"Entlastung durch automatischen Datentransfer"

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Einleitung

Barefoot ist führender Spezialanbieter für physiologische Sattelsysteme und Reitausrüstung mit pferdegerechtem Anspruch. Über das Internet bietet das Unternehmen physiologische Sattelsysteme und Zubehör an. Um die weltweit mehr als 300 Händler und über 92.000 Kunden zuverlässig bedienen zu können, hat Barefoot die ERP-Lösung von microtech im Einsatz und erzielt dadurch folgende Vorteile:

Wer an Online-Shops im Internet denkt, dem fallen zuerst Plattformen wie Amazon oder Zalando ein, die ein riesiges Sortiment zu möglichst günstigen Konditionen anbieten. Dass das Internet aber auch für besonders hochwertige Produkte in einer Nischenbranche überaus effektiv sein kann, wissen diejenigen sehr gut, die genau solche Waren benötigen. Den Beweis dafür tritt Sabine Ullmann an, Pferdeliebhaberin und -physiotherapeutin mit einem Faible für Reitausrüstung mit pferdegerechtem Anspruch. Aus der Not heraus hat sie vor 20 Jahren eine Geschäftsidee geboren, mit der sie sich inzwischen weltweit einen Namen gemacht hat: Barefoot. Zusammen mit ihrem neunköpfigen Team beliefert sie aus der hessischen Landstadt Hirschhorn Pferdebesitzer und Reiterhöfe weltweit – von Europa bis Australien, Afrika, Japan, Kanada und die USA.

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Als Sabine Ullmann Anfang der 2000er auf der Suche nach einem passenden Sattel für ihr Pferd war, konnte sie noch nicht ahnen, welche Folgen das nach sich ziehen würde. Weil sie keinen optimalen Sattel für ihr Pferd fand, wurde sie Pferdephysiotherapeutin und begann anschließend für einen renommierten Hersteller Sättel vor Ort den unterschiedlichsten Pferden anzupassen. Sie merkte jedoch schnell, dass konventionelle Sättel mit festem Baum zu starr sind, sie stören die Bewegung des Pferdes – schließlich verändert sich ein Pferderücken ständig. Aus dieser Erkenntnis entstand dann 2002 das Barefoot Sattelsystem. Heute bietet das Unternehmen ein Portfolio aus Sattelmodellen, Zubehör und Kopfstücken in insgesamt etwa 1.500 Varianten.

Unsere Herausforderung

Waren die administrativen Business-Aufgaben 2002 noch mit Excel-Listen, Word-Rechnungen und Abstimmungen „on-the-fly“ möglich, zeigte sich, dass dieser manuelle Prozess für die zunehmende Anzahl von Kunden und Aufträgen sowohl zu zeitaufwendig als auch potenziell zu fehleranfällig war. Um dieser Herausforderung zu begegnen, implementierte man 2008 in einem ersten Schritt eine Standard-Warenwirtschaftslösung. Doch es zeigte sich, dass die zunehmende Komplexität und Warenvielfalt sich auf Dauer nicht mit dieser Software würde meistern lassen. Wiebke Gittek, bei Barefoot verantwortlich für Sattelberatung, Marketing und Messen, berichtet: „Uns war klar, dass wir das große Interesse auf Dauer so nicht bewältigen können. Alles war zu komplex, wir konnten die Bestellungen nicht mehr handhaben und hatten kaum Zeit für eine ausführliche Kundenberatung. Dabei ist gerade das unsere Stärke.“

Über das Unternehmen

Barefoot

Branche	Reitzubehör
Standort	Hirschhorn am Neckar, Deutschland
Kunde seit	2012

Also entschied man sich für den nächsten Schritt, die Prozesse weiter zu optimieren. Mit einer Erweiterung des vorhandenen Standard-Warenwirtschaftssystems konnten die Aufträge aus dem Online-Shop in das Warenwirtschaftssystem eingelesen werden. Das Team verschaffte sich so wieder mehr Zeit für Kundenbetreuung sowie die Entwicklung weiterer pferdefreundlicher Produkte voranzutreiben. Mit weiterem Wachstum stieß jedoch auch diese Verbesserung ebenfalls an seine Grenzen.

