Was ist eine Inventur?
Mit der Inventur werden einmal im Jahr sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens gewogen, gezählt und erfasst. Das Resultat von Inventuren ist das Inventar, welches als Grundlage für die Bilanz herangezogen wird. Neben der Stichtagsinventur gibt es weitere Varianten, wie Verlegte Inventur, Permanente Inventur oder Stichprobeninventur, die eine Vereinfachung für den Kaufmann darstellen, da es oftmals schwierig ist, eine komplette Inventur zu einem bestimmten Stichtag durchzuführen.
Welche Inventurarten und Verfahren der Inventur gibt es?
Buchinventur
Die Buchinventur bezeichnet die Inventur der nicht körperlich zu erfassenden Werte, wie Bankguthaben oder -schulden, Forderungen oder Lieferverbindlichkeiten. Hierbei werden die Werte anhand der Belege (Offene-Posten Listen, Kontoauszüge, Verträge) erfasst und gezählt.
Stichtagsinventur
Wird die Inventur zu einem festgelegten Stichtag durchgeführt, dann handelt es sich um eine Stichtagsinventur. Diese Form der Inventarisierung wird meist zum Bilanzstichtag durchgeführt. Hierbei darf die Inventur bis zu 10 Tage vor oder nach dem Stichtagstermin erfolgen.
Inventurvereinfachungsverfahren
Für viele Unternehmen und Branchen ist die Stichtagsinventur schwer durchführbar, sei es aus Personalmangel oder aufgrund des Umfangs der zu inventarisierenden Werte und Waren.
Hier hat der Gesetzgeber verschiedene Inventurverfahren eingeräumt, die es dem Unternehmen ermöglichen die Inventur nach vorne oder hinten zu verlegen, stichprobenartig oder permanent durchzuführen.
Verlegte Inventur
Die verlegte Inventur erlaubt es dem Unternehmer, seine Inventuren an einen beliebigen Tag innerhalb eines Zeitraums von 3 Monaten vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag zu verlegen. Möglich ist dieses Verfahren jedoch nur, wenn es systemseitig zum Beispiel von einer kaufmännischen Software unterstützt wird. Hierbei werden die Werte während des laufenden Betriebs gezählt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet. Zu- und Abgänge, die zwischenzeitlich den Wert mindern oder erhöhen, müssen hierbei berücksichtigt werden.
Permanente Inventur
Eine permanente Inventur beginnt mit einer körperlichen Bestandsaufnahme zu einem beliebigen Zeitpunkt. Durch die permanente Inventur sind enge Maßstäbe für die laufend geführten Unterlagen geknüpft, denn sämtliche Zu- und Abgänge sind zu belegen (z.B. Lagerbuch). Neben der dauernden buchmäßigen Inventur ist eine körperliche Inventur im Laufe des Geschäftsjahres durchzuführen. Der Zeitpunkt hierfür ist im Gegensatz zur Stichtagsinventur frei wählbar. So kann genau der Zeitpunkt abgepasst werden, an dem es für diese Ware günstig ist (zum Beispiel, weil der Bestand niedrig ist). Voraussetzung für dieses vereinfachte Verfahren ist ein System, das die Rückrechnung und Fortschreibung der Zu- und Abgänge des Lagerbestandes ermöglicht.
Stichprobeninventur
Mit der Stichprobeninventur wird nicht der gesamte Lagerbestand erfasst, sondern nur ein Teil. Dieses Inventurvereinfachungsverfahren spart Zeit und Kosten und darf nur angewandt werden, wenn es unverhältnismäßig wäre, den gesamten Lagerbestand zu betrachten. Die Stichprobeninventur bedient sich mathematischer und statistischer Verfahren, um aus der Teilmenge die Gesamtmengen zu berechnen.
Inventur mit der ERP-Software büro⁺ und ERP-complete
Systemunterstützte Inventurverfahren wie Stichtagsinventur, verlegte Inventur oder permanente Inventur bedürfen einer Software, die geeignet ist, diese Verfahren abzubilden.
büro⁺+ bzw. ERP-complete unterstützt Sie im Programm mit speziellen Extraansichten, Funktionen und Auswertungen. Damit erfassen und übernehmen Sie Werte, um Ihre Inventarverwaltung zu optimieren.
Die Detailansicht „Inventur“
Mit Hilfe der Detailansicht „Inventur“ werden die gezählten Bestände der Artikel in die jeweiligen Lager als Inventurwerte mit Datum übernommen.
Der Inventur-Assistent
Wurden sämtliche Werte übernommen, erfolgt die Übernahme der Daten mittels eines Assistenten. Hiermit werden die „alten“ Lagerbestände mit den gezählten Werten laut Inventarisierung als Lagerbestände übernommen.
Für umfangreiche Artikelbestände stehen Export- und Importfunktionen zur Verfügung, mit denen die Werte zum Beispiel aus Excel-Listen übernommen werden können.
Diverse Druckausgaben wie Zähllisten, Fehlmengenlisten oder Inventur-Stichtagsliste unterstützen den Anwender bei der Auswertung der Werte.
Inventur mit büro⁺ bzw. ERP-complete unterstützt Sie umfassend: Ob einfaches oder chaotisches Lager mit oder ohne Seriennummer, Verfallsdatum oder Chargen. Die microtech ERP-Software bietet die systemseitige Unterstützung für die Inventur. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag „So managen Sie die Aufgaben der Lagerhaltung“.
