Das Change-Management ist seit geraumer Zeit ein wichtiges Thema in der Industrie. Was Change-Management im ERP-Projekt bedeutet und ob es auch heute noch einen hohen Stellenwert hat, erfahren Sie in diesem Wiki-Beitrag.
Was ist Change-Management?
Das Change-Management wird im Deutschen auch Veränderungsmanagement genannt. Wie „Change“ und „Management“ bereits vermuten lassen, handelt es sich hierbei um das Steuern von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens. Strategische Wendepunkte ergeben sich beispielsweise, wenn sich der Wettbewerb stark verändert, neue Technologien polarisieren oder ein Unternehmen eine neue Wachstumsphase erreicht.
Am häufigsten findet es im Rahmen der Prozessoptimierung statt. Regelmäßig werden Strategien, Strukturen oder Systeme innerhalb einer Organisation an neue Situationen angepasst. Auch unternehmensinterne Prozesse sind von diesem Vorgehen betroffen. Da Unternehmen etliche Prozesse managen müssen, ist es wichtig, die Veränderungen bewusst und nachvollziehbar zu begleiten. Das Change-Management fasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen der Veränderung zusammen.
Im Change-Management betrachten Sie Ihr Unternehmen ganzheitlich. Ihr Blick richtet sich dabei auf veränderte Rahmenbedingungen, an die sich Ihr Unternehmen anpassen muss. Es handelt sich hierbei nicht um einen einmaligen Vorgang, sondern vielmehr um einen andauernden Anpassungsprozess.
Warum ist Change-Management für Ihr Unternehmen wichtig?
Viele Gründe sprechen für die Einführung eines Change-Managements. In der Regel möchten sich Unternehmen von Grund auf umstrukturieren, ihre Kommunikation verbessern oder effizienter wirtschaften. Das Change-Management hilft Unternehmen aus seinen ausgedienten, starren Strukturen auszubrechen.
- Sie überdenken und ändern Ihre Prozesse, Kommunikationsmittel und Unternehmenskultur.
- Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein.
- Sie nehmen Mitarbeitern die Angst vor Veränderungen.
Welche Change-Management-Modelle gibt es?
Das Change-Management folgt gewissen Modellen. Jede Firma passt diese an die eigenen Anforderungen an. Dennoch leiten sie ihre Vorgehensweise von einem der drei gängigsten Modelle ab. Zu diesen Modellen zählen:
- 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
- 8-Stufen-Modell von John P. Kotter
- 5-Phasen-Modell von Wilhelm Krüger
Diese Modelle helfen Ihnen dabei, die Komplexität der Veränderung auf ein Minimum zu reduzieren und Ihnen gleichzeitig einen Leitfaden an die Hand zu geben, mit dem Sie das Change-Management in Ihrem Unternehmen lenken können.
Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
Hierbei handelt es sich um ein sehr vereinfachtes Modell, das Veränderungen in einer Organisation in drei Phasen unterteilt. Lewin ging davon aus, dass in Organisationen grundsätzlich zwei Kräfte wirken:
- Das Streben nach Sicherheit, Gewohnheit und die Angst vor Veränderung.
- Eine Kraft, die Veränderungen innerhalb der Organisation durch veränderte Marktverhältnisse (z. B. durch neue Wettbewerber und Technologien) oder durch generelle Veränderungen im wirtschaftlichen Umfeld hervorruft.
Laut dieser Theorie ist es notwendig, ein Ungleichgewicht beider Kräfte zu initiieren, um Veränderungen durchführen zu können. Um Widerstände so gering wie möglich zu halten, ist es dabei ratsam, die Kraft nach dem Erhalt des Status quo zu verringern, anstatt die Kraft der notwendigen Veränderung zu verstärken.