2012 entschied sich Barefoot für die Zusammenarbeit mit microtech. Seither nutzt das neunköpfige Team um Sabine Ullmann die ERP-Lösung von microtech – inklusive Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, das E-Commerce-Modul sowie Logistik & Versand. Mit microtech war man bei Barefoot in der Lage, den Online-Shop mit dem Warenwirtschaftssystem zu verknüpfen. Durch die automatisierte Datenübertragung und die Standardisierung täglich wiederkehrender Prozesse konnten Ullmann und ihr Team sowohl für mehr Transparenz sorgen als auch den Aufwand und die Fehler reduzieren. Das Team konzentrierte sich wieder mehr auf die Beratungs- und Entwicklungskompetenz, was sich international unter Pferdebesitzern herumsprach und das Interesse an den pferdefreundlichen Barefoot-Produkten anfeuerte – und damit auch die Anzahl der Kunden und abzuwickelnden Aufträge und Bestellungen.

Die Lösung

Das integrative Zusammenspiel dieser microtech-Lösungen bildet die Basis der Geschäftsprozesse und ist Voraussetzung für weiteres Wachstum. Heute hat das Unternehmen nicht nur etwa 1.500 individuell anpassbare Reitzubehörprodukte im Angebot, sondern auch ein internationales Netzwerk aus mehr als 300 Händlern und 92.000 Kunden aufgebaut.

Den größten Vorteil, den wir durch das Zusammenspiel der verschiedenen microtech-Lösungen haben, ist der automatische Abgleich zwischen den Geschäftsbereichen. Vor allem der automatische Datentransfer zwischen dem Online-Shop und unserer Warenwirtschaft entlastet uns enorm.

Wiebke Gittek, Sattelberatung, Marketing und Messen

„Rückblickend können wir feststellen, wie groß die Einsparungen sind. Der Aufwand mit der früheren Software war im Vergleich zu microtech dreimal so hoch. Der Wechsel hat also signifikante Verbesserung mit sich gebracht.“

Und sie sieht noch weitere Vorteile: Hilfreich findet sie bei der Warenwirtschaft von microtech, dass sich damit die Automatisierung der zentralen Unternehmensprozesse bei Barefoot problemlos umsetzen ließ. Dass dafür noch nicht einmal eine spezielle Schulung erforderlich war, sondern lediglich das Handbuch und ein paar Beratungsgespräche mit dem microtech Support, findet Gittek beachtlich. Dabei sei man immer professionell, kompetent und lösungsorientiert beraten worden und habe von zahlreichen Optionen erfahren, wie sich mit den microtech-Lösungen noch mehr bewegen lasse.

Der Benefit

Die Warenwirtschaft ist der Dreh- und Angelpunkt des Barefoot-Business. Problemlos lassen sich hier die vielen Artikel und ihre Varianten darstellen, inklusive aller Zahlungsoptionen – von PayPal über Mastercard und Visa bis hin zur Vorauskasse und Sofortüberweisung sowie Ratenzahlung. Selbst die speziellen Anforderungen der Händler können wir mit microtech abbilden. Alles ist deutlich transparenter und bei der Zahlungsart Vorauskasse zum Beispiel tun wir uns heute wesentlich leichter, den Überblick zu behalten“, sagt Gittek.

Die Warenwirtschaft bietet zudem enorme Vorteile für die Steuerung der Prozesse in der Zusammenarbeit mit den Händlern. Gerade in Zeiten, in denen Lieferketten gelegentlich stocken und es zu Verzögerungen kommen kann, ist es hilfreich, wenn Barefoot die entsprechenden Vorgänge schnell bearbeiten kann.

