Prozessoptimierung – Was Sie wissen sollten

Datum: 06.03.2017 | von: Björn Rolletter

Die Prozessoptimierung hat die Aufgabe, Arbeitsabläufe zu analysieren und zu dokumentieren, dabei Schwachstellen aufzudecken und den Workflow zu optimieren. Weitere Ziele der Prozessoptimierung sind höhere Qualität und Kosteneinsparung.
 
Die Prozessoptimierung ist wesentlicher Bestandteil der Tätigkeit des Unternehmens und bereichsübergreifend ausgerichtet. Die Analyse dient unter anderem auch als Basis für einige (betriebs-) wirtschaftliche Entscheidungen. Was genau unter der Prozessoptimierung zu verstehen ist, wo sie Verwendung findet und welche Methoden es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel. Weiterhin erhalten Sie zudem eine Checkliste mit den wichtigsten Bestandteilen der Prozessoptimierung als Download.

 
 

 
 

 

Definition: Was ist eine Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung wurde lange Zeit dem Qualitätsmanagement zugerechnet. Hierdurch hatte sie keinerlei Einfluss auf strategische Entscheidungen innerhalb des Unternehmens. Vielmehr deckte sie Schwachstellen auf und gab einen Überblick zum Verbesserungspotenzial innerhalb verschiedener Prozesse.

Bevor wir uns der Definition der Prozessoptimierung widmen, soll an dieser Stelle zunächst noch geklärt werden, was eigentlich unter einem Prozess zu verstehen ist. Dies kann kurz und knapp in drei Sätzen zusammengefasst werden.

Ein Prozess ist eine Abfolge von geordneten Aktivitäten, welche durch eine oder mehrere Ereignisse ausgelöst werden und zu einem Ergebnis führen. Dabei ist zu beachten, dass dieser auch abteilungsübergreifend stattfindet, wodurch Schnittstellen zwischen einzelnen Prozessschritten entstehen. Ein Prozess kann in mehrere Teilprozesse untergliedert werden.

Das Wort Prozessoptimierung lässt bereits vermuten, dass es sich hierbei um das Optimieren bestehender Prozesse handelt. Das ist so weit auch richtig. Die Prozessoptimierung dient der Verbesserung der Abläufe innerhalb eines Unternehmens.

Die Prozessoptimierung hat dabei die Aufgabe, Arbeitsabläufe zu analysieren, diese zu dokumentieren, Schwachstellen aufzudecken und einen verbesserten Workflow darzulegen. Ziel der Prozessoptimierung kann neben dem reibungsloseren Ablauf und dem Verbessern der Qualität auch Kosteneinsparungen sein.

Die Prozessoptimierung bezieht sich dabei keinesfalls ausschließlich auf die einzelnen Prozessschritte. Sie ist auch dafür vorgesehen Input- und Output-Faktoren zu analysieren und zu verbessern. Hierzu bedient sich die Prozessoptimierung unterschiedlicher Methoden, welche im Laufe des folgenden Kapitels näher beschrieben werden.

 

Welche Grundlagen gibt es bei der Prozessoptimierung

Der Prozessoptimierung liegt eine entsprechende Prozesssicht zugrunde. Das Unternehmen darf im Rahmen der Optimierung nicht in hierarchischen Strukturen und einzelnen voneinander abgegrenzten Abteilungen denken. Es ist wichtig, hier ein bereichsübergreifendes Prozessdenken zu etablieren. Grundlage für die Prozessoptimierung ist demnach die Ablauforganisation. Weitere Grundlagen der Prozessverbesserung sind die vorgelagerten Schritte wie beispielsweise die Prozessanalyse oder die Prozessmodellierung. Diese Grundlagen werden im nächsten Kapitel im Rahmen der Prozessoptimierungsphasen näher betrachtet.

Zu den Grundlagen zählt an dieser Stelle auch, dass die Prozessoptimierung in verschiedenen Bereichen des Unternehmens durchgeführt wird. Drei dieser Bereiche werden im Folgenden mit ihren Besonderheiten dargestellt.

