ToDo-Listen – effektives Selbstmanagement

Organisation ist das halbe Leben. Die ToDo-Liste ist der organisatorische Rahmen für das Managen aller Aufgaben, um am Ende das angestrebte Ziel zu erreichen. Sie ist eine Aufzählung von mehreren Tätigkeiten, die im Rahmen eines Projektes anfallen. Diese Form der Listen zählen zur Ablauforganisation. Der Erfolg der Erledigungen kommt durch das Abhaken der abgeschlossenen Aufgaben zum Ausdruck.

Wie Sind ToDo-Listen aufgebaut?
Wie ist der Aufbau einer To-Do-Liste?

Ziel der ToDo-Liste

Das Ziel der ToDo-Liste ist es, einen Überblick über alle bereits erledigten und noch zu erledigenden Aufgaben zu schaffen. Dadurch lassen sich Zeit und Ressourcen besser planen, um das Ziel schnell und erfolgreich zu erreichen. Im Rahmen eines umfangreicheren Projektes ist ein strukturiertes Prozessmanagement besonders wichtig. Vor allem bei der Verfolgung von mehreren Zielen gleichzeitig kann die ToDo-Liste Ordnung schaffen, um die Aufgaben nicht zu verwechseln beziehungsweise keinen Schritt zu vergessen.

Aufbau einer ToDo-Liste

• Einfache ToDo-Liste aus Aufgabe und Datum
• Erweiterte ToDo-Liste aus Aufgabe, Datum und der Priorität
• Komplexe ToDo-Liste aus Aufgabe, Datum, Priorität und Dauer (Zeitaufwand)

Erstellen einer ToDo-Liste

Bei der Auswahl der Form der Liste sollte man die Variante nutzen, die für einen selbst am praktischsten erscheint. Die handschriftliche Art hat den Vorteil, dass sie einen höheren Merkeffekt hat und, im Gegensatz zur digitalen Variante, schneller geschrieben ist. Die digitalen Listen lassen sich allerdings einfacher ändern, ohne in einer Zettelwirtschaft zu enden.

Varianten der ToDo-Liste

• Handschriftlich
• Excel-Tabelle
• Apps

Die Gestaltung der Liste ist auch Voraussetzung für den Erfolg. Die Aufgaben sollten klar formuliert werden. Außerdem ist eine einfache Gestaltung am sinnvollsten, da die ToDo-Liste sonst schnell unübersichtlich wird. Zudem ist es wichtig, dass die Liste immer sichtbar ist, damit sie ins Auge fällt.

Durch das Priorisieren der Tätigkeiten haben Sie Deadlines stets im Blick. Nützlich hierfür ist die 1-3-5 Regel, die aus einer Hauptaufgabe, drei mittelgroßen und fünf kleinen Aufgaben besteht. Die Hauptaufgabe hat die höchste Priorität der Liste und ist die Tätigkeit, die am meisten Zeit und Energie beansprucht. Die Mittelgroßen nehmen ebenfalls Zeit in Anspruch, allerdings nicht so viel wie die erste. Die fünf kleinen hingegen sind nur kurze Aufgaben und müssen nicht zwingend an diesem Tag noch erledigt werden.

Welche Varianten von ToDo-Listen gibt es?
ToDo-Liste – Varianten

Der letzte Schritt ist das Trennen von großen Aufgaben in mehrere kleinere, die sogenannte Salami-Taktik. Der Stress vor zu großen Aufgaben reduziert sich und es ist einfacher, die Tätigkeiten einzeln zu bewältigen.

Die ToDo-Liste sollte ebenfalls immer aktuell sein, weshalb sie täglich überarbeitet werden muss. Außerdem sollte die Liste auch immer nur die Aufgaben beinhalten, die an einem Tag umsetzbar sind. Dadurch lässt sich ebenfalls eine Demotivation ausschließen. Aufgaben, die auf lange Sicht noch zu erledigen sind, sollten besser auf eine extra Liste, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

No-Gos in der ToDo-Liste

• Tätigkeiten, die nur wenige Minuten beanspruchen
• Termine
• Zu große Herausforderungen
• Zu viele Aufgaben auf einmal
• Ideen und Inspirationen

Psychologie der ToDo-Liste

Das Erstellen einer ToDo-Liste führt häufig zur Reduzierung von Stress, da alle Aufgaben nach der Reihe abgearbeitet werden können. Ein einfacher Überblick oder eine Priorisierung der Tätigkeiten reicht meist, um festzustellen, dass es gar nicht so viele Aufgaben sind.

Die russische Psychologin Bljuma Zeigarnik führte hierzu einen Versuch durch, bei dem sie die Erinnerungen mehrerer Probanden testete. Sie ließ ein paar Probanden Aufgaben vollständig lösen und andere nur teilweise. Dabei stellte sie fest, dass die Personen, die ihre Aufgaben erledigt hatten, sich nicht mehr so gut erinnern konnten, wie die Probanden, die ihre Aufgaben nicht vollständig erledigen konnten. Das Ergebnis dieses Versuchs wurde unter dem „Zeigarnik-Effekt“ bekannt. Dieser besagt, dass das Gehirn erledigte Aufgaben aus dem Gedächtnis löscht und nicht beendete Aufgaben bis zu ihrer Erledigung erhalten bleiben.

ToDo-Listen reduzieren Stress bei der Projektumsetzung
ToDo-Listen reduzieren Stress

ToDo-Listen entlasten das Gehirn

An der Florida State University wurde weiter zum „Zeigarnik-Effekt“ geforscht. Die Psychologen fanden heraus, dass Probanden, die eine Aufgabe nicht beenden konnten, in der späteren Zeit Probleme mit einfachem Brainstorming hatten. Ihre Begründung hierfür war, die zu geringe Konzentration aufgrund der unerledigten Aufgaben. Anschließend testeten sie, dass die Probanden ihre nicht beendeten Tätigkeiten auf eine ToDo-Liste schrieben. Sie fanden heraus, dass die ToDo-Liste das gleiche Ergebnis erzeugt, wie die Erledigung der Aufgabe. Die Probanden konnten sich wieder normal konzentrieren ohne Ablenkung der noch nicht beendeten Aufgaben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ToDo-Listen das Gedächtnis entlasten und so den Kopf frei machen von unerledigten Aufgaben. Dies fordert die volle Konzentrationsfähigkeit.

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Datum: 31.01.2019
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