Was ist ein Eigenbeleg?

“Keine Buchung ohne Beleg” lautet eine eherne Regel der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Aber was tun, wenn ein ordnungsmäßiger Rechnungsbeleg beim besten Willen nicht zu erhalten oder verloren gegangen ist und nicht wiederbeschafft werden kann? Dann rettet oftmals nur noch der selbst erstellte Rechnungsbeleg den Betriebskostenabzug – der Eigenbeleg.

Eigenbeleg – Eine Definition

Wer berufliche oder betriebliche Ausgaben steuerlich gelten machen will, muss gemäß § 97 Abgabenordnung (AO) nachweisen, dass diese auch tatsächlich in der behaupteten Höhe entstanden sind. Der Nachweis erfolgt üblicherweise durch Rechnungsbelege oder Quittungen, die vom Leistenden, also dem Verkäufer oder Dienstleister, ausgestellt werden. Wenn das nicht möglich ist, darf der Leistungsempfänger den Geschäftsvorfall stattdessen selbst dokumentieren. Dieses Dokument tritt dann an die Stelle des Fremdbelegs.

Eigenbeleg - Kostenlose Vorlage als Word-Dokument
Eigenbeleg – Kostenlose Vorlage als Word-Dokument

Wann wird ein Eigenbeleg vom Finanzamt ausnahmsweise akzeptiert?

Bei Geschäftsvorfällen, für die normalerweise ohne weiteres ein Fremdbeleg beschafft werden kann, akzeptiert das Finanzamt die Selbstdokumentation nur in Ausnahmefällen. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um größere Beträge handelt. Bei größeren Ausgaben muss der Selbstbeleg meist durch weitere Dokumente, die den Geschäftsvorfall glaubhaft machen, ergänzt werden. Geht beim Kauf eines Dienstwagens von einer Privatperson der Kaufvertrag verloren und kann auch in Kopie nicht wiederbeschafft werden, weil der Verkäufer unbekannt verzogen ist, dann wird sich das Finanzamt nicht alleine auf einen selbst erstellten Buchungsbeleg verlassen, sondern verlangen, dass die Zahlung durch einen Überweisungsbeleg oder eine Barquittung untermauert wird. Geht nach dem Barkauf geringwertiger Büroartikel der Kassenbon verloren, wird das Finanzamt einen selbst erstellten Nachweis dagegen ohne weiteres akzeptieren, solange solche Mängel bei der Buchführung die Ausnahme bleiben.

Eigenbeleg selbst erstellen - Wie geht das?
Eigenbeleg selbst erstellen – Wie geht das?

Wann ist der Eigenbeleg die Norm?

Selbst erstellte Belege werden nur dann als Normalfall toleriert, wenn ein Fremdbeleg üblicherweise nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu beschaffen ist. Das trifft insbesondere bei folgenden Geschäftsvorfällen zu:
– Nutzung einer öffentlichen Telefonzelle oder einer Prepaid-Simkarte
– Bezahlung von Parkgebühren an einer Parkuhr
– Nutzung eines Münzkopierers
– Portokosten (bei Verwendung privat angeschaffter Marken)
– Gewährung von Trinkgeldern

Welche Kriterien muss der Eigenbeleg erfüllen?

Der selbst erstellte Buchungsbeleg muss all die Informationen enthalten, die sich auch aus einem ordnungsmäßigen Fremdbeleg ergeben. Dazu zählen insbesondere:
– Name und Anschrift des Empfängers, sofern bekannt
– Art und Menge der Leistung (zum Beispiel: Parkgebühren für drei Stunden in der Musterstraße in X-Stadt)
– der Preis (für Dienstleistungen oder Waren)

Darüber hinaus muss der Selbstbeleg ein Datum sowie, den Namen und die Unterschrift des Erstellers beinhalten. Zudem muss der Grund für die Selbstdokumentation, wie etwa der Verlust des Originalbelegs oder die Nutzung einer technischen Vorrichtung, die keinen Beleg erstellt, angegeben werden.

Vorsteuer und Eigenbeleg

Der Vorsteuerabzug ist auf Basis eines Selbstbelegs nicht gestattet. Der Rechnungsbetrag muss im Selbstbeleg deshalb auch nicht in Bruttobetrag und Nettobetrag aufgegliedert werden. Aus diesem Grund kann auf die Angabe des Mehrwertsteuersatz ebenfalls verzichtet werden.

Einnahmen und Eigenbeleg

Werden steuerpflichtige Einkünfte deklariert, dann verweigert der Fiskus die Versteuerung nicht wegen eines fehlenden Rechnungsbelegs. Unternehmen, deren Jahresabschlüsse durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden, müssen aber davon ausgehen, dass dieser auch auf einer ordnungsmäßigen Dokumentation der Umsatzerlöse und der sonstigen betrieblichen Einnahmen besteht. In diesen Fällen muss auch für Einkünfte, für die keine Ausgangsrechnung existiert (zum Beispiel Kollekte, Bonus) ein Buchungsbeleg erstellt werden. Die oben erläuterten Anforderungen an die Erstellung eines Rechnungsbelegs gelten analog.

Kostenloser Download unserer Eigenbeleg-Vorlage
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Datum: 22.08.2018
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