwendet, was jedoch nicht korrekt ist. Die Systemarten haben einen unterschiedlichen Schwerpunkt. Bei WaWi-Systemen liegt dieser Fokus klar beim Materialfluss. ERP (Enterprise Resource Planning)-Software besitzt hingegen einen deutlich größeren Funktionsumfang.

Der Funktionsumfang von ERP-Systemen umfasst zwar die Warenwirtschaft, darüber hinaus jedoch noch mehr Funktionsbausteine, mit denen sich in Summe alle Geschäftsprozesse im Betrieb planen, steuern und überwachen lassen. So werden durch ERP beispielsweise die Bereiche Personal, Finanzwesen und Controlling unterstützt, was bei einem WaWi-System im Regelfall nicht zutrifft. Der Branchenfokus ist bei Warenwirtschafts-Software etwas enger. Denn WaWi-Systeme richten sich vordergründig an Branchen, deren Kerngeschäft eng mit Warenbewegungen zusammenhängt (vgl. Abschnitt „Für welche Branchen eignet sich ein Warenwirtschaftssystem?“). ERP ist hingegen breiter einsetzbar – unter anderem auch im Dienstleistungssektor und in der Industrie.


Ziele und Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Das übergeordnete Ziel eines WaWi-Systems ist es, Prozesse zu optimieren und Transparenz zu schaffen. Hierbei löst es eine ganze Reihe klassischer Probleme im Unternehmen, die bereits ab verhältnismäßig kleinen Sortimenten auftreten.

Lagerverwaltung mit Warenwirtschaftssystem
Zentrale Vorteile eines WWS sind ein strukturiertes Lager und eine Mengenoptimierung der gelagerten Artikel.

Zunächst sorgt ein Warenwirtschaftssystem für eine strukturierte Lagerhaltung. Es schafft vollständige Transparenz auf Artikelebene hinsichtlich der aktuellen Bestände und Lagerplätze. Auch der Gesamtlagerbestand und damit zusammenhängende Kennzahlen lassen sich auf einfache Weise auswerten, während dies ohne WaWi-System nur durch manuelle Inventur möglich ist.

Ein WWS erlaubt es zudem, die Lagerbestände zu optimieren. Hierfür hat es im Regelfall Funktionen für die (teil-)automatisierte Disposition an Bord. Aufgrund vorliegender Daten werden hierbei optimale Bestandsmengen und Bestellzeitpunkte berechnet. Auf dieser Basis erfolgt wiederum die Generierung von Bestellvorschlägen und Bestellungen bei Lieferanten.

Auch im Verkauf bieten WaWi-Systeme mehrere Vorteile. Dies gilt insbesondere dann, wenn die eingesetzte Software sämtliche Verkaufskanäle unterstützt. Denn somit ist sichergestellt, dass Bestände und Verfügbarkeiten sowohl im Ladengeschäft als auch im E-Commerce jederzeit synchron und aktuell sind. Das Risiko von Leerverkäufen über Online-Shops oder Marktplätze wird somit deutlich minimiert.

Des Weiteren sind folgende Vorteile von Warenwirtschafts-Software zu nennen:

  • Zuverlässiges, strukturiertes Einkaufs- und Bestellwesen
  • Zentrale Datenbasis für alle Kernprozesse
  • Verbesserte Kollaboration und abteilungsübergreifende Transparenz
  • Zeitersparnis beim Erstellen von Belegen wie Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Bestellungen und Rechnungen
  • Fehlerminimierung in den Geschäftsprozessen
  • Detailliertes Controlling auf verschiedenen Ebenen möglich (z. B. Gesamtunternehmen, Warengruppe, Artikel, Kunde)

Einsatzbereiche eines Warenwirtschaftssystems

Die drei wesentlichen operativen Einsatzbereiche von Warenwirtschaftssystemen sind die Beschaffung, die Lagerwirtschaft und der Verkauf.

  • In der Beschaffung unterstützt ein WaWi-System beispielsweise das Lieferantenmanagement, die Überwachung von Lieferungen, die Buchung von Wareneingängen und die Kontrolle von Eingangsrechnungen.

  • Im Lagerwesen werden Warenwirtschaftssysteme hingegen eingesetzt, um Warenbewegungen zu erfassen, zu überwachen und zu optimieren. Hierzu zählen unter anderem das Einlagern, Umlagern und Auslagern von Waren.

  • Weiter nutzt der Verkauf eine Warenwirtschafts-Software, um Kundendaten zu verwalten, Angebote zu erstellen, Aufträge abzuwickeln, den Versand zu steuern und Rechnungen zu erstellen.

Eine weitere Zielgruppe im Betrieb ist die Geschäftsleitung. Sie verwendet Warenwirtschaftssysteme, um betriebswirtschaftliche Fragestellungen zu beantworten, Kennzahlen zu überwachen und unternehmerische Entscheidungen von den gespeicherten Informationen abzuleiten.


Aufbau, Module und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Warenwirtschaftssysteme sind datenbankbasiert. Innerhalb der zugrundeliegenden Datenbank speichern sie Stammdaten und Bewegungsdaten.

Stammdaten repräsentieren sämtliche Objekte, die mit dem WaWi-System verwaltet werden. Neben Artikeln (Waren) sind dies beispielsweise Lieferanten und Kunden. Bei den Bewegungsdaten handelt es sich um ein Abbild einzelner betriebswirtschaftlicher Vorgänge oder Belege – darunter etwa Aufträge, Rechnungen und Materialbewegungen. Angelegt und verwaltet werden die Stamm- und Bewegungsdaten über eine grafische Benutzeroberfläche, auch User Interface (UI) genannt.

