Wenn hochentwickelte medizinische Technologie im Krankenhaus für Diagnosen, Blutuntersuchungen und lebensrettende Notfallmedizin eingesetzt wird, denken Patienten eher selten daran, dass ein mittelständisches Unternehmen aus Grünstadt im Hintergrund die Wartung, Instandhaltung und Reparatur dieser hochspezialisierten Geräte übernimmt.
Was bei der ASS Elektronik GmbH anfangs im Jahr 1994 mit nur drei Mitarbeitern mit Instandsetzungen, aber auch dem Verkauf von Fernsehern und Videorekordern sowie dem Einrichten von Computernetzwerken begann, ist zu einem Spezialisten in Sachen Medizintechnik geworden. Den Schwerpunkt auf Medizintechnik setzte ASS im Jahr 1996; die anderen Themen wurden sukzessive eingestellt beziehungsweise ausgelagert. Mit dem neuen Betätigungsfeld kam 1998 auch das ERP-System von microtech zum Einsatz, was für den neuen Geschäftsbereich von enorm großer Bedeutung war. Das Unternehmen wuchs rasant: Heute beschäftigt die ASS Elektronik GmbH mit ihren Tochtergesellschaften rund 250 Mitarbeiter – und microtech wird überall eingesetzt.
Die ASS Elektronik GmbH ist breit aufgestellt: Die Mutter ist spezialisiert auf die Instandsetzung im Medizintechnikbereich. Die Mitarbeiter des Tochterunternehmens AFS ASS Field Service GmbH reparieren die Geräte vor Ort oder bringen sie nach Grünstadt für die Wiederherstellung der Gebrauchsfähigkeit. ODM ist eine weitere Tochterfirma, die Audiotechnik für den staatlichen Sektor produziert. Einen weiteren Standort gibt es noch mit der ASS Elektronik Schweiz GmbH.
Die Geschäftsführer von ASS Elektronik erkannten die Notwendigkeit einer effizienten ERP-Software sofort, da das Unternehmen wuchs und komplexere Anforderungen bewältigen musste. ASS entschied sich für microtech auf Empfehlung eines Mitarbeiters, der bereits Erfahrung mit dem System hatte und die Flexibilität und das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis von microtech lobte. Ein weiterer Punkt war die Nähe des ERP-Anbieters zum Standort Grünstadt. „Das war und ist für uns immer ein Kriterium, bei dem wir sagen, wir suchen die Nähe“, berichtet Sven Seidenspinner, Geschäftsführer bei der ASS Elektronik GmbH. „So können Mitarbeiter von microtech schnell mal vorbeikommen und etwas besprechen, sollte es ein Thema geben, und umgekehrt können wir auch ganz bequem Schulungen vor Ort in Hargesheim besuchen.“ Noch ein ausschlaggebender Punkt war, dass ASS microtech schon aus dem vorigen Betätigungsfeld kannten: Bei der Betreuung der Computersysteme von Gewerbekunden im Grünstädter Umfeld waren sie microtech-Partner.
Alles unter einer Hand bzw. in einem System haben, sieht Seidenspinner als großen Vorteil und macht Sinn: „Im Moment würde ich sagen, haben wir alle Tools im Haus, mit denen wir unsere Prozesse sowie Vorgänge abbilden und automatisieren.“ Um ihre Mitarbeiter in Sachen Warenwirtschaft, Logistik & Versand, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung immer up to date zu halten, bietet die ASS Elektronik GmbH intern ihren Mitarbeitern Schulungen als ein Training-on-the-Job-Modell an. „Also wir zeigen dann ganz viel an konkreten Abläufen und Praxisbeispielen“, berichtet Seidenspinner.
Grundlegend kommen die Mitarbeiter gut zurecht. In Sachen Schulungen „ist das bei uns wahrscheinlich ein bisschen zweigeteilt zu sehen“, so Seidenspinner: Die an Office angelehnte Oberfläche des ERP-Systems mit den verschiedenen Menüs ist für die Kollegen geläufig und sie können einfach damit arbeiten. Für Kollegen, die in Detailliertheit und mit den Feinheiten der von ASS angepassten einzelnen Vorgänge und Selektionsfelder zugange sind, ist die Einarbeitungszeit etwas länger.
Wenn sie selbst mal spezielle Fragen haben, nimmt die ASS Elektronik GmbH die Hotline von microtech gerne in Anspruch – auch das microtech-interne Consulting hat in ihren Räumen einen Workshoptag gemacht, um speziellen Fragestellungen auf den Grund zu gehen.