 

Prozessoptimierung in der Produktion

Prozessoptimierung Produktion | microtech.de

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Die Prozessoptimierung in der Produktion kann unterschiedliche Ziele verfolgen. Letztlich geht es jedoch darum, die Prozesse der Produktion des Unternehmens zu verbessern um daraus eine der folgenden Ziele zu erreichen:

  • Erhöhung der Produktivität
  • Senken der Produktionskosten
  • Verbesserung der Qualität
  • Reduzierung von Unfällen
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Reduzierung der Ressourcen
  • Verbesserung der Auslastung
  • Verbesserung der Abläufe
  • Verkürzung der Wege
  • Verbesserung der Kommunikation

Die hier genannten Ziele sind Aspekte, welche im Rahmen der Prozessoptimierung in der Produktion erreicht werden sollen.

 

Prozessoptimierung in der Logistik

Prozessoptimierung Logistik | microtech.de

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Auch in der Logistik ist es hin und wieder erforderlich, die Prozesse zu überprüfen und ggf. zu verbessern. Diese Optimierung kann dabei die folgenden logistischen Ziele verfolgen:

  • Verbesserte Durchlaufzeiten
  • Hohe Liefertermintreue
  • Geringere Bestände
  • Hohe und gleichmäßige Kapazitätsauslastung

Anders als bei der Produktion, welche sich in der Regel auf Prozesse innerhalb des Unternehmens beschränkt, greift die Logistik auch auf Prozesse außerhalb des Unternehmens zurück. Die logistische Kette reicht dabei vom Zulieferer über das eigene Unternehmen bis hin zum Kunden. Im Rahmen der Prozessoptimierung in der Logistik müssen demnach auch die Prozesse im Rahmen der Beschaffung berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist es auch die Aufgabe, interne logistische Prozesse zu überprüfen, sowie die vertrieblichen Prozesse zu überwachen.

 

Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Prozessoptimierung im Rechnungswesen | microtech.de

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Neben Produktion und Logistik bieten auch die Prozesse im Rechnungswesen Potenzial für Optimierungen. Nicht zuletzt auch deswegen, weil die Ansprüche an das Rechnungswesen und das Controlling immer weiter steigen. Banken, Investoren und die Geschäftsleitung erwarten aussagekräftige Zahlen und eine konsistente und valide Datenbasis. Gleichzeitig darf jedoch auch in diesem Bereich die Effizienz und Qualität nicht aus dem Auge verloren werden.

Aus diesem Grund widmet sich die Prozessoptimierung im Rechnungswesen der Erfüllung der folgenden Ziele:

  • Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Optimierung des Kontenplans
  • Automatisierung und Standardisierung der Prozesse
  • Senkung der Kosten
  • Verbesserung der Qualität
  • Reportingprozesse vereinheitlichen

 

Vorgehensweise in der Prozessoptimierung

Wie Sie dem zuvor genannten Kapitel entnehmen konnten, ist die korrekt durchgeführte Prozessoptimierung auf jeden Bereich des Unternehmens individuell anzupassen. Dennoch kann man allgemeine Phasen herauskristallisieren, welche eine Vorstellung von der grundlegenden Vorgehensweise im Rahmen der Prozessoptimierung geben. Weiterhin bleibt zu beachten, dass sich das Vorgehen, je nach gewählter Prozessoptimierungsmethode ändert.

Eine detaillierte Darstellung der Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung stellen wir Ihnen auch in unseren Guide zur Verfügung. Diesen können Sie sich, inkl. 6 Checklisten zur Prozessoptimierung, hier herunterladen.
 

Die Phasen der Prozessoptimierung

Eine allgemeine Prozessoptimierung erfolgt in fünf Phasen, welche im Folgenden näher beschrieben werden.

