Was ist das?
Kostenvoranschlag – Was Sie wissen sollten
Der Kostenvoranschlag gehört sicherlich zu den wichtigsten Instrumenten der individuellen Preisfindung zwischen Unternehmen und Kunden. Als kaufmännische Vorkalkulation soll er dazu dienen, eine erste Preisorientierung für einen Auftrag zu schaffen und sind für Kunden somit unverbindlich.
Darf der Kostenvoranschlag etwas kosten?
Dienst- und Serviceleistungen haben ihren Preis, doch nicht immer haben Anbieter und Nachfrager die gleiche Vorstellung darüber, wie hoch dieser sein sollte. Damit ihnen am Ende mit der Rechnung keine böse Überraschung ins Haus flattert, fordern Kunden vor Leistungserbringung gerne einen Kostenvoranschlag, für den Vergleich auch von mehreren Unternehmen zugleich. So lassen sich dann in Ruhe die einzelnen „Preise“ miteinander vergleichen und das günstigste ermitteln. Und das alles, ohne dabei bereits Kosten für sich selbst erzeugt zu haben. So lautet zumindest die häufig anzutreffende Vorstellung.
In der Praxis sieht das allerdings manchmal anders aus, wenn der Kunde auf einmal genervt feststellt, dass ihm die Vorkalkulation in Rechnung gestellt wird oder die Rechnungssumme am Ende höher ausfällt, als im Voranschlag beziffert. Solche Fälle kommen leider immer wieder vor und fußen auf einigen Missverständnissen.
Ist der Kostenvoranschlag verbindlich?
Zunächst einmal ist festzuhalten, dass der Kostenvoranschlag als kaufmännische Vorkalkulation den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) unterliegt. Hier wird er unter der Bezeichnung „Kostenanschlag“ (im Weiteren auch so bezeichnet) aufgeführt und beschrieben. Das BGB unterscheidet hier zwischen dem unverbindlichen, auch einfach genannten, und dem verbindlichen Kostenanschlag. Beide Typen der Kostenanschläge funktionieren unterschiedlich.
Der unverbindliche Kostenvoranschlag
Zunächst zum einfachen Kostenanschlag. Dieser soll einen voraussichtlichen Ausblick auf die anfallenden Kosten geben. Für Kunden ist hier zu beachten, dass die einfache Variante der Vorkalkulation zwar die Geschäftsgrundlage zwischen Unternehmen und Kunden darstellt, nicht aber zum Vertragsbestandteil werden kann. Der einfache Kostenanschlag dient primär einer Kostenorientierung und bindet den Unternehmer nicht zwingend an die veranschlagte Summe. Wohl aber unterliegt der Leistungserbringer einer Anzeigepflicht bei Überschreitung der vorauskalkulierten Kosten gegenüber dem Kunden. Das Gesetz sieht hier eine Informationspflicht seitens des Unternehmers bei „wesentlicher Kostenüberschreitung“ vor, die mit 10–20 Prozent angegeben wird. Liegt eine solche Überschreitung vor und wurde mitgeteilt, bleibt dem Auftraggeber die Wahl, diese zu akzeptieren oder vom Vertrag zurückzutreten. Die bisher angefallenen Kosten müssen dann allerdings dennoch vom Kunden erstattet werden.
Der verbindliche Kostenvoranschlag
Anders sieht die Sache bei einem verbindlichen Kostenanschlag aus. Hier ist die darin genannte Summe bindend, da die verbindliche Form der Vorkalkulation mit in den Vertrag zwischen Unternehmer und Kunden eingeht. Zwar besteht prinzipiell noch immer die Möglichkeit einer Korrektur, zum Beispiel im Falle von fehlerhafter Kalkulation, doch ein einfaches Anzeigen beim Kunden reicht nicht mehr aus. Beide Formen müssen die Umsatzsteuer ausweisen. Hier ist für Unternehmer besondere Vorsicht geboten: Um keine Umsatzsteuer für niemals erbrachte Leistungen abzuführen, sollte im Dokument zwingend darauf hingewiesen werden, dass es sich um keine Rechnung handelt.
Bereits durch die Kenntnis dieser beiden Varianten des Kostenanschlages lassen sich viele potenzielle Missverständnisse im Vorhinein vermeiden. Ein anderes Problem bleibt allerdings strittig, nämlich ob der Kostenanschlag nach den Geschäftsbedingungen (AGB‘s) eines Unternehmens prinzipiell zu vergüten ist, da dieser eigentlich nur mit expliziter Vereinbarung mit dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.
Ist ein Kostenvoranschlag identisch mit einem Angebot?
