Was ist eine Spesenabrechnung?
Auf Dienstreisen kommt es häufig zu unvermeidlichen Ausgaben für die Verpflegung der Arbeitnehmer. Diese Kosten können in einer Spesenabrechnung geltend gemacht werden und werden vom Arbeitgeber erstattet. Sinn der Abrechnung ist es, dass die Arbeitnehmer diese Kosten nicht von ihrem selbst verdienten Geld bezahlen müssen. Durch die Spesenabrechnung ist es möglich, diese Reisekosten abzurechnen.
Welche Kosten kommen in die Spesenabrechnung?
- Transport und Fahrtkosten (Benzinkosten, Flug- und Bahntickets, Gebühren für öffentliche Verkehrsmittel)
- Verpflegung während der Geschäftsreise
- Übernachtungskosten in einer Unterbringung (Pension, Hotel)
- Reisekosten (Eintrittskarten, Internet, Telefon)
Was ist bei der Spesenabrechnung zu beachten?
Am wichtigsten ist es, überhaupt eine Spesenabrechnung zu erstellen, denn nur so ist es möglich, dass der Arbeitgeber diese Kosten übernimmt. Alle Ausgaben, die in einem beruflichen Zusammenhang stehen, sind abrechenbar. Außerdem ist es notwendig, sehr detailreich bei der Abrechnung zu sein. Dafür ist es erforderlich, die Belege der Spesen zu besitzen, damit eine korrekte Reisekostenabrechnung möglich ist und die Ausgaben dokumentiert sind. Ist die Abrechnung fehlerhaft, ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Kosten zu übernehmen. Im Falle einer überhöhten Spesenabrechnung kann dies im schlimmsten Fall zur Kündigung führen.
Transport und Fahrtkosten
Prinzipiell sind Fahrtkosten mit einem privaten Fahrzeug als Spesen absetzbar. Bei einer Dienstreise mit einem Firmenwagen ist dies nicht möglich, da die Kosten für diesen PKW bereits der Arbeitgeber trägt. Die Ausgaben für das Tanken sind natürlich in beiden Fällen als Spesen erstattungsfähig. Für die Abrechnung der Fahrtkosten ist ein Fahrtenbuch sinnvoll, damit die zurückgelegten Kilometer und die entstandenen Kosten dafür verfolgbar sind. Zur Abrechnung gibt es eine Kilometerpauschale, die pro gefahrenen Kilometer eine Erstattung von 30 Cent vorsieht. Bei einer Reise mit dem Flugzeug oder mit der Bahn sind die Belege der Buchung verpflichtend für die Erstattung.
Verpflegungsmehraufwand
Da eine Mahlzeit zu Hause nicht möglich ist, sind die Gebühren für die Verpflegung auch erstattungsfähig. Der Gesetzgeber sieht eine Verpflegungspauschale vor, die von der Länge der Dienstreise abhängig ist. Durch diese ist es nicht verpflichtend von Speisen und Getränke alle Quittungen zu sammeln. Die Pauschalen sollen so den Aufwand gering halten und den Prozess der Abrechnung vereinfachen. Bei Reisen ins Ausland fallen höhere Spesensätze an, die beim jeweiligen Land variieren, weshalb die Spesen auch vom Ort abhängig sind.
- Bis zu 8 Stunden 0 Euro
- Zwischen 8 und 24 Stunden 12 Euro
- Über Nacht 12 Euro
- Ab 24 Stunden 24 Euro
Übernachtungskosten
Kosten für eine Übernachtung zählen als Spesen, sobald der Ort der Reise zu weit vom Wohnort entfernt ist, sodass keine Heimreise möglich ist. Außerdem müssen Übernachtungskosten von den Essenskosten getrennt werden. Eine eindeutige Trennung ist bei einer Pauschalreise nicht möglich, da im Zimmerpreis das Essen inklusive ist. Deshalb ist ein Abschlag von 20 % für das Frühstück und 40 % für das Mittag- und Abendessen auf die Verpflegungspauschale notwendig.
Reisenebenkosten
Die Nebenkosten sind durch eine Quittung oder das Schreiben eines Eigenbelegs im Falle von Trinkgeldern abrechenbar. Nicht abrechnungsfähig sind Kosten, die nicht mit der betrieblichen Tätigkeit in Verbindung stehen.
Spesenabrechnung für Selbstständige
Auch Selbstständige können Reisekosten absetzen. Die Spesenkosten trägt in diesem Fall allerdings der Auftraggeber. Wenn es keinen Auftraggeber gibt, der im Zusammenhang mit der Dienstreise steht, sind die Spesen in der Steuererklärung als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Spesen in der Steuererklärung
Normalerweise sind die Spesen für den Arbeitnehmer steuerfrei. Der Arbeitgeber überweist die Pauschalen zusammen mit dem Gehalt. Überweist der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, fällt für ihn eine Steuer von 25 % an. Für den Arbeitnehmer ist es wichtig, dass er die Spesenabrechnung zusammen mit seiner Steuererklärung dem Finanzamt übergibt, damit die Ausgaben für dieses nachvollziehbar sind. Eine weitere Möglichkeit der Abrechnung ist es, die Reisekosten durch die Steuererklärung abzurechnen. Die Spesen werden dort als Werbekosten behandelt.
Spesenabrechnung zu spät abgegeben
Bei einer Überschreitung der Frist sieht es für den Arbeitnehmer schlecht aus, dass er sein Geld zurückerstattet bekommt. In diesem Fall kann er die Kosten noch als Werbekosten absetzen, was allerdings bei Spesen unter 1000 € einen Verlust für den Arbeitnehmer bedeutet.
Fazit zur Spesenabrechnung
Bei der Spesenabrechnung gilt es, die Ausgaben möglichst genau zu dokumentieren und Fehler zu vermeiden. Außerdem sollten die Pauschalen bei der Buchung von Dienstreisen und bei der Verpflegung vor Ort berücksichtigt werden.
