Was sind offene Posten?
Offene Posten – Definition
Ein offener Posten ist eine Buchung auf einem Debitoren- oder Kreditorenkonto ohne eine entsprechende Ausgleichsbuchung.
Ein OP wird eröffnet, wenn eine Rechnung gebucht wird, und zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden soll. Erst durch die vollständige Zahlung wird die Forderung oder Verbindlichkeit ausgeglichen.
Abkürzungen und Schreibweisen
- OPOS-Liste
- oPL oder OPL
- OPs
- OPOS
- OP-Liste
Funktionsweise der offenen Posten Liste
In der Buchhaltung werden über die offenen Posten noch nicht bezahlte Debitoren- und Kreditorenrechnungen erfasst und ausgewiesen. Hierbei spielen die Nummernkreise in der Buchführung eine entscheidende Rolle. So belegen die Debitorenkonten oftmals den Nummernkreis 10000 bis 69999, und Kreditoren ab 70000. Diese Nummernkreise dienen in der Buchhaltung auch als Buchungskonto für den jeweiligen Kunden oder Lieferant.
Buchungsbeispiel anhand einer Debitorenbuchung
Ein Kunde kauft Artikel für netto 5.000,00 Euro zzgl. 19% Mehrwertsteuer. Als Zahlungsziel wird eine Frist von 30 Tagen vereinbart. Die Debitorennummer für diesen Kunden lautet 10100.
Zuerst wird der offene Posten mit folgendem Buchungssatz eröffnet:
Buchungssatz: Debitorennummer + Buchungstext + Betrag an Gegenkonto + Betrag
10100 Verkauf von Artikeln 5.950,00 Euro
an
Erlöse 5.000,00 Euro
19% MwSt. 950,00 Euro
Es wird also nicht direkt auf das Bilanzkonto „Forderungen aus L + L“ gebucht, sondern zuerst auf das Debitorenkonto. Ist in einer Buchhaltung ein Mahnwesen integriert, wird ab dem Zeitpunkt der Buchung das Konto 10100 anhand des vereinbarten Zahlungszieles überwacht.
Softwareintern wird der Buchungsvorgang natürlich auf das Bilanzkonto „Forderungen aus L + L“ eingebucht. Im Fall einer Kreditorenbuchung das Konto „Verbindlichkeiten aus L + L“.
Anmerkung: an den Universitäten, zum Beispiel im Studium der Wirtschaftswissenschaften, findet diese Regelung keine Beachtung. Hier wird direkt auf das Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto gebucht!
Steuerung der Liquidität
Durch die Analyse der OPOS-Liste erhält das Unternehmen wichtige Daten für die Steuerung seiner Liquidität. Werden die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren sorgfältig gepflegt, kann anhand der Zahlungsziele der Zu- und Abfluss liquider Mittel geplant werden. Sind also die Zahlungsziele der Debitoren zu großzügig ausgelegt, während die Zahlungsziele der Lieferanten eng bemessen sind, kann es zu dramatischen Engpässen kommen, die wiederum nur durch eine Fremdfinanzierung geschlossen werden können. Daher ist ein gut abgestimmtes Mahnwesen für Unternehmen schon fast zwingend anzusehen.
Anforderung der Buchführung an die OPOS-Liste und deren Verwaltung
- Ausziffern und Ausbuchung der beglichenen OPOS
- Transparenz gemäß der GoB und der GoBD
- Analyse von Zahlungsströmen für die Liquiditätsplanung
- Hinweise bei Überschreitung von Zahlungszielen in Zusammenarbeit mit dem Mahnwesen
- Zuordnung von Beträgen bei fehlender Debitoren- oder Kreditorennummer
OPOS-Liste und Saldenliste
Es ist eine gute Idee, in regelmäßigen Abständen eine Saldenliste der Debitoren und Kreditoren anfertigen zu lassen. Während in einer OP-Liste kein Saldo, sondern nur die offenen Rechnungsbeträge ausgewiesen werden, erhalten wir in der Saldenliste einen Differenzwert. Dieser Wert gibt an, ob in einer festgelegten Zeitperiode der Zahlungsstrom positiv oder negativ sein wird.
Wir erhalten mit dieser Methode folgende Aussage:
Summe der Debitoren ./. Summe der Kreditoren = positiv oder negativ
Je nach Ergebnis hätten wir also eine Über- oder Unterdeckung der zu erwartenden Zahlungen. Somit liefert die Buchführung wichtige Entscheidungsgrundlagen für die Führung eines Unternehmens.
