Was sind Spesen?
Spesen – Ausgleich von Verpflegungsaufwand jenseits des heimischen Mittagstisches
Spesen sind durch den Arbeitgeber erstattungsfähige Ausgaben. Berufs- oder Erwerbstätige, die sich längere Zeit außerhalb oder abseits ihres ständigen Arbeitsplatzes, genauer formuliert „außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte“ aufhalten, müssen sich dort verpflegen können. Dabei geht der Gesetzgeber nicht davon aus, dass sich der Betroffene Gaskocher und Bratpfanne mitnimmt. Vielmehr muss die notwendige Verpflegung mit Speisen und Getränken gekauft werden. Das ist aus mehrerlei Gründen teurer als die heimische Verpflegung. Dieser rechnerische Mehraufwand, und zwar nur der, wird durch die Spesengewährung abgegolten.
Deren Höhe ist deswegen keinesfalls kostendeckend, weil zur Deckung der tatsächlichen Verpflegungskosten der anteilige Betrag für die nicht zuhause eingenommene/n Mahlzeit/en rechnerisch hinzukommt. Umgekehrt wird die Spesenzahlung dann anteilmäßig gekürzt, wenn anlässlich der beruflichen oder geschäftlichen Abwesenheit eine zumindest teilweise Mahlzeitenverpflegung gewährt wird, die nicht selbst bezahlt wird. Definiert wird diese Abwesenheit als Dienstreise oder als Geschäftsreise. Um diesen Kostenaufwand vom Arbeitgeber ersetzt zu bekommen oder als Selbstständiger steuerlich geltend machen zu können, muss der Spesenaufwand abgerechnet werden. Die Spesensätze sind aufgeteilt in die Spesen in Deutschland sowie in Spesen im Ausland.
Abrechnung von Pauschalbeträgen
Die Spesenabrechnung ist eine Zusammenstellung von Pauschalbeträgen, die jeder für sich als Spesensatz bezeichnet werden. Die Spesensatzhöhe richtet sich nach der Reisedauer sowie nach dem Reiseland, aufgeteilt in das Inland, also Deutschland sowie ins Ausland. Ganz unabhängig von der tatsächlichen Spesenhöhe gehört es zum Charakter der Spesenabrechnung, dass nur die gesetzlich vorgegebenen Pauschalbeträge als Spesensätze steuerfrei erstattet beziehungsweise steuerlich geltend gemacht werden können. Rund um den Spesenersatz werden alternative Begriffe wie Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand, wie Verpflegungspauschbetrag oder Verpflegungspauschale benutzt. Gemeint ist jedoch immer dasselbe, nämlich die pauschalierte Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, bedingt durch die mehrstündige oder mehrtägige Abwesenheit vom heimischen Arbeitsplatz.
Der pauschale Spesenaufwand wird üblicherweise im Rahmen einer Abrechnung von Reisekosten, der sogenannten Reisekostenabrechnung geltend gemacht. Weitere Reisekosten sind Aufwendungen für die Fahrt, für die Unterkunft sowie andere Kostenarten im sachlichen Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Reise. Der unselbstständige Arbeitnehmer bekommt den Spesenaufwand steuerfrei erstattet, und für den Selbstständigen ist der Spesenaufwand eine steuerabzugsfähige Betriebsausgabe.
Spesen in Deutschland
Sowohl für die Spesen im Inland als auch für Spesen im Ausland wird in ein- sowie in mehrtägige Dienst-/Geschäftsreisen unterschieden. Ein weiteres Kriterium für die Spesenberechnung ist der auswärtige Aufenthalt mit und ohne Übernachtung. Für die auswärtige Berufstätigkeit ohne Übernachtung beträgt der Spesensatz 12 Euro für den betreffenden Kalendertrag bei einer Abwesenheit ab acht Stunden. Wird dieser Zeitraum nicht erreicht, also unterschritten, dann gibt es für diese berufsbedingte Abwesenheit keine Spesen in Deutschland.
Bildlich gesprochen wird dem Arbeitnehmer zugemutet, sich für die Dauer eines achtstündigen Arbeitstages „von zuhause aus“, also durch die Mitnahme von Speisen und Getränken zu verpflegen, sprich ohne finanziellen Mehraufwand. Für eine mehrtägige Abwesenheit beträgt der Spesensatz 24 Euro für den vollen Kalendertag „in der Fremde“ sowie jeweils 12 Euro für den Ab- und den Anreisetag. Im Gegensatz zur eintägigen Abwesenheit gibt es hier keine zeitliche Untergrenze für die Mindestabwesenheitszeit. Entscheidend ist, dass der Betroffene nicht in seiner eigenen Wohnung übernachtet und somit Ausgaben für eine Unterkunft hat.
Wann werden Spesen gekürzt?
Eine Spesenkürzung wird immer dann vorgenommen, wenn der Grund für die Spesenzahlung komplett oder teilweise entfällt. Das ist dann der Fall, wenn der auswärts Berufstätige mit einer oder einigen Mahlzeiten bewirtet, einfacher gesagt dazu eingeladen wird. Ebenso wie die Spesensätze sind auch deren Kürzungen pauschal geregelt. Sie betragen 20% für das Frühstück sowie jeweils 40% für die Mittags- und für die Abendmahlzeit.
Spesenzahlungen können nicht ins Minus gekürzt werden. Ergibt sich ein höherer Spesenabzug gegenüber der Spesenzahlung, was im speziellen Einzelfall möglich sein kann, bleibt es dabei; der Betroffene zahlt nicht drauf. Die Kürzung erfolgt geldmäßig in Euro, und zwar „ausgehend von dem für eine 24h Abwesenheit geltenden pauschalierten Spesensatz“. Somit beträgt die Spesenkürzung für das Frühstück 4,80 Euro und für jede der anderen beiden Mahlzeiten 9,60 Euro. Bei Vollverpflegung ist die Spesenabrechnung ein Nullsummenspiel.
Spesen im Ausland
Für die weltweit rund 200 Länder und Staaten werden die Auslandsspesen recht individuell berechnet. Für jedes Land oder für bestimmte Ländergruppen gilt ein individueller Pauschalbetrag. Ist das einmal nicht der Fall, dann wird der Pauschbetrag für das Land Luxemburg angesetzt. Für die eintägige Reise ins Ausland sowie für die Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland bei mehrtägigen Auslandsreisen ist der Pauschalbetrag des letzten Tätigkeits- respektive Aufenthaltsortes im Ausland maßgebend. Für die mehrtägige Auslandsreise gilt für den Abreisetag ins Ausland der inländische Pauschbetrag. Die Auslandsspesen sind nach denselben Prozentsätzen zu kürzen wie diejenigen im Inland, wenn der Reisende auf Kosten Dritter bewirtet, also in dem Sinne eingeladen wird.
Spesenbeispiel für Belgien:
• Spesenpauschale für den vollen 24h Aufenthaltstag = 42 Euro
• für den An- und Abreisetag ab achtstündiger Abwesenheit = 28 Euro
• Spesenkürzung für das Frühstück: 20% von 42 Euro = 8,40 Euro
• Spesenkürzung für Lunch und für Dinner: 40% von 42 Euro = je 16,80 Euro
