Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das ist ein gesetzeskonformer Datenstandard für E-Rechnungen, der 2014 veröffentlicht wurde. Als Ergänzung der etablierten EDI- und Branchenstandards hat sich ZUGFeRD einen Namen gemacht: die einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch.
Das ZUGFeRD-Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) unterstützt und setzt sich aus verschiedenen Verbänden, Unternehmen und staatlichen Institutionen zusammen. ZUGFeRD soll die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und Europa fördern.
Die rechtliche Grundlage für dieses Format bilden unter anderem die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die europäische Norm EN 16931 und der weltweit anerkannte UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Unternehmen können den Datenstandard prinzipiell auch international verwenden. Dafür müssen sie allerdings alle lokalen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Internationale Standards und Netzwerke wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) unterstützen den E-Rechnungsaustausch im ZUGFeRD-Format.
PEPPOL sagt Ihnen nichts? Dann werfen Sie unbedingt einen Blick in unseren Blog-Beitrag XRechnung, in dem wir näher auf dieses Netzwerk eingehen.
Welche Anforderungen müssen E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erfüllen?
Laut § 2 E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) müssen Rechnungen an Behörden diese Voraussetzungen erfüllen:
• Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
• Das elektronische Format ermöglicht eine schnelle, automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung.
E-Rechnungen können von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. Zulässige Formate für den Rechnungsaustausch sind neben ZUGFeRD auch die XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange). Dazu später mehr.
Was zeichnet das ZUGFeRD-Format aus?
Das ZUGFeRD-Format ist ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat: Menschen öffnen die Rechnung als PDF-Datei. Gleichzeitig lesen Maschinen im Hintergrund die Rechnungsdaten mittels strukturierter Daten im XML-Format. Durch die definierte Struktur der XML-Datei können IT-Systeme die Daten auslesen und direkt verarbeiten.
Sie können mit Fachbegriffen aus der IT-Welt nicht allzu viel anfangen? Keine Sorge, Sie müssen nur wissen, dass der finale XML-Code in der sogenannten PDF/A-3-Datei integriert ist:
- „A“ in PDF/A-3: steht für „Archive”
- „3“ in PDF/A-3: steht für Version „3”
Diese PDF-Variante kommt vor allem in der Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten zum Einsatz.
ACHTUNG: Wenn Sie das ZUGFeRD-Format nur als PDF verwenden, ohne die XML-Daten einzubetten, kann Ihr IT-System das Dokument nicht als elektronische Rechnung anerkennen.
Profile des ZUGFeRD-Formats
Es gibt mehrere Profile des ZUGFeRD-Formats. Diese unterscheiden sich hauptsächlich in der Menge und Tiefe der enthaltenen Informationen.
Das sind die gängigen Profile:
| Profil | Beschreibung | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| Basic |
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| Comfort |
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| Extended |
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| EN 16931 |
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Versionen des E-Rechnungsformats
Aktuell gibt es vier Versionen des E-Rechnungsformats: ZUGFeRD 1.0 bis 2.2. Die verschiedenen Versionen des Datenstandards erhöhen die Kompatibilität mit anderen E-Rechnungsformaten. Das sind die wichtigsten ZUGFeRD-Versionen:
| Version | Entwicklung |
|---|---|
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ZUGFeRD 1.0 (2014)
Die Papierrechnung und elektronische Rechnungssysteme werden eins. |
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ZUGFeRD 2.0 (2019)
ZUGFeRD erfüllt nun alle EU-Anforderungen für Rechnungen im B2G (Business-to-Government). |
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ZUGFeRD 2.1 (2020)
Es entsteht ein gemeinsamer deutsch-französischer Standard. |
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ZUGFeRD 2.2 (2024)
Die Grundlage ist geschaffen. Jetzt geht es an den Feinschliff. |
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Unterschied ZUGFeRD, XRechnung und EDI
ZUGFeRD, XRechnung und EDI ermöglichen den digitalen Rechnungsaustausch. Sie unterscheiden sich allerdings grundlegend in ihren Anwendungsbereichen, Formaten und in der Benutzerfreundlichkeit.
XRechnung
Die XRechnung wurde speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt. Das XML-basierte Format erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
EDI
EDI ist als E-Rechnung bis Ende 2026 (je nach Umsatz sogar Ende 2027) zulässig, aber nicht so benutzerfreundlich wie ZUGFeRD. Aufwändig ist das EDI-Verfahren, weil der Rechnungsaustausch eine vorherige Absprache bzw. Zustimmung des Rechnungsempfängers voraussetzt. Das bedeutet, Rechnungsersteller müssen sich mit ihren Geschäftspartnern absprechen, deren Zustimmungen in einem Rahmenvertrag festhalten und deren Systeme anbinden.
Anwendungsbereiche, Formate und Benutzerfreundlichkeit von ZUGFeRD und XRechnung im direkten Vergleich
| ZUGFeRD | XRECHNUNG | EDI | |
|---|---|---|---|
| Anwendungsbereich |
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| Format |
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| Benutzerfreundlichkeit |
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Fazit: Mit dem benutzerfreundlichen ZUGFeRD-Format erfüllen Unternehmen die E-Rechnungspflicht 2025
Sowohl das ZUGFeRD-Format als auch die XRechnung sind als E-Rechnung zulässig. Wer Aufträge von öffentlichen Behörden bzw. Auftraggebern annehmen möchte, kann grundsätzlich beide Formate verwenden. Eine Auflistung aller zulässigen Formate inklusive Details wie Übergangsregelungen finden Sie übrigens in unserem Blog-Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in der Struktur. Dadurch eignen sich die beiden Rechnungsformate für unterschiedliche Anwendungsbereiche.
ZUGFeRD 2.0 entspricht allen EU-Vorgaben, also auch allen Anforderungen für E-Rechnungen aus dem Wachstumschancengesetz. Das heißt, alle europäischen Verwaltungen können Ihre ZUGFeRD-Rechnungen konform empfangen und verarbeiten. Da Sie Ihre Rechnungen ohne spezielle IT-Systeme über sämtliche Kanäle (z. B. per E-Mail) zulässig austauschen können – während Mensch und Maschine relevante Informationen entnehmen – ist ZUGFeRD das alltagstauglichere Format.
Alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht für kleine und mittelständische Unternehmen lesen Sie in unserem Whitepaper E-Rechnungspflicht.
