Mahnstufen – Was ist das?

Mahnstufen – der Mahnweg für säumige Kunden

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht begleichen, bringt das insbesondere Kleinunternehmer schnell in eine schwierige Lage. Der Kunde muss angemahnt werden und dies soll einerseits zu einer schnellen Begleichung der offenen Rechnung bewegen. Andererseits will man aber den Kunden auch nicht sofort mit der Einleitung von Mahnstufen verschrecken. In der Praxis hat sich ein mehrstufiger Mahnprozess etabliert, der eine mehrmalige Erinnerung mit fortschreitender Mahnschärfe vorsieht. Hier soll im Einzelnen auf den stufenweisen Aufbau der Mahnschritte eingegangen und diese genauer beschrieben werden. 

Mahnstufe 1: Die schriftliche Zahlungserinnerung 

Grundsätzlich ist es vor Einleitung eines schriftlichen Mahnprozesses empfehlenswert, das Gespräch mit dem Kunden zu suchen (wobei die Zahlungserinnerung rein technisch bereits zur ersten Mahnstufe zählt.). Evtl. ist eine Rechnung nicht angekommen oder man kann mit dem Kunden einen Zahlungsaufschub vereinbaren, da er für kurze Zeit Liquiditätsprobleme zu meistern hat. Diese Gespräche sind sinnvoll, um eine bestehende Kundenbindung nicht vorzeitig zu beschädigen und ggf. den Mahnprozess zu vermeiden. Sind jedoch keine zuverlässigen Vereinbarungen im Gespräch zu treffen oder werden diese nicht eingehalten, sollte ein schriftlicher Mahnprozess angestoßen werden. 

In der Regel 10-14 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist ist eine erste Zahlungserinnerung üblich. Dieses Erinnerungsschreiben soll den Kunden auf die noch offene Rechnung hinweisen und eine erneute Frist von ca. 5-10 Tagen setzen, um die offene Rechnung zu begleichen. Dieses Schreiben ist noch nicht mit Mahngebühren verbunden und sollte freundlich und erinnernd formuliert sein. 

Mahnstufen - Zahlungserinnerung, Mahngebühren, Vollstreckungsandrohung
Mahnstufen – welche gibt es?

Mahnstufe 2 und 3: Mahngebühren und Vollstreckungsandrohung

Lässt der Kunde die neu gesetzte Frist der 1. Zahlungserinnerung verstreichen, ist ein 2. Mahnschreiben nötig, das im Wortlaut deutlicher ausfallen sollte. Hierin wird erneut eine kurze Zahlungsfrist gesetzt und darauf hingewiesen, dass im Falle der Nichteinhaltung Mahngebühren und Verzugszinsen auf den offenen Rechnungsbetrag fällig werden. 

In einer 3. Mahnstufe wird dann nach Nichteinhaltung der Frist aus dem 2. Mahnschreiben eine Kostennote beigefügt, die neben dem offenen Rechnungsbetrag die Mahngebühren und die Verzugszinsen auf den offenen Rechnungsbetrag enthält. Ferner wird in diesem Schreiben die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens ausgesprochen, für den Fall, dass die Zahlungsfrist wiederum nicht eingehalten werden sollte. Es wird empfohlen, die dritte und letzte Mahnung als Einschreiben zu versenden und deutlich darauf hinzuweisen, dass zusätzliche Kosten entstehen werden, wenn auch die letzte Frist ohne Zahlung verstreichen sollte und eine gerichtliche Mahnverfolgung eröffnet werden muss.

Form der Mahnschreiben

Mahnschreiben sind grundsätzlich nicht an eine bestimmte Form gebunden. Theoretisch können sie sogar mündlich oder per E-Mail erfolgen. Zu empfehlen ist jedoch die schriftliche Variante, da im Falle eines Gerichtsprozesses sonst die Beweislage schwierig werden könnte. Auch ein Versand per E-Mail kann problematisch sein, da diese sowohl im Spam-Filter des Adressaten hängen bleiben kann, als auch eine Behauptung des säumigen Kunden, diese nicht erhalten zu haben, schwer widerlegbar ist. 

