"Reibungslosere, fehlerfreie und damit schnellere Prozesse – mit einer Zeitersparnis von 25 Prozent"

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Einleitung

Schon immer mussten Unternehmen mit der Zeit gehen und sich den Veränderungen des Marktes anpassen, wenn sie überleben wollen. Dieses Selbstverständnis hat die im Rhein-Neckar-Kreis angesiedelte Kab24 GmbH von je her verinnerlicht. Gehörte das Unternehmen in den 80er-Jahren noch zu denjenigen, die sich auf den Zusammenbau und die Reparatur von Computern spezialisiert hatten, wurde das Geschäft in den 90ern sukzessiv auf den steigenden Bedarf an Hardware- und Technologieprodukten ausgerichtet. Mit dem Beginn des Online-Handel-Zeitalters Anfang der 2000er-Jahre wurde Kab24 auch hier aktiv. Um die Internet-Nachfrage professionell bedienen zu können, entschied sich die Geschäftsleitung für die ERP-Lösung von microtech mit dem Modul Warenwirtschaft in der Ausbaustufe XL, das zudem mit den Spezialmodulen E-Commerce sowie Logistik & Versand ausgebaut wurde. Damit profitiert Kab24 von:

Wer heute die Website des Kabel-, Adapter- und Technologieanbieters Kab24 besucht, findet dort eine Vielzahl und Vielfalt an Produkten. Mehr als 15.000 Artikel sind dort in einem übersichtlichen Shop erhältlich – davon allein über 10.000 Adapter und Kabel, die ständig auf Lager und damit verfügbar sind. So einfach, transparent und ansprechend der Online-Shop des Unternehmens ist, so komplex sind die internen Prozesse, die erforderlich sind, um das Online-Business erfolgreich zu betreiben. Roger Koch, Geschäftsführer der Kab24 GmbH: „Wir machen 70 Prozent unseres Umsatzes über unseren Online-Shop, 25 Prozent über Amazon und den Rest über das Ladengeschäft, das unserem Hauptsitz in Eppelheim angegliedert ist. Ca. 90 Prozent unserer Kunden sind aus Deutschland, alle anderen kommen aus Österreich und anderen EU-Staaten. Das alles können wir nur deshalb so professionell und erfolgreich steuern, weil wir jederzeit den Überblick haben.“

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Unsere Herausforderung

Dass sich die Kab24 GmbH heute in dieser komfortablen Situation wiederfindet, hat sie der Tatsache zu verdanken, dass sie im Jahr 2007 die richtigen Weichen gestellt hat: Schon damals, zu einem sehr frühen Zeitpunkt, hatte Roger Koch erkannt, dass er den Bestell-, Auftrags- und Rechnungsstellungsprozess automatisieren muss. Zwar hatte Kab24 damals nur etwa ein Viertel des heutigen Produktvolumens im Angebot, aber es deutete sich bereits an, dass einerseits die ERP-Datenbank kontinuierlich wächst und andererseits das Volumen mit manuellen Prozessen nicht mehr „handelbar“ gewesen wäre. Koch: „Wir haben schon immer großen Wert auf unsere Bestände gelegt, denn was nützt es, wenn jemand etwas kaufen will, das nicht vorrätig ist. Deshalb spielte bereits 2007 der Datenaustausch mit unseren Lieferanten eine extrem wichtige Rolle.“

Über das Unternehmen

Kab24 GmbH

Branche	Kabel, Adapter und technische Produkte
Standort	Eppelheim, Deutschland
Kunde seit	2007

Um langfristig nicht in die Bredouille zu geraten und den gewohnt hohen Qualitätsanspruch zu sichern, recherchierte Roger Koch, welche Alternativen zu den damals verwendeten Fakturierungsprogrammen (Amicron Faktura/CSS Faktura) gab. Im Fokus hatte er dabei immer einen möglichst hohen Automatisierungsgrad der Prozesse. „Uns war klar, dass wir nur wachsen und uns entwickeln können, wenn wir eine skalierbare IT-Architektur aufbauen. Und es zeichnete sich damals schon ab, dass die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der Lieferung ein wichtiges Argument sein würde, warum man sich für den einen und gegen einen anderen Anbieter entscheidet“, erinnert sich Roger Koch.