Typische Module und Funktionen

Die einzelnen Funktionen von WaWi-Systemen lassen sich in mehrere Funktionsbereiche (Module) gliedern. Im Groben sind dies die folgenden:

  • Beschaffung
  • Lagerwesen
  • Verkauf
  • Zusatzfunktionen
  • Auswertungen und Analysen
Warenwirtschaftssystem Aufgaben und Module
Ein WWS besteht aus verschiedenen Modulen.

Betrachten wir diese Bereiche im Folgenden etwas genauer.

Beschaffung

In diesem Bereich stellt ein WaWi-System Funktionen zur Verfügung, die für eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Bereitstellung von Waren erforderlich sind. Unter anderem werden hier die Lieferanten und Einkaufskonditionen verwaltet. Doch auch die Disposition, das Bestellwesen, der Wareneingang und die Kontrolle von Lieferantenrechnungen werden mithilfe dieses Moduls abgebildet.

Lagerwesen

Im Lagermodul erfolgt die Erfassung sämtlicher Materialbewegungen. Hierzu zählen neben Zugängen und Abgängen auch Umlagerungen, Verschrottungen, Umverpackungen, Retouren, Rücksendungen und Inventurdifferenzen. Weiterhin ist dieser Funktionsbereich für die Überwachung vorhandener Bestände (Bestandscontrolling) und das Lagerplatzmanagement zuständig. Ebenso erfolgt hier die Durchführung von permanenten und stichprobenartigen Inventuren.

Verkauf

Diesem Modul sind sämtliche Prozesse des Warenabsatzes zuzuordnen. Hierzu zählen insbesondere das Kundenmanagement, das Preismanagement, das Angebotswesen, die Auftragsabwicklung, die Kommissionierung, der Versand und die Fakturierung. Viele Warenwirtschafts-Systeme unterstützen hierbei mehrere Verkaufskanäle. So lassen sich neben dem stationären Verkauf oftmals auch Online-Kanäle wie Web-Shops und E-Commerce-Marktplätze anbinden. Abgerundet wird dieser Bereich im Regelfall durch Features für das Reklamations- und Servicemanagement.

Zusatzfunktionen

Über welche Zusatzfunktionen ein Warenwirtschaftssystem verfügt, ist sehr unterschiedlich.

Abhängig von der Software können beispielsweise logistische Zusatzfunktionen wie eine Seriennummern- oder Chargenverwaltung, eine Leergutverwaltung und eine Rücksendungsverwaltung vorhanden sein.

Weitere mögliche Zusatzmodule sind CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), Kassensystem, Offene-Posten-Verwaltung, mobile Lösungen für den Außendienst und integrierte Online-Shops.

Teils sind sogar Funktionen für die Planung und Steuerung der Produktion in Fertigungsunternehmen vorhanden.

Auswertungen und Analysen

Warenwirtschafts-Systeme stellen unterschiedliche Analysen und Reports zur Verfügung. Einige klassische Auswertungen sind Verkaufsstatistiken, Renner-Penner-Listen und Lagerbestandslisten. Auch die Bereitstellung von Kennzahlen wie Lagerumschlagshäufigkeit und Deckungsbeiträgen ist gängig.


Welches Warenwirtschaftssystem für welche Unternehmensgröße?

Auf dem Markt existieren Warenwirtschafts-Systeme für jede Unternehmensgröße. Es sind sowohl Lösungen für Kleinunternehmer und Start-ups als auch Enterprise-Produkte für den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen dabei. So zählen kleine Online-Händler ebenso zum Nutzerkreis wie multinationale Einzelhandelsketten.

Welche Software für eine bestimmte Unternehmensgröße geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Wichtig ist beispielsweise die Anzahl der Unternehmensbereiche und Benutzer, die gleichzeitig auf das System zugreifen sollen:

  • Für kleine Betriebe mit wenigen Anwendern reichen oftmals einfache Standardlösungen aus.
  • Handelt es sich hingegen um einen mittelständischen Betrieb mit mehreren Standorten, so ist möglicherweise eine leistungsfähige Branchenlösung mit weitreichenden Automatisierungsfunktionen sinnvoll.

Wichtig ist in jedem Fall, die Skalierbarkeit im Auge zu behalten. Denn im Regelfall wachsen Unternehmen im Laufe der Zeit. Entsprechend sollte auch die eingesetzte WaWi-Software mitwachsen können. Ideal sind in diesem Zusammenhang modular aufgebaute Produkte, die bei Bedarf flexibel erweitert werden können.


Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Warenwirtschaftssysteme lassen sich anhand ihres Spezialisierungsgrades und ihres Funktionsumfangs in unterschiedliche Kategorien einteilen.

  • Beim Spezialisierungsgrad werden Standardsoftware, Branchensoftware und Individualsoftware unterschieden.
  • Im Hinblick auf den Funktionsumfang ist hingegen eine Einteilung in offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssysteme möglich.

Betrachten wir diese Ausprägungen im Folgenden genauer.

Standardsoftware, Branchensoftware, Individualsoftware

Anbieter von Warenwirtschaftssystemen verfolgen unterschiedliche Ansätze.