Die beschriebenen Mahnstufen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie haben sich in der Praxis als hinlänglich etablierter Modus durchgesetzt, sind jedoch nicht zwingend einzuhalten. Eine Mahnung ist nicht notwendig, wenn in der Rechnung ein klares Zahlungsziel benannt ist und der Schuldner dieses nicht einhält. Er kommt dabei automatisch in Verzug, auch ohne verschiedene Mahnstufen zu durchlaufen. Dies gilt auch für Zahlungszusagen, die nicht eingehalten werden. Ist der Schuldner ein Endverbraucher, so kommt er automatisch in Verzug, wenn dies in der Formulierung des Zahlungsziels in der Rechnung so benannt wird. Ist der Schuldner kein Verbraucher, sondern zum Beispiel ein Unternehmen, so tritt der Verzug nach 30 Tagen ab Leistungserbringung automatisch ein. Die entsprechenden Gesetzesgrundlagen hierfür finden sich in BGB § 286.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Verfahren durch Mahnbescheide ist ein Rechtsinstrument, mit dem Geldforderungen in einem relativ schnellen Verfahren eingetrieben werden können, ohne einen langwierigen Klageprozess anstoßen zu müssen. Das Verfahren wird durch eine Rechtsvertretung eingeleitet und es wird dabei ausschließlich die Plausibilität geprüft, nicht die Rechtmäßigkeit des Zahlungsanspruches des Antragstellers. 

Zuständig für das Verfahren ist das Amtsgericht, in dessen Zuständigkeitsbereich der Antragsteller seinen Wohnsitz bzw. Unternehmenssitz hat. Die Kosten im Vorfeld eines Mahnbescheides hat zunächst der Antragsteller selbst zu tragen. Der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides kann sowohl schriftlich (Formulare gibt es in Schreibwarenläden) als auch online gestellt werden und wird dann beim Amtsgericht eingereicht. 

Mahnstufen -  Das gerichtliche Mahnverfahren
Mahnstufen –  Das gerichtliche Mahnverfahren

Das Gericht prüft daraufhin die Plausibilität und schickt dem Schuldner den Mahnbescheid. Der Schuldner wiederum hat nach Zustellung des Mahnbescheides 14 Tage Zeit, um Widerspruch einzulegen. Wird ein Widerspruch aktiv, kann man in Erwägung ziehen, mit einer Zivilklage und damit einem richtigen Gerichtsprozess, die Forderung einzutreiben. Im Falle, dass der Schuldner nicht widerspricht, kann unmittelbar nach Ablauf der Widerspruchsfrist ein Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides gestellt werden. Diesen stellt dann ein Gericht oder ein Gerichtsvollzieher dem Schuldner zu. 

Gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner ebenfalls innerhalb von 14 Tagen Einspruch erheben. Bleibt der Widerspruch aus, wird der Vollstreckungsbescheid nach Ablauf der Frist automatisch rechtskräftig und kann dann in einer Zwangsvollstreckungsmaßnahme vollzogen werden. In der Zwangsvollstreckungsmaßnahme werden dann, neben dem offenen Rechnungsbetrag, auch alle entstandenen Kosten des Mahnverfahrens und die Verzugszinsen eingetrieben.

Unterschiede im Verfahren der Anmahnung bei Endverbrauchern und Geschäftskunden 

Im Vergleich zu Endverbrauchern kommen Geschäftskunden automatisch und ohne Mahnung in Verzug, sobald die Fälligkeitsfrist 30 Tage überschreitet. Bei Endverbrauchern gilt dies nur, wenn eine Frist in der Rechnung genau benannt wird, (zum Beispiel “zahlbar bis…”). In allen Fällen, in denen das nicht konkret bestimmt ist, setzt das beschriebene, mehrstufige Verfahren der Anmahnung ein.

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Datum: 19.10.2018
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