Bei seiner Internet-Recherche stieß er auf die Warenwirtschaft von microtech. Bei dieser Software sah er im Gegensatz zu anderen Lösungen nicht nur seine Ansprüche hinsichtlich Preis und Leistungsspektrum erfüllt – vielmehr war er auch von der intuitiven Bedienbarkeit und der Transparenz angetan: „Die Plattform war zudem unglaublich einfach zu implementieren und keiner aus unserem 15-köpfigen Team hat bisher eine Schulung benötigt, um sie zu bedienen.“

Die Lösung

Im Jahr 2007 erfolgte die Installation und Einrichtung der microtech-ERP-Lösung, wobei in einer rund vierwöchigen Übergangsphase das alte und das neue Warenwirtschaftssystem im Parallelbetrieb gefahren wurden, damit der Online-Shop jederzeit verfügbar war. Nachdem Kab24 die microtech Warenwirtschaft XL live geschaltet hatte, konnten Koch und sein Team zusätzlich zu den Hauptfunktionen diverse positive Nebeneffekte beobachten: Zum einen erleichterte die COM-Schnittstelle der microtech-Lösung den Datenaustausch mit den Lieferanten und zum anderen konnte der Spezialanbieter für Kabel, Adapter und andere technische Produkte seinen Kunden einen „Echtzeitlagerbestand“ anbieten. „Damals war das eine absolute Besonderheit – ein Alleinstellungsmerkmal. Auch heute können wir immer wieder beobachten, dass unsere Kunden sich genau anschauen, was wir auf Lager haben, denn dann bestellen sie entsprechend. Vor dem Hintergrund, dass durch die nicht zuverlässig funktionierenden Lieferketten Kunden derzeit oft nicht einschätzen können, ob bzw. wann sie ein online bestelltes Produkt erhalten, ist die Echtzeitinformation über den Lagerbestand ein wirklicher Wettbewerbsvorteil, den wir microtech verdanken“, sagt der Geschäftsführer.

Durch die Automatisierung laufen Prozesse jetzt reibungsloser, fehlerfreier und damit schneller – mit einer Zeitersparnis von 25 Prozent – ab. Das wiederum verschafft den Mitarbeitern Freiraum, sich um andere, wichtigere Aufgaben zu kümmern.

Roger Koch, Geschäftsführer

Doch unabhängig davon beobachtet man bei Kab24 in Eppelheim weitere Verbesserungen, die es ohne die microtech Warenwirtschaft nicht gegeben hätte: Geschäftsführer Koch freut sich beispielsweise über die Zeitersparnis von 25 Prozent gegenüber dem alten Warenwirtschaftssystem. Auch der personelle Aufwand bei der Abwicklung der Bestellungen hat sich im Verhältnis zu den stetig steigenden Verkaufszahlen um 10 Prozent reduziert.

Der Benefit

Mehr als 40.000 Bestellungen pro Jahr wickelt Kab24 heute automatisiert ab. Das bedeutet, dass unmittelbar nach Bestellungseingang die Verfügbarkeit geprüft und der Versand angestoßen wird. Parallel dazu wird der Kunde aktuell über den Status seiner Bestellung und der Auslieferung informiert, was mittels Trackingcode und in Kooperation mit DHL umgesetzt wird. Auch der Druck der Versandaufkleber erfolgt aus dem System heraus und weil der gesamte Prozess inzwischen so glatt läuft, bietet Kab24 seinen Kunden noch einen besonderen Bonus: Wenn eine Bestellung bis 16 Uhr eingeht, garantiert das Unternehmen die Auslieferung für den kommenden Werktag – zumindest innerhalb von Deutschland.

Auch wenn der Kab24-Online-Shop der Hauptvertriebskanal ist, versteht Koch sein Geschäft als Multi-Channel-Vertrieb, bei dem inzwischen auch Amazon eine zunehmend wichtigere Rolle spielt. „Bei Amazon sind die Anforderungen und Hürden für Händler besonders hoch. Unter anderem fordert Amazon einen IDU-Rechnungsupload ein, der sich dank microtech ebenso problemlos umsetzen lässt, wie der automatische Amazon-Import. Wir sehen Amazon als Cross-Selling-Plattform, über die wir gezielt bestimmte Produkte pushen. So haben wir in den letzten fünf Jahren ein Volumen von 6.740 Netzwerkschränken via Amazon vertrieben – ein Produkt, das in unserem Shop bei weitem nicht in dem Maß verkauft wird“, erläutert Koch.

Knapp 400.000 Kunden haben seit Einführung der microtech Warenwirtschaft bei Kab24 ihre Bestellungen realisiert – 20.000 davon sind derzeit aktiv und freuen sich über den aussagekräftigen Online-Shop, den zuverlässigen Service und die schnelle Auslieferung der Bestellung. Roger Koch: „All das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir nicht vor knapp 15 Jahren die Weichen entsprechend gestellt hätten. Wir können einerseits unseren Lieferanten eine optimale Anbindung über die offene COM-Schnittstelle bieten, was uns andererseits in die glückliche Lage versetzt, dass unsere Kunden jederzeit den Überblick über den Lagerbestand unserer Produkte haben.“

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