  • Ein Teil von ihnen entwickelt Standardsoftware, die branchenübergreifend einsetzbar und nur begrenzt anpassbar ist.
  • Deutlich spezialisierter sind Branchenlösungen. Sie enthalten Funktionen, mit denen sich Spezifika eines bestimmten Wirtschaftszweigs abbilden lassen.
  • Den höchsten Individualisierungsgrad weist schließlich Individualsoftware auf. Sie wird eigens für einen Betrieb und dessen Anforderungen entwickelt.

 

Jede Variante hat Vor- und Nachteile, die sich wie folgt darstellen:

KategorienVorteileNachteile
StandardsoftwareRelativ geringe und kalkulierbare KostenOftmals flexibel aufgrund eines modularen AufbausBreiter FunktionsumfangSchnelle VerfügbarkeitGroße Zahl an verfügbaren ImplementierungspartnernHoher Konfigurations- und EinführungsaufwandAnpassungen nur begrenzt und mit hohem Aufwand möglichVeränderungen gefährden die Release-FähigkeitIntegration in bestehende Systemlandschaft teils schwierig
BranchensoftwareDeckt die meisten Anforderungen einer Branche abEnthält oft Best PracticesDünneres Vertriebsnetz (möglicherweise kein regionaler Partner vorhanden)
IndividualsoftwareVollständige PassgenauigkeitArchitektur kann komplett selbst gewählt werdengeringerer EinführungsaufwandReibungslose Implementierung in vorhandene SystemlandschaftUnabhängigkeit von HerstellernTeurer in der EntwicklungLange EntwicklungszeitTeils starr und schwer weiterzuentwickeln
Hinweis: In der Praxis ist eine klare Trennung zwischen diesen Kategorien nicht immer möglich. So existiert beispielsweise Standardsoftware, die sich mit Branchenerweiterungen ausbauen und anpassen lässt. Ebenso gibt es Standardsoftware mit Eigenschaften und Möglichkeiten einer Individualsoftware. Oftmals werden auch entsprechende Add-ons von Systemhäusern angeboten. Sie können jedoch auch vom Software-Hersteller selbst oder einem Partner-Systemhaus stammen.

Offene, geschlossene und integrierte Systeme

Bei geschlossenen Warenwirtschaftssystemen werden alle Kernprozesse der Warenwirtschaft (Einkauf, Lager und Verkauf) von einer zentralen Software abgedeckt. Im Detail müssen folgende Module vorhanden sein, um von einem geschlossenen WWS sprechen zu können:

  • Wareneingang
  • Warenausgang
  • Disposition
  • Bestellwesen
  • Dispositionshilfen und Ausgabe von Bestellvorschlägen
  • Bestellabwicklung inkl. Bestellüberwachung
  • Verkaufsabwicklung
  • Managementinformationssystem


Fehlt einer dieser Funktionsbausteine, so ist von einem offenen Warenwirtschaftssystem die Rede. Die fehlenden Features werden in diesem Fall häufig durch andere Anwendungen abgedeckt. Diese lassen sich mithilfe von Schnittstellen an das offene WaWi-System anbinden.

Die dritte Kategorie sind sogenannte integrierte Warenwirtschaftssysteme. Sie beinhalten alle oben genannten Module, besitzen jedoch zusätzlich Verbindungsmöglichkeiten nach außen. Sie erlauben auf diese Weise etwa eine Anbindung an das Online-Banking, an E-Commerce-Lösungen, an Steueranwendungen oder an FiBu (Finanzbuchhaltung)-Systeme.


Für welche Branchen eignet sich ein Warenwirtschaftssystem?

WaWi-Systeme kommen in Branchen zum Einsatz, deren Kerngeschäft eng mit dem Warenfluss zusammenhängt. Vordergründig sind dies Handelsunternehmen, deren Hauptaufgabe der Austausch von Waren ist. Sie beschaffen also Güter von Herstellern oder vorgelagerten Handelsstufen, lagern sie und setzen sie schließlich (über Offline- und Online-Kanäle) an weitere Marktteilnehmer ab. Mögliche Ausprägungen sind:

  • B2B-Handel: Großhandel, Absatz erfolgt an Unternehmen
  • B2C-Handel: Einzelhandel, Absatz erfolgt an Privatpersonen (Konsumenten)
  • B2A-Handel (Sonderform): Absatz erfolgt an öffentliche Einrichtungen und Behörden

Charakteristisch für Handelsunternehmen ist zudem, dass sie die Produkte nicht selbst herstellen, bearbeiten oder verarbeiten. Möglich ist jedoch eine Veredelung, Umverpackung oder Zusammenstellung von Sets (Verkaufspaketen).

Nicht nur Betriebe aus dem stationären Handel, dem E-Commerce und dem Multichannel-Retailing nutzen Warenwirtschafts-Software. Einige Lösungen eignen sich aufgrund ihrer Funktionsvielfalt auch für andere Branchen. Darunter befinden sich beispielsweise Dienstleistungssektoren wie das Handwerk, welches WaWi-Systeme für das Bestands- und Auftragsmanagement nutzt.

Auch das produzierende Gewerbe setzt erweiterte Warenwirtschaftssysteme ein, die über entsprechende Module für die Produktionsplanung und -steuerung verfügen. Wie bereits erwähnt sind die Grenzen zum ERP-System in solchen Fällen oftmals fließend.


Nutzungsdauer von Warenwirtschaftssystemen

Die Einführung eines WaWi-Systems ist stets mit einem gewissen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden. Dieser macht sich nur durch eine lange Nutzungsdauer bezahlt. Davon abgesehen hat ein WaWi-System signifikante, dauerhafte Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, die Betriebsorganisation und somit auf das Tagesgeschäft der Mitarbeiter. Das Ziel muss es demnach sein, eine möglichst lange Nutzungszeit zu realisieren, um zu häufige Veränderungen durch Systemwechsel zu vermeiden.