Phasen der Prozessoptimierung | microtech.de

Phasen der Prozessoptimierung – © microtech GmbH 2017

Phase 1: Die Vorbereitung

Im Rahmen der Vorbereitung der Prozessoptimierung geht es zunächst darum, das gesamte Projekt zu organisieren. Bei dieser Projektorganisation wird festgelegt, wer an der Optimierung beteiligt ist, wer die Organisation federführend übernimmt und vor allem, welcher Unternehmensbereich betrachtet werden soll. Gleichzeitig muss auch eine Kommunikationsstrategie entworfen werden, da die Prozessoptimierung den Mitarbeitern vorgestellt werden sollte. Diese reagieren in einem ersten Schritt häufig mit Ablehnung, da eine potentielle Veränderung häufig zunächst mit der Angst von Stellenabbau oder ähnlichen negativen Aspekten begleitet wird. Auch dieser Aspekt sollte in der Vorbereitung berücksichtigt werden.
Das Ergebnis der Vorbereitung kann demzufolge ein Vorgehensmodell sein, in welchem alle grundlegenden Aspekte festgehalten und veranschaulicht werden.

Phase 2: Die Potenzialanalyse

Die Phase der Potenzialanalyse dient dazu, erkennen zu können, welche Prozesse innerhalb des gewählten Unternehmensbereichs für eine Prozessoptimierung überhaupt infrage kommen. Um dies herauszufinden, können Sie sich verschiedener Methoden bedienen.

Ein hilfreiches Werkzeug dieser Phase ist sicherlich die SWOT-Analyse. Aber auch klassische Prozessanalysen werden erkennen lassen, wo Optimierungspotenzial besteht. Dabei gilt es zunächst, die Prozesse des Bereichs, wenn nicht bereits vorhanden, aufzuzeigen und grafisch darzustellen. Versehen Sie diese mit so vielen Informationen wie Sie können: Kosten, Zeiten, beteiligte Mitarbeiter und Weiteres.

Anschließend führen Sie eine Problemdiagnose durch, um darlegen zu können, an welchen Stellen des Prozesses es hakt. Hintergrund dieser Problemdiagnose ist das Aufdecken von Engpässen, hohen Kosten, Fehlerquellen und vielem mehr.

Diese Probleme fassen Sie im Abschluss der zweiten Phase in einer Zielformulierung zusammen. In dieser beschreiben Sie, welche Prozesse wie verbessert werden können. Zudem legen Sie offen, was die Verbesserung der entsprechenden Prozesse bewirken soll.

Phase 3: Das Redesign

In der Phase des Redesigns wird der aufgezeichnete Prozess neu gestaltet und strukturiert. An dieser Stelle stehen unterschiedlich Hebel zur Verfügung, welche bewegt werden können, um den Prozess zu verbessern. Die Phase des Redesigns kann beispielsweise auf das Führungssystem eingreifen, indem es das Organisationssystem oder das Management anpasst. Auch die Prozesskette, also beispielsweise die Änderung der Abfolge der Prozessschritte oder auch die Prozessleistung, kann eine Stellschraube im Redesign sein. Daneben können auch die Ressourcen, welche im Prozess zur Verfügung stehen, beim Redesign geändert werden.

Für das Redesign stehen Ihnen im Wesentlichen zwei Methoden zur Auswahl:

  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP/Kaizen)
  • Re-Engineering

Beide Vorgehensweisen werden unter dem Punkt „Methoden der Prozessoptimierung“ näher beschrieben.

Phase 4: Die Umsetzung

In der vierten Phase der Prozessoptimierung gilt es nun, die skizzierten neuen Prozesse und Abläufe umzusetzen. Hierfür können und sollten Sie sich desChange-Management bedienen. Mit dessen Hilfe haben Sie die Möglichkeit, die geänderten Prozesse und Strukturen in der Unternehmenskultur zu verankern.

Nur dadurch können die neuen Prozesse im Unternehmen entsprechend gelebt werden.

