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1. FSV Mainz 05 e. V.

Der 1. FSV Mainz 05 e. V. gehört mittlerweile so fest zu Mainz wie die bunte „Meenzer Fassenacht“. In seiner über 100-jährigen Vereinsgeschichte hat der Mainzer Fußballverein seine ganz eigene Erfolgsgeschichte geschrieben: Dem langjährigen Zweitligisten gelang 2004 erstmals der Aufstieg in die Bundesliga. Nach drei Jahren im fußballerischen Oberhaus folgte ein schmerzhafter Abstieg. Zwei Saisons später stiegen die Nullfünfer wieder auf.

Während der ganzen Zeit standen die Mainzer hinter ihrem Verein und machten die Mainzer Fußballer mit ihren Fangesängen „Wir sind nur ein Karnevalsverein“ deutschlandweit bekannt. Seit 2009 gelingt der Klassenerhalt und Mainz 05 hat sich als sympathischer Proficlub etabliert.

1. FSV Mainz 05 e.V. - Steilvorlage mit ERP-complete
1. FSV Mainz 05 e. V. – Steilvorlage mit microtech büro+ XL

Dem sportlichen Aufschwung folgten weitere Tendenzen nach oben: Dem Verein sind mittlerweile über 14.000 Mitglieder treu, von 20.300 Plätzen im Bruchwegstadion wuchs die Anzahl der Plätze durch den Bau der damiligen Coface-Arena (heute Opel-Arena) sprunghaft auf 34.000 an und die Verfügbarkeit von zirka 600 Fanartikeln lässt viele Fanherzen höherschlagen.

So stiegen die Notwendigkeit und der Anspruch, die zunehmenden Prozesse und steigenden Anforderungen effizient und transparent zu verwalten. Die immer größer werdende Anzahl an Transaktionen innerhalb der Bereiche „Mitgliederservice“, „Merchandising“ und „Finanzbuchhaltung“ machte den Einsatz eines flexiblen und skalierbaren ERP-Systems erforderlich. Denn die Erfolgsgeschichte soll sich auch hinter den Kulissen fortführen.

Die Herausforderung

Für den Technologie-Partner des Mainzer Erstligisten stellte sich die Situation wie folgt dar: „Das bisher eingesetzte Open-Source-ERP-System deckte lediglich den Bereich Auftragsverwaltung ab, sodass viele Arbeitsprozesse manuell und somit zeitaufwändig und fehleranfällig bearbeitet werden mussten.“

Folglich war die Zielsetzung einer neuen ERP-Software, möglichst alle kaufmännischen Prozesse in der Warenwirtschaft und in der Finanzbuchhaltung abzubilden und angrenzende Arbeitsprozesse so zu optimieren, dass zukünftig von vielen automatisierten Abläufen profitiert werden kann. Sukzessive sollen alle büroorganisatorischen Prozesse über die Software abgewickelt werden.

Der 1. FSV Mainz 05 e. V. mit seinen Sportarten Fußball, Handball und Tischtennis, die über den Mitgliederservice betreut werden, sowie die Media Sportservice Mainz 05 GmbH (MSM), die den kompletten Merchandising-Bereich verwaltet, sollten innerhalb des ERP-Systems eingebunden werden.

Ein Großteil der Arbeitsabläufe entfällt auf den Bereich „Mitgliederservice“ des Vereins, der hauptsächlich die über 14.000 Mitglieder betreut. Die Mitglieder genießen diverse Vorteile wie z. B. Stimmberechtigung bei der Mitgliederversammlung, Kartenvorverkäufe bei Heim- und Auswärtsspielen, Willkommensgeschenk, Rabattgewährung bei verschiedenen Käufen, Geburtstagsüberraschung und Zusendung des Fanartikelkatalogs. Diese vielfältigen individuellen und somit unterschiedlichen Anforderungen in der Verwaltung der Mitglieder sollten im Sinne eines professionellen Kundenbindungs-Managements zeitnah und korrekt abgewickelt werden.

Im Bereich „Merchandising“ sind ca. 600 Artikel im Fanshop und im Online-Shop gelistet. Während der Spieltage, hauptsächlich vor dem Spiel und in der Halbzeitpause, erfolgen bis zu 1.500 Verkäufe an bis zu 14 bargeldlosen Kassen. Im Online-Shop werden bis zu 1.700 Bestellungen im Monat abgewickelt. Im Bereich Online-Handel sollte zudem eine Anbindung zwischen Shop und Versanddienstleister geschaffen werden.

Christopher Blümlein, Geschäftsführer Finanzen/ Controlling des 1. FSV Mainz 05 e. V., sah sich so folgenden Herausforderungen gegenübergestellt: „Auf der einen Seite war die Abbildung und Umsetzung der Vielschichtigkeit der Prozesse in der ERP-Software eine Herausforderung.
Andererseits galt es, die zukünftige Inhouse-Buchhaltung zeitgleich zu implementieren. Beide Projekte waren wichtige Schritte in Richtung eines effizienteren kaufmännischen Vereins-Managements.“

Benötigt wurde somit eine ERP-Software, die eine hohe Funktionalität und Flexibilität bietet. Christopher Blümlein legte großen Wert auf „eine Software, die zu uns und unseren Anforderungen passt und für unsere speziellen Bedürfnisse erweitert werden kann. Ein umfassender Support war uns sehr wichtig genauso wie die solide Entwicklung der Software.“ Das ERP-System sollte zudem zukunftsfähig aufgestellt und bereits deutschlandweit häufig eingesetzt sein. Auch sollte eine Anbindung zwischen der kontaktlosen Bezahlmöglichkeit mit der 05er-Fankarte in den Fanshops und dem ERP-System geschaffen werden. Es wurde also eine vertrauenswürdige und anpassbare ERP-Software gesucht, die gut am Markt positioniert ist.

microtech-mainz-05-fanshop
1. FSV Mainz 05 e.V. – Fanshop

Die Lösung

So konnte sich die microtech GmbH mit ihrer Software gegen ein großes amerikanisches Software-Haus durchsetzen. Das damalige betreuende IT-Systemhaus des Fußball-Clubs empfahl das vormals Bad Kreuznacher Unternehmen neben der für den Mainzer Erstligisten optimal geeigneten Funktionsweise der Software auch wegen der räumlichen Nähe zu Mainz.