Nutzungsdauer WWS
WaWi-Systeme haben typischerweise eine lange Nutzungszeit.

Die durchschnittliche Nutzungsdauer von WaWi-Systemen liegt im Bereich von 8 bis 15 Jahren. Beeinflusst wird sie von mehreren Faktoren. Maßgeblich ist nicht nur der Aufwand eines Systemwechsels, sondern insbesondere die Aktualität der Software. Gerade in jüngerer Vergangenheit, in der sich die technologische Entwicklung deutlich beschleunigt hat, konnten einige Altsysteme nicht mehr Schritt halten. Sie waren zu starr, um sie (mit vertretbarem) Aufwand auf einen aktuellen Stand zu bringen. Ihre Nutzungsdauer war somit vorüber.

Daraus lässt sich ableiten, dass die Nutzungsdauer signifikant mit der Architektur und der Innovationsfähigkeit des Software-Anbieters zusammenhängt. Insbesondere weitverbreitete Standard- und Branchensoftware, die schon heute auf moderne Datenbanken und offene Standards setzt, wird sich länger nutzen lassen. Wichtig ist in diesem Kontext jedoch auch, dass der Hersteller gesetzliche Änderungen berücksichtigt, technologische Trends stets mitgeht und entsprechende Updates regelmäßig bereitstellt.

Am Rande sei erwähnt, dass die Nutzungsdauer selbstverständlich auch dann endet, wenn der Anbieter sich dazu entschließt, sein System nicht länger weiterzuentwickeln und zu supporten. Dies geschieht gewöhnlich jedoch nur in großen Zeitabständen.


Warenwirtschaftssysteme sind keine Erfindung der jüngsten Vergangenheit. Erste Systeme kamen bereits in den 1960er-Jahren auf den Markt. Es handelte sich jedoch um extrem komplexe Lösungen, die sich nicht durchsetzen konnten. Im selben Jahrzehnt tauchten die ersten Registrierkassen auf. Sie erlaubten es, neben dem Kaufpreis einer Ware Zusatzinformationen wie Warengruppe oder Verkäufer zu erfassen.

Geliefert wurden solche „Datenkassen“ von Büromaschinenherstellern. Wirkliche Perspektiven für die Datenweiterverarbeitung ergaben sich jedoch erst durch zusätzliche Speichermöglichkeiten wie Disketten und Festplatten. Erst in den 1990er-Jahren setzten sich Warenwirtschaftssysteme flächendeckend durch.

Seit den Anfängen der Warenwirtschaftssysteme ergaben sich eine ganze Reihe technologischer Entwicklungen, die für Kostensenkungen und höhere Kundenorientierung im Handel sorgten. Ein Beispiel ist die Einführung von Barcodes, welche bis heute ein wichtiges Bindeglied zwischen dem physischen Materialfluss und IT-Systemen darstellen. Auch neue Möglichkeiten des elektronischen Datenaustausches (z. B. EDI) sorgten für schnellere und kostengünstigere Prozesse. Grundlegend revolutioniert wurde der Handel jedoch durch das Internet. Es entstanden hierdurch völlig neue Handelsformen und Spielregeln am Markt. Schnell passten die Anbieter von Warenwirtschaftssystemen ihre Lösungen an die neuen Gegebenheiten an. Heute ist es daher annähernd Standard, dass WaWi-Systeme das E-Commerce-Segment und auch Multichannel-Szenarien unterstützen.


Die Warenwirtschaft hat sich seit ihren Kindertagen kontinuierlich weiterentwickelt. Bereits in der Vergangenheit reagierten die Anbieter und haben ihre Systeme kontinuierlich weiterentwickelt. 

Trends bei WaWi-Systemen

Verschiedene Trends und Entwicklungen sind aktuell zu beobachten:

  • Ein großer Trend in der Warenwirtschaft ist die Automatisierung von Prozessen. WaWi-Systeme sind daher zunehmend mit entsprechenden Möglichkeiten ausgestattet. Einige Beispiele sind automatische Bestellverfahren und die automatische Rechnungsprüfung.

  • Weiterhin ist eine zunehmende Vernetzung über die Unternehmensgrenzen hinweg zu beobachten. Warenwirtschaftssysteme erlauben es in diesem Kontext unter anderem, Bestände entlang der gesamten Lieferkette abzufragen und Belege wie Bestellungen, Versandanzeigen und Rechnungen elektronisch auszutauschen. Ebenfalls liegen Vernetzungsmöglichkeiten mit Versanddienstleistern im Trend. Hier sind es Schnittstellen, über die WaWi-Systeme mit den Dienstleistern kommunizieren.

  • Im Kommen befindet sich zudem seit einiger Zeit die papierlose Kommissionierung. Hierbei erlaubt das WaWi-System die Nutzung von Barcode-Scannern oder Smartphone-Apps, um den Prozess zu vereinfachen.
  • Weitere wichtige Trends sind Echtzeitdaten und mobiles Arbeiten. „Realtime“ ist insbesondere im E-Commerce von Bedeutung. So müssen Bestände und Verfügbarkeiten beispielsweise jederzeit aktuell sein – unabhängig vom Verkaufskanal. Auch das Tracking von Lieferungen wünscht der Kunde heute in Echtzeit. Doch auch intern sind Echtzeit-Informationen willkommen.
  • Zunehmend sollen diese zudem mit mobilen Endgeräten (Tablets, Smartphones) abrufbar sein. Die WaWi-Hersteller gehen daher verstärkt dazu über, ihre Anwendungen mobil verfügbar zu machen. Dies geschieht entweder via Web-Zugriff oder mithilfe eigens entwickelter Apps. Unterstützt wird hierdurch auch der Trend des mobilen, ortsunabhängigen Arbeitens.

