Was die Definition und Bedeutung eines Dokumentenmanagement-System (DMS) ist erfahren Sie in unserem ERP-Wiki. Darüber hinaus beschäftigen wir uns mit den Funktionen, Vorteilen sowie Herausforderungen dieser DMS-Software.
Definition und Bedeutung eines DMS
Das Dokumentenmanagement-System, abgekürzt DMS, bezeichnet eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen und physischen Dokumente effizient zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und zu verteilen. Die Bedeutung eines DMS liegt in der Fähigkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren, indem es Dokumente strukturiert und ihren Zugriff sowie ihre Nachverfolgbarkeit zentralisiert. Diese DMS-Software erleichtert den Umgang mit Informationen, indem es alle Dokumente an einem Ort speichert, sicherstellt, dass sie revisionssicher archiviert werden, und die Produktivität erhöht.
Funktionen einer DMS-Software
Eine DMS-Software bietet zahlreiche Funktionen, die den Dokumentenfluss im Unternehmen verbessern. Sie hilft dabei, Dokumente zu erfassen, sicher zu speichern und effizient in Prozesse zu integrieren.
Erfassung und Verwaltung von Dokumenten
Eine DMS-Software ermöglicht die elektronische Erfassung und Verwaltung beliebiger Dokumentenarten wie z. B. Verträge, Rechnungen, Berichte oder E-Mails. Die Dokumente können direkt in das DMS importiert oder durch das Scannen physischer Dokumente digitalisiert werden. Ein DMS sorgt dafür, dass alle Informationen zentral abgelegt und leicht zugänglich sind. Diese Funktion führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, da die Zeit für die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erheblich verkürzt wird.
Revisionssichere Archivierung
Eine der zentralen Anforderungen an eine DMS-Software ist die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, was besonders für die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) relevant ist. Durch die revisionssichere Archivierung wird sichergestellt, dass Dokumente nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert werden können und jederzeit nachvollziehbar ist, wer auf sie zugegriffen oder sie bearbeitet hat. Darüber hinaus bieten DMS-Lösungen erweiterte Sicherheitsfunktionen wie z. B. Zugriffsrechte und Verschlüsselung, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies minimiert das Risiko von Datenverlusten oder Sicherheitsverletzungen.
Integration in Geschäftsprozesse
Eine DMS-Software lässt sich nahtlos in verschiedene Unternehmensprozesse integrieren, insbesondere in Buchhaltungsprozesse und andere betriebswirtschaftliche Abläufe. Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge können automatisch mit relevanten Vorgängen verknüpft werden. So entsteht eine direkte Verbindung zwischen den Dokumenten und den Geschäftstransaktionen, was die Genauigkeit erhöht und den administrativen Aufwand reduziert. Dies verbessert die Transparenz und sorgt für eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge.
Individuelle Freigabe-Prozesse
Ein weiterer Vorteil der DMS-Software ist die Möglichkeit, individuelle Freigabe-Prozesse zu definieren. Unternehmen können genau festlegen, welchen Weg ein Dokument durch das Unternehmen nimmt, bevor es final bearbeitet oder freigegeben wird. Diese Workflows können flexibel an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten genau wissen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben, was zu einer schnelleren Bearbeitung und geringeren Fehlerquoten führt.
Empfang gesetzeskonformer E-Rechnungen
Ein modernes DMS bietet die Möglichkeit, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die DMS-Software ermöglicht es Unternehmen, den Erhalt, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen automatisiert und revisionssicher zu gestalten. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler bei der Rechnungsverarbeitung.
Nahtlose ERP-Integration
Eine DMS-Software ist Teil bzw. Modul des ERP-Systems, was die Effizienz der Geschäftsprozesse erheblich steigert. Durch diese Integration können alle Dokumente zentral verwaltet und mit den relevanten ERP-Daten verknüpft werden. Dies gilt insbesondere für die Buchhaltungsprozesse, bei denen die enge Verzahnung von DMS und ERP von zentraler Bedeutung ist. Rechnungen können automatisch erfasst, Buchungssätze erstellt und Zahlungsvorgänge effizient abgewickelt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche Transaktionen lückenlos dokumentiert und Rechnungen schnell und korrekt bezahlt werden können. Diese Verbindung reduziert den Aufwand für doppelte Dateneingaben und fördert eine ganzheitliche Sicht auf alle Geschäftsprozesse und -dokumente, was nicht nur die Transparenz, sondern auch die Genauigkeit und Geschwindigkeit der betriebswirtschaftlichen Abläufe erhöht.
Vorbereitung auf die Gesetzesänderungen zur E-Rechnungspflicht 2025
Ab 2025 wird es gesetzliche Vorschriften zur E-Rechnungspflicht geben. Mit einer DMS-Software können Unternehmen bereits jetzt sicherstellen, dass sie alle relevanten Anforderungen erfüllen. Die Software ermöglicht den rechtskonformen Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen. So sind Unternehmen bestens auf kommende gesetzliche Veränderungen vorbereitet.
