Betriebswirtschaftliche Auswertung

Erfahren Sie in unserem ERP-Wiki, was eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist, welche Arten und Anforderungen es gibt und wie Sie eine BWA Schritt für Schritt erstellen.

BWA – Was ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung oder auch kurz BWA genannt, gibt dem Unternehmer im laufenden Geschäftsjahr Informationen über die aktuelle Kosten- und Erlössituation sowie das Vermögens- und Schuldverhältnis des Unternehmens. Sie bildet bestimmte Kennzahlen und die Ertragslage eines Unternehmens ab und ist nicht vergleichbar mit einem Jahresabschluss.

Die BWA bildet oft die Entscheidungsgrundlage für kleine und mittelständische Unternehmen. Zwar besteht keine Pflicht zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung – im Gegensatz zur Bilanz – jedoch ist eine BWA für Unternehmen von großem Vorteil. Sie ist eine tatsächliche Ermittlung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Kosten, um Punkte wie Kapitalstruktur oder den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln.
Anhand dieser Auswertung und der vorliegenden Betriebsergebnisse kann der Unternehmer die aktuelle wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung des Gewerbes auch unterjährig aufmerksamer beobachten. Die hierfür benötigten Daten werden in der Regel aus der laufenden Finanzbuchhaltung bezogen.

Was muss eine aussagefähige Betriebswirtschaftliche Auswertung leisten?

Innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung ist es sehr wichtig, dass die Kosten für Aufwendungen und Erlöse mit ihrer maßgeblichen Auswirkung innerhalb der Finanzbuchhaltung sowohl unterjährig als auch zeitnah berücksichtigt werden. In Anlehnung an die Branche und das entsprechende Geschäftsmodell können hier verschiedene Positionen gegeben sein. So sind zum Beispiel im E-Commerce die Internetkosten, Kosten für die Website und Retouren geschäftsrelevant. Raumkosten spielen hier nur eine untergeordnete Rolle. Abschreibungen sind monatlich abzugrenzen. Dazu sollte mit größeren Aufwandspositionen wie beispielsweise Ertragssteuern ebenso verfahren werden. Erhaltene Boni von Lieferanten sowie Jahresbonifikationen an Kunden haben oft erhebliche Auswirkungen auf die Größe und die betriebliche Leistungsfähigkeit von Handelsunternehmen.

Darlehen müssen jeweils unterjährig und nicht erst im späteren Jahresabschluss korrekt gebucht werden. Hier geht es beispielsweise um Annuitäten, die aufzuteilen sind in den Zins- und Tilgungsanteil. Dazu müssen auch Anzahlungen und Einbehalte sowie Rechnungsabgrenzungsposten monatlich Berücksichtigung finden.

Wer muss eine BWA erstellen?

Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) wird in der Regel von Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmen erstellt. Sie ist besonders wichtig für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Geschäftsentwicklung und finanzielle Lage regelmäßig überwachen müssen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Erstellung einer BWA nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie dient hauptsächlich internen Zwecken und der Kommunikation mit Banken, insbesondere im Rahmen von Kreditverhandlungen, da sie einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens bietet. Große Unternehmen und Kapitalgesellschaften hingegen nutzen oft detailliertere und umfassendere Finanzberichte.

Wann und wie oft sollte man eine BWA anlegen?

Hierbei empfiehlt es sich regelmäßig jeden Monat eine BWA zu erstellen. So kann jederzeit die Entwicklung des Unternehmens überprüft und nachverfolgt werden. Vor allem besitzt die betriebswirtschaftliche Auswertung den Vorteil, dass alle aktuellen Daten des Unternehmens immer in kompakter Form vorliegen. Das mag nach zusätzlicher Arbeit für die Buchhaltung klingen, bringt aber folgende Vorteile:

• Prüfen und planen von Einkommenssteuer-Vorauszahlungen
• Vorlegen der aktuellen Zahlen bei der Bank (beispielsweise für einen Kredit)
• Die Option auf einen Investitionsabzugsbetrag

Gerade für Banken sowie die Geber von Fremdkapital ist eine BWA wichtig, um eine bessere Einschätzung des Unternehmens zu ermöglichen.

Wie entstand die BWA? Und welche verschiedenen Arten gibt es?

