Was ist ein Pflichtenheft?
Unter einem Pflichtenheft versteht man in der Regel ein speziell ausgearbeitetes Konzeptpapier, dass für ein spezielles Projekt oder Vorhaben die Wünsche und Anforderungen des externen oder internen Kunden detailliert enthält und zusammenfasst.
Wie ist das Pflichtenheft aufgebaut?
Einen starr vorgegebenen Aufbau für ein Pflichtenheft gibt es nicht. Vielmehr werden, je nach Einsatz und Branche verschiedene Ansätze verfolgt. Die folgende Idee stellt lediglich eine von vielen Varianten dar.
Erfahrungsgemäß werden zu Beginn des Pflichtenheftes die Ziele bestimmt und so genau wie möglich formuliert. Dazu werden diese in drei Kategorien unterteilt:
- Muss-Kriterien
- Kann- oder Wunsch-Kriterien
- Abgrenzungs-Kriterien
Die Muss-Kriterien des Pflichtenheftes enthalten alle Punkte, die zwingend notwendig sind, damit das geplante Vorhaben, Produkt oder Anwendung einwandfrei funktioniert.
Beispiel: Bei einem Wasserkocher ist es unerlässlich, dass die Heizspirale funktioniert und das Wasser zum Kochen bringt.
Bei Wunsch- oder Kann-Kriterien handelt es sich um schmückendes Beiwerk. Funktionen, die gerne gesehen werden aber nicht zwingend notwendig sind.
Die Abgrenzungs-Kriterien sind so zu formulieren, dass für den Auftragnehmer deutlich wird welche Funktion nicht zum Tragen kommt oder gewünscht ist.
Wo finden Pflichtenhefte Anwendung?
Pflichtenhefte haben sich in vielen Wirtschaftsbereichen und Branchen durchgesetzt. Typische Anwendungsbeispiele sind beispielweise:
✔ Software
✔ Werkzeugbau
✔ ERP-Software
✔ E-Commerce-Lösungen
✔ Projektarbeit und Entwicklung
✔ Maschinenbau
✔ Konstruktionsbranchen
✔ Elektroinstallationen
Wer erstellt das Pflichtenheft?
In der Regel erstellt der Auftraggeber ein Lastenheft. Mit Hilfe dessen kann der Auftragnehmer nun das Pflichtenheft erstellen. Darin kann der Auftragnehmer festhalten, wie und mit welchen Mitteln dieser das gesetzte Ziel erreichen möchte oder über welche Funktionen das Produkt verfügen soll. Häufig erfolgt aus der Pflichtenhefterstellung auch ein Angebot. Dieses wiederum stellt somit nicht selten die rechtliche und vertragliche Grundlage zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dar. Allein dieser Tatbestand verdeutlicht, wie wichtig die konkrete Formulierung, sowohl im Lasten- als auch Pflichtenheft ist.
Pflichtenheft und Lastenheft – wo ist der Unterschied?
Es mag den ein oder anderen überraschen – aber Pflichten und Lastenheft sind nicht dasselbe. Das Lastenheft stellt die Sichtweise des Auftraggebers dar. Darin sind seine Wünsche, Ziele und Anforderungen enthalten.
Das Pflichtenheft wiederum stellt den Plan zur Zielerreichung des Auftragnehmers dar. Der Auftragnehmer, ob intern oder extern kann dabei vernachlässigt werden, formuliert hier ob und wie er die gesteckten Ziele erreichen kann.
Vorteile eines Pflichtenheftes
Ein Pflichtenheft bietet Entwicklungs- und Planungssicherheit durch eine eindeutige Dokumentation aller nötigen Anforderungen. Durch die exakte Formulierung der gewünschten Ziele und Aufgabenstellung werden die nachfolgenden Schritte deutlich skizziert.
Das Pflichtenheft und seine Nachteile
Wo Licht, da auch Schatten. Meist ist durch ein Pflichtenheft eine aufwendige Koordination in allen Unternehmensbereichen notwendig. Zumindest gilt das für die Abteilungen, die bei der Entstehung eines Produktes involviert sind. Eine Standardisierung des Pflichtenheftes ist nahezu unmöglich. Für jedes neue Produkt werden meist neue Anforderungen formuliert. Daher empfehlen wir die individuelle Erstellung von Pflichtenheften.
Lohnt sich ein Pflichtenheft für ein Warenwirtschaftssystem oder ERP-Software?
Bei der Einführung oder dem Wechsel eines ERP-Systems stehen viele Fragen im Raum:
- Müssen Datensätze in den Stammdaten angepasst werden?
- Können wir Stammdaten aller vorhandenen Artikel aktualisieren und/oder vervollständigen?
- Wie kann ich die Rückverfolgung von Lieferanten gewährleisten? Kann ich hierfür Barcodes nutzen?
- Gibt es Bedingungen meiner Handelspartner seitens der Produktkennzeichnung und/oder Identifikation?
Fazit Pflichtenheft
Bei den oben aufgeführten Fragen handelt es sich lediglich um einen kleinen Auszug, der bei der Implementierung einer ERP-Software aufkommt. Mit entsprechender Beratung und einem Pflichtenheft lassen sich die größten Stolperfallen vermeiden. Wenn Sie hierzu Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