Vorteile eines DMS
Von zahlreichen Vorteilen – von Effizienzsteigerungen bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – können Unternehmen von einem Dokumentenmanagementsystem profitieren. Es verbessert die Zusammenarbeit und reduziert Kosten.
Erhöhte Effizienz und Produktivität
Einer der größten Vorteile eines DMS liegt in der verbesserten Effizienz und Produktivität, die durch die Automatisierung von Dokumentenabläufen erreicht wird. Durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten entfällt die zeitaufwändige Suche nach Informationen, was die Bearbeitungszeiten verkürzt und den Arbeitsfluss verbessert. Mitarbeiter können Dokumente schneller finden und bearbeiten, was zu einer besseren Zusammenarbeit führt.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein DMS sorgt für vollständige Transparenz in der Dokumentenverarbeitung. Jede Änderung oder Aktion, die an einem Dokument durchgeführt wird, wird protokolliert. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit, wer wann auf ein Dokument zugegriffen oder es bearbeitet hat. Diese Transparenz ist besonders in regulierten Branchen von entscheidender Bedeutung, da gesetzliche Anforderungen an die Dokumentation eingehalten werden müssen.
Kostenersparnis
Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines DMS liegt in der Kostenersparnis. Durch die Digitalisierung und elektronische Verwaltung von Dokumenten wird der Bedarf an physischen Speicherlösungen wie Aktenordnern oder Lagerräumen reduziert. Zudem entfallen Druck- und Papierkosten. Die beschleunigte Dokumentenverarbeitung und reduzierte Fehlerquote tragen ebenfalls zur Kostensenkung bei.
Verbesserte Zusammenarbeit
Mit einer DMS-Software können Teams ortsunabhängig auf dieselben Dokumente zugreifen, sie gemeinsam bearbeiten und Änderungen in Echtzeit nachverfolgen. Das verbessert die interne Kommunikation und steigert die Effizienz in der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. So können auch externe Partner oder Kunden in die Arbeitsabläufe eingebunden werden, wenn das gewünscht ist.
Vorbereitung auf zukünftige gesetzliche Anforderungen
Ein DMS hilft Unternehmen dabei, sich frühzeitig auf gesetzliche Vorschriften wie die E-Rechnungspflicht ab 2025 vorzubereiten. Die Software gewährleistet, dass alle Anforderungen zur rechtskonformen Archivierung und Verwaltung von E-Rechnungen erfüllt werden, sodass Unternehmen auch langfristig gesetzeskonform arbeiten können.
Herausforderungen bei der Implementierung
Die Einführung eines DMS kann mit Herausforderungen verbunden sein, insbesondere bei der Integration in bestehende Systeme und Arbeitsabläufe. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter entsprechend geschult werden und das System optimal nutzen können. Zudem muss sichergestellt werden – wenn ERP-Systeme im Einsatz sind –, ob das DMS auch in die Arbeitsabläufe integriert werden kann. Die Vorteile einer DMS-Software sind zweifelsohne die deutliche Effizienzsteigerung und Kostensenkung.
Zukunftsperspektiven
Die Zukunft von DMS-Software liegt in der zunehmenden Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen. Diese Technologien ermöglichen es, Dokumente automatisch zu klassifizieren, Inhalte zu analysieren und Arbeitsabläufe weiter zu automatisieren. Zudem wird die Bedeutung von Cloud-basierten DMS-Lösungen zunehmen, da sie den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente ermöglichen und die Flexibilität erhöhen.
DMS als neues Modul bei microtech
microtech bietet mit seinem neuesten DMS-Modul eine Erweiterung seines bewährten ERP-Systems an, die Unternehmen eine nahtlose und ganzheitliche Lösung für das Dokumentenmanagement ermöglicht. Mit diesem Modul wird der digitale Umgang mit Dokumenten in sämtliche ERP-Prozesse integriert, sodass alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gebündelt und zugänglich gemacht werden.
Dank der vollständigen Integration des DMS-Moduls in das ERP-System von microtech können Unternehmen nun sämtliche Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Bestellungen direkt in ihre Arbeitsprozesse einbinden. So werden doppelte Dateneingaben vermieden, und es entsteht eine optimale Verknüpfung zwischen den kaufmännischen Daten und den dazugehörigen Dokumenten. Dies sorgt für eine erhebliche Vereinfachung der betrieblichen Abläufe, da manuelle Prozesse minimiert und Fehlerquellen reduziert werden.
Darüber hinaus gewährleistet das DMS von microtech die revisionssichere Archivierung und die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen, inklusive der GoBD-Vorschriften. Auch die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist bereits integriert, was bedeutet, dass Unternehmen bestens für zukünftige gesetzliche Vorgaben gerüstet sind.
Mit dem DMS-Modul bietet microtech eine umfassende, integrierte Lösung, die sowohl für kleine als auch für mittelständische Unternehmen die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten erheblich vereinfacht. Es sorgt für Effizienzsteigerungen, bessere Transparenz und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Geschäftsunterlagen.
