Was ist Prozessmodellierung?

Was ist Prozessmodellierung?

Unternehmen haben viele Möglichkeiten, ihre internen Prozessabläufe darzustellen. Wichtig dabei ist immer die detaillierte Angabe aller Aktivitäten und beteiligten Personen, die Bestandteil der einzelnen Prozesse sind. Diese Darstellung wird Prozessmodellierung genannt. Bei der Prozessmodellierung wird das „Was“, „Wer“ und „Wie“ der Prozessaktivitäten beschrieben. Die Basis jeder Prozessmodellierung sind immer die vorhandenen Geschäftsprozesse. Anhand verschiedenster Prozessmodellierungsformen können die Geschäftsprozesse grafisch dargestellt werden. Der Vorteil der grafischen Darstellung liegt eindeutig in der Kürze und Genauigkeit der Beschreibungen. 

Methoden der Prozessmodellierung

Mit Hilfe der Prozessmodellierung lassen sich interne Prozessabläufe abbilden. Diese Modelle stellen die chronologische Abfolge von Tätigkeiten dar. Da Prozesse anhand unterschiedlicher Modellformen dargestellt werden können, sind Unternehmen bei der grafischen Aufbereitung flexibel. Im ersten Schritt werden die Hauptaktivitäten dargestellt. Anschließend erfolgt die detaillierte Aufbereitung auf Teilaktivitätenebene. Unternehmen haben bei der grafischen Aufbereitung die freie Wahl, bis in welche Ebene die Beschreibung erfolgen soll. Ebenfalls kann jede Ebene mit einem anderen Prozessmodell anschaulich und eindeutig dargestellt werden.

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Flussdiagramme bilden einzelne Prozesse ab. Der Schwerpunkt bei diesem Prozessmodell liegt in der Darstellung der beteiligten Rollen und Organisationseinheiten. Mit Hilfe des Flussdiagramms lassen sich Verlauf und daran Beteiligte der Prozessschritte identifizieren und folgende Teilprozessschritte weiter analysieren.

Ebenen der Prozessmodellierung

Prozessmodellierung | Ebenen der Prozessmodellierung | microtech.de
Ebenen der Prozessmodellierung ©microtech GmbH

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) beschreiben Arbeitsabläufe als eine Aufeinanderfolge von Ereignissen. Ein Ereignis ist bei der EPK ein eingetretener Zustand. Der Einsatz von EPK’s wird empfohlen, wenn unterschiedliche Prozess-Sichtweisen, zum Beispiel Organisations- oder Datensicht, detailliert dargestellt werden sollen.

Das Business Process Model and Notation (BPMN) dient ebenfalls der grafischen Darstellung und Modellierung von Prozessabläufen. Die Abläufe werden durch Entscheidungspunkte und Kontrollverbindungen festgelegt. Beteiligte Personen werden durch Swimlanes gekennzeichnet. Das BPMN hat als Ziel die Vereinheitlichung der verschiedenen Darstellungsformen. 

Warum sollte eine Prozessmodellierung verwendet werden?

Unternehmen können mit Hilfe der Prozessmodellierung verschiedenste Ziele verfolgen und erreichen. Das grundlegendste Ziel ist hierbei die Erfassung und Dokumentation der vorhandenen Geschäftsprozesse. Sollte sich ein Unternehmen das erste Mal mit der Prozessdarstellung befassen, hat es damit die Möglichkeit herauszufinden, wie die internen Prozesse aufgebaut sind und ablaufen. Dies führt zu einer verbesserten Transparenz, zum einen auf der unternehmensinternen Seite in Bezug auf Aufwand und Kosten und zum anderen auf der Kundenseite. Dem Kunden wird damit die Möglichkeit gegeben, den Aufwand seiner Anforderung nachvollziehen zu können. Denn jede Aktivität kann innerhalb jedes einzelnen Geschäftsprozesses bis ins kleinste Detail analysiert und erfasst werden.

Besonders hilfreich ist die Analyse wenn herausgefunden wird, dass Tätigkeiten doppelt erfolgen oder unnötige Ressourcen dabei verschwendet werden. Anhand der Auswertungen kann die Unternehmensführung anschließend entscheiden, ob vorhandene Prozesse verbessert werden müssen. Neben der Erfassung und Darstellung der Daten ist ein weiterer Grund für die Prozessmodellierung das gespeicherte Wissen. Die Gefahr wird damit verringert, einen wichtigen Prozessschritt einmal zu vergessen. Speziell können hierfür gesetzliche Vorgaben genannt werden, die sich im Laufe der Zeit ändern können. Die gesammelten Daten können anschließend mit Hilfe einer ERP-Software gespeichert werden. Die Software verarbeitet benötigte Informationen und wertet sie aus. 

Fazit zum Thema Prozessmodellierung

Mit Hilfe der Prozessmodellierung haben Unternehmen die Möglichkeit, vorhandene Prozesse bis ins kleinste Detail analysieren zu können. Bei der grafischen Darstellung anhand der Prozessmodellierung sind Unternehmen aufgrund verschiedener Formen flexibel. Das Prozesswissen wird sichergestellt und es lassen sich einfacher Prozessverbesserungen initiieren. Die dargestellten Prozesse können leicht in eine ERP-Software integriert werden. Somit haben Unternehmen die benötigten Informationen über ihre internen Abläufe zentral gespeichert und können damit strategisch planen.

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Datum: 05.09.2017
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