Eine daraus entstehende Veränderung läuft im Phasen-Modell von Lewin in drei Schritten ab. Der Veränderungsprozess sieht wie folgt aus:
3-Phasen-Modell des Change Management
Phase 1: Auftauen
Wie bereits erwähnt, herrscht zu Beginn der Veränderung ein Gleichgewicht zwischen antreibenden und widerstrebenden Kräften. In der Phase des Auftauens wird ein Bewusstsein für die anstehende Veränderung initiiert. Die antreibenden Kräfte gewinnen an Überhand, wodurch die starren Strukturen aufgetaut bzw. aufgelockert werden. Die Phase ist geprägt von einer ausführlichen Vorbereitung auf die Veränderung in Form von Analysen, Informationssuche und Diskussionen.
Phase 2: Bewegen
Jetzt kommt Bewegung ins Spiel: Nachdem das Ungleichgewicht hergestellt wurde, beginnt die Umsetzung der Veränderung. In diesem Veränderungsprozess verlässt das Unternehmen den Status quo und trifft dabei auf Widerstände. Diese führen dazu, dass in der zweiten Phase die Betriebsleistung abnimmt. Das sollte ein Unternehmen natürlich im Voraus einplanen. Was zunächst negativ klingt, ist ausschlaggebend für den Erfolg des Change-Managements: Erst durch die Bewältigung der aufkommenden Widerstände können Unternehmen den Prozess erfolgreich umsetzen.
Phase 3: Einfrieren
Das Gleichgewicht ist aus den Fugen geraten und muss neu hergestellt werden. Nun gewöhnen sich die Mitarbeiter an die neuen Prozesse. Diese Eingewöhnung soll zu einer Stabilisierung führen und einen Rückfall in alte Muster verhindern. Die neuen Prozesse werden quasi eingefroren. Weiterhin wird durch die Implementierung der neuen Situation die Betriebsleistung gestärkt und im besten Fall eine höhere Leistung als zuvor erreicht.
Ein großer Pluspunkt dieses Modells ist die einfache und strukturierte Vorgehensweise. Allerdings werden alle externen Faktoren außer Acht gelassen. Zudem wird der Wandel nicht als dynamischer Prozess angesehen, was er jedoch ist.
Früher mussten Unternehmen weniger mit dem globalen Wettbewerb konkurrieren. Heutzutage ist dieser Faktor von großer Bedeutung, weshalb das Modell inzwischen nur noch als grobe Orientierung dienen kann. In vielen Unternehmen existieren kaum noch Einfrierphasen. Oftmals sind Unternehmen einem permanenten Optimierungsdruck ausgesetzt, wodurch die Stabilität zu kurz kommt.
Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter
Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter wurde erstmals in Kotter’s Buch „Leading Change“ vorgestellt. Die acht Stufen des Modells sind:
- Dringlichkeit schaffen: Sie formulieren eine klare und überzeugende Begründung für die Veränderung, um das Bewusstsein und die Dringlichkeit zu erhöhen.
- Team aufbauen: Sie bilden ein starkes und engagiertes Team aus Führungskräften, das die Veränderung vorantreibt.
- Vision und Strategie entwickeln: Sie entwickeln eine klare Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie gibt die Richtung der Veränderung vor.
- Vision kommunizieren: Sie kommunizieren die ausgearbeitete Vision und die Ziele der Veränderung gegenüber allen Mitarbeitern, um sie dafür zu begeistern.
- Hindernisse beseitigen: Sie identifizieren und beseitigen alle Hindernisse und Barrieren, die die Veränderung behindern können.
- Kurzfristige Erfolge: Sie gewinnen das Vertrauen der Mitarbeiter mit frühzeitigen, kleinen Erfolgen.
- Veränderung verankern: Die Veränderung muss in der Unternehmenskultur verankert werden, damit sie langfristig besteht.
- Veränderung kontinuierlich vorantreiben: Sie überwachen den Veränderungsprozess kontinuierlich und passen ihn bei Bedarf an, wodurch sich Ihr Unternehmen konstant weiterentwickelt.
In diesem Modell wird der Anpassungsdruck der heutigen Zeit einbezogen. Um es erfolgreich anzuwenden, müssen Sie Ihr Team souverän durch diesen mehrstufigen Prozess führen. Erfolgsgeschichten sind in der Praxis gängig, ebenso wie Kritik. Bemängelt wird etwa das Fehlen von Identifikationskriterien für die einzelnen Stufen.
