Elektronische Rechnungen wie die XRechnung vereinfachen nicht nur den Versand, Empfang und die Verarbeitung, sondern die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist auch umweltfreundlich und spart Zeit.
Alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland müssen auf den elektronischen Empfang von Rechnungen in Form der XRechnung umstellen. Und alle Unternehmen, die öffentliche Einrichtungen beliefern, müssen ihre Rechnungen per XRechnung übermitteln.
microtech hat die Standard XRechnung in ihrer Lösung implementiert, damit Kundinnen und Kunden gesetzeskonform, einfach und direkt ihre XRechnungen erstellen und an öffentliche Institutionen senden können.
Was ist eigentlich eine XRechnung, warum wurde sie eingeführt, wie grenzt sich diese von anderen elektronischen Formaten ab und wie wird diese erstellt bzw. übermittelt? Alle Fragen, die rund um das Thema XRechnung auftauchen, beantworten wir in unserem Leitfaden.
XRechnung – Was ist das?
Die XRechnung kommt im Austausch mit öffentlichen Einrichtungen wie Bundesbehörden, Kommunen, Gerichten und Krankenhäusern zum Einsatz. Die XRechnung hat sich zum Standard bei elektronischen Rechnungen etabliert. Dieser Standard erfüllt die Anforderungen des europäischen CEN (Europäische Komitee für Normung)-Datenmodells. Grund dafür ist, dass die Europäische Union europaweit die Verwendung von dieser Art von Rechnung vorschreibt. So garantiert die XRechnung eine zuverlässige Grundlage für den elektronischen Datenaustausch. Die nationale Ausprägung der CEN nennt sich auch Core Invoice Usage Specification (CIUS). In Deutschland ist die nationale CIUS der Standard XRechnung. Die XRechnung ist damit eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931. Mit dem Standard XRechnung werden Format, Datenstruktur und Syntax der der Rechnung formalisiert.
Deutschland erfüllt mit der Einführung der XRechnung auch national die EU-Richtlinien aus dem Jahr 2014, die zur Nutzung elektronischer Rechnungen nach EU-Norm verpflichten. Der Einsatz vom Standard XRechnung garantiert die schnelle und direkte elektronische Datenübertragung und überführt die europäische Norm in einen nationalen Standard. Dieser Standard ist für Bund, Länder und Kommunen einheitlich geregelt. Durch die kostenfreie Verfügbarkeit und die klar festgelegte Kontrolle des Standards durch den Bund und die entsprechenden Experten ist diese Lösung zukunftssicher. Die XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern entwickelt.
Warum wurde die XRechnung eingeführt?
Für die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde die XRechnung zur Rechnungsstellung an Behörden und öffentliche Unternehmen als Standard definiert.
Eine digitale Offensive der Europäischen Union ist Hintergrund, alle Mitgliedsstaaten auf Basis dieser Richtlinie dazu zu verpflichten, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen. Somit ist die XRechnung eine deutsche Variante dieses europäischen Datenmodells für elektronische Rechnungen.
Damit bildet die XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen.
Plicht zur XRechnung
Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro müssen in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Seit dem 27. November 2018 sind öffentliche Einrichtungen wie Bundesbehörden bereits zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Auftragnehmer mussten spätestens zum 27. November 2020 auf den Versand von elektronischer Rechnungen umstellen.
Öffentliche Institutionen akzeptieren nur noch das strukturierte elektronische Format in Form der XRechnung und lehnen alle anderen Formate wie beispielsweise PDF ab.
Wer erwartet elektronische Rechnungen als XRechnung?
Klassische Behörden des Bundes, der Länder und Kommunen erwarten elektronische Rechnungen in Form der XRechnung. Des Weiteren gehören Unternehmen dazu, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind. Darunter fallen beispielsweise Sozialverbände, Krankenhäuser, Schwimmbäder, Museen, kulturelle Einrichtungen, Schulen und Universitäten, Energieversorger und Unternehmen der Entsorgungswirtschaft sowie Straßenbauunternehmen.
Also sind Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes bzw. Unternehmen, die öffentliche Einrichtungen beliefern und an diese Rechnungen schreiben, verpflichtet, elektronisch ihre Rechnungen in Form der XRechnung einzureichen. Da das jeweilige Landesgesetz unterschiedlich ist, werden Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern angehalten, XRechnungen zu versenden. So steht es auch um die Kommunen. Denn die Regelungen in den einzelnen Bundesländern sind noch nicht final abgesprochen.