Phase 5: Die Nachbereitung

In einer abschließenden Phase geht es darum, die verbesserten Prozesse zu überwachen und eine Leistungsmessung durchzuführen. Nur so kann überprüft werden, ob die Änderungen den gewünschten Erfolg bringen.

Die neuen Vorgehensweisen und Schritte sollten nachhaltig dokumentiert werden. Hierfür eignet sich besonders das Wissensmanagement. Mit dem Wissensmanagement können Sie das Wissen Einzelner speichern und dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

 

Kennzahlen der Prozessoptimierung

Kennzahlen Prozessoptimierung | microtech.de

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Ein wichtiger Anhaltspunkt der Prozessoptimierung sind Kennzahlen. Mit ihrer Hilfe können Sie Prozesse vergleichen und auch den Erfolg der Änderungen messen. In der Betriebswirtschaft gibt es einen sehr umfangreichen Katalog. Jeder Bereich des Unternehmens verfügt über unterschiedliche Kennzahlen. Aus diesem Grund gibt es auch in der Prozessoptimierung eine große Bandbreite unterschiedlichster Kennzahlen. Diese orientierten sich dabei immer an dem Bereich, welcher im Fokus der Prozessoptimierung steht.

Beispiel Kennzahlen, welche im Rahmen der Prozessoptimierung wichtig werden könnten, sind beispielsweise die Flusszahl, der Flussfaktor, die Durchlaufzeit oder die Ist-/Soll Übergangszeit.
Diese Kennzahlen beziehen sich im Speziellen auf die Analyse einer Prozesskette und finden daher nahezu in jedem Bereich des Unternehmens Anwendung.

Die Flusszahl ist die wohl wichtigste Kennzahl, wenn es um das Optimieren von Prozessen geht. Mit ihrer Hilfe können Sie die Durchlaufzeit eines Auftrages messen. Ziel dieser Kennzahl ist es unter anderem herauszufinden, welchen Anteil die Warte- und Transportzeiten im Verhältnis zur reinen Bearbeitungszeit ausmachen.

Mit der Kennzahl des Flussfaktors können Sie die Warteschlange, bezogen auf einen „Arbeitsplatz“ (im produkttechnischen Sinn), messen. Mit ihr können Sie erkennen, ob sich zu viele Aufträge in der Warteschlange befinden. Sie stellt daher einen guten Ansatzpunkt für erste Optimierungen dar.

Auch die Ist-/Soll Übergangszeit gibt wichtige Anhaltspunkte, ob Potenzial zu Verbesserungen besteht. Mit ihr können Sie analysieren, ob der Prozess gut geplant ist und die Übergabe der Produktionsabläufe richtig aufeinander abgestimmt wurde. Die Soll-Übergangszeit gibt dabei den von Ihnen geplanten Produktionsablauf an. Diesen Soll Zustand können Sie dann im Nachhinein mit den Ist-Werten vergleichen um zu prüfen, ob der entsprechende Prozess im Betrieb wie geplant durchgeführt werden kann.

 

Die Methoden der Prozessoptimierung

Wie im Rahmen der Umsetzungsphase bereits beschrieben, gibt es verschiedene Methoden, welche in der Prozessoptimierung Anwendung finden können. Eine kleine Auswahl dieser Instrumente wirdhier im Folgenden in Ansätzen näher beschrieben.

 

Business-Process-Reengineering (BPR)

Das Business-Process-Reengineering ist eine der radikaleren Methoden der Prozessoptimierung. Hierbei wird der Ansatz verfolgt, die Prozesse des Unternehmens komplett neu zu gestalten. Auch der Wechsel von einer funktionalen hin zu einer prozessorientierten Organisation ist Teil des BPR. Aufgrund seiner radikalen Herangehensweise, welche sich in erster Linie auf die Optimierung von Qualität, Zeit und Kosten beschränkt, steht das Vorgehen häufig in der Kritik. Es findet in der heutigen Zeit daher eher selten Anwendung.