Das 5-Phasen-Modell von Helmut Krüger
Es wurde von dem deutschen Organisationsentwickler Helmut Krüger entwickelt und besteht aus diesen fünf Phasen:
- Analysephase: Zunächst analysieren Sie die Ausgangssituation und die Gründe für die Veränderung sorgfältig. Sie sammeln Informationen, um die Notwendigkeit der Veränderung zu verstehen und die Ziele des Veränderungsprozesses festzulegen.
- Planungsphase: Anschließend planen Sie die Maßnahmen und Schritte, mit denen Sie die Veränderungsziele erreichen wollen. Mit konkreten Plänen weisen Sie Ressourcen, Fristen und Verantwortlichkeiten zu.
- Durchführungsphase: Jetzt setzen Sie die geplanten Maßnahmen um und führen Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen durch. Das soll sicherstellen, dass alle Beteiligten die Veränderung verstehen und akzeptieren.
- Umsetzungsphase: Die Veränderungen in den Arbeitsabläufen und Strukturen des Unternehmens werden vollständig umgesetzt. Es werden Mechanismen eingeführt, die die Veränderungen überwachen und ggf. eine Anpassung einleiten.
- Stabilisierungsphase: Abschließend werden die Veränderungen stabilisiert und in die Unternehmenskultur integriert. Sie sammeln Rückmeldungen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht wurden und die Veränderungen nachhaltig sind.
Dieses Modell erlaubt im Vergleich zu den vorherigen Modellen flexible Anpassungen innerhalb der einzelnen Phasen, wodurch Rückschritte erklärbar werden.
Der emotionale Verlauf während des Veränderungsprozesses
Auf den emotionalen Verlauf des Veränderungsprozesses kann ein weiteres Modell angewendet werden. Im Folgenden sehen wir uns das 7-Phasen-Modell von Richard K. Streich an.
Gemessen an der Dauer der Veränderung und der wahrgenommenen eigenen Kompetenz bzw. Leistung ergibt sich eine bestimmte Stimmungskurve:
Stimmungskurve während des Veränderungsprozesses
- Schock: Nach der Konfrontation trifft bei den meisten Mitarbeitern zunächst ein Schockzustand ein. Die Produktivität und das emotionale Befinden der Mitarbeiter sinken.
- Verneinung: In der Regel schließen sich mehrere Leidensgenossen in ihrer ablehnenden Haltung gegenüber der Veränderung zusammen. Nicht selten fallen Aussagen wie: „Das haben wir doch schon immer so gemacht.“
- Einsicht: Sobald die Mitarbeiter erkennen, dass die ablehnende Haltung nicht wirkt, stellt sich Einsicht ein. Sie sehen ein, dass die Veränderung unvermeidbar und vielleicht sogar notwendig ist. Einsicht bedeutet an dieser Stelle jedoch nicht, dass die Mitarbeiter bereit sind, ihre eigene Verhaltensweise zu ändern. Vielmehr geht es um die Einsicht, dass eine grundsätzliche Veränderung stattfinden muss.
- Akzeptanz: Der Tiefpunkt zeigt den Wendepunkt. Mitarbeiter akzeptieren die Veränderung.
- Ausprobieren: Jetzt werden die Mitarbeiter neugierig und der Lernprozess beginnt. Sie probieren aus, welches Verhalten funktioniert und welches nicht.
- Erkennen: Die Mitarbeiter erkennen, dass die durchgeführte Veränderung etwas Gutes hat. Sie erzielen erste Erfolge und erweitern ihre Fähigkeiten.
- Integration: Abschließend werden neue Handhabungen vollständig in den Unternehmensalltag integriert.
Mitarbeiter stehen Veränderungen häufig kritisch gegenüber. Es ist die Aufgabe des Change-Managements, diese Ängste abzubauen. Damit Sie erkennen, wo Widerstände auftreten können, ist es wichtig, dass Sie den emotionalen Verlauf im Prozess kennenlernen.
Wie messen Sie Ihr Change-Management?
