Das passende Warenwirtschaftssystem ergibt sich nicht aus einer Bestenliste, sondern aus den eigenen Anforderungen. Entscheidend sind Unternehmensgröße, Branche, Prozesse und die benötigten Schnittstellen. Wer diese Anforderungen vorab strukturiert festhält, legt die Basis für eine fundierte und zukunftssichere Wahl.
Der Markt für Warenwirtschaftssysteme ist groß, und kein System ist für alle Unternehmen gleichermaßen geeignet. Die entscheidende Frage lautet daher nicht „Welches ist das beste System?“, sondern „Welches passt zu meinem Unternehmen?“. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das passende Warenwirtschaftssystem finden und welche Auswahlkriterien sowie Anforderungen daran es gibt.
Möchten Sie sich vorab genauer mit dem Thema WWS-System im Allgemeinen auseinandersetzen empfehlen wir Ihnen unseren Definitonsbeitrag.
Wie finde ich das passende Warenwirtschaftssystem?
Der häufigste Fehler bei der Auswahl ist, mit dem Produkt zu beginnen.
Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: zuerst die eigenen Anforderungen klären, dann den Markt darauf abklopfen. Ein System, das bei einem Wettbewerber hervorragend funktioniert, kann für die eigenen Prozesse völlig ungeeignet sein.
Der Weg zur passenden Lösung lässt sich in drei Phasen denken: die eigenen Anforderungen definieren, den Markt strukturiert sondieren und die Kandidaten anhand konkreter Kriterien vergleichen. Je gründlicher die erste Phase, desto einfacher die späteren Entscheidungen.
Die wichtigsten Auswahlkriterien
Ob ein System passt, entscheidet sich an einigen zentralen Kriterien.:
- Unternehmensgröße: Zahl der Nutzer, Belegvolumen und Standorte bestimmen, wie leistungsfähig und skalierbar das System sein muss.
- Branche und Branchenspezifika: Manche Branchen haben besondere Anforderungen, etwa Chargen- und Seriennummernverwaltung, Mindesthaltbarkeitsdaten oder variantenreiche Artikel. Welche Systemarten es hier gibt, erläutert der Beitrag zu den Arten von Warenwirtschaftssystemen.
- Geschäftsmodell und Prozesse: Ein reiner Online-Händler hat andere Abläufe als ein Großhändler mit Außendienst. Das System muss die eigenen Kernprozesse abbilden, nicht umgekehrt.
- Schnittstellen und Integrationen: Anbindung an Shop-Systeme, Marktplätze, Versanddienstleister, Buchhaltung oder bestehende Software ist oft entscheidend. Fehlende Schnittstellen werden schnell zum Kostentreiber.
- Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit: Das System sollte mit dem Unternehmen wachsen können, bei Nutzerzahl, Funktionsumfang und Datenvolumen. Hinzukommen zukunftsfähige Aspekte wie offene Schnittstellen, regelmäßige Updates und die Erweiterbarkeit um neue Module
- Bedienbarkeit: Eine gute Usability entscheidet über die Akzeptanz im Team und damit über den tatsächlichen Nutzen.
- Anbieterstabilität und Support: Reaktionszeiten, Erreichbarkeit und die Zukunftssicherheit des Anbieters sind langfristig ebenso wichtig wie die Software selbst.
Die Budgetfrage spielt bei der Auswahl ebenfalls eine Rolle, sollte aber immer im Verhältnis zu den Gesamtkosten über die Nutzungsdauer betrachtet werden. Eine ausführliche Einordnung dazu finden Sie im Beitrag zu den Kosten eines Warenwirtschaftssystems.
Anforderungen definieren: das Lastenheft
Bevor Sie den Markt sondieren, sollten Sie Ihre Anforderungen schriftlich festhalten. Dieses Dokument, beschreibt aus Sicht des Unternehmens, was das System leisten muss. Es ist die Grundlage für den Vergleich von Angeboten und schützt davor, sich von Produktpräsentationen leiten zu lassen statt von den eigenen Bedürfnissen. Bewährt hat sich die Unterscheidung in Muss-Kriterien (unverzichtbar) und Kann-Kriterien (wünschenswert).
Was als Muss- oder Kann-Kriterium gilt, hängt von den eigenen Prioritäten ab: Für einen Online-Händler ist eine Shop-Anbindung meist ein Muss, für einen reinen Großhändler eher nebensächlich.