 

Total-Quality-Management (TQM)

Beim Total-Quality-Management findet eine dauerhafte Verfahrens- und Prozessoptimierung statt. Diese durchgängige und fortwährende Optimierung durchzieht alle Bereiche des Unternehmens. Wie der Name bereits vermuten lässt, steht die Verbesserung der Qualität auf allen Ebenen im Fokus dieser Methode. Das Ziel ist es, null Fehler in allen Prozessen zu erreichen und eine vollkommene Kundenzufriedenheit zu erlangen.

 

Lean-Management

Grundlage des Lean-Managements ist die Lean-Production. Das elementare Ziel dieser Methode ist es, Verschwendungen zu minimieren, überflüssige Prozessschritte zu eliminieren und die Prozesse so zu gestalten, dass sie perfekt miteinander harmonisieren. Es gibt hier keine favorisierte Sichtweise. Das Lean-Management kann sowohl aus Sicht des Kunden als auch aus der Sicht des Unternehmens gesehen werden. Das Lean-Management hat die Aufgabe, höchstmögliche Effizienz zu gewährleisten. Die Prozesse und Abläufe sollen eindeutig definiert sein und dabei klar verteilte Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege aufweisen.

 

Kaizen

Beim Kaizen steht eine schrittweise Verbesserung der Prozesse im Vordergrund. Kaizen, häufig auch als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bekannt, ist ein andauernder Optimierungsprozess und nicht als einmaliges Projekt zu sehen. Auch hierbei werden alle Bereiche des Unternehmens integriert. Dabei werden sogenannte Qualitätszirkel etabliert, welche in kleinen Gruppen regelmäßig Prozesse analysieren und verbessern. Auch die 5S-Methode findet im Rahmen von Kaizen Anwendung.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass alle hier genannten Methoden eng miteinander verflochten sind. Eine Kombination aus mehreren Tools bildet eine optimale Grundlage für eine gelungene Prozessoptimierung. Sie müssen die auf Ihr Unternehmen passende Methode finden und sich dabei nicht zu sehr auf nur eine Herangehensweise beschränken. Die richtige Methode finden Sie, wenn Sie sich vor Augen führen, welches Ziel Ihr Vorhaben verfolgt. Entscheiden Sie dann, welche Informationen Sie zum erreichen dieses Ziels benötigen. Anhand dieser Kriterien können Sie schnell erkennen, welche Methode die für Sie passende ist.

 

Download: Guide zur Prozessoptimierung

Guide zur Prozessoptimierung | microtech
 

Fazit

Als abschließendes Fazit können wir festhalten, dass die Prozessoptimierung ein unverzichtbares Instrument darstellt. Sie bietet zahlreiche Möglichkeiten, mit welchen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Strukturen optimieren können. Das Wichtigste dieses Artikels in Kürze:

  • Prozessoptimierung: Findet in unterschiedlichen Phasen statt
  • Nutzt verschiedene Methoden
  • Betrachtet nicht nur Prozesse, sondern auch Strukturen und die gesamte Organisation
  • Ist in der Regel kein einmaliges Projekt, sondern vielmehr ein fortwährender Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung
  • Erfordert allgemeine Fragestellungen und Hinweise, welche Sie sich jedes Mal stellen sollten

 

 

 
 
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3 Kommentare auf “Prozessoptimierung – Was Sie wissen sollten”

  • Moinsen,

    den Artikel zur Prozessoptimierung finde ich schon mal ganz hilfreich, vielen Dank!

    Was ich mir nun noch wünsche, ist die Checkliste im Excel-Format. Mit dem PDF kann man nicht wirklich gut arbeiten.

    Mit besten Grüßen

    Peter Feige

  • Björn Rolletter sagt:

    Hallo Herr Feige,

    vielen Dank für Ihren Kommentar.

    Gerne lasse ich Ihnen die Checkliste im Excel-Format per E-Mail zukommen.

    Herzliche Grüße
    Björn Rolletter

  • Tolle Beschreibung, gibt einen guten Basis Einstieg in das Thema.

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