Vorteile
Die XRechnung ist in ihrem einheitlichen Format nicht nur ein sicherer Weg für die Übersendung von elektronischen Rechnungen, sondern mit ihr resultieren auch weitere – durchaus umweltschonende – Vorteile: Durch die elektronische Übermittlung ergeben sich kürzere Durchlaufzeiten, weil eben eine schnellere Zustellung innehrhalb von Sekunden oder Minuten möglich ist. Dies wiederum führt dazu, dass sich Arbeitsabläufe wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen optimieren und verkürzen lassen. Außerdem werden Übertragungsfehler vermieden und der Lager- und Archivierungsplatz verringert sich.
Darüber hinaus ergibt sich eine Zeit- und Kostenersparnis: Die Zeitersparnis resultiert, weil Ausdrucke oder Kuvertierungen wegfallen, in den Rechnungen selbst bessere Recherchemöglichkeiten bestehen und auch beispielsweise der Weg zu den Briefkästen entfällt. Eine Kostenersparnis entsteht durch den Wegfall von zum Beispiel Papier, Drucker, Toner, Porto und dem Einsatz einer Buchhaltung.
Neben der Sicherheit, da das verschlüsselte Format die Informationen der gesendeten Daten schützt, und der Zeit- und Kostenersparnis ist die Prozessoptimierung ein weiterer Vorteil der XRechnung. Die Prozesse optimieren sich, da die in Rechnungen enthaltenen Angaben meist aus Datenbanken kommen. Des Weiteren ist die Rechnungserstellung oft mit Warenwirtschaftssystemen oder anderen digital arbeitenden Systemen und Prozessen verknüpft. So gewährleitet die XRechnung, dass Daten schneller für Unternehmensprozesse zur Verfügung stehen und im unternehmenseigenen System weiterverarbeitet werden können.
Format
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist nur dann konform zum Standard XRechnung, wenn sie im Format eines XML-Dokuments ausgestellt, gesendet und empfangen wird. XML heißt Extensible Markup Language (erweiterbare Auszeichnungssprache). Diese Auszeichnungssprache stellt hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei dar, die sowohl von Maschinen als auch von Menschen lesbar ist.
Außerdem muss die XRechnung die Elemente des semantischen Datenmodells getreu den Spezifikationen enthalten. In zwei Schritten wird überprüft, ob eine E-Rechnung diesem Standard entspricht. Nach einer positiven Konformitätsprüfung wird im zweiten Schritt bewertet, wie groß die Abweichung vom Standard ist und ob diese gering genug ist, um die Rechnung zu verwenden.
Die XRechnung ist somit ein Datenaustausch-Standard, der alle Infos einer Rechnung als strukturierte Daten in diesem XML-Format bereithält.
Alternative zur XRechnung?
Die Antwort ist nein. Seit 27. November 2020 gibt es keine Alternative zur XRechnung, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden. Ein Rechnungssteller könnte prinzipiell auch andere Rechnungsformate wie ZUGFeRD 2.0 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verwenden, insofern dies fachlich erforderlich ist, die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen und diese der EU-Norm entsprechen. Die EU-Norm und der Empfang elektronischer Rechnungen, die dem Standard entsprechen, sind für alle öffentlichen Auftragnehmer in Deutschland Pflicht. ZUGFeRD 2.0 erfüllt diese Normen ebenso wie die XRechnung. Dieses Format spielt im B2B (Business to Business)-Bereich eine Rolle. Die öffentlichen Einrichtungen verwenden einheitlich und ausschließlich den vom IT-Planungsrat beschlossene Standard der XRechnung.
Die wichtigsten Fragen zu XRechnung und Co. in Kürze
Da es keine Alternativversion zur XRechnung gibt, aber dennoch einige andere (elektronische) Rechnungsformate vorhanden sind, erklären wir die Unterschiede.
Zum Verständnis: unstrukturierte Datenformate sind Rechnungen im PDF-, jpg.- und tif-Format, strukturierte Datenformate sind XML, EDI oder die XRechnung und hybride Datenformate sind ein strukturiertes Format plus Bilddatei wie ZUGFeRD und PDF/A3.
Unterschied zwischen XRechnung und PDF-Rechnung
PDF (Portable Document Format)-Rechnungen sind zwar digital, ihre Informationen lassen aber keine elektronische und automatische Weiterverarbeitung zu. Die Weiterverarbeitung der Daten kann nur manuell geschehen – beispielsweise, wenn die Informationen in eine Buchhaltungssoftware eingegeben werden müssen.
Unterschied zwischen XRechnung und elektronischer Rechnung
Grundsätzlich ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie die auf Papier – nur in Form eines elektronischen Dokumentes. Das Dokument wird in einem elektronischen Format wie beispielsweise PDF ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet.
Im Sinne der EU-Richtlinien ist eine elektronische Rechnung allerdings eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format und ihre Verarbeitung – ob elektronisch oder automatisch – muss möglich sein.
