Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Dokument, das dem Empfänger Auskunft über die an ihn gelieferte Ware erteilt. Der Absender befestigt den Lieferschein entweder direkt am Produkt oder legt ihn der Ware bei. In einer Lieferscheintasche kann er auch außen an der Sendung befestigt werden.
Anders als eine Rechnung, die auch separat von der Warenlieferung versendet werden kann, sind Lieferscheindokumente immer bei der Lieferung zu finden. Daher wird dieser auch öfters als Warenbegleitschein bezeichnet. Zuweilen liegt der Lieferschein der Rechnung in der Dokumententasche bei.
Wann muss ein Lieferschein erstellt werden?
Anders als für den Versand einer Rechnung ist ein Unternehmen nicht verpflichtet, für die zu versendenden Waren einen Lieferschein auszustellen. Allerdings ermöglichen Lieferscheine die schnelle Prüfung des Sendungsinhaltes sowohl auf Absender- wie Empfängerseite.
Im Rahmen des digitalen Zeitalters kann ein Unternehmen auch eine elektronische Variante erstellen. Sobald die Ware versendet wurde, erhält der Kunde per E-Mail einen Lieferschein, meist im PDF-Format. Für die Versendung eines Lieferscheins ist diese Form des elektronischen Datenaustauschs vollkommen ausreichend.
Viele Unternehmen nutzen eine Rechnungs- oder Buchungssoftware, um elektronische Lieferscheine zu erstellen . Die Daten, die in Form eines Angebotes oder einer Auftragsbestätigung vorliegen, werden ebenfalls verwendet. Zusätzlich versenden Shops in der Regel eine Versandanzeige, die dem Kunden den baldigen Wareneingang ankündigen.
Was muss auf einem Lieferschein stehen?
Damit ein Wareneingang ordnungsgemäß geprüft werden kann, müssen dazugehörige Lieferscheine folgende Kernelemente enthalten:
- Adresse von Lieferant und Empfänger
- Datum der Bestellung und Lieferung
- Lieferscheinnummer
- Name und Menge der gelieferten Ware
Des Weiteren können Informationen zu der Anzahl der Pakete und der Versandart den Lieferschein ergänzen.
Wann sind Lieferscheine Buchungsunterlagen?
Liegt einer Warensendung ein Lieferschein bei, wird dieser als Handelsbrief angesehen.
§ 147 der Abgabenordnung besagt, dass Handelsbriefe sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Hierbei gilt es zu beachten, dass die Frist immer mit Ende des Kalenderjahres beginnt. Das heißt ein Lieferschein, der im Jahre 2017 ausgestellt wurde, kann erst zum 31.Dezember 2023 vernichtet werden.
Liegt kein Lieferschein vor, das heißt, die Rechnung ist gleich Lieferschein, dann gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Vom Angebot zum Lieferschein am Beispiel von microtech büro+
Nutzen Sie eine ERP-Software, können Sie ganz einfach den kompletten Angebots- und Bestellprozess bis zum Versand inklusive Lieferschein abbilden. Wie das funktioniert, wird in den folgenden Schritten dargestellt:
- Als erstes wird ein Angebot erstellt. Dazu werden Daten wie Name, Anschrift etc. in die entsprechenden Felder eingetragen sowie die Produkte, die der Kunde angefragt hat.
- Nimmt der Kunde das Angebot an, wird dieses zur Auftragsbestätigung gewandelt.
- Hat der Kunde die Ware(n) per Vorkasse bezahlt oder eine andere Zahlungsart ausgewählt, erfolgt die Wandlung zur Bestellung, welche auch den Lieferschein beinhaltet.
