"Effizienzgewinn von 90 Stunden im Monat durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse"

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Einleitung

GS Workfashion ist heute einer der großen Anbieter für Arbeitskleidung mit einem Store in Böblingen und einem breit aufgestellten Online-Angebot. Damit das Team über 2.000 Warenversendungen pro Monat be- und verarbeiten kann, vertraut das Unternehmen auf die ERP-Lösung von microtech und erzielt dadurch folgende Vorteile:

Wenn man genau darüber nachdenkt, ist Arbeitskleidung ein tägliches und wichtiges Thema in vielen Betrieben und Industriezweigen. Hosen, Shirts, Jacken, Schuhe müssen bestimmte Anforderungen erfüllen – angefangen von der Textilart, über den Schnitt bis hin zu ganz praktischen Eigenschaften wie Taschen für Werkzeuge und andere Arbeitsmittel. In dieser Branche ist GS Workfashion zu Hause und bietet dem Handwerk und den Industriebetrieben sowohl im Store in Böblingen und insbesondere im Online-Shop genau die Arbeitskleidung, die benötigt wird – auf Wunsch auch veredelt und individualisiert mit Schriftzug und Logo. Damit das schnell wachsende Geschäft von GS Workfashion seinen Kunden die Bestellungen und Individualisierungen schnell und möglichst automatisiert zusenden kann, hat sich der Arbeitskleidungsspezialist für eine ERP-Lösung von microtech, die neben dem Grundmodul der Warenwirtschaft zusätzliche Funktionen wie E-Commerce, Kasse und vor allem Logistik & Versand umfasst, entschieden.

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Unsere Herausforderung

Gegründet wurde GS Workfashion 2008 vom gelernten Zimmermann Michael Gfrörer und vom Bau- und Möbeltischler Björn Scherzog. Beide in Branchen zu Hause, in denen spezielle Workwear zum Alltag gehört, haben die Manager den Handel mit Arbeitskleidung aufgebaut und verfügen heute über ein Portfolio von rund 187.000 Artikeln (inklusive Farben und Größen), die sie zu einem Großteil über den eigenen Webshop dem stetig steigenden Kundenstamm in Deutschland und darüber hinaus anbieten. Der Online-Kundenstamm umfasst rund 140.000 Kunden, die seit der Gründung mit Bekleidungsware von zirka 40 Lieferanten beliefert werden. Insbesondere die letzten drei Pandemiejahre haben das Online-Geschäft über die Erwartungen beflügelt. Mehr als 85 Prozent des Geschäfts findet heute online statt. Zudem bevorzugen einige regionale Betriebe das Ladengeschäft in Böblingen, das 2020 mit einem großen Showroom eröffnet wurde, an dem sich auch das Hauptlager befindet.

Über das Unternehmen

GS Workfashion

Branche	Textil
Standort	Böblingen, Deutschland
Kunde seit	2011
Betreuender Partner	mic1 GmbH

GS Workfashion hat sich im Januar 2011 im Zuge eines neuen Online-Shops auf Basis von Shopware entschlossen, auch die Prozesse der Warenwirtschaft, der Kasse sowie der Logistik und des Versands mit einer neuen ERP-Lösung auf ein höheres Niveau zu heben. Wichtig in diesem Zusammenhang war, dass alle Prozesse nahtlos mit dem Online-Shop verbunden sind und damit ein hohes Potenzial an Automation ohne Medienbruch in der Administration möglich ist. Der Dienstleister, der den Online-Shop für GS Workfashion aufgebaut hat, empfahl die Lösungen von microtech, da nach deren Erfahrungen microtech genau diese Anforderungen komplett erfüllt.

Die Lösung

Im Bereich der Warenwirtschaft und der Lagerverwaltung konnte GS Workfashion seit 2021 sehr viel automatisieren. Das neunköpfige Team hätte den Boom der letzten Jahre, maßgeblich hervorgerufen durch das zusätzliche coronabedingte Auftragsvolumen, nicht ohne Automation in der Verwaltung meistern können. Dafür wurden diverse Prozesse in Logistik & Versand sowie im Zahlungsverkehr/Eingang und in der Auftragsabwicklung mit microtech automatisiert, was die Mitarbeiter deutlich entlastete und die Wirtschaftlichkeit und Effizienz des Unternehmens zusätzlich stärkt.

Das klassische Tagesgeschäft in der Administration und Auftragsabwicklung hat sich allein bei mir von rund drei Stunden auf ca. 45 Minuten pro Tag reduziert. Das entspricht einem Effizienzgewinn von rund 90 Stunden im Monat, die ich für wertvollere und sinnvollere Aufgaben verwenden kann.

