Die Bedürfnisse von Kunden ändern sich ständig und damit auch die entsprechenden Absatzmärkte. Wer unter diesen Voraussetzungen sein Geschäft erfolgreich betreiben möchte, muss daher in der Lage sein, sich möglichst schnell auf veränderte Anforderungen einstellen zu können. Hatte die Handwerk Handels GmbH das Unternehmen in den 90er-Jahren ursprünglich gegründet, um den großen Bedarf an Bastelmaterialien abzudecken, orientierte man sich Jahre später um. Heute ist das Kerngeschäft die individuelle Herstellung von Möbelausstattungen für Kindergärten und Pflegeeinrichtungen. Mit der Umstellung des Angebots gingen auch veränderte Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem des Unternehmens einher. Es zeigte sich schnell, dass die vorhandene Lösung der neuen Situation nicht gewachsen war. Als der Handwerk Handels GmbH 2008 der kostenlose Test der Warenwirtschaft von microtech angeboten wurde, war die Geschäftsführung schnell überzeugt.
Die Ausstattung von Kindertagesstätten, Pflegeheimen und ähnlichen Einrichtungen ist weitaus komplexer und vielfältiger, als man denkt. Nicht nur, dass es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, individuelle Wünsche und konkrete Budgetrahmen zu erfüllen gilt – auch der Weg vom ersten Angebot bis zur konkreten Realisation ist oft ein Zickzack-Kurs: Angebote müssen überarbeitet, Konzepte angepasst und Zeitpläne über Bord geworfen werden. Wer dabei nicht stets den Überblick hat, ist nicht in der Lage, seine Projekte erfolgreich umzusetzen. Jens Handwerk, Geschäftsführer des gleichnamigen Unternehmens und Nachfolger des Unternehmensgründers: „Als sich abzeichnete, dass wir unseren Schwerpunkt weg vom reinen Bastelmaterialienvertrieb hin zu einem ganzheitlichen Ausstattungsanbieter mit dem Schwerpunkt auf dem Objektmöbelbau verlagern, war uns klar, dass unser Warenwirtschaftssystem nicht mithalten kann.“
Das Anforderungsprofil war schnell definiert. Es ging darum, die vorhandene Lösung durch ein ganzheitliches System abzulösen, das in der Lage ist, sowohl die Lagerhaltung als auch den Vertrieb mit allen dazugehörigen Daten zu erfassen und abzubilden. Handwerk wollte weg von einer Insellösung hin zu einer Plattform, die alle wesentlichen Daten zusammenführt. „Unser Ziel war es, ein Warenwirtschaftssystem zu implementieren, das alle Mitarbeiter nutzen können und das uns hilft, unser immer weitreichender werdendes Angebot – insbesondere bei der Objektgestaltung – transparent steuern zu können. Eine besondere Anforderung war, dass wir darin auch die Aktivitäten unserer Handelsvertreter abbilden können, um so die Provisionsabrechnungen besser im Blick zu haben“, sagt Handwerk. Heute arbeitet er zwar weniger mit Handelsvertretern, aber verstärkt mit Partnerunternehmen, die er ebenfalls in seine Warenwirtschaft einbinden will.
Als die Handwerk Handels GmbH die voll funktionsfähige Testversion der microtech Warenwirtschaft installiert bekam, prüfte die Geschäftsführung die Lösung auf Herz und Nieren und kam zu der Erkenntnis, dass die Plattform exakt über das Leistungsspektrum verfügte, das man sich wünschte. „Das Gesamtkonzept hat uns überzeugt“, sagt er und freut sich, dass er von der Angebotserstellung über die Auftragserfassung und das Einkauf- sowie Liefermanagement bis hin zur Steuerung von Artikelvarianten und Stücklisten alles im Griff hat. Das fängt schon bei der Angebotserstellung an, denn hier sind in der Regel diverse Anpassungen nötig, bevor es zu einem Auftrag kommt, heißt es bei Handwerk.
Zu den Kunden des Unternehmens zählen in erster Linie Verwaltungen etwa von Bezirken, Landkreisen oder Kommunen. Aber auch soziale Organisationen, die Kindergärten und Pflegeeinrichtungen betreiben. Sie benötigen bei der Ausstattung in der Regel sehr individuelle Lösungen, die Handwerk maßgeschneidert produziert und liefert. Nachdem das Unternehmen sein ursprüngliches Geschäft, den Verkauf von Bastelmaterialien, weitestgehend hinter sich gelassen hat, konzentriert man sich inzwischen auf die Planung, das Schreinern und Montieren von Möbeln.
