Mahnung schreiben – aber richtig
Kunden wegen unbezahlter Rechnungen anzumahnen ist ärgerlich und kostet Zeit. Mit der buhl Unternehmer schreiben und versenden Sie Mahnungen mit geringem Aufwand. Wir bieten Ihnen außerdem nützliche Vorlagen, mit denen Sie Ihre Mahnungen schnell und einfach schreiben.
Warum Sie Mahnungen schreiben sollten
Unbezahlte Rechnungen können die Liquidität Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Deshalb sollten Sie säumige Kunden auf jeden Fall dazu anhalten, ausstehende Beträge zu bezahlen. Viele Unternehmer schieben es auf, Mahnungen zu schreiben, denn der Kontakt mit Schuldnern ist oft unangenehm. Auf eine Zahlung ewig zu warten, ist allerdings die falsche Strategie, denn die Leistung ist schließlich erbracht und damit steht Ihnen das Geld zu. Wer zu lange wartet, eine Mahnung zu schreiben, bleibt irgendwann tatsächlich auf den Kosten sitzen, sobald die Rechnung verjährt ist.
Muster in Microsoft Word ab 2010 (.docx)Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Zahlungserinnerung
Eine Mahnung zu schreiben, ist eine unschöne Angelegenheit. Sie wollen auf Ihr Geld natürlich nicht verzichten, andererseits wollen Sie Ihren Kunden allerdings auch nicht vergraulen. Daher ist es sinnvoll, zunächst eine Zahlungserinnerung zu schicken. Der Kunde wird auf seinen Verzug aufmerksam gemacht, mit der Bitte um Bezahlung. Mit einer Zahlungserinnerung unterstellen Sie dem Kunden außerdem nicht, dass er absichtlich seine Rechnung nicht begleicht, sondern senden nur eine freundliche Gedankenstütze. Bleiben Sie höflich und sachlich. Verdeutlichen Sie dem Kunden allerdings gleichzeitig, dass er die von Ihnen erbrachte Leistung bezahlen muss.
Mahnung
Wenn Sie die erste Mahnung schreiben, ist die Forderung an den Kunden schon deutlicher. Im Gegensatz zur bloßen Zahlungserinnerung sind hier bereits Mahngebühren enthalten. Auf der Mahnung führen Sie den ursprünglichen Rechnungsbetrag sowie die zusätzlichen Gebühren auf. Zudem legen Sie ein Zahlungsziel fest, zu dem der Betrag auf Ihrem Konto eingehen soll. Eine Mahnung schreiben Sie dann, wenn Sie feststellen, dass die Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung nicht eingehalten wurde (oder der Kunde Ihre Zahlungserinnerung ignoriert hat). Folgt auf die erste Mahnung immer noch keine Zahlung, senden Sie eine zweite oder sogar eine dritte Mahnung. Damit sich das Verfahren nicht endlos hinzieht, sollten Sie kürzere Zahlungsfristen ansetzen. Begleicht der Kunde dennoch seine Schulden nicht, haben Sie die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
Die microtech ERP-Software – Mahnungen verschicken mit wenigen Klicks
Die buhl Unternehmer erfasst für Sie alle bereits bezahlten sowie die unbezahlten Rechnungen. Somit behalten Sie stets den Überblick über sämtliche Zahlungseingänge. Sie müssen nicht jeden Auftrag einzeln abrufen. Die Übersicht zeigt Ihnen lückenlos an, welche Kunden ihre Rechnungen beglichen haben. Ebenso sehen Sie auf einen Blick, wer Leistungen oder Waren erhalten, diese aber noch nicht bezahlt hat. Hier können Sie mit unserer Vorlage schnell und einfach Mahnungen schreiben und versenden.
Mahnungen schreiben und automatisch versenden
Unsere Software hilft Ihnen dabei, Abläufe für die Versendung von Rechnungen und Mahnungen zu definieren. So können Sie beispielsweise festlegen, dass bei unbezahlten Rechnungen nach einer Frist von 30 Tagen automatisch die erste Mahnung an den Kunden versendet wird. Wann Sie eine Mahnung schreiben, beziehungsweise verschicken können, ist gesetzlich nicht festgelegt. Wichtig ist allerdings, dass Sie ein Zahlungsziel angeben.
Diese Angaben sollten in einer Mahnung enthalten sein
- Name, Adresse, Firma des Schuldners sowie des Gläubigers
- Forderungsgrund
- Ursprünglicher Rechnungsbetrag (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer etc.)
- Schreiben Sie deutlich, dass es sich um eine Mahnung handelt
- Mahngebühren
- Ihre Bankverbindung
- Ihre Steuernummer, Umsatzsteuerpflicht, oder UStID
- Ein feststehendes Zahlungsziel
- Verzugszinsen (Begründung, Zeitraum, Zinssatz)