Michael Gfrörer, Geschäftsführer

Er erklärt weiterhin: „Außerdem hat dies auch Auswirkungen auf meine Arbeitszeiten. Während ich früher bereits sonntags damit beginnen musste, die Bestellungen vom Wochenende zu bearbeiten, reicht es durch die Automatisierung völlig aus, die letzten nötigen Handgriffe am Montag durchzuführen – bei gleicher Qualität in der Kundenbetreuung und Liefertreue.“

Bei GS Workfashion gehören Logistik & Versand zu den wichtigsten Funktionen innerhalb der ERP-Lösung. Hierbei ist es elementar, dass Aufträge aus dem Shopsystem automatisch in die Logistik und den Versand überführt werden. Das umfasst auch die Versandvorbereitung mit Paketdienstleistern, welche bei GS Workfashion derzeit DHL und UPS sind. Beide sind über die Cloud angebunden und der Kunde kann nach Belieben zwischen den beiden Paketdienstleistern wählen. Dementsprechend werden automatisch auf zwei speziell eingerichteten Druckern die unterschiedlichen Versandaufkleber ausgedruckt.

Ein Thema, das viele Online-Versender haben, sind Retouren. Nach Eingang eines Retouren-Pakets wird die Ware manuell geprüft und wenn möglich wieder eingelagert. Parallel dazu wird dem Kunden eine Gutschrift erzeugt oder, wenn gewünscht, eine Rückvergütung. Bei Gutschriften hat der Kunde dann automatisch die Möglichkeit, im Online-Shop eine andere Ware zu bestellen und er durchläuft den klassischen Einkaufsprozess unter Berücksichtigung der Gutschrift im Bezahlvorgang.

Der Benefit

GS Workfashion war im Sommer 2022 derart schnell gewachsen, dass sie innerhalb der microtech-Lösung eine größere Ausbaustufe benötigten. Durch das erhöhte Versandvolumen von bisher bis zu 2.000 Versendungen im Monat war nun der direkte Sprung auf bis zu 10.000 Versendungen pro Monat notwendig. Der Wechsel auf die nächstgrößere Ausbaustufe der microtech Logistik & Versand-Lösung war schnell, unkompliziert und mit wenigen Klicks durchgeführt.

Für uns ist es wichtig, dass wir mit Partnern wie mit microtech keine komplizierten Vorgänge durchlaufen müssen. Das microtech-Lizenzmodell ist einfach aufgebaut und wir konnten nahtlos auf die XL-Lizenzvariante genau zu dem Zeitpunkt umsteigen, an dem es wirklich nötig war – keinen Tag zu früh und keinen Tag zu spät.

Michael Gfrörer, Geschäftsführer

Auch wenn der überwiegende Teil des Verkaufs der Workwear über den Online-Shop erfolgt, kaufen einige Stammkunden im Ladengeschäft Arbeitskleidung ein und bezahlen auf Lieferschein beziehungsweise Rechnung. Darüber hinaus kommt es vor, dass Neukunden oder Privatkunden im Store in Böblingen einkaufen. Damit auch der Barverkauf nahtlos im ERP-System erfasst wird, ist das POS-System mit dem microtech-Kassenmodul verbunden und es werden alle Bar- oder Kartenbezahlvorgänge, inklusive der Informationen für die Lagerbestände, darüber abgewickelt. Das POS-Gerät wird direkt über das Kassensystem per Knopfdruck angesteuert. Manuelle und fehlerrisikobehaftete manuelle Eingaben am Bezahlterminal sind nicht erforderlich.

Neben der hauseigenen Support-Abteilung von microtech arbeitet der ERP-Hersteller auch mit ausgewählten und für das ERP-System ausgebildeten Partnern zusammen. Im Falle von GS Workfashion kam der Partner mic1 GmbH mit Sitz in Hirschberg an der Bergstraße zum Einsatz, der die Installation und die fortlaufende Anpassung und Optimierung der microtech-Lösung vorgenommen hat.

„Der Support ist insbesondere bei der Ersteinrichtung aber auch bei der Optimierung der Gesamtlösung eine maßgebliche Komponente. Wir müssen uns auf die Partner zu hundert Prozent verlassen können und mit mic1 klappt das bis heute – also auch in der weiteren Anpassung und Optimierung nach der Installation – hervorragend. Wir haben einen persönlichen Ansprechpartner, der unsere individuelle Umgebung und das Geschäft kennt und der vor allem in angemessener Zeit erreichbar ist und uns mit Hilfe zur Seite steht“, lobt Michael Gfrörer.

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