Erstmals wurde die Betriebswirtschaftliche Auswertung in den 1960er Jahren durch DATEV Deutschland als DATEV-Standard-BWA veröffentlicht. Inzwischen ist DATEV zu einem der führenden Anbieter geworden und hat neben der häufig genannten Standard-BWA, der sogenannte BWA 01 viele weitere Formen hervorgebracht. Für Kleinunternehmer sowie Freiberufler ist diese Standard-BWA ausreichend. Ein Arzt verwendet allerdings die BWA 02, der Handwerker die BWA 20. Aber auch für Steuerberater oder Buchhalter gibt es besondere Arten der BWA.
Somit ergibt sich, dass eine BWA-Gliederung immer auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden sollte. Aber was genau umfasst die Standard-BWA nicht? Die Standard-BWA kann folgende für die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung wichtige Informationen nicht liefern:

• Liquidität und deren Entwicklung (Darlehen und Kontokorrente sowie die Entwicklung des Eigenkapitals)
• Bereichsergebnisse (Profitcenter sowie unrentable oder rentable Geschäftsfelder)
• Prognosedaten zu Gewinn und Zahlungsfähigkeit

Werden diese Informationen gewünscht, sollte man gründlich die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung prüfen. Hier sind Kennzahlen, die das Finanzcontrolling in der Buchhaltung ermittelt, oder Vorschau- und Profitcenterberichte deutlich aussagekräftiger. Hier gibt es allerdings Schwächen wie zum Beispiel die ausschließliche Berücksichtigung von Posten, die schon gebucht wurden. Denn einige Geschäftsvorfälle werden erst am Ende des Jahres gebucht und deswegen finden diese unterjährig keine Berücksichtigung. Hierzu zählen:

• Ertragssteuern
• Einmalzahlungen sowie Boni an Ihre Mitarbeiter
• Abschreibungen
• Versicherungsprämien, die einmal im Jahr bezahlt, aber auf die einzelnen Monate verteilt werden

Daher wird eine qualifizierte BWA, die auch Abgrenzungen berücksichtigt, benötigt, um einen kompletten Überblick zu erhalten. Dies lässt sich am Beispiel des E-Commerce am besten aufzeigen. Denn dieses schnell wachsende Geschäftssegment wird von der Standard-BWA nur unzureichend berücksichtigt. In einem solchen Fall ist dann eine spezielle BWA für den E-Commerce notwendig, um dem Geschäftsfeld Rechnung zu tragen.

Welche Anforderungen stellt eine BWA?

Die Anforderungen an die Aussage- und Auswertungs-Fähigkeit einer BWA haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. So muss eine BWA heutzutage …:

• … bei entsprechender intelligenter Struktur standardisierbar sein.
• … integrierte Darstellungen mit dem Rechnungswesen und den statistischen Daten des Unternehmens erlauben.
• … Informationen größenordnungsneutral abbilden können.
• … Rechtsformneutral sein.
• … eine Kompatibilität mit einem Branchenvergleich aufweisen.

Weiterhin sind zusätzliche Zeitpläne und Zeitreihen sowie auch Vorjahresvergleiche und grafische Darstellungen wichtige Qualitätskriterien einer BWA. Denn wenn in der BWA bedeutsame Bestandsveränderungen aus der Gewinn- und Verlustrechnung (auch Erfolgsrechnung genannt) nicht berücksichtigt werden, mindert dies die Aussagekraft der BWA erheblich.

Wer kann eine BWA erstellen?

Grundsätzlich darf jeder Unternehmer selbst seine BWA erstellen, denn diese wird von dem größten Teil der Buchführungsprogramme automatisch mit ausgeworfen. In vielen Unternehmen arbeitet die Buchhaltung mit solchen digitalen Lösungen. Das erleichtert den Prozess. Wer seine Buchführung also selbst macht, der kann auch seine BWA selbst erstellen oder gegebenenfalls an den Steuerberater abgeben.

BWA erstellen Schritt für Schritt

Das Erstellen einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die verschiedene Methoden berücksichtigt:

Schritt 1: Sammeln der Finanzdaten

Erträge und Aufwendungen: Sammeln Sie alle relevanten Finanzdaten einschließlich Einnahmen, Verkäufen, direkten Kosten, Betriebskosten und sonstigen Ausgaben.

Belege und Rechnungen: Stellen Sie sicher, dass alle Belege und Rechnungen ordnungsgemäß erfasst und kategorisiert sind.

Schritt 2: Auswahl der Methode zur Erstellung der BWA

Manuelle Erstellung:

• Nutzen Sie Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder Google Sheets, um Ihre Finanzdaten manuell einzutragen und zu kategorisieren.
• Nutzen Sie vorhandene BWA-Vorlagen, die online verfügbar sind, um den Prozess zu vereinfachen.

Erstellung mit einer Buchhaltungssoftware:

• Softwarelösungen wie DATEV, QuickBooks, microtech oder andere spezialisierte Programme ermöglichen es Ihnen, eine BWA direkt aus den erfassten Buchhaltungsdaten zu generieren.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware mit der BWA-Funktion kompatibel ist und alle relevanten Daten korrekt erfasst werden.

Erstellung durch den Steuerberater oder einen anderen Buchhaltungsdienstleister:

• Ziehen Sie in Betracht, einen Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister zu beauftragen, der die BWA für Sie erstellt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie sich in der Buchführung nicht sicher fühlen.