Dies wiederum bedeutet, dass ein PDF ohne strukturierte Daten, eine Bilddatei oder eine eingescannte Rechnung keine E-Rechnung sind.
Die XRechnung ist eine spezifizierte Komponente einer E-Rechnung.
Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, was bedeutet, dass sich maschinenlesbares XML in menschenlesbare PDF-Dateien einbettet bzw. die strukturierten Daten (XML) mit in einer PDF/A3-Datei verschmelzen.
ZUGFerD ist der Standard für die E-Rechnung und wurde als B2B-Bereich als Verwendungsgebiet für die Wirtschaft ausgelegt. Mittlerweile gibt es Versionen, die auch den Rechnungsaustausch mit Verwaltungen erlauben, allerdings müssen Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Bundesbehörden auf XRechnung umstellen, da die EU-Richtlinien eben dieses Format vorgeben.
Somit dürfen ZUGFeRD-Rechnungen nicht an Unternehmen öffentlicher Hand gerichtet werden, aber in allen anderen Bereichen – gerade für kleinere oder mittlere Unternehmen ist ZUGFeRD als einheitliches Datenformat relevant. XRechnungen sind das rechtliche vorgesehene Rechnungsformat für Aufträge in der öffentlichen Verwaltung und hauptsächlich im B2G-Bereich (Business to Government) im Einsatz. Demgegenüber bevorzugen viele Unternehmen im B2B-Bereich eben das Format ZUGFeRD.
Optisch ist bei ZUGFeRD kein Unterschied zu einer Standard-PDF-Datei erkennbar. ZUGFeRD ist so definiert, dass Angaben wie Absender, Rechnungsdatum, Beträge und Bankverbindungen an einer festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Dadurch können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden.
ZUGFeRD erlaubt alle Übermittlungswege wie E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download. Deswegen wird ZUGFeRD im B2B-Bereich auch weiterhin relevant bleiben.
Unterschied zwischen XRechnung und EDI
EDI ist das Akronym für Electronic Data Interchange – einem elektronischen Datenaustausch. EDI ersetzt Papierdokumente durch elektronische Dokumente. Die Daten werden in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, sodass Sender und Empfänger das Dokument genau lesen können. So können mit dem EDI-Standard Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen elektronisch ausgetauscht und übermittelt werden. Vor allem im Handel und in der Großindustrie kommt EDI schon lange zum Einsatz.
Über EDI können Unternehmen standardisierte Nachrichten auf dem elektronischen Weg untereinander austauschen. So ermöglicht EDI Unternehmen, Geschäftsdaten wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen aus dem eigenen Warenwirtschaft- oder ERP-System in strukturierte und standardisierte Daten zu konvertieren und direkt elektronisch zu versenden und auszutauschen.
Dass sich EDI eher bei großen Unternehmen durchgesetzt hat, liegt daran, dass die Software, da sie elektronische Rechnungen ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und sofort für die weitere Bearbeitung verfügbar ist, recht kostspielig ist. Deshalb ist EDI für kleinere und mittlere Unternehmen wegen der Komplexität und der damit einhergehenden hohen Kosten ungeeignet.
Erstellen der XRechnung
Mit der microtech büro+ Warenwirtschaft ist das Format XRechnung in der Software integriert. Somit sind die erforderlichen Funktionen für das Anfertigen und das spätere Übermitteln der XRechnungen bereitgestellt. Für den Im- und Export der Daten gibt es standardisierte Schnittstellen, die die Grundlagen für eine Konvertierung in andere Formate bieten. So können die Anwender der microtech-Lösung aus der büro+ Warenwirtschaft heraus direkt im Zuge der Rechnungserstellung XRechnungen im XML-Dateiformat erstellen bzw. Rechnungen in XRechnungen umwandeln – und umgekehrt.
In der XRechnung sind alle relevanten Informationen wie Rechnungsdaten, Währung, Kundenkontakt, Lieferantenkontakt, Adressen und Telefonnummer enthalten.
Leitweg-ID
Damit die XRechnung des Lieferanten auch an den korrekten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, wird zuvor eine Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Empfängers benötigt, damit eine eindeutige Adressierung einer XRechnung zu einem Rechnungsempfänger ermöglicht werden kann.
In ihr sind alle relevanten Information zum Überbringen der Informationen festgehalten. Diese Informationen sind vom Nutzer in der Software einzutragen. Die Leitweg-ID besteht aus den Daten Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer. Nach dem Versenden liest die Gegenstelle die Rechnung elektronisch in einem Maschinen-lesbaren Format ein.
Die ID kann direkt vor dem Rechnungsversand eingefügt werden. Die XRechnung wird entweder manuell oder automatisiert für den Versand freigegeben. Nach der Speicherung der XRechnung wird der Export der Rechnung in eine XML-Datei (also XRechnung) bereitgestellt.