Das ERP-System von microtech hat eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Geschäftstätigkeiten von ASS Elektronik gespielt. Besonders im Bereich der Medizintechnik, in dem die Erfassung, Verfolgung und Abwicklung von Aufträgen von großer Bedeutung ist, hat das System seine Stärken gezeigt. „Das Auftragsmodul ist super“, so Sven Seidenspinner, „das ist sehr umfangreich.“ Der Vorteil der Funktion der Auftragsverwaltung und -abwicklung besteht darin, dass sie die Prozesse rationalisiert, die Effizienz steigert und die Genauigkeit der Auftragsabwicklung verbessert.
Dies führt zu einer besseren Kundenzufriedenheit und einem reibungslosen Betriebsablauf. „Dort haben wir alles abgebildet, was wir so täglich brauchen“, sagt Seidenspinner. Zudem haben einige eigene Anpassungen des Systems an spezifische Anforderungen des Unternehmens über Vorgänge, Regeln, Filter und Automatisierungstools dazu beigetragen, die Effizienz weiter zu steigern, was wiederum die Flexibilität der Software unterstreicht.
| Branche | Instandsetzung im Medizintechnikbereich |
| Standort | Grünstadt, Deutschland |
| Kunde seit | 1998 |
Im Medizintechnikbereich ist genauso die Rückverfolgbarkeit der Geräte ein besonderes Thema. Sven Seidenspinner: „Das ist auch top abgebildet.“ Von den 118 Mitarbeitern arbeiten etwa 60 parallel mit dem ERP-System. In machen Bereichen wird ein Vorgang exklusiv von einem Kollegen bearbeitet und in dieser Zeit ist dieser Vorgang auch nur diesem Kollegen zugewiesen.
Tatsächlich kann es je nach Spezialität zwischen zwei Tagen bis zu vier Wochen dauern, bis die Analysegeräte instandgesetzt sind. In anderen Bereichen gibt es eine gewisse Teamstruktur, bei der überlappend gearbeitet wird, was aber durch die flache Hierarchie wiederum einfach zu händeln ist. Mit der Verarbeitung anhand von Stücklisten mit der gleichen Anzahl an Teilen für eine Baugruppe ist es einfach, diese aufzubuchen.
Zusätzlich ist die ASS mit einer Kleinstserienfertigung „so ein bisschen in die Produktion gegangen“, so der Geschäftsführer. „Wir reden allerdings hier über eine wirklich kleine Serienfertigung im Bereich von 50 Stück pro Auftrag.“ Dort arbeiten sie sehr intensiv mit tiefverschachtelter Stückliste, Bordmitteln und den ein oder anderen Workaround. Mit ihrer Erfahrung können sie dies gleichzeitig und eigenständig handhaben.
Aus dieser Erkenntnis heraus war dann auch der Wunsch gewachsen, bei der Tochterfirma ODM, die größere Stückzahlen pro Auftrag – zwischen 1.000 und 10.000 Stück von einem Produkt – abbilden wollen, das Produktionsmodul auszuprobieren.
Die Tochterfirma ODM ist ein klassischer Produktionsbetrieb und hat mittlerweile eine eigene Installation des ERP-Systems von microtech. Dort haben sie wegen größerer Mengen an Stückzahlen pro Auftrag seit letztem Jahr auch das Produktions-Modul im Einsatz – und sind im Testbetrieb: Im Gegensatz zur ASS haben hier alle Kollegen einen ERP-Zugang. „Wegen der Vielzahl an Mitarbeitern, die aktiv am gleichen Arbeitsschritt arbeiten, hat sich die Einführung der Produktions-Lösung als ein langwierigerer Prozess als gedacht rausgestellt“, berichtet Leon Eller, Administrator bei der ODM.
Der Prozess ist allerdings positiv zu werten, denn wenn ihre Vorstellungen umgesetzt sind, können sie ihre Produktionsaufträgen, Ressourcen und Kapazitäten noch effizienter planen sowie ihren Lagerbestand besser verwalten. Und in Sachen Lagerplatzverwaltung ist die ODM bereits gut aufgestellt: Zwei Lagertürme sind an das ERP-System angebunden und das ERP-System kommuniziert reibungslos.
Sven Seidenspinner: „Das Erste, was optisch ins Auge fällt: Wir haben zum Beispiel sehr viele Farbregeln mit Ampelfunktion, die wir dann in Ansicht legen.“ Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, auf einen Blick zu erkennen, ob Aufträge planmäßig verlaufen oder Probleme auftreten. Diese visuellen Hilfsmittel erleichtern die Kommunikation und die schnelle Identifizierung von Engpässen oder Problemen. Somit sehen alle immer direkt, wie weit ein Kollege bei der Reparatur ist. So ist genau abschätzbar, ob bei etwa 3.500 Vorgängen am Tag die Lieferfrist bzw. der Wunschtermin für die Kunden eingehalten werden kann.
„Zudem nutzen wir ganz viele Drucklayouts zur Unterstützung für die Berichterstellung sowie sehr stark die Selektionsfelder zur Datenfilterung und dann auch zum Teil verknüpft mit Mehrfachsuchfeldern zum Sortieren bzw. Filtern der Vorgänge“, berichtet der Geschäftsführer. „Das ist eine echte Erleichterung.“ Denn dies sind wichtige Werkzeuge, die die Arbeit der Mitarbeiter erheblich vereinfachen und erleichtern die Suche nach bestimmten Informationen. Das trägt dazu bei, den Überblick über eine große Menge von Daten zu behalten.
Außerdem nutzt die ASS Elektronik GmbH intensiv die Exportfunktionen, um beispielsweise Daten nach Excel oder sonstigen (externen) Programmen zu exportieren, damit Status-Meldungen mitgeteilt werden können und ein Datentausch zu Kunden realisierbar wird, um ihnen immer den besten Nutzen zu bieten.
Seidenspinner: „Ideen gehen nie aus!“ Für ASS Elektronik liegt die Zukunft in der weiteren Nutzung und Anpassung des ERP-Systems von microtech. Dies schließt die Integration von Logistik-Arbeitsplätzen ein. „Wir haben jetzt schon etwas länger das Logistik-Modul und sind dann aber mangels interner Kapazität immer an einem gewissen Punkt stehen geblieben. Das wollen wir ändern, anpassen und auf unsere Bedürfnisse zuschneiden!“ Mit beispielsweise Mobilgeräte und Scanner erhoffen sie sich bei den Logistik-Arbeitsplätzen eine vereinfachte Handhabung.
Auch „Auswertungen waren schon immer so ein Punkt. Wir wollen beispielsweise Drucklayouts in Listenform – eventuell mit grafischen Elementen – und die Terminplanung über microtech abbilden“, berichtet Seidenspinner weiter. „Zu manuell sind wir auch noch in Sachen Online-Banking unterwegs, damit Kontoabzüge automatisch abgerufen werden können. Da sehen wir durchaus Potenzial!“
Die ASS sieht zudem die Möglichkeit, das Know-how, das sie durch jahrelange Zusammenarbeit durch das Anpassen, Konfigurieren und Customizen des ERP-Systems erlangt haben, als Partner wieder in die microtech-Welt zurückzuspielen und auch anderen Kunden von microtech bei der Umsetzung ihrer Ziele zu unterstützen.
Eigene Pläne für das Unternehmen hat die ASS Elektronik GmbH auch: „Unseren Wachstum möchten wir mit Wasseranlagen voranbringen“, so Sven Seidenspinner. Diese Wasseranlagen sind Reinstwasseranlagen für Labore, Medizin und Analysetechnik. „Wir verkaufen diese, wir bieten den Service an sowie die Hotline und den Remote-Support – und das lässt sich sehr gut angehen.“
Die ASS Elektronik GmbH aus Grünstadt hat sich durch Innovationskraft in wenigen Jahren zum Spezialisten für Medizintechnik entwickelt hat. Sie bleibt dem ERP-System von microtech treu, da es ihnen Flexibilität, Zuverlässigkeit und einen starken regionalen Partner bietet. Die enge Zusammenarbeit und der Erfahrungsaustausch mit microtech tragen dazu bei, das Know-how des Unternehmens kontinuierlich zu erweitern und die Software optimal auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Die vielfältigen Funktionen des Systems – von der Auftragsverwaltung über die Exportfunktionen und Selektionsfelder bis hin zu visuellen Hilfsmitteln wie die Farbkodierung – haben dazu beigetragen, dass ASS Elektronik den Überblick über seine komplexen Geschäftsprozesse behalten kann und somit eine höhere Kundenzufriedenheit erzielt.
Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer (§ 14 BGB) und nicht an Verbraucher (§ 13 BGB). Alle Preise sind netto zzgl. USt.
