Das Pflichtenheft gehört zu jedem Entwicklungsprojekt – sei es die Einführung neuer Software, die Entwicklung eines Produkts oder die Umsetzung eines komplexen Projekts. Es ist der Kompass, der die Richtung vorgibt und sicherstellt, dass alle Beteiligten dasselbe Ziel vor Augen haben. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wieso Sie nicht aufs Pflichtenheft verzichten sollten und wieso es auch im Jahr 2024 noch zeitgemäß ist.
Was ist ein Pflichtenheft?
Das Pflichtenheft ist die Antwort aufs Lastenheft Ihres Kunden bzw. Interessenten und beschreibt Lösungsvorschläge. Im besten Fall deckt es alle Wünsche und Anforderungen auf dem Lastenheft exakt ab.
Pflichtenheft nach DIN 69901-5:
„Das Pflichtenheft enthält die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts. “
Was ist der Unterschied zwischen einem Pflichtenheft und einem Lastenheft?
Sehen wir uns den Unterschied zwischen einem Pflichtenheft und einem Lastenheft am Beispiel eines ERP-Projekts an. Wenn Sie planen, sich ein neues ERP-System anzuschaffen, halten Sie Ihren Bedarf möglichst konkret in einem ERP-Lastenheft fest und verschicken es an verschiedene ERP-Anbieter. In Ihrem Lastenheft beschreiben Sie, WAS Sie benötigen. Die ERP-Anbieter antworten darauf mit dem Pflichtenheft . In diesem Dokument wandeln sie die geforderten Ergebnisse (Lasten) in konkrete Tätigkeiten (Pflichten) um: sie beschreiben, WIE sie Ihr ERP-Projekt umsetzen können. Das Pflichtenheft gehört in der Regel zum Angebot des potenziellen Auftragnehmers und ist somit Vertragsbestandteil.
Das Pflichtenheft kann kompakt oder umfangreich ausfallen: Grundsätzlich sind mit dem Verweis auf das Lastenheft, einem Termin und einem Preis alle Pflichtinhalte abgedeckt. Es kann aber auch ausführliche Informationen inklusive einer vollständigen Projektplanung beinhalten. Es kommt sogar vor, dass Auftragnehmer und Auftraggeber gemeinsam das Pflichtenheft in einer Arbeitsgruppe erarbeiten. Bei Großprojekten wie Ingenieurbauten ist die Ausarbeitung des Pflichtenhefts bereits ein großes Projekt.
Pflichtenheft vs. Lastenheft: Was ist der Unterschied?
Pflichten- und Lastenhefte gehören zusammen wie Pech und Schwefel. Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft seine Lasten. Das Pflichtenheft ist die Antwort des (potenziellen) Auftragnehmers.
Unterschiede Pflichtenheft und Lastenheft
So erstellen Sie in 4 Schritten Ihr Pflichtenheft
So viel zur Theorie. Jetzt kommt die Praxis. Die Erstellung des Pflichtenhefts erfolgt in der Regel in vier Schritten .
In 4 Schritten zum Pflichtenheft
Schritt 1: Finale Version Ihres Lastenhefts einholen
Zunächst wird der potenzielle Auftragnehmer die finale Version Ihres Lastenhefts einfordern. Bedenken Sie: Die Qualität des Pflichtenhefts kann nur so gut werden wie die Ihres Lastenhefts.
Doch was, wenn es kein (brauchbares) Lastenheft gibt? Ja, auch das kann vorkommen. Der potenzielle Auftragnehmer kann Ihnen in diesem Fall drei Angebote unterbreiten:
1. Er übernimmt die Erstellung eines Lastenhefts für Sie (i. d. R. vergütet).
2. Sie erstellen gemeinsam ein Lastenheft.
3. Er erstellt eine Kombination aus Lasten- und Pflichtenheft (i. d. R. kostenfrei).
Schritt 2: Pflichtenheft basierend auf dem Lastenheft erstellen
Da es die Antwort aufs Lastenheft darstellt, ist jedes Pflichtenheft individuell. In der Regel beinhaltet aber jedes Pflichtenheft
- eine Stellungnahme zu den Kriterien,
- einen Projektstrukturplan und
- Arbeitspakete.
Ein ausführliches Pflichtenheft kann aber auch eine exakte Termin- und Ressourcenplanung sowie Details zum Projekt- und Qualitätsmanagement umfassen. Die hohe Transparenz ist ein Qualitätsmerkmal: Anhand der Details können Sie die Kalkulation des Auftragnehmers besser nachvollziehen.
Kriterien
Die Kriterien können in diese drei Kategorien eingeteilt sein:
- Muss-Kriterien
- Kann-Kriterien
- Abgrenzungs-Kriterien
Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan ist die hierarchische Auflistung aller anfallenden Aufgaben. Er bricht das gesamte Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete herunter. In der Regel wird der Projektstrukturplan in Form eines Baumdiagramms, einer Mindmap oder als durchnummerierte Liste entworfen. Er enthält noch keine zeitliche Abfolge der Vorgänge.
Arbeitspakete
Die Arbeitspakete sind Teil des Projektstrukturplans. Jedes Arbeitspaket beschreibt eine bestimmte Leistung innerhalb eines Projekts. Es wird von einem Verantwortlichen oder von einem Team bis zu einem vereinbarten Termin geliefert bzw. erbracht. Erst wenn das Ergebnis vorliegt und von der Projektleitung freigegeben wurde, gilt es als abgeschlossen. Man könnte das Arbeitspaket auch Mini-Projekt nennen.