Die Vergabe der Leitweg-IDs (bzw. des Feldes Feinadressierung) wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt. Bei den Verwaltungseinheiten des Bundes wird das Feld Feinadressierung durch die Bewirtschafternummer bestimmt, die vom KKR (Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes) vergeben wird. Für Länder und Kommunen ist die Verwaltungsstelle bisher noch nicht festgelegt.
Ausgabe
Die Datei wird nicht in einem klassischen, menschenlesbaren Format ausgegeben, sondern als für die maschinelle Weiterverarbeitung gedachte XML-Datei. Die XML-Datei wird nicht am Bildschirm oder Drucker ausgegeben. Einzusehen ist die Rechnung im XML-Format beispielsweise über einen Internet-Browser.
Die exportierte XML-Datei muss dann manuell an den Empfänger der Rechnung geschickt werden. Für diesen Versand verschiedene Kanäle zur Verfügung: E-Mail – direkt aus dem Warenwirtschaftssystem, Uploads eines Onlineformulars und die Übermittlung über den Webservice PEPPOL zu Verfügung. Letzteres eignet sich bei Unternehmen, die eine Vielzahl von XRechnungen versenden (etwa 100 Rechnungen pro Monat).
Wie Sie Ihre XRechnung in der microtech-Lösung erstellen, finden Sie in in unserer Online-Hilfe.
Übermittlung der XRechnung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die XRechnung an Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand zu übertragen. Dafür hat der Bund eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) ist für die Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung die verpflichtend zu nutzende zentrale Rechnungseingangsplattform. Um die Rechnungsübertragung der ZRE nutzen zu können, ist eine einmalige Registrierung erforderlich.
Nach der Registrierung können XRechnungen über vier Eingangskanäle der ZRE versendet werden, die dann an die Behörden anhand der Leitweg-ID weitergegeben werden. Die Art der Übermittlung wird von der Behörde vorgegeben. So ist es möglich, XRechnungen auf der Website der ZRE mit Eingabe der Rechnungsdaten zu erstellen und/ oder eine selbst erstellte XRechnung hochzuladen und per Webformular zu übersenden. Außerdem ist es möglich, eine fertig erstellte XRechnung per E-Mail oder DE-Mail oder über den Webservice über PEPPOL zu übertragen.
Der IT-Planungsrat hat mit PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) einen einheitlichen Webservice, der es ermöglicht, dass alle öffentlichen Auftraggeber als Rechnungsempfänger über mindestens einen einheitlichen Weg Rechnungen empfangen können, beschlossen. Es verpflichtet Bund und Länder mindestens PEPPOL anzubieten, wenn sie einen Webservice zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung stellen.
Zudem ist es eben auch möglich, die XRechnung direkt im eigenen Warenwirtschafssystem zu erstellen und als E-Mail zu versenden.
Das Portal OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) ist übrigens ein optionales Angebot des Bundes und leitet Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger sowie kooperierende Bundesländer weiter.
Speicherung und Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten auch für elektronische Rechnungen wie die XRechnung. So müssen auch diese elektronisch archiviert werden. Wie bei der Papierrechnung müssen XRechnungen bestimmt Bedingungen erfüllen. Dies betrifft die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und Lesbarkeit der Rechnung.
XRechnungen müssen jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. So kann der Inhalt der XRechnung auch über die vorhandenen Layouts als Druck abgespeichert werden. Um die Auswertbarkeit der XRechnung zu gewährleisten, reicht es aber nicht aus, die Visualisierung der XRechnung abzuspeichern, sondern es sollten auch in ihrem ursprünglichen XML-Dateien revisionssicher in einem digitalen Archiv aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt wie bei Papierrechnungen 10 Jahre.
Es genügt nicht, die XRechnung auszudrucken und in Papierform zu archivieren.
Fazit
Für Unternehmen, die Rechnungen an Behörden bzw. öffentliche Institutionen senden, ergibt sich mit der XRechnung ein großer Nutzen und wirtschaftlicher Vorteil: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, schnelle Bezahlung, automatisierte Weiterverarbeitung, Sicherheit, Fehlerminimierung, Kosten- und Zeitersparnis, Prozessoptimierung und Nachhaltigkeit. Durch das Format XRechnung wird sichergestellt, dass alle Schritte einheitlich und klar strukturiert erfolgen und sie ist kompatibel mit nationalen und internationalen Standards.
Da in der microtech-Lösung die Funktion XRechnung integriert ist, sparen Sie Zeit und Aufwand, Ihre XRechnung über andere Portale zu erstellen und können diese dann direkt per E-Mail an die öffentlichen Institutionen senden.
