Was ist eine Mahnung?
Nach der erfolgreichen Abwicklung eines Kundenauftrags haben Sie eine Rechnung für Ihre Waren oder Dienstleistungen geschrieben, an den Kunden geschickt und Ihr Kunde zahlt nicht? Aber ab wann ist der Kunde denn überhaupt in Verzug, wann sollten Sie die erste Mahnung schicken und wie läuft das Mahnverfahren ab?
Wann ist der Kunde in Verzug?
Zunächst ist es ratsam, zu prüfen, ob der Kunde die Rechnung auch wirklich erhalten hat. Wenn Sie sicher sind, dass die Rechnung erstellt und verschickt wurde und dass die Adresse des Kunden korrekt ist, bleibt die Frage, ob der Kunde bereits im Zahlungsverzug ist oder nicht. Haben Sie auf Ihrer Rechnung einen genauen Fälligkeitstermin genannt, zum Beispiel den „10.05.2016“ oder „14 Tage nach Rechnungsdatum“, ist der Kunde grundsätzlich dann in Verzug, wenn dieser genannte Zeitpunkt verstrichen ist. Ist der Fälligkeitstermin nicht eindeutig nach dem Kalender zu ermitteln, müssen Sie den Kunden erst mit einer Mahnung bzw. Zahlungserinnerung in Verzug setzen oder die im BGB festgesetzte Frist abwarten.
Das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen, das am 01.05.2000 in Kraft getreten ist, hat das dreistufige Mahnverfahren überflüssig gemacht. Es diente dazu, den Empfänger der Rechnung
nachweislich in Verzug zu setzen, wenn kein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung angegeben war. In der ersten Mahnung musste deshalb immer ein konkretes Zahlungsziel formuliert sein. § 268 BGB regelt nun grundsätzlich, dass ein Kunde nach 30 Tagen „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ automatisch in Verzug gerät. Es ist Ihnen natürlich überlassen, auf der Rechnung ein früheres Datum als Zahlungsziel festzulegen.
Übrigens: Ihr Kunde ist nur dann in Verzug, wenn die Leistung unstrittig und vollständig erbracht ist. Ist die berechnete Leistung noch nicht oder nicht vollständig erbracht worden, kann der Kunde die Zahlung der Leistung verweigern. Auch eine nicht ordnungsmäßig erstellte Rechnung kann der Rechnungsempfänger verweigern.
Mahnung – Wie gehe ich richtig vor?
Wie gestalten Sie nun den ersten Kontakt zum Kunden, wenn Zahlungsverzug vorliegt? Eine Mahnung ist etwas Unangenehmes für beide Seiten. Wenn Sie einen persönlichen Kontakt zu ihrem Kunden haben, können Sie zum Beispiel telefonisch nachhaken, ob die Rechnung ankam und bis wann sie bezahlt wird. Wenn der persönliche Kontakt für Sie keine passende Möglichkeit ist, schreiben Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Ein mehrstufiges Mahnverfahren ist auch nach dem Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen noch gängige Praxis. Bleibt dieses erfolglos, folgt das gerichtliche Mahnverfahren. Für diesen gerichtlichen Weg muss einmal außergerichtlich gemahnt worden sein, damit Sie dem Kunden die Kosten für die Beantragung des gerichtlichen Mahnbescheids bzw. eine sich anschließende Klage weiterberechnen können.
Wichtig für das mehrstufige außergerichtliche Mahnverfahren ist, dass Sie in jeder Mahnung bzw. Zahlungserinnerung eine genaue Frist zur Begleichung der Rechnung setzen. Sie können auch auf mögliche Konsequenzen hinweisen zum Beispiel auf das Einstellen von Lieferungen an den Kunden. Für einen Kunden, der sich schön länger oder zum wiederholten Male in einem Mahnverfahren befindet, kann es sinnvoll sein, keine neuen Aufträge anzunehmen. Ein möglicher Schaden durch die ausbleibende Zahlung dieser Aufträge bleibt dann so gering wie möglich. Erst nach dem Begleichen von angemahnten bzw. ausstehenden Rechnungen erhält der Kunde dann wieder Waren bzw. Dienstleistungen von Ihnen.
Die erste Mahnung
Viele Kunden wählen für die erste Mahnung den Namen „Zahlungserinnerung“, das klingt freundlicher, ist aber auch eine Mahnung. Allerdings kann für eine Zahlungserinnerung keine Mahngebühr erhoben werden. In der Zahlungserinnerung muss eine neue Zahlungsfrist definiert werden und es muss klar zur Sprache kommen, dass der betreffende Kunde das Zahlungsziel überschritten hat.
Die erste Mahnung kann grundsätzlich sofort mit Ablauf der Zahlungsfrist geschrieben und verschickt werden – oder eben nach dem Verschicken der Zahlungserinnerung. Nach einer Mahnung kann dann grundsätzlich schon das gerichtliche Mahnverfahren folgen.
Um zu beweisen, dass gemahnt wurde, ist die schriftliche Form wichtig. Auch – oder besonders – dann, wenn Sie mit Ihrem Kunden telefoniert haben und er trotzdem nicht zahlt. Wichtig für den Inhalt der Mahnung(en) sind folgende Punkte:
Sie müssen den Kunden, der sich im Verzug befindet (auch Schuldner genannt) eindeutig nennen. Die Mahnung muss eine eindeutige Aufforderung zur Begleichung der Rechnung – bzw. falls Mahngebühren dazukommen – der ausstehenden Forderungen enthalten.
In der Mahnung muss jeweils ein neues Zahlungsziel definiert werden, zum Beispiel 10-14 Tage, damit der Kunde auch die Möglichkeit hat, den ausstehenden Betrag zu begleichen.
Gegenüber Privatpersonen (§ 13 BGB) muss übrigens auch noch darauf hingewiesen werden, dass der Kunde automatisch in Verzug gerät, wenn das Fälligkeitsdatum kalendarisch zu ermitteln ist (§ 268 BGB).
Was tun wenn die der Kunde nicht reagiert?
Bleibt die erste Mahnung erfolglos, ist es dem Unternehmer überlassen, eine zweite und ggf. auch eine dritte Mahnung zu verschicken. Wie gesagt, es ist zwar gängige Praxis, aber nicht vorgeschrieben. Die „letzte“ Mahnung wird oft per Einschreiben verschickt. Das ist auch ein ganz deutliches Zeichen an den Kunden, dass jetzt das gerichtliche Mahnverfahren droht. Den sogenannten Mahnbescheid können Sie beim zuständigen Amtsgericht beantragen.
