Was ist eine Rechnung?
Sie haben einen Auftrag erhalten und Ihrem Kunden entsprechend der Bestellung eine Ware oder Dienstleistung zukommen lassen. Als nächstes schreiben Sie dem Kunden die Rechnung für die Waren oder erbrachten Leistungen. Damit informieren Sie den Kunden über den Preis, also die monetäre Gegenleistung, die er im Rahmen des entstandenen Kaufvertrags zu erbringen hat. Die Forderung muss alle wichtigen Angaben zu Verkäufer bzw. Dienstleister, zum Kunden, zur Leistung und zur Zahlung enthalten.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Welche die wichtigsten und rechtlich vorgeschriebenen Bestandteile einer Rechnung sind, ist im Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) definiert. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung in Papierform erstellt oder per E-Mail versendet wird, denn das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 stellt beide Rechnungsarten gleich. Es sind die folgenden Bestandteile:
- Name und Anschrift des eigenen, leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Angabe Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- Preis/Entgelt der erbrachten Leistung
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Unterschrift (bei Papierform)
Freiwillige Angaben auf der Rechnung
Oft enthält eine Rechnung auch noch weitere Angaben, die zwar nicht im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben, aber trotzdem hilfreich und sinnvoll sind, zum Beispiel:
- Angabe der Bankverbindung
- Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse, ggf. ein Ansprechpartner
- die Angabe der Kundennummer
- die Angabe der Zahlungsfrist
Kleinbetragsrechnungen
Bei Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Vorschriften für die Erstellung. Hier reichen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Bruttobetrag
Angaben wie Steuernummer, Name und Anschrift des Kunden, Nettobetrag und Rechnungsnummer brauchen auf der Kleinbetragsrechnung also nicht aufgeführt zu sein.
Wann Rechnung, wann Quittung?
Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro kann eine Quittung auch eine Forderung ersetzen.
Eine Rechnung ist quasi eine Information oder Zahlungsaufforderung, während die Quittung die Zahlung in bar belegt bzw. beweist.
Für durchgeführte Überweisungen ist der Kontoauszug der Zahlungsbeleg, für Barzahlungen die Quittung. Für Quittungen gelten dieselben gesetzlichen Vorgaben wie für Kleinbetragsrechnungen.
Für Forderungen, die diesen Betrag übersteigen, muss eine reguläre Rechnung ausgestellt werden.
Kleinunternehmerregelung
Für Kleinunternehmer gelten bei der Rechnungsstellung ebenfalls vereinfachte Richtlinien. Sie können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, sofern der Jahresumsatz unter 17.500 Euro liegt. Auf der Rechnung darf dann folglich auch keine Umsatzsteuer erhoben werden. Die Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen, dürfen allerdings die gezahlte Vorsteuer auch nicht beim Finanzamt geltend machen, also zurückfordern.
Auf der Forderung muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten sein.
Weitere und ausführlichere Informationen finden Sie in unserem Blog zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Aufbewahrungspflicht
Rechnungen, sowohl in Papierform, als auch in elektronische Form, obliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – im Originalformat – von 10 Jahren. Diese Frist beginnt zum 31.12. des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde und endet auch wieder am 31.12.
Genauere Regelungen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen wichtigen Geschäftsdokumenten finden Sie in unserem Blog Aufbewahrungsfristen – Was muss ich wissen?
