"Intuitives ERP-System mit einfacher Handhabung."

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Einleitung

Wenn ein Unternehmen eine große Marke führt, muss es sich mit modernem Equipment ausrüsten, um in den schnellen Märkten die Position zu behaupten und auszubauen. Kaufmann’s, dessen Haut- und Kindercreme bereits unsere Großeltern kannten, setzt dafür auf die ERP-Lösung von microtech und erzielt dadurch die folgenden Vorteile:

Märkte sind schnell, veränderlich und teils schwer zu navigieren. Gerade bekannte Marken, die über Jahrzehnte mit viel Sorgfalt auf- und ausgebaut wurden, müssen sich gegenüber schnellen und beweglichen Newcomern oder expansiven Marken aus anderen Ländern der Welt durchsetzen. In der Kosmetik trifft das ganz besonders zu, da dieser Markt von sehr vielen Unternehmen und von Image- und Preiskämpfen geprägt ist. Um das Business erfolgreich zu organisieren sowie die Prozesse im Unternehmen optimal zu steuern, setzt das deutsche Traditionsunternehmen für kosmetische Erzeugnisse, Kaufmann‘s, auf die ERP-Lösung von microtech.

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Unsere Herausforderung

Als innovatives Unternehmen begann Kaufmann’s bereits vor vielen Jahren auf moderne und IT-gestützte Datenverarbeitung zu setzen, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Planung, Lager, Produktion und Rohstoffe. Sprich, Kaufmann’s hatte sehr früh damit begonnen, ein Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System für alle nötigen, zentralen Belange einzusetzen und konnte den internen Betrieb mit dieser Strategie viele Jahre sehr gut auf Kurs halten. Da jedoch das ERP während der letzten Jahre einen großen Wandel durchlaufen hat und Unternehmen aufgrund der sich schnell ändernden Marktverhältnisse eine ebenso flexible Organisation benötigen, war es auch bei Kaufmann’s zum Jahreswechsel 2020/21 an der Zeit, das ERP auf einen modernen und zeitgemäßen Stand zu heben.

Über das Unternehmen

Walter Kaufmann Nachf. GmbH

Branche	Kosmetik
Standort	Bad Kreuznach, Deutschland
Kunde seit	2019

Nach eingehender Recherche und Vergleichen diverser ERP-Anbieter war klar, dass es eine ERP-Lösung sein sollte, die speziell für kleinere Unternehmen und den Mittelstand zugeschnitten ist und das Potenzial hat auch langfristig mit dem Unternehmen weiter wachsen zu können. Die ganz großen Systeme kamen keinesfalls infrage, da die Vorbereitung und Implementierung beziehungsweise Veränderungen viel zu aufwendig gewesen wären.

Wir suchten eine Lösung, die wir schnell einsetzen können, die uns heute das bietet, was wir benötigen und die vor allem flexibel und skalierbar für die Zukunft ist

Yannick Theisen, IT-Manager

Und weiter: „Die neue Lösung sollte ähnlich intuitiv in der Anwendung wie Office sein, um die Mitarbeiter schnell an das neue ERP-System zu gewöhnen und sie sollte eine variable Nutzung mit einfacher Handhabung und möglichst vielen Schnittstellen – beispielsweise für die nahtlose Zusammenarbeit mit Kunden besitzen.“

Die Wahl war nach Prüfung der Lösungen aus der engeren Auswahl und nach Absprache mit den Mitarbeitern, die mit der ERP-Software arbeiten, schnell getroffen. Die ERP-Lösung von microtech erfüllt alle aktuellen Anforderungen und bietet zudem viele Möglichkeiten zur Skalierung, indem das System mit weiteren Modulen künftig im Unternehmen bedarfsgerecht ausgebaut werden kann. Im ersten Schritt sollten die Bereiche Rohstoff, Planung, Lager und Produktion in das neue ERP überführt werden.