Darüber hinaus ist zu beobachten, dass der Funktionsumfang von Warenwirtschaftssystemen stetig steigt. Einige WaWi-Lösungen nehmen daher bereits die Gestalt von ERP-Systemen an. Die Grenzen zwischen den beiden Systemarten verschwimmen immer stärker. Nicht zuletzt nutzen immer mehr Betriebe ein Warenwirtschaftssystem aus der Cloud (siehe nächster Abschnitt).


Technologien – On-Premise- oder Cloud-Warenwirtschaftssystem?

Bei Warenwirtschaftssystemen sind zwei Betriebsmodelle zu unterscheiden: On-Premise und Cloud. Die traditionelle Variante ist eine On-Premise-Lösung. Sie wird auf den eigenen IT-Infrastrukturen eines Unternehmens installiert und betrieben. Die Software wird in der Regel in Form von Lizenzen erworben. Nach der Installation ist das Unternehmen selbst für die Wartung und das Einspielen von Updates verantwortlich.

Vorteile eines On-Premise-Warenwirtschaftssystems:

  • Volle Kontrolle über die eigenen Daten
  • Zugriff auf das System auch ohne Internetverbindung
  • Flexibilität: Oftmals sehr gute Individualisierungsmöglichkeiten

Nachteile eines On-Premise-Warenwirtschaftssystems:

  • Hohe Anfangsinvestitionen (Hardware und Software)
  • Eigenes IT-Team erforderlich
  • Hoher IT-Aufwand im eigenen Haus (Betrieb, Wartung, Updates, Support)
  • Volle Eigenverantwortung für Datenschutz und Datensicherheit
  • Skalierbarkeit begrenzt (Ausbau erfordert weitere Investitionen)

Die Alternative zu On-Premise-Lösungen sind Cloud-Warenwirtschaftssysteme, welche sich in den letzten Jahren deutlich im Aufwind befinden. Die Rede ist auch von „Software as a Service“ (SaaS). Bei diesem Betriebsmodell greifen Unternehmen via Internet auf das Warenwirtschaftssystem zu. Hierfür werden lediglich Endgeräte (PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones) benötigt. Gehostet und betrieben wird die Software vom Anbieter auf dessen IT-Infrastrukturen. Er ist auch für die fortlaufende Wartung und Update-Vorgänge zuständig. Ebenso trägt er die Verantwortung für die Sicherheit und den Schutz der Daten.

Wer ein Cloud-WaWi-System nutzt, benötigt also weder eigene Server noch eigene IT-Experten. Die entsprechenden finanziellen Aufwände entfallen. Abgerechnet wird SaaS im Regelfall zu einem festgelegten monatlichen Betrag, der sich nach dem benötigten Leistungsumfang richtet (vgl. Abschnitt „Preismodelle – Kaufen, mieten oder leasen?“). Gerade für Unternehmen, die keine eigene IT-Infrastruktur für ihre Warenwirtschaft aufbauen können oder möchten, sind Cloud-Lösungen interessant.

Vorteile eines Cloud-Warenwirtschaftssystems:

  • Keine Investitionen in eigene Server erforderlich
  • Keine Aufwände für spezialisiertes IT-Personal
  • Datensicherheit in der Verantwortung des Anbieters
  • Häufig gut mit webbasierten Drittsystemen kompatibel
  • Zugriff auf neueste Entwicklungen (Updates) meist im Preis inklusive

Nachteile eines Cloud-Warenwirtschaftssystems:

  • Eingeschränkte Kontrolle über die Unternehmensdaten
  • Teils geringere Individualisierbarkeit
  • Laufende Kosten (meist monatliche Zahlung)
  • Stabile, performante Internetverbindung zwingend erforderlich

Bei Cloud-Lösungen ist insbesondere der Datenschutz ein kontrovers diskutiertes Thema. Tatsächlich existieren Risiken, wenn Unternehmen ihre Daten an einen externen Provider auslagern. Diese lassen sich jedoch minimieren, wenn sich die Server des Anbieters in Europa befinden, denn hier greifen die restriktiven Vorgaben der EU-DSGVO. Wie zuverlässig der Anbieter mit den Daten umgeht, lässt sich zudem anhand einschlägiger Zertifikate beurteilen. Im Regelfall handelt es sich um hochsichere Rechenzentren. Diese bieten ein Level an Sicherheit, das kleine und mittlere Betriebe in Eigenregie kaum erreichen können. Insofern kann die Entscheidung für eine Cloud-Lösung sogar einen Zugewinn an Datenschutz und Datensicherheit darstellen.


Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Wie viel ein Warenwirtschaftssystem kostet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr hängt dies von mehreren Faktoren ab:

  • Welcher Funktionsumfang ist gefordert?
  • Wie komplex und spezifisch sind die abzubildenden Prozesse?
  • Wie viele Benutzer werden mit dem System arbeiten?