Schritt 3: Pflichtenheft an den Auftraggeber übergeben
Es kann gut sein, dass der erste Entwurf noch nicht all Ihre Anforderungen hundertprozentig abdeckt. Sie werden daher sicherlich um Feedback gebeten, wodurch sich Anpassungen im Pflichtenheft ergeben können.
Stellen wir uns vor, Sie halten nach einem ERP-System Ausschau, indem bereits ein E-Commerce-Modul integriert ist. Ein Software-Anbieter hat ein detailliertes Pflichtenheft basierend auf Ihrem Lastenheft erstellt, das die gewünschten Funktionen, eine gute Benutzererfahrung und sämtliche Sicherheitsaspekte umreißt. Jetzt stellen Sie anhand des Kundenfeedbacks aber fest, dass weitere Funktionen erforderlich sind. Sie äußern beispielsweise den Wunsch, bestimmte Kunden im Falle von knappen Warenbeständen automatisiert zu bevorzugen. Diese müssen nun ebenfalls ins Pflichtenheft übernommen werden.
Schritt 4: Auftragnehmer aktualisiert Pflichtenheft
Bleiben wir bei unserem Beispiel mit den knappen Warenbeständen. In diesem Fall könnte der Auftragnehmer die Funktion „Intelligente Warenverteilung“ in sein Pflichtenheft aufnehmen. Damit Ihre Mitarbeiter nicht manuell entscheiden müssen, welcher Kunde zuerst von Ihrem Lagerzugang profitieren soll, entscheidet das Ihr ERP-System einfach selbst. Sie können beispielsweise einstellen, ob Kunden mit der längsten Wartezeit oder mit dem höchsten Umsatz zuerst beliefert werden sollen. Sie bestimmen die Regeln, das ERP-System führt sie automatisiert aus.
Schritt 5: Auftraggeber bestätigt Pflichtenheft
Wenn das Pflichtenheft nun all Ihre Wünsche abdeckt und alle beteiligten Parteien mit den Inhalten einverstanden sind, erteilen Sie Ihre Freigabe. Sobald Sie Ihren Auftrag erteilt haben, kann der Software-Anbieter mit der Umsetzung des ERP-Projekts beginnen.
Das Pflichtenheft und seine Vorteile
Sie fragen sich, ob ein Pflichtenheft wirklich nötig ist? Wir sagen ganz klar: „Ja, ein aussagekräftiges Pflichtenheft stellt sicher, dass Ihr ERP-Projekt ein voller Erfolg wird! Das betrifft sowohl alle Aspekte beim Start des ERP-Projekts als auch die zukünftigen ERP-Anpassungen.“ Das sind die wichtigsten Vorteile des Pflichtenhefts für Sie als Auftraggeber und den Auftragnehmer:
- Sicherheit: Die Dokumentation beschreibt die Vorstellungen, Projektziele und die einzelnen Schritte (auf beiden Seiten) eindeutig. Missverständnisse sind nahezu ausgeschlossen.
- Kommunikation: Besprochenes ist transparent, nachvollzieh- und rückverfolgbar.
- Planbarkeit: Umso detaillierter das Pflichtenheft ist, desto einfacher ist die Planung der einzelnen Schritte Ihres ERP-Projekts.
- Agilität: Pflichtenhefte dienen in agilen Prozessen insbesondere als Ausgangspunkt für die Erstellung von Backlogs und als Grundlage für die Definition von Epics sowie User Storys.
Herausforderungen beim Pflichtenheft
Bei der Einführung oder dem Wechsel eines ERP-Systems stehen viele offene Fragen im Raum. Dazu gehören unter anderem:
- Müssen Sie Datensätze in den Stammdaten anpassen?
- Können Sie Stammdaten aller vorhandenen Artikel aktualisieren und/oder vervollständigen?
- Wie können Sie die Rückverfolgung von Lieferanten gewährleisten?
- Haben Ihre Geschäftspartner Bedingungen hinsichtlich der Produktkennzeichnung und/oder Identifikation?
Ein detailliertes Pflichtenheft ist die halbe Miete. Achten Sie aber auch darauf, dass Ihr potenzieller Auftragnehmer zudem mit einer kompetenten Beratung punktet. Dann dürfte Ihrem ERP-Glück nichts mehr im Wege stehen.
Pflichtenheft für die ERP-Implementierung: So kann microtech Sie beim ERP-Projekt unterstützen
Überlassen Sie nichts dem Zufall: Wenden Sie sich bei einer anstehenden ERP-Implementierung an einen Profi wie microtech. Wir haben einen besonders großen Erfahrungsschatz mit ERP-Projekten im Großhandel, Maschinen- und Anlagenbau, in der Zweiradbranche und der Lebensmittelindustrie sowie in der Kosmetik- und Pharmaindustrie.
Selbstverständlich stehen wir Ihnen beim ERP-Projekt von A bis Z gerne zur Verfügung. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit dem erfahrenen microtech-Team auf.
Die Software-Lösungen von microtech sind modular gestaltet und wachsen mit Ihrem Unternehmen. Das sind unsere Schwerpunkte:
Fazit: Lasten- und Pflichtenhefte kommen so schnell nicht aus der Mode
Lasten- bzw. Pflichtenhefte sind aus komplexen Projekten nicht wegzudenken. Sie beeinflussen maßgeblich, ob Ihr ERP-Projekt erfolgreich verläuft. Darum fackeln Sie nicht lange, schicken Sie uns bzw. besprechen Sie mit uns Ihr ERP-Lastenheft . Wir sorgen dafür, dass Ihr ERP-Projekt ein großer Erfolg wird.
