Was ist Buchführung? Das sollten Sie wissen

Die Buchführung ist neben der Kostenrechnung Hauptbestandteil des unternehmerischen Rechnungswesens. Die Buchhaltung bezeichnet die vollständige und planmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge (auch Geschäftsvorfälle genannt), die Auswirkungen auf das Vermögen des Unternehmens haben.

Das sind zum Beispiel:

  • Einnahmen durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen
  • Ausgaben durch den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen
  • Verbrauch von Roh- und Betriebsstoffen
  • Ausgaben durch Miete, Kredite und Löhne & Gehälter
  • Abschreibungen, Rückstellungen

Für jeden einzelnen Geschäftsvorgang ist eine eigene Buchung erforderlich und jede Geldbewegung muss durch eine Rechnung oder Quittung belegt bzw. nachgewiesen werden. Es gilt die bekannte Regel: „Keine Buchung ohne Beleg!“. Die Dokumentation der Geschäftsvorgänge muss Informationen zu dem Inhalt (zum Beispiel nach Sachkonten), zur zeitlichen Reihenfolge und zu dem Wert (zum Beispiel der Preis) der Buchungen enthalten.

Jeder Selbständige ist verpflichtet, seine Geschäftsvorgänge nach diesen bestimmten Vorgaben zu dokumentieren. Diese Vorgaben sind ausführlich in den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GOB) und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz“ (GodB) festgeschrieben und nachzulesen.

Nutzen der Buchführung

Die Buchführung ist nicht nur eine Pflicht, sondern ein sehr nützliches Werkzeug für jeden Unternehmer. Bei korrekter Durchführung bietet die Buchführung dem Unternehmer:

  • einen Überblick über die aktuelle Vermögenssituation des Unternehmens
  • eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge, die sich auf das Vermögen des Unternehmens auswirken
  • die Basis zur Ermittlung von Gewinn und Verlust, also des Unternehmenserfolges
  • die Basis zur Errechnung der Steuern, die das Unternehmen gegebenenfalls zahlen muss

Arten der Buchführung

Die Buchführungspflicht gilt gleichermaßen für selbständige Unternehmer oder freiberufliche Selbständige. Sie ergibt sich aus dem Handelsrecht §§ 238 ff. HGB und dem Steuerrecht §§ 140 ff. der Abgabenordnung (AO). Allerdings werden zwei Arten der Buchführung unterschieden: Die einfache und die doppelte Buchführung.

Einfache Buchführung

Die einfachen Buchführung dürfen alle freiberuflich Selbständigen sowie alle Gewerbetreibende mit einem Umsatz von weniger als 600.000 EUR und einem Gewinn von weniger als 60.000 EUR pro Jahr anwenden.

Bei der einfachen Buchhaltung werden nur die Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge gebucht. Der Gewinn bzw. der Unternehmenserfolg wird durch die Gegenüberstellung des Vermögens am Anfang und am Ende einer bestimmten Rechnungsperiode ermittelt. Diese Gegenüberstellung heißt Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), dafür gibt es einen amtlichen Vordruck, der ausgefüllt werden muss. Sind die Einnahmen höher, als die Ausgaben, hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet, sind die Ausgaben höher, als die Einnahmen, ist ein Verlust entstanden.

Liegt der Jahresumsatz des Unternehmens unter 17.500 EUR, reicht bereits eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben als Gewinnermittlung aus. Die amtliche EÜR muss dann nicht ausgefüllt werden.

Die doppelte Buchführung – Was ist das?

Die doppelte Buchführung ist für alle Vollkaufleute und für alle Gewerbetreibende mit einem Umsatz von mehr als 600.000 EUR und einem Gewinn von mehr als 60.000 EUR pro Jahr verpflichtend.

Bei der doppelten Buchhaltung gelten komplexere Dokumentationspflichten. Die einfache EÜR reicht nicht aus, es muss eine Bilanz erstellt werden. In der Bilanz stehen sich nicht die Einnahmen und Ausgaben gegenüber, sondern die Bilanz unterscheidet in Kapitalherkunft (Passiva) und Kapitalverwendung (Aktiva). Da die doppelte Buchführung von einem Bilanz-Gleichgewicht in der Bilanz ausgeht, muss eine Veränderung auf der einen Seite der Bilanz zwangsläufig auch eine Veränderung auf der anderen Seite zur Folge haben. Auf beiden Seiten werden jeweils Zu- bzw. Abgänge gebucht.

Ein Beispiel:
Der Bäcker kauft für 100 EUR in bar Mehl ein. Der Wert 100 EUR wird von der Kasse (Kapitalherkunft, also Passiva) abgebucht und dem Konto „Backzutaten“ (Kapitalverwendung, also Aktiva) zugebucht. Jeder Geschäftsvorgang wird auf zwei Konten – also „doppelt“ gebucht.

Mit der doppelten Buchführung wird auch der Unternehmenserfolg zweimal, also doppelt erhoben. Zum einen durch die Bilanz und zum anderen durch die Erfolgsrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung (GUV). Die doppelte Buchführung sichert damit die Kontrolle für die rechnerische Richtigkeit des ausgewiesenen Ergebnisses.

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Datum: 13.01.2017
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