Rechnungsstellung und Zahlungen an das Nicht-EU-Ausland richtig vornehmen

Von: Ewald Haaf |
Datum: 05.11.2018

Die Wirtschaft floriert allgemein und auch Deine Geschäfte laufen bestens. Wenn Du im E-Commerce tätig bist und verschiedene Plattformen wie zum Beispiel Amazon und eBay bespielst, gehören Rechnungen aus in das und nach dem Nicht-EU-Ausland zum Tagesgeschäft.

Hast Du Dich auch schon mal gefragt, ob Du Deine Rechnungen richtig stellst und diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen? Innerhalb der Europäischen Union sind die Regelungen relativ übersichtlich und klar. Erfahrungsgemäß kommen auch Einsteiger mit einer guten Warenwirtschafts- oder einer ERP-Software klar.

Rechnungsstellung und Zahlungen ins Nicht-EU-Ausland
Zahlungen ins Nicht-EU-Ausland

Bei Geschäftsbeziehungen außerhalb der EU werden die Fragezeichen der zuständigen Mitarbeiter für die Rechnungsstellung schon größer. Bitte denke auch daran, dass Groß-Britannien aufgrund des Brexits ab dem 29. März 2019, 23 Uhr (GMT) nicht mehr zur EU gehören wird und Deine Rechnungen dann die entsprechenden Anforderungen erfüllen müssen.


1. Wann werden Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer gestellt?

Rechnungen, die an Unternehmen gehen, die Ihren Sitz außerhalb der EU haben, werden ohne Umsatzsteuer gestellt. Die Rechnungen müssen die in Deutschland rechtlich vorgegebenen Pflichtangaben enthalten. Sind weitere Angaben erforderlich, richten sich diese nach den Vorgaben des jeweiligen Empfänger-Landes. Worauf Du nicht verzichten solltest: „nicht im Inland steuerbare Leistung “. Dieser Hinweis hilft, die Gefahr von entstehenden Missverständnissen nahezu im Keim zu ersticken.

Erbringst Du Leistungen in das Nicht-EU-Ausland, musst Du diese in der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) gesondert aufführen. Eine zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern, wie bei Geschäften innerhalb der EU üblich, ist hier nicht notwendig.

2. Wie laufen Zahlungen an Firmen, die ihren Sitz im außereuropäischen Ausland haben?

Die SEPA-Zahlungsmöglichkeit mittels IBAN und BIC haben innerhalb der EU den Zahlungsverkehr erleichtert, finden außerhalb der EU aber keine bis kaum Anwendung. Als Alternative hat sich ein Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr bewährt. Ein Nachteil daran sind die zusätzlich entstehenden Kosten. Kläre mit Deinem Empfänger im Vorfeld ab, ob Ihr diese eventuell zwischen Euch beiden aufteilen könnt. Die Dauer für den Geldtransfer beträgt, abhängig vom Empfängerland, zwischen fünf und 20 Tagen. Dabei gibt es starke Abweichungen zwischen den Kontinenten. Bitte unbedingt beachten: Bei Zahlungen in das Ausland, die mehr als 12.500 Euro betragen, bist Du dazu verpflichtet, die Bundesbank darüber zu informieren. Diese benötigt die Daten, um die Zahlungsbilanz zu erstellen.

3. Wie unterschiedlich sind die Regelungen der Umsatzsteuer von Land zu Land?

Pauschal lässt sich festhalten, dass keine einheitliche Rechtsgrundlage außerhalb der EU existiert.

Von Land zu Land unterschiedlich sind die steuerrechtlichen Voraussetzungen, unter denen Rechnungen an Unternehmen gestellt werden. Eine gemeinsame Rechtsgrundlage existiert außerhalb der EU nicht. Daher gilt: Bitte informiere Dich bereits im Vorfeld ausführlich und gründlich darüber, wie die Umsatzsteuer in Deinem avisierten Zielland geregelt ist.

In einigen Staaten ist es üblich, dass sich deutsche Handelspartner im Vorfeld registrieren lassen müssen. Ebenfalls gängig ist die Hinzunahme eines „Fiskalvertreters“ im Land des Handelspartners. Dieser übernimmt für Dich, als deutschen Unternehmer, die steuerlichen Aufgaben und setzt sich mit der Finanzverwaltung auseinander.

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Wer im Nicht-EU-Ausland Handel betreibt, wird schnell merken, dass es derart stark voneinander abweichende Steuersysteme gibt, dass man kaum glauben mag, sich im 21. Jahrhundert zu befinden.

In unserem Nachbarland, der Schweiz, gilt ein ähnliches Umsatzsteuersystem, wie es uns aus der EU bekannt ist. Hier findet die Reverse-Charge-Regel Anwendung. Diese besagt nichts anderes als die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Du, als deutscher Unternehmer, berechnest für die erbrachte Leistung keine Umsatzsteuer. Bei Geschäften in der Schweiz übernimmt das Dein Geschäftspartner. Dieser meldet die Umsatzsteuer bei dem zuständigen Finanzamt und zieht diese als Vorsteuer im Gegenzug wieder ab.

Beispiel für die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens

Die in Hargesheim ansässige microtech GmbH verkauft ein Warenwirtschaftssystem im Wert von 1000 Euro netto an einen Möbelhersteller in Graz. microtech entscheidet sich für die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens und führt die Umsatzsteuer mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in der Rechnung nicht an.

Die Umsatzsteuer von 200 Euro (20% USt.-Satz in Österreich) wird von dem Möbelhersteller direkt an das österreichische Finanzamt abgeführt. Da der Möbelhersteller vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann dieser die Umsatzsteuer seinerseits wieder als Vorsteuer geltend machen.

4. Welche Ausnahmen und Sonderregelungen gibt es?

Bei einem derart großen Reichtum an Umsatzsteuer-Varianten und deren feinen Facetten ist es zwingend erforderlich, sich Informationen im Vorfeld zu beschaffen oder auf eine kompetente Beratung zu setzen. Das internationale Steuerrecht ist bekannt für seine unübersichtlichen und nahezu unendlichen Sonderregelungen und anzuwendenden Ausnahmen.

Die deutschen Außenhandelskammern bietet sich als erste Anlaufstelle der jeweiligen Länder an. Bei Geschäften und Versand an Privatkunden und Endverbraucher triffst Du als Verkäufer auf nochmals andere Regelungen.

Falls Dir die ausländische Umsatzsteuer nicht erstattet wird, kannst Du diese pauschal mit weiteren Aufwendungen als Betriebsausgabe buchen. Das ist zwar nicht schön, aber zweckmäßig. Damit Du dabei den Überblick behältst, empfehlen wir Dir, ein separates Konto zu erstellen. Bitte denk daran, dass für alle gestellten Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt.

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