Ein Lastenheft für ein Warenwirtschaftssystem umfasst typischerweise folgende Kategorien:
| Anforderungskategorie | Beispielhafte Fragen |
| Funktionale Anforderungen | Welche Prozesse in Einkauf, Lager und Verkauf muss das System abbilden? |
| Technische Anforderungen | On-Premises oder Cloud? Welche Betriebssysteme und Endgeräte sind im Einsatz? |
| Schnittstellen | Welche Systeme müssen angebunden werden (Shop, Buchhaltung, Versand, Marktplätze)? |
| Mengengerüst | Wie viele Artikel, Belege, Nutzer und Standorte sind zu verwalten? |
| Branchenspezifika | Gibt es besondere Anforderungen wie Chargen, Seriennummern oder Varianten? |
| Budget und Zeitrahmen | Welcher Kostenrahmen steht zur Verfügung, bis wann soll das System produktiv sein? |
Der Auswahlprozess Schritt für Schritt
Mit einem klaren Anforderungskatalog lässt sich der Auswahlprozess strukturiert durchlaufen:
- Ist-Analyse: Aktuelle Prozesse, Schwachstellen und Ziele erfassen.
- Anforderungen definieren: Lastenheft erstellen, Muss- und Kann-Kriterien festlegen.
- Marktrecherche (Longlist): Systeme sammeln, die grundsätzlich in Frage kommen.
- Vorauswahl (Shortlist): Anhand der Muss-Kriterien auf wenige Kandidaten eingrenzen.
- Demos und Teststellungen: Die Kandidaten anhand realer Prozesse prüfen.
- Referenzen einholen: Referenzgespräche mit bestehenden Kunden, idealerweise aus derselben Branche, sowie Case Studies des Anbieters, idealerweise aus derselben Branche.
- Entscheidung: Angebote vergleichen, Gesamtkosten bewerten, Wahl treffen.
Wenn die Wahl getroffen ist, geht es an die konkrete Umsetzung. Einen Überblick über eine Lösung für die betriebliche Warenwirtschaft bietet die Seite zum ERP für Warenwirtschaft.
Checkliste: Das passende Warenwirtschaftssystem finden
Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Prüfpunkte zusammen:
- Prozesse und Schwachstellen analysiert
- Anforderungen im Lastenheft dokumentiert (Muss- und Kann-Kriterien)
- Unternehmensgröße und Mengengerüst berücksichtigt
- Branchenspezifische Anforderungen geprüft
- Benötigte Schnittstellen definiert
- Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit bewertet
- Bedienbarkeit im Test geprüft
- Gesamtkosten über die Nutzungsdauer kalkuliert
- Anbieterstabilität und Support bewertet
- Referenzen aus der eigenen Branche eingeholt
Fazit
Die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems lässt sich auf drei Erkenntnisse verdichten.
Erstens: Entscheidend ist die Passung zu den eigenen Anforderungen – Unternehmensgröße, Branche, Prozesse und Schnittstellen – nicht ein pauschal ‘bestes‘ System.
Zweitens: Ein strukturiertes Vorgehen von der Ist-Analyse über ein sauberes Lastenheft bis zur Shortlist und Demophase schützt vor Bauchentscheidungen für das erstbeste Angebot.
Drittens, und am wichtigsten: Skalierbarkeit, Anbieterstabilität und Support wiegen langfristig oft schwerer als der reine Anschaffungspreis – wer diese Kriterien von Anfang an mitdenkt, trifft eine zukunftssichere Wahl
Häufige Fragen zur Auswahl eines Warenwirtschaftssystems
Worauf sollte ich bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems achten?
Was gehört in ein Lastenheft für ein WWS?
Funktionale und technische Anforderungen, benötigte Schnittstellen, das Mengengerüst (Artikel, Belege, Nutzer), Branchenspezifika sowie Budget und Zeitrahmen. Sinnvoll ist die Unterscheidung in Muss- und Kann-Kriterien.
Wie lange dauert die Einführung eines Warenwirtschaftssystems?
Das hängt von Größe und Komplexität ab. Im klassischen Mittelstand liegt die Dauer von den ersten Projektschritten bis zum Produktivstart erfahrungsgemäß bei etwa 10 bis 13 Monaten.
Brauche ich für die Auswahl externe Beratung?
Nicht zwingend. Sie lohnt sich vor allem bei hoher Prozesskomplexität, fehlenden internen Ressourcen oder kritischen Schnittstellen und Datenmigrationen.