Schritt 3: Erstellung der BWA

• Geben Sie Ihre Finanzdaten in die gewählte Methode ein. Dazu gehören Erträge, Aufwendungen und andere relevante finanzielle Informationen.
• Unterteilen Sie die Finanzdaten in Kategorien wie Kosten für Material, Personal, Abschreibungen etc.

Schritt 4: Analyse und Interpretation

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Gewinn und Verlust. Die BWA sollte Ihnen einen klaren Überblick über Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens geben.
• Entscheiden Sie sich für eine monatliche oder quartalsweise Analyse: Führen Sie regelmäßige Analysen durch, um Trends und mögliche Problembereiche zu identifizieren.

Schritt 5: Anpassungen und Aktualisierungen

• Aktualisieren Sie die BWA regelmäßig – idealerweise monatlich –, um eine kontinuierliche Übersicht über Ihre finanzielle Lage zu haben.
• Passen Sie Ihre Ausgaben und Budgets basierend auf den Erkenntnissen aus der BWA an.

Schritt 6: Nutzung der BWA für Geschäftsentscheidungen

• Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der BWA, um informierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Verwenden Sie die BWA, um wichtige Informationen mit Geschäftspartnern, Investoren oder Banken zu teilen.

Optionale Schritte:

• Vergleichen Sie aktuelle Zahlen mit denen aus früheren Perioden, um die Entwicklung Ihres Unternehmens besser zu verstehen.
• Für eine tiefere Analyse und Interpretation der Daten kann es hilfreich sein, einen Experten hinzuzuziehen. Das kann ein Controller, Finanzberater oder Steuerberater sein.

Diese Schritte bieten Ihnen einen strukturierten Ansatz zur Erstellung einer BWA, unabhängig davon, ob Sie sie manuell, mit einer Software oder mit professioneller Hilfe anfertigen. Wichtig ist, dass die BWA ein klares und genaues Bild Ihrer finanziellen Situation liefert und Ihnen hilft, Ihre Geschäftsstrategie effektiv zu planen und anzupassen.

Wichtige Begriffe, die im Kontext der BWA auftauchen

In der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) spielen verschiedene Begriffe eine zentrale Rolle, um die finanzielle Situation eines Unternehmens zu analysieren und zu verstehen:

• Bewegungsbilanz: Diese Bilanz zeigt die Veränderungen in den Bilanzpositionen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg auf. Im Gegensatz zur statischen Bilanz, die die Vermögens- und Kapitalstruktur zu einem bestimmten Zeitpunkt abbildet, fokussiert sich die Bewegungsbilanz auf die Veränderungen in diesen Positionen, beispielsweise bei Veränderungen in Anlagevermögen, Umlaufvermögen oder Verbindlichkeiten. Sie hilft dabei, die finanziellen Bewegungen und die damit verbundenen Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens besser zu verstehen.
• Rohertrag: Dieser Begriff bezeichnet den Unterschied zwischen den Umsatzerlösen und den Herstellungskosten der verkauften Produkte oder Dienstleistungen. Der Rohertrag ist ein Indikator dafür, wie effizient ein Unternehmen seine Kernprodukte oder -dienstleistungen produziert und verkauft. Ein höherer Rohertrag deutet auf eine größere Effizienz und möglicherweise eine stärkere Marktposition hin.
• Erfolgsrechnung: Sie ist ein wesentliches Finanzdokument, das die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum gegenüberstellt. Ihr Hauptziel ist es, den Gewinn oder Verlust des Unternehmens in diesem Zeitraum zu ermitteln. Sie beinhaltet typischerweise das Betriebsergebnis, das Finanzergebnis und gegebenenfalls außerordentliche Ergebnisse.
• Betriebsergebnis: Das Betriebsergebnis zeigt den Gewinn oder Verlust aus der eigentlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Es wird berechnet, indem von den Umsatzerlösen die betrieblichen Aufwendungen abgezogen werden. Das Betriebsergebnis bietet einen klaren Einblick in die operative Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Die BWA in Verbindung mit „microtech“ als eine wichtige Entscheidungsgrundlage?

Die BWA ist die essenzielle Basis für unternehmerische Entscheidungen. Denn so ist es möglich, die Entwicklung Ihres Unternehmens im laufenden Jahr zu erkennen sowie auch Monatsvergleiche durchzuführen. Aber auch hinsichtlich Gesprächen mit Ihrer Bank und anderen wichtigen Partnern ist eine BWA eine entscheidende Grundlage.

Durch die intelligente Buchhaltungssoftware von microtech wird Ihre Buchhaltung zuverlässig und korrekt erledigt, um einen aktuellen und vollständigen Überblick über die Ertragssituation in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Somit sparen Sie auf diesem Wege nicht nur wichtige Zeit, sondern auch Mühe. Da die BWA auf der Gewinn-und-Verlust-Rechnung basiert, unterstützt Sie unsere ERP-Software hier optimal.