Von der ersten Präsentation der ERP-Software bis zum Go-Live der Software-Lösung von microtech lagen nur vier Monate. Für die Projektsteuerung der erfolgreichen ERP-Einführung wurde ein Team installiert, das aus Experten der microtech GmbH und des betreuenden IT-Systemhauses sowie aus Verantwortlichen der einzelnen Fachbereiche von Mainz 05 bestand. Dieser Personenkreis stimmte sich wöchentlich zum Projektstatus ab.

In der Projektfindungsphase wurden die Lasten- und Pflichtenhefte umfangreich und detailliert erarbeitet. Neben einer leistungsfähigen Software, die komplexe Prozesse abbildet und die auf spezifische Anforderungen adaptierbar ist, stellte sich für Christopher Blümlein ein weiterer und wesentlicher Erfolgsfaktor wie folgt dar: „Essentiell wichtig für unsere erfolgreiche ERP-Einführung war die frühe Einbeziehung und enge Zusammenarbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sämtlicher Bereiche und Abteilungen, die zukünftig mit der ERP-Software der microtech GmbH arbeiten werden.“

Infolgedessen war von Anfang an klar, welchen Umfang und welche Auswirkungen einzelne Arbeitsprozesse hatten, die in der Software abgebildet und umgesetzt werden mussten. Alle involvierten Mitarbeiter*innen des 1. FSV Mainz 05 e. V. und der MSM wurden frühzeitig auf das ERP-System in den Schulungszentren des damaligen betreuenden IT-Systemhauses und der microtech GmbH geschult. Jeder Mitarbeiter besuchte Grundlagenschulungen sowie für seinen jeweiligen Fachbereich vertiefende Aufbauschulungen. Infolge der frühzeitigen und umfassenden Vorbereitung wurde die leistungsstarke microtech-Software erfolgreich implementiert. Der geplante Kostenrahmen und der gesetzte Zeitplan wurden so eingehalten.

Der Benefit

Für die Einbindung der einzelnen Bereiche und Abbildung der komplexen Prozesse wurde die microtech büro+ XL (vormals ERP-complete) mit den Modulen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung installiert. Insgesamt können nun 60 User zeitgleich – bei Bedarf auch Remote – auf das System zugreifen.

Im Bereich „Mitgliederservice“ wurde ein hoher Level an Automatisation erreicht. Mitarbeiter*innen werden nun systemseitig in der ERP-Software z. B. auf Geburtstage der Mitglieder hingewiesen, so wie auch neue Mitglieder mit einem Begrüßungspaket bedacht werden oder alle Mitglieder
automatisiert ihre monatliche oder quartalsweise Beitragsrechnung erhalten. Im Bereich „Merchandising“ sind Arbeitsabläufe nun effizient gestaltet und tragen so zu einer besseren Planungssicherheit für Bestände und darauf aufbauenden Marketing-Maßnahmen bei.

Alle Bereiche sind nun an die microtech-ERP-Software angebunden. Daher arbeiten der Merchandising-Bereich mit Fan- und Online-Shop und angeschlossenem Versand, die Vereinsverwaltung mit dem Mitgliederservice und die Finanzbuchhaltung effizient innerhalb einer Anwendung. Im Januar 2014 erfolgte darüber hinaus noch der Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Christopher Blümlein bewertet den Erfolg des ERP-Projekts positiv: „Insgesamt profitieren alle beteiligten Bereiche von einer allgemein gültigen Struktur, die hauptsächlich durch das ERP-System vorgegeben ist sowie von einer größeren Transparenz in den darauf basierenden Arbeitsprozessen. In puncto Auswertungen liefert die microtech-Software schnelle und umfassende Auswertungen z. B. nach den Spieltagen, was zu einer deutlichen Zeitersparnis und Qualitätssicherung in weiteren Abläufen führt.“

Für die Zukunft ist der Mainzer Erstligist auch hinter den Kulissen bestens aufgestellt. Für Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit ist gesorgt. Beste Voraussetzungen also für einen langfristigen Klassenerhalt im fußballerischen Oberhaus.

Über den Kunden
Mainz 05 | microtech Referenz
Unternehmen 1. FSV Mainz 05 e. V.
Standort Mainz, Deutschland
Branche Sport
Partner
Kunde seit 2012
Verwendete Lösungen

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microtech unterstützt uns im Alltagsgeschäft und rund um die Stoßzeiten an unseren Heimspieltagen in unseren vielschichtigen Prozessen. Transparente Arbeitsabläufe bringen uns Planungssicherheit und Zeitersparnis. Die Einführung hat reibungslos funktioniert und mit microtech haben wir einen Partner für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit gefunden.
Christopher Blümlein
Geschäftsführer Finanzen/ Controlling

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microtech | Chris Jakob, Teamleiter Neukundenvertrieb

Chris Jakob

Teamleiter Neukundenvertrieb

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