Die Lösung

Allenthalben wird die Einführung und auch der Wechsel von einer ERP-Lösung zu einer neuen, als komplex, langwierig und auch teuer beschrieben. Genau das war es, was Kaufmann’s auf keinen Fall wollte. Für das Unternehmen stand eine möglichst kurze Phase für den Wechsel zwischen dem alten und neuen System und vor allem die Anwenderfreundlichkeit bei der Nutzung der Lösung im Vordergrund. Der modulare Aufbau der ERP-Lösung von microtech bietet eine schnelle Identifizierung der benötigten Module und Funktionen. Dabei stellt die Warenwirtschaft immer das Kernmodul dar, auf dem alle anderen optionalen Zusatzmodule, wie Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, E-Commerce, Logistik & Versand, Cloud oder Kasse, aufsetzen.

Bei Kaufmann’s kommt das Kernmodul Warenwirtschaft zum Einsatz, bei dem die wichtigsten Funktionen bereits nahtlos integriert sind. Dazu gehören die Stammdatenverwaltung, der Einkauf/Verkauf, die Lagerverwaltung, Fertigung, CRM, Zahlungsverkehr nebst Offene Posten und Mahnwesen, das Customer-Relationship-Management (CRM) und diverse Auswertungsfunktionen. In der Warenwirtschaft sind auch bereits die wichtigsten Schnittstellen für das Vernetzen verschiedener Prozesse enthalten, inklusive der Ex- und Importfunktionen, die auch für die schnelle Übertragung bestehender Daten in das neue System bei Kaufmann’s besonders wichtig waren.

Um die Daten aus dem Altsystem in das neue ERP zu bringen, hat uns microtech optimal und aktiv betreut. Einer der entscheidenden Punkte war zudem, dass wir als Kunde nicht nur eine Nummer sind, die in einer langen Liste an Service-Anfragen vom Software-Anbieter abgearbeitet werden. Die Nähe und die sehr gute Erreichbarkeit der microtech-Spezialisten ist besonders hervorzuheben.

Yannick Theisen, IT-Manager

Mit der Hilfe von microtech konnten über die integrierten Schnittstellen und Importfunktionen die Daten aus dem vorherigen System von Sage schnell transferiert werden. Die Experten von microtech untersuchten das System, welches bei Kaufmann’s bereits im Einsatz war, und legten die Parameter für den Datentransfer von der bestehenden Lösung zum ERP-System von microtech fest. Schrittweise und innerhalb von nur rund sechs Monaten war die komplette Implementierung abgeschlossen – inklusive Planung, Installation, Import und Test der neuen Lösung.

Am ersten Juni 2021 wurde das neue System livegeschaltet. Zur Sicherheit und damit die Mitarbeiter genügend Zeit für die Einarbeitung hatten, wurde die abgelöste Software für einige Wochen parallel weiterbetrieben.

Der Benefit

Durch das ERP-System von microtech profitiert Kaufmann’s von einer deutlich besseren Übersicht über alle Prozesse. Dazu gehören beispielsweise die einfachere Erstellung der Frachtpapiere oder schnelle Umstellungen bei neuen Anforderungen, wie sie etwa beim Abfüllprozess entstehen. Hinzu kommen Funktionen, die Auswertungen zu jedem Zeitpunkt sehr leicht und vor allem sehr übersichtlich ermöglichen.

Einer der weiteren Vorteile der ERP-Lösung von microtech sind die Automatisierungsmöglichkeiten. Damit lassen sich wiederkehrende Aufgaben einfach und schnell automatisieren. Automatische Ex- und Importe, Wandeln von Aufträgen in den nächsten Prozessschritt oder das Versenden einer Status-E-Mail sind nur einige Beispiele, bei denen die Automatisierung hilft, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Auch bei Kaufmann’s wird diese Option schrittweise verfolgt.

Wir entdecken immer mehr Möglichkeiten und sehen, dass sich dabei die Abläufe und Prozesse in unserem Betrieb enorm zum Vorteil ändern können.

Yannick Theisen, IT-Manager

Laut Yannick Theisen war die alte Lösung kaum in der Lage, Prozesse und Abläufe zu automatisieren. Einige Schritte seien sie bereits gegangen, weitere Funktionen und Automatisierungen sollen zudem künftig im laufenden Betrieb umgesetzt werden, so Yannick Theisen. „Der erste und wichtigste Schritt war es, ein modernes System mit intuitiver Handhabung einzuführen und das ist uns mit der Lösung von microtech sehr gut gelungen. In den nächsten Stufen erfolgt das Fine-Tuning, um die Potenziale der ERP-Lösung für Kaufmann’s optimal auszuschöpfen.“

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