Erschwert wird die Frage nach den Kosten von WaWi-Systemen zusätzlich durch die verschiedenen zur Verfügung stehenden Preismodelle. Abgesehen von einigen kostenfreien Open-Source-Lösungen kann WaWi-Software entweder gekauft oder gemietet werden. Bei der Mietvariante liegt die Preisspanne etwa im Bereich von 30 bis 60 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Beim Kauf werden Einmalinvestitionen im Bereich von 500 bis 5.000 Euro fällig. In diesem Preis können eine oder mehrere Lizenzen enthalten sein.

Neben den reinen Software-Kosten verursachen WaWi-Systeme noch weitere Aufwände, die in der Gesamtbetrachtung nicht übersehen werden sollten. Zu nennen sind insbesondere die folgenden:

  • Interne Kosten: z. B. Mitarbeiter, die sich um die WaWi-Einführung kümmern und das IT-Team für den laufenden Betrieb
  • Hardwarekosten (Server bei On-Premise-Lösungen und auch Spezialhardware wie Handscanner und Etikettendrucker)
  • Externe Unterstützung: Implementierungs- und Anpassungskosten
  • Kosten durch vorübergehende Einschränkung des Geschäftsbetriebs bei der Einführung

Preismodelle – kaufen, mieten oder leasen?

Warenwirtschafts-Systeme können entweder gekauft, gemietet oder geleast werden. Jede dieser Varianten hat spezifische Vor- und Nachteile, die wir in diesem Abschnitt jeweils kurz gegenüberstellen möchten.

Warenwirtschaftssystem kaufen

Der Kauf eines WWS ist der klassische Ansatz. Unternehmen erwerben hierbei gegen einmalige Zahlung ein unbefristetes und uneingeschränktes Nutzungsrecht – eine Lizenz. In diesem Preis ist das Hosting (Bereitstellen von Daten) im Regelfall nicht inbegriffen. Um die technische Infrastruktur muss sich das Unternehmen also selbst kümmern. Im Vergleich zu anderen Ansätzen bietet das Kaufmodell einen maximalen Grad an Kontrolle über die Unternehmensdaten.

Es verursacht jedoch auch die höchsten Anfangsinvestitionen. Besonders geeignet ist es somit für Unternehmen, die über ausreichende Ressourcen für den Kauf und den späteren Betrieb verfügen. Ein wesentlicher Nachteil beim Kauf ist die geringe Flexibilität. So ist es beispielsweise nicht möglich, die Zahl der Lizenzen vorübergehend zu reduzieren. Ebenso können Module nicht nach Belieben hinzugebucht oder abbestellt werden. Für Unternehmen mit starken Schwankungen in der Nutzung ist das Kaufmodell somit eher ungeeignet.

Warenwirtschaftssystem mieten

Beim Mietmodell wird das Warenwirtschaftssystem durch den Anbieter auf dessen IT-Infrastruktur betrieben. Er stellt die Nutzung der Software als Dienstleistung („as a Service“) zur Verfügung. In diesem Fall kaufen Unternehmen kein unbefristetes Nutzungsrecht, sondern schließen einen Vertrag mit definierter Laufzeit ab. Dieser kann mit definierten Fristen sowohl gekündigt als auch verlängert werden.

Der größte Vorteil des Mietmodells liegt in den geringen Anfangsinvestitionen. Es müssen keine initialen Investitionen in Lizenzen erfolgen. Vielmehr zahlt das Anwenderunternehmen regelmäßige Raten (meist monatlich oder jährlich). Wenn der Anbieter das komplette Hosting übernimmt, entfallen zudem die Kosten für eigene Infrastrukturen und internes IT-Personal.

Mietmodelle sind überaus flexibel und skalierbar. Abhängig vom aktuellen Bedarf lassen sich Funktionsbausteine hinzubuchen oder reduzieren. Gleiches gilt für die Anzahl der Benutzer. Durch diese hohe Flexibilität ist gleichzeitig das Risiko geringer. Somit ist die Software-Miete gerade für risikoscheue Unternehmer interessant. Ein Nachteil sind die laufenden Kosten, die das Mietmodell auf lange Sicht manchmal sogar teurer machen als das Kaufmodell. Zudem werden sowohl Daten als auch Prozesse an einen externen Dienstleister ausgelagert. Dies birgt einerseits Risiken beim Datenschutz, auf der anderen Seite macht sich das Unternehmen vom Anbieter abhängig. Denn ist seine Infrastruktur nicht erreichbar, ist auch kein Zugriff auf das WaWi-System möglich.

Warenwirtschaftssystem leasen

Das Leasing ist für Unternehmen interessant, die ein Warenwirtschaftssystem zwar gerne kaufen würden, jedoch die hohen initialen Investitionen scheuen. Die Abwicklung erfolgt in diesem Fall entweder über eine Bank oder einen spezialisierten Leasing-Anbieter. Die Kosten verteilen sich dank Leasing auf eine längere Zeitspanne. Allerdings werden Gebühren bzw. Zinsen fällig, die die Gesamtkosten deutlich erhöhen. Ansonsten sind die Vor- und Nachteile mit denen des Kaufmodells identisch.


Wann rentiert sich die Investition in ein Warenwirtschaftssystem?

Selbstverständlich lohnt sich die Investition in ein Warenwirtschaftssystem nur, wenn sich daraus ein konkreter Mehrwert ergibt. Dieser Mehrwert hängt wiederum von der Ausgangssituation ab. So mag es bei Kleinunternehmen oder Start-ups noch ausreichend sein, die Prozesse der Warenwirtschaft manuell zu steuern. Doch bei größeren Konzernen mit einer größeren Auftragsmenge wird dies händisch nicht zu stemmen sein.