E-Commerce von morgen

Das microtech E-Commerce-Modul, das 2019 eingeführt wurde, ist bei Barefoot eines der wichtigsten Bausteine in der ERP-Lösung. Die automatisch synchronisierende Lösung hat nicht nur alle mit einer Bestellung verbundenen Prozesse im Griff – von der Bestellung über die Kundenkommunikation bis hin zur Rechnungsabwicklung –, sondern auch den direkten Abgleich mit der Warenwirtschaft. Das sorgt beispielswese dafür, dass Zahlungseingänge unproblematisch den Bestellungen und Auslieferungen zugeordnet werden und zusätzliche manuelle Kontrollen überflüssig sind. Das System stellt zudem für das Unternehmensmanagement alle relevanten Zahlen übersichtlich zur Verfügung. So ist etwa per Mausklick die Information zu erhalten, dass im Shop innerhalb von drei Jahren mehr als 30.000 Online-Bestellungen eingegangen sind.

Mehr Effizienz ist schwer vorstellbar. Dank microtech können wir mit dem gleichen Personal ein Vielfaches an Bestellungen abwickeln. Die Prozesse lassen sich zentral steuern und wir wissen immer, wo wir stehen.

Wiebke Gittek, Sattelberatung, Marketing und Messen

microtech ermöglicht Barefoot ein unkompliziertes Wachstum und eine Weiterentwicklung der Services und Beratungen, die unter den ursprünglichen Voraussetzungen nicht möglich gewesen wären. Dadurch, dass die Synchronisation zwischen dem Shop und der Warenwirtschaft automatisch erfolgt, kann der entstandene Freiraum genutzt werden, um den Kunden den bestmöglichen Service zu bieten.

Logistik und Versand für die Zukunft rüsten

Mit dem Logistik & Versand-Modul hat man bei Barefoot zudem die Abläufe rund um den Warenausgang und das Lager im Griff – auch wenn bisher im Bereich des Lagermanagements lediglich Basisfunktionen der Lösung genutzt werden wie etwa die Warenein- und ausgangskontrolle. Für Barefoot besonders hilfreich sind die Vorteile des digitalen Etikettenausdrucks. Mussten die hierfür erforderlichen Daten in den Anfangszeiten noch kompliziert aus dem Warenwirtschaftssystem kopiert werden, findet die Datenübertragung heute automatisiert im Hintergrund statt. Derzeit handhabt Barefoot den Versand fast ausschließlich über DHL. Auch falls man zukünftig mit weiteren Paketdienstleistern arbeiten sollte, kann das unkompliziert über das Modul abgewickelt werden – selbsterklärend und zuverlässig. Laut Gittek sind die Kollegen in Lager und Versand schon heute sehr zufrieden mit dem Automatisierungsgrad der Abläufe und Prozesse. Sie können sich aber durchaus vorstellen, die Nutzung der vorhandenen Möglichkeiten auszuweiten.

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Fazit

Barefoot hat auf Basis der ERP-Lösung von microtech Prozesse etabliert, mit denen sich nicht nur die derzeitigen Bestellungen reibungslos abwickeln lassen, sondern auch das Potenzial für weiteres Wachstum gewährleistet ist. Das Besondere dieser Struktur ist, dass sich durch das große Maß an Standardisierung und Automatisierung der Freiraum für mehr Individualität in der Beratung und Produktentwicklung ergibt. So ist man bei Barefoot in der Lage, die Vorteile der Digitalisierung maximal zu nutzen, um im Kerngeschäft ein Höchstmaß an persönlicher Beratung und Entwicklung pferdefreundlicher Produkte zu gewährleisten. Exakt diese professionelle Individualität und Flexibilität sind es, die Barefoot international zum Marktführer im Bereich physiologische Sattelsysteme und Reitausrüstung mit pferdgerechtem Anspruch gemacht haben.

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