Eine weitere wichtige Unterscheidung liegt zwischen Kostenanschlag und Angebot vor. Auch hier ist das BGB zu konsultieren. Hier werden in den Paragrafen §§ 650 und 632 Abs. 3 die gesetzlichen Reglungen für den Kostenanschlag und in §§ 145 bis 150 für das Angebot genannt. Die Unterschiede liegen schon allein darin begründet, dass ein Kostenanschlag als Vorkalkulation definiert ist und im Angebotsfalle eine Leistung mit einem Preis versehen wird. Näher betrachtet, lassen sich weitere Unterschiede anhand von Verbindlichkeit, möglicher Vergütung, späteren Kostenabweichungen und ihrem Inhalt angeben.
Wie bereits beschrieben, wird zwischen dem unverbindlichen und dem verbindlichen Kostenanschlag unterschieden. Unternehmer sollten Kunden immer darauf hinweisen, um welche Variante es sich bei einem ausgestellten Voranschlag handelt. Das Angebot ist hingegen zuerst einmal bindend, allerdings mit der Einschränkung der zeitlichen Befristung. Es kann im Gegensatz zu einem Kostenanschlag auch mündlich erfolgen, über die Gültigkeitsdauer des angebotenen Preises entscheidet der Unternehmer. Das BGB kennt aber auch für den Angebotsfall eine unverbindliche Variante, die durch bekannte Freizeichenklauseln wie „unverbindliches Preisangebot“ und ähnliches sichtbar gemacht wird. Anders als der Voranschlag sind die beiden Angebotsvarianten aber immer kostenlos.
Um wie viel Prozent darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?
Der Kostenvoranschlag gilt im Gegensatz zum Angebot in der Regel als unverbindlich. Von daher liegt eine Überschreitung des ursprünglich angegebenen Betrags auch im Bereich des Zumutbaren. Als Unternehmer haben Sie allerdings keine Narrenfreiheit. Das heißt, Sie dürfen Ihren Kostenvoranschlag nicht bis ins Unermessliche überziehen. Überschreitungen von 10 bis 20 Prozent liegen im Normalbereich. In Ausnahmefällen liegt die Grenze sogar bei bis zu 25 Prozent. Als „gewöhnlich“ gilt ein Mehrbetrag von 15 Prozent.
Kostenvoranschlag – Das muss enthalten sein
Spätere Abweichungen sind im Kostenanschlag in der unverbindlichen Variante möglich. Ein Unternehmerangebot fixiert den Preis für eine Dienst-, Handwerks- oder Serviceleistung für seine Dauer. Erst nach Ablauf dieser Bindungsfrist dürfen Abweichungen auftreten. Im inhaltlichen Aufbau ist der Kostenanschlag ähnlich einer Rechnung strukturiert. In ihm werden alle anfallenden Kostenelemente wie Arbeitsschritte und Materialien in Mengen- und Preisangaben aufgeführt und am Ende zu einem Gesamtbetrag summiert. Das Preisangebot unterliegt nicht dieser Detailpflicht. Hier reicht lediglich ein Schlussbetrag der angebotenen Leistungen, werden Arbeitsschritte und Materialien aufgelistet, so dürfen hier die Preismengenangaben fehlen. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot unkompliziert erstellen und versenden wollen, dann testen Sie jetzt kostenlos unsere ERP-Software.
Kostenvoranschlag: Mit oder ohne Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer auf einem Kostenvoranschlag auszuweisen, ist nicht verpflichtend, da es sich hierbei um keine Rechnung handelt. Wir empfehlen allerdings die Mehrwertsteuer anzugeben. Denn Kunden wissen gerne genau, was sie die Dienstleistung kosten wird. Deshalb sollten Sie Ihren Kostenvoranschlag möglichst genau kalkulieren, um Ihren Kunden eine exakte Übersicht über sämtliche Kosten zu geben.
Ist ein Kostenvoranschlag auch ohne Unterschrift gültig?
Ja. Da es sich beim Kostenvoranschlag weder um ein Angebot noch um eine Rechnung handelt, ist dieser auch ohne Unterschrift gültig. Sofern es sich um die Variante des unverbindlichen Kostenvoranschlags handelt. Sie geben eine Abschätzung über die Kosten für Ihre Arbeitsmaterialien und/oder Ihre Dienstleistung (sowie Dauer der Dienstleistung) an. Deshalb ist eine Unterschrift für eine unverbindliche Kostenaufstellung nicht erforderlich.
Fazit: Transparenz und Fair Play vermeiden Ärger
Spannungen und Missverständnisse zu vermeiden liegt sowohl im Interesse des Unternehmers als auch des Kunden. Der Unternehmer sollte deshalb möglichst transparent operieren und im Falle eines Kostenanschlages klar stellen, um welche der beschriebenen Varianten es sich dabei handelt. Die Vereinbarungen bezüglich des Kostenanschlages können sich Unternehmen auch schriftlich von Auftraggebern bestätigen lassen. Kunden ist zu empfehlen, sich zuvor über die Varianten des Kostenvoranschlages zu informieren, damit das Rechtsgeschäft nicht an vermeidbaren Irritationen scheitert.