Gerade im Online-Handel verzetteln sich Unternehmer oftmals bereits ab einem täglichen Volumen von 30 Bestellungen. Dies äußert sich beispielsweise wie folgt:

  • Die Lieferzeiten sind zu lang
  • Es erfolgen Leerverkäufe
  • Die Anzahl an Falschlieferungen steigt
  • Es fehlt der Überblick über Bestände und vorliegende Bestellungen
  • Die Lagerbestände passen nicht zum Bedarf
  • Das Personal ist aufgrund der vielen manuellen Prozessschritte überlastet

Durch diese Faktoren entstehen unnötige Kosten und sogar Umsatzverluste. Denn Kunden können in solchen Szenarien kaum noch vollständig zufriedengestellt werden. Die Folge sind Stornierungen und Abwanderungen.

All diese Aspekte sollten monetär – zumindest grob – bewertet werden:

  • Ein Anhaltspunkt sind beispielsweise die Arbeitszeiten, die Mitarbeiter aktuell in manuelle, theoretisch automatisierbare Tätigkeiten investieren.
  • Auch die Kosten des Überbestands lassen sich mit einschlägigen betriebswirtschaftlichen Methoden berechnen.
  • Etwas schwieriger zu ermitteln sind die verlorenen Umsätze durch Unzufriedenheit der Kunden. Hier können jedoch Branchendurchschnittswerte oder Studien herangezogen werden.

Am Ende errechnet sich ein Potenzial an Einsparungen und Umsatzsteigerungen. Dieses kann mit den Gesamtkosten (Anfangsinvestitionen plus laufende Kosten) einer passenden Warenwirtschafts-Software gegenübergestellt werden. Oftmals ergibt sich daraus selbst bei kleinen Unternehmen das Fazit, dass sich die Investition in ein WWS rentiert.


Ablauf und Phasen der Einführung

Die Einführung eines Systems zur Verwaltung der Warenwirtschaft ist ein komplexes Projekt. Im Allgemeinen kann der Ablauf wie folgt skizziert werden:

Einführungsphasen Warenwirtschaftssystem
Phasen bei der Einführung eines WWS.

PhaseBezeichnungInhalt
1ProjektvorbereitungKlare Definition von Zielen und Erwartungen, Ernennung des Projektleiters, Zusammenstellung des Projektteams, Grobplanung des Ablaufs
2Analyse und KonzeptionBestehende Geschäftsprozesse aufnehmen, Sollprozesse definieren, Lastenheft erstellen
3Software-AuswahlVorauswahl treffen, Anforderungen an potenzielle WaWi-Anbieter versenden, Angebote vergleichen, Anbieter auswählen, Pflichtenheft vom Anbieter erstellen lassen
4RealisierungUmsetzung der definierten Anforderungen, Datenmigration, Schulung der Anwender
5TestsUmfangreiche Systemtests aus technischer und fachlicher Sicht
6ProduktivstartFinaler Go-live der neuen Lösung

Nach dem Produktivstart sammelt das Unternehmen erste Praxiserfahrungen. In den meisten Fällen erfolgen auf dieser Basis dann noch Feinjustierungen oder zusätzliche Erweiterungen.


Wie definiert man die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem?

Die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem sollten strukturiert und lückenlos festgehalten werden. Dies lässt sich besonders gut mit einem Lastenheft (Anforderungskatalog) umsetzen. Neben einem allgemeinen Teil und der Skizzierung des Ist-Zustands befasst sich ein Lastenheft im Kern mit Soll-Prozessen. Wichtig ist hierbei, dass nicht die technische Umsetzung beschrieben wird, sondern die fachlichen Anforderungen. Entsprechend gilt es, die beteiligten Fachabteilungen von Beginn an in die Anforderungsdefinition mit einzubeziehen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Lastenhefts sind Verknüpfungen zu Drittsystemen. Es sollte also auch hervorgehen, welche Lösungen über Schnittstellen an das neue WaWi-System angebunden werden sollen.


Was ist bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems zu beachten?

Allgemein ist die Einführung eines WWS ein komplexes Projekt mit weitreichenden Auswirkungen auf den gesamten Geschäftsbetrieb. Es sollte daher von Beginn an strukturiert und sorgfältig vorgegangen werden. Wichtig sind insbesondere folgende Aspekte:

  • Ziele klar definieren
  • Anforderungen im Lastenheft genau festlegen
  • Anbieter strukturiert auswählen
  • Projekt sorgfältig planen (Zuständigkeiten, Abläufe und Termine)
  • Ausführlich testen
  • Praxis- und prozessorientierte Anwenderschulungen durchführen

Nach dem Produktivstart kontinuierlich optimieren


Zeitaufwand bzw. Dauer einer Warenwirtschaftssystem-Einführung

Dauer zur Einführung eines Warenwirtschaftssystems
Der Zeitaufwand, um ein System zur Warenwirtschaft einzuführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wie lange die Einführung einer Warenwirtschafts-Software dauert, lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Bandbreite reicht von wenigen Wochen bis hin zu über einem Jahr. Auf den Zeitaufwand nehmen mehrere Faktoren Einfluss. Zunächst spielt die Ausgangssituation eine wichtige Rolle. Handelt es sich um ein Start-up, gestaltet sich die WaWi-Einführung beispielsweise sehr einfach.

Das gesamte Warenhandling kann in diesem Fall frei definiert werden. Verhältnismäßig schnell geht die Implementierung auch vonstatten, wenn es sich um einen Systemwechsel (WaWi-System A auf WaWi-System B) handelt. In diesem Fall können möglicherweise zahlreiche Daten migriert werden, wodurch sich die Einführungsdauer verkürzt.

Am längsten dauert eine WaWi-Einführung im Regelfall, wenn es sich um ein Unternehmen mit gewachsenen Strukturen, das erstmals ein Warenwirtschaftssystem implementiert, handelt. Hier ist unter anderem mit Widerständen in der Belegschaft zu rechnen. Ebenso ist zunächst eine saubere Datenbasis zu schaffen.

Es existieren jedoch noch weitere Faktoren, welche den Zeitaufwand eines WaWi-Projekts beeinflussen. Zu nennen sind die folgenden:

  • Komplexität der einzuführenden Lösung
  • Umfang der notwendigen Systemanpassungen
  • Anzahl der anzubindenden Standorte
  • Anzahl der Benutzer (Schulungsaufwand)
  • Anzahl der notwendigen Schnittstellen
  • Anzahl der gewünschten Add-ons (Erweiterungen)

Professionalität des Projektmanagements


Wann hilft mir eine Beratung zum Warenwirtschaftssystem?

Zwar lässt sich ein Warenwirtschaftssystem ohne externe Unterstützung auswählen und implementieren, in einigen Fällen kann professionelle Beratung jedoch empfehlenswert sein. So kann ein Blick eines außenstehenden Experten bereits im Vorfeld Optimierungspotenziale aufdecken, die aufgrund einer naturgemäß vorhandenen Betriebsblindheit andernfalls im Verborgenen bleiben würden. Hierfür bringen geeignete Berater Branchenerfahrung und entsprechende Best Practices aus anderen Projekten mit.

Auch bei der Erstellung von Lastenheften bietet sich externe Unterstützung an, sofern im eigenen Hause kein Know-how vorhanden ist. Ebenso können Consultants die Vorauswahl von Anbietern unterstützen, eingehende Angebote neutral vergleichen und Anbieterpräsentationen begleiten. Bei Bedarf unterstützen sie auch das Projektmanagement in all seinen Ausprägungen, wodurch ein reibungsloserer Ablauf erreicht werden kann.

Zusammengefasst sollte ein WaWi-Berater folgende Eigenschaften mitbringen:

  • Anbieterneutralität
  • Hervorragende Marktkenntnis
  • Branchenerfahrung
  • Kenntnis gängiger Projektmanagement-Methoden
  • Gute kommunikative und rhetorische Fähigkeiten

Software-Auswahl – Welches Warenwirtschaftssystem ist für mich geeignet?

Auf dem Markt existieren zahlreiche Warenwirtschaftssysteme. Welches davon am besten für ein Unternehmen geeignet ist, lässt sich anhand mehrerer Überlegungen herleiten. Eine wichtige Rolle spielt zunächst das Geschäftsmodell: Handelt es sich um stationären Handel, E-Commerce oder einen Mix der Kanäle (Multichannel)? So benötigt ein Einzelhändler etwa ein WWS mit Kasse (POS-Funktionalitäten), während ein Online-Händler auf die Shop-Kompatibilität Wert legen sollte.

Warenwirtschaftssystem Aufgaben
Viele Faktoren müssen auf dem Weg zur Auswahl des geeigneten WaWi-Systems bedacht werden.

Gerade für den Einzelhandel existieren darüber hinaus mehrere Branchenlösungen – etwa für Bereiche wie Fashion, Spielwaren und Schmuck. Sofern Branchensoftware vorhanden ist, sollte diese im Auswahlprozess berücksichtigt werden. Sie ist jedoch nicht immer die beste Wahl. Auch flexibel anpassbare Standardsoftware kann eine gute Lösung darstellen.

Im E-Commerce und Multichannel-Handel sind zudem weitere Fragestellungen zu klären:

  • Welches System passt zu meiner Shop-Software?
  • Welche Schnittstellen müssen vorhanden sein (z. B. zu Amazon, eBay usw.)
  • Ist ein Bestandsabgleich vorhanden?

Natürlich spielen weitere Faktoren eine Rolle, die in diesem Ratgeber bereits beleuchtet wurden. Die wichtigsten sind das Kosten-Nutzen-Verhältnis (ROI = Return on Invest) sowie die bestmögliche Abdeckung individueller Anforderungen.


Fazit: Warenwirtschaftssysteme sichern langfristige Wettbewerbsfähigkeit

Insgesamt bietet ein Warenwirtschaftssystem zahlreiche Vorzüge. Es unterstützt alle warenbezogenen Prozesse vom Wareneingang über das Lagermanagement bis hin zum Verkauf. Alle Einzelschritte dieser Abläufe basieren auf einheitlichen Daten, wodurch Aufwände sinken und Fehler vermieden werden. Zudem entsteht volle Transparenz in allen Prozessphasen. Es werden außerdem Auswertungen und KPIs (Key Performance Indicator) zur Verfügung gestellt, auf deren Basis sich solide unternehmerische Entscheidungen treffen lassen.

Warenwirtschaftssysteme sind jedoch nicht nur wichtige Tools zur Prozessoptimierung. Insbesondere für Online-Händler bieten sie mittlerweile auch zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung von Abläufen. Dies sorgt für geringere administrative Kosten, mehr Geschwindigkeit und höhere Kundenzufriedenheit. In Zeiten dynamischer Märkte und eines enormen Wettbewerbsdrucks stellen WaWi-Systeme somit einen entscheidenden Hebel zur Sicherstellung des langfristigen Unternehmenserfolgs dar.

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