Die Installation und Inbetriebnahme der microtech-Lösung war einfach und schnell. Die Lösung hat sich insbesondere mit dem großen Sortiment bewährt und sogar die individuellen Anpassungen waren keine große Herausforderung. Ein weiterer entscheidender Vorteil: Die Mitarbeiter haben sich schnell auf die neue Plattform eingestellt. Handwerk: „Man musste zwar noch den ein oder anderen Prozess abstimmen, aber weil die Lösung so selbsterklärend ist, hatten sich die Mitarbeiter schnell daran gewöhnt. Auch neue Kollegen waren ruckzuck eingearbeitet.“
| Branche | Möbel |
| Standort | Apolda, Deutschland |
| Kunde seit | 2008 |
| Betreuender Partner | irrsinn.de GmbH |
Im Jahr 2013 erweiterte das Unternehmen am Hauptstandort in Apolda nochmals seine Möglichkeiten – und zwar indem es seine Lagerkapazitäten um 300 Prozent erhöhte. Das sei kein großes Problem gewesen, denn man habe einfach zusätzliche Lagerfläche gekauft. Aber damit war die Notwendigkeit einer funktionierenden Warenwirtschaft umso größer. Und um auch das volle Potenzial des Internets bestmöglich auszuschöpfen, führte Handwerk zusätzlich das optionale Modul für den E-Commerce von microtech ein. „Das Internet ist für uns zwar eher eine Art Schaufenster als ein wirklich relevanter Vertriebskanal, aber die Anbindung an unser breites Sortiment und den sich anschließenden Verkaufsprozess müssen wir natürlich top-professionell aufsetzen, damit es keine Probleme bei der Auslieferung gibt“, erklärt der Geschäftsführer.
Die Anforderungen der Kunden steigen stetig, weshalb auch die Angebotsvielfalt so enorm groß ist. „Zu Beginn unseres Business hatten wir nur die Bastelmaterialien und ein paar Möbel. Das konnte man noch alles in einem Flyer unterbringen. Jetzt haben wir so viele Optionen und Varianten der verschiedenen Möbel, dass wir einen 400-seitigen Katalog auflegen. Das muss eine Warenwirtschaft erst einmal alles mitmachen. Aber dank microtech konnten wir problemlos wachsen und gleichzeitig Prozesse vereinfachen“, sagt Handwerk rückblickend.
Heute haben er und sein Team einen fortlaufenden Prozess, der zwar schon zum größten Teil automatisiert ist, in dem sich aber trotzdem immer noch Punkte verbessern lassen: Ein Beispiel ist der automatisierte E-Mail-Versand. Bei Handwerk hat man den Prozess so definiert, dass der Kunde mit dem Moment des Auftragsabschlusses regelmäßig über den Status seiner Bestellung informiert wird. So erhält er beispielsweise eine Mail über den Produktionsstatus, den voraussichtlichen Liefertermin und Informationen, welche Voraussetzungen bei der Lieferung erfüllt sein müssen, damit die Monteure gleich mit dem Aufbau beginnen können. Außerdem ist bei bestimmten Artikeln im System hinterlegt, dass automatisch Pflegehinweise ausgedruckt und mitgeliefert werden, etwa wenn es sich um Möbelstücke mit Kunstleder handelt.
„Das sind nicht nur alles wunderbare Kundenbindungsmaßnahmen, die uns microtech weitestgehend abnimmt, sondern die im System hinterlegten Informationen sind auch jederzeit nachvollziehbar, sodass jeder beim Anruf eines Kunden auskunftsfähig ist“, freut sich die Geschäftsleitung. Man spart sich durch die Möglichkeit, im System individuelle Regeln zu hinterlegen nicht nur viel Zeit, sondern minimiert auch die Fehler. Vor allem bei den zahlreichen Sonderanfertigungen spürt man die Mehrwerte von microtech: „Sonderanfertigungen werden in der Produktion geplant und konstruiert. Dann wird alles noch einmal geprüft. Wenn es Veränderungen gibt, lassen sich diese dank der Dokumentation in microtech problemlos nachvollziehen – von der Produktion über Rabatte und Provisionen bis hin zum finalen Preis. Diese Transparenz bringt eine große Zeitersparnis mit sich und die Mitarbeiter können sich auf das Wesentliche konzentrieren“, ist Handwerk überzeugt. „Darüber hinaus werden die Effizienz und Qualität gesteigert und man kann agiler auf Veränderungen reagieren.“
Die Geschäftsleitung der Handwerk Handels GmbH bestätigt, dass noch nie ein technisches Problem aufgetaucht ist, das man nicht gemeinsam mit microtech lösen konnte. Dies ist elementar wichtig, denn die microtech Warenwirtschaft ist inzwischen die zentrale Plattform, mit der jeder von morgens bis abends arbeitet. Hier sind alle Prozesse abgebildet und Dokumente hinterlegt. Und weil sich zudem jeder Mitarbeiter sein Dashboard so gestalten kann, dass er nur die Dinge angezeigt bekommt, die für ihn wichtig sind, kann auch kein Informations-Overload entstehen. Handwerk: „Das sorgt dafür, dass unsere Mitarbeiter gerne mit dem Programm arbeiten. Sie sind motiviert und kommen auch selbst immer wieder mit neuen Ideen. Das ist großartig und die Kollegen nutzen das microtech-ERP wie einen virtuellen Assistenten, der ihnen viele Aufgaben abnimmt und Freiraum für Neues schafft.“
Handwerk ist mit seiner Warenwirtschaft, der Kombination mit dem E-Commerce-Modul und vor allem der Begleitung und Betreuung durch seinen microtech-Partner irrsinn.de GmbH mehr als zufrieden. „Das läuft alles super – und zwar von Anfang an bis heute. Das Zusammenspiel der ganzen Funktionen, die Möglichkeiten die Prozesse und Dokumente zu gestalten und die Individualisierung des persönlichen Dashboards sind top. Wir können microtech nur wärmstens empfehlen“, fasst Handwerk zusammen.
Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer (§ 14 BGB) und nicht an Verbraucher (§ 13 BGB). Alle Preise sind netto zzgl. USt.