Um die Veränderungen erfolgreich umzusetzen, benötigen Unternehmen eine Messstrategie. Die Key Performance Indicators (Kennzahlen) zeigen die Auswirkungen der Veränderungen und den Gesamtfortschritt. Zu den wichtigsten KPIs gehören Produktivitätskennzahlen, die Veränderungsbereitschaft und die Ablehnungsquote sowie die Akzeptanzrate sein.
Produktivitätskennzahlen
Beispiele zur Produktivitätsmessung sind:
- Steigerung der Einnahmen
- Minimierung der Betriebskosten
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
Veränderungsbereitschaft
Beispiele zur Veränderungsbereitschaftsmessung sind:
- Grad der Akzeptanz
- Grad der Bereitschaft proaktiv zu unterstützen
- Abfrage der ausbaufähigen Kompetenzen
Ablehnungsquote
Beispiele zur Ablehnungsmessung sind:
- Grad des Widerstands durch die Stakeholder
- Beeinflussungsgrad der Stakeholder aufs Projekt
- Bereitschaftsgrad der Stakeholder zur Kontaktaufnahme mit dem Change-Management-Team
Akzeptanzrate
Die Akzeptanzrate misst den Prozentsatz der Mitarbeiter, die eine neue Änderung erfolgreich übernommen haben.
Zufriedenheitswerte
In einem laufenden Change-Management-Projekt sollten Sie regelmäßig die Zufriedenheit der Stakeholder messen, da sie einen großen Einfluss auf ihre Unterstützung, ihr Engagement und ihre Erfolgswahrnehmung hat.
Um die Zufriedenheitswerte zu messen, brauchen Sie eine quantifizierbare Kennzahl. Definieren Sie dafür eine Bewertungsskala oder einen Zufriedenheitswert. Für aussagekräftige Ergebnisse eignen sich Statements und offene Fragen. Ihre Mitarbeiter können diese z. B. auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten.
Beispiele zur Zufriedenheitsmessung sind:
- Bewerten Sie die allgemeine Kommunikation über die Veränderungen im Unternehmen auf einer Skala von 1 bis 5.
- Wie groß ist Ihr Einfluss auf die Veränderungen in ihrem Arbeitsbereich und seinen Prozessen auf einer Skala von 1 bis 5?
- Wie bewerten Sie die Unterstützung des Change-Management-Teams auf einer Skala von 1 bis 5?
Erfolgsfaktor Change-Management in Ihrem ERP-Projekt
Wenn Sie sich für den Einsatz eines ERP-Systems entscheiden, erwarten Sie positive Veränderungen: Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, sinkende Fehlerquoten Kundenzufriedenheitssteigerung und maximale Transparenz.
Die neue Software liefert zwar das technische Potenzial für diesen Wandel, aber Ihre Mitarbeiter müssen die Veränderungen im Arbeitsalltag umsetzen. Die wenigsten Menschen freuen sich auf Veränderungen. Nun liegt es an Ihnen, kritische Mitarbeiter von den Vorteilen des ERP-Systems zu überzeugen. Das Change-Management gehört deshalb zu jedem erfolgreichen ERP-Projekt. Wenden Sie sich gerne an einen Experten wie microtech, der Sie beim Change-Management kompetent berät und unterstützt.
Wenn Sie ein sicheres und funktionsreiches ERP-System suchen, das sich an Ihre individuellen Anforderungen anpasst, machen Sie mit microtech alles richtig. Die Warenwirtschaft kann mit den Modulen Lohnbuchhaltung , Finanzbuchhaltung , E-Commerce , Logistik & Versand , Produktion & Fertigung und Kasse beliebig ergänzt werden.
Fazit: Kein ERP-Projekt ohne Change-Management
Das Change-Management ist ein unverzichtbares Instrument bei großen Veränderungen. Es hilft Ihnen, den Veränderungsprozess zu gestalten und mögliche Widerstände zu erkennen und zu steuern. microtech hilft Ihnen beim professionellen Change-Management, damit Ihr ERP-Projekt ein